Po nastavení SharePointu v Microsoft 365 v Microsoft 365 pravdepodobne máte dokumenty a súbory, ktoré chcete pridať na svoju tímovú lokalitu. Tu je niekoľko spôsobov pridania rôznych druhov obsahu na lokalitu.
Poznámka
Článok o nastavení OneDrivu pre prácu alebo školu a tímových lokalít tak, aby ste ich mohli používať spolu, nájdete v téme Nastavenie ukladania a zdieľania súborov v Office 365.
Obsah tohto článku
- Skôr než začnete
- Vytváranie priečinkov, knižníc a podlokalít
- Nahratie dokumentov, obrázkov a súborov
- Zvážte vytvorenie sharepointových zoznamov pre kontakty, kalendáre a tabuľkové hárky
- Zváženie riešení SharePointu pre bežné potreby podniku
- Pomôžte používateľom lokality vyhľadať váš obsah
Skôr než začnete
Skôr než začnete premiestňovať súbory, skontrolujte, koľko ukladacieho priestoru máte na SharePoint v službe Microsoft 365 v službe Microsoft 365. Informácie o limitoch ukladacieho priestoru pre SharePoint v službe Microsoft 365 nájdete v téme Limity SharePointu.
Tip
Je dôležité mať na pamäti, že v službe Microsoft 365 sa limity ukladacieho priestoru pre SharePoint v službe Microsoft 365 (tímová lokalita) líšia od limitov ukladacieho priestoru pre Exchange Online (pre e-mailové kontá). Ďalšie informácie o limitoch ukladacieho priestoru poštovej schránky nájdete v časti Príjemcovia v popisoch služieb Microsoft 365 pre Exchange Online.
Ďalším krokom je analýza obsahu, ktorý sa aktuálne nachádza. Patria sem dokumenty, obrázky, formuláre a podobne.
Tip
V Prieskumníkovi vyhľadajte existujúce súbory podľa veľkosti a dátumu. Takto môžete rýchlo identifikovať súbory, ktoré boli nedávno použité alebo ktoré sú veľmi veľké.
Zamyslite sa, akú časť obsahu používate pravidelne a či chcete celý obsah uložiť do služby Microsoft 365. Rovnako ako keby ste sa sťahovali do menšieho domu, cieľom je rozhodnúť sa, čo sa bude hodiť na nové miesto. Ak napríklad vaša organizácia teraz pre SharePoint v službe Microsoft 365 využíva viac ukladacieho priestoru, než je limit služby Microsoft 365, musíte prijať takéto rozhodnutia:
- Ktoré súbory chcete premiestniť?
- Chcete si zakúpiť viac ukladacieho priestoru?
- Mali by ste mať v pláne priestor na rast lokality? (Určite bude)
Ak je vaša organizácia veľká alebo zložitá, zvážte pozvanie odborníka, ktorý vám pomôže. Renomovanú pomoc nájdete na lokalite Microsoft Pinpoint. Pinpoint je rýchly a jednoduchý spôsob, ako môžu spoločnosti po celom svete nájsť certifikovaných odborníkov a profesionálne služby spoločnosti Microsoft
Vytváranie priečinkov, knižníc a podlokalít
Po identifikovaní obsahu, ktorý chcete premiestniť, premyslite spôsob jeho usporiadania. Najskôr môžete začať nahratím súborov do knižnice Dokumenty na tímovej lokalite. Obsah je vhodné usporiadať najmä vtedy, ak očakávate, že budete mať veľa súborov. So zvyšujúcim sa objemom obsahu môžete na uloženie tohto obsahu vytvoriť ďalšie knižnice dokumentov, formulárov a obrázky. Môžete vytvoriť aj podlokality pre rôzne druhy dokumentov alebo projektov.
Ďalšie informácie o spôsobe plánovania štruktúry na organizovanie obsahu lokality nájdete v téme Plánovanie obsahu tímovej lokality.
Nahratie dokumentov, obrázkov a súborov
Ak chcete nahrať súbory, ako sú napríklad dokumenty Word, PDF súbory alebo fotografie vo formáte JPG, nahrajte ich do knižnice alebo do priečinka v knižnici.
Poznámka
Maximálna veľkosť jedného súboru, ktorý je možné nahrať do knižnice SharePoint v Microsoft 365, je momentálne 2GB. Naraz môžete nahrať maximálne 100 súborov.
Najlepší spôsob, ako to urobiť, závisí od počtu súborov. Najprv prejdite do cieľovej knižnice a potom pomocou tejto tabuľky vyberte spôsob:
| Počet súborov | Metóda nahratia |
|---|---|
| Jeden dokument | Vyberte položku Nový dokument>NAHRAŤ EXISTUJÚCI SÚBOR a potom vyhľadajte súbor vo svojom počítači. |
| Množstvo dokumentov a priečinkov | Vyberte tlačidlo Otvoriť v programe Prieskumník na karte Knižnica na páse s nástrojmi. Potom presuňte súbory myšou pomocou Prieskumníka. |
Ďalšie informácie nájdete v téme Nahrávanie, vytváranie a odstraňovanie súborov v knižnici.
Poznámka
Určité typy súborov nemožno nahrať do knižnice. Ich zoznam nájdete v článku Typy súborov, ktoré nie je možné pridať do zoznamu alebo knižnice.
Zvážte vytvorenie sharepointových zoznamov pre kontakty, kalendáre a tabuľkové hárky
Každý podnik má údaje v mnohých formách, ako sú napríklad kalendáre, úlohy a tabuľkové hárky. Pre tento typ údajov môžete premiestniť alebo konvertovať daný obsah na zoznam na svojej lokalite. Môžete napríklad skonvertovať zoznam obchodných kontaktov na zoznam kontaktov. Okrem toho môžete kalendáre často skonvertovať na sharepointový Calendar, čo je špeciálny druh zoznamu.
- Informácie o vytvorení kalendára skupiny v SharePointe v službe Microsoft 365 nájdete v tomto videu: Video: Vytvorenie vlastného kalendára.
Ak teraz používate tabuľkové hárky Microsoft Excelu na sledovanie informácií, môžete tieto tabuľkové hárky nahrať priamo do knižnice dokumentov v SharePointe v Microsoft 365. Tabuľkový hárok môžete importovať aj ako zoznamy SharePointu. Keďže zoznam môže naraz aktualizovať množstvo ľudí, zoznamy SharePointu pomáhajú podporovať spoluprácu. Môžete vytvoriť rôzne zobrazenia zoznamov, a zobraziť tak presne tie informácie, ktoré potrebujete.
- Ďalšie informácie o práci so zoznamami nájdete v časti Školenie: Vytvorenie a nastavenie zoznamu.
Zváženie riešení SharePointu pre bežné potreby podniku
Ďalším spôsobom premiestňovania obsahu je lepšie spravovanie existujúcej úlohy pomocou sharepointového riešenia. Väčšina organizácií chce napríklad zaznamenávať a zdieľať každodenné poznatky ľudí, ktorí v nich pracujú. Lokalita wiki na vašej lokalite môže byť skvelá presne na tento druh zdieľania.
V tejto tabuľke sú opísané sharepointové funkcie, ktoré vám môžu pomôcť pri spravovaní obchodných procesov.
| Obchodný proces | Popis |
|---|---|
| Zdieľanie tímových vedomostí a spolupráca pomocou stránky wiki | Stránky wiki sú špeciálne lokality, kde komunita používateľov vytvára a spravuje informácie. Stránky wiki môžu byť skvelým nástrojom na zaznamenávanie a zdieľanie informácií o procese alebo všeobecných referenčných informácií, ktoré sú dôležité pre vašu prácu.
|
| Premiestnenie plánovania zdrojov do kalendárov skupiny SharePointu | Kalendár skupiny môže byť vhodným spôsobom na plánovanie spoločných prostriedkov, ako sú konferenčné miestnosti, audiovizuálne zariadenia a podobne. Keďže kalendár skupiny sa nachádza na lokalite SharePointu v službe Microsoft 365, každý člen tímu ho môže jednoducho zobraziť v SharePointe alebo v Outlooku.
|
| Konverzia databázových programov do accessovej aplikácie | Pomocou Microsoft Accessu 2013 môžete navrhnúť a publikovať databázu a potom vytvoriť accessovú aplikáciu na používanie databázy na tímovej lokalite. |
| Automatizácia obchodných procesov pomocou pracovných postupov | Pracovné postupy automatizujú a sledujú kľúčové úlohy v obchodnom procese. Sú skvelé pri úlohách, ako sú schvaľovacie procesy alebo zhromažďovanie pripomienok.
|
Pomôžte používateľom lokality vyhľadať váš obsah
Po premiestnení dokumentov a súborov na tímovú lokalitu o tom oznámte ostatným používateľom lokality. Môžete im ponúknuť niekoľko rôznych spôsobov vyhľadávania obsahu na lokalite.
V tejto tabuľke sú opísané rôzne metódy, ktoré môžete použiť.
| Metóda | Popis |
|---|---|
| Vyhľadávanie obsahu pomocou vyhľadávania | Najjednoduchším spôsobom, ako nájsť obsah na lokalite SharePoint v Microsoft 365, je použiť funkciu vyhľadávania.
|
| Konfigurácia zobrazení zoznamov a knižníc tak, aby bol obsah viditeľný | Môžete vybrať prvky, ktoré sa zobrazia v zobrazení. V jednom zobrazení môžete napríklad zobraziť názov a autora. V inom zobrazení možno budete chcieť zobraziť len položky, ktoré boli pridané po určitom dátume.
|
| Prispôsobenie navigácie na lokalite | Navigáciu na tímovej lokalite môžete prispôsobiť a uľahčiť tak používateľom lokality vyhľadávanie obsahu. |
| Vyhľadávanie obsahu online v režime offline | Na vyhľadávanie obsahu, ktorý sa nachádza na lokalite SharePointu v službe Microsoft 365, môžete v režime offline, použiť OneDrive pre prácu alebo školu alebo Outlook.
|
| Sledovanie aktualizácií obsahu |
Ďalšie informácie o spôsoboch, ako môžete používateľom lokality pomôcť pri jednoduchom vyhľadávaní obsahu, nájdete v článku Príručka plánovania Plánovanie obsahu tímových lokalít .
Odošlite nám komentár
Bol tento článok užitočný? Ak áno, dajte nám o tom vedieť v dolnej časti tejto stránky. Ak nebol užitočný, dajte nám vedieť, čo vám robilo problém alebo čo chýbalo. Na základe vašich pripomienok skontrolujeme skutočnosti, pridáme informácie a aktualizujeme tento článok.