Tento článok vysvetľuje, ako zobraziť odpovede na zhromažďovanie údajov, ako môžete overiť nastavenia spracovania e-mailov a kroky, ktoré môžete vykonať na riešenie bežných typov chybových hlásení alebo problémov s odpoveďami.
Dialógové okno Správa správ zhromažďovania údajov umožňuje spravovať správy zhromažďovania údajov, ktoré ste odoslali príjemcom e-mailu, ako aj odpovede, ktoré ste dostali pre každú z týchto správ v priečinku doručenej pošty Outlooku.
Ak sa dialógové okno nezobrazuje, otvorte ho takto:
-
Otvorte databázu obsahujúcu správu, ktorú chcete spravovať.
-
Na karte Externé údaje kliknite v skupine Zhromaždiť údaje na položku Spravovať odpovede.
Čo vás zaujíma?
Zobrazenie odpovedí
Toto sa stane po odoslaní formulára zhromažďovania údajov e-mailom. Príjemcovia odpovedia na správu kliknutím na položku Odpovedať, vyplnením formulára a následným kliknutím na položku Odoslať. Táto časť vysvetľuje, ako môžete zobraziť odpovede a čo robiť, ak niektorá z nich nie je spracovaná správne. Bez ohľadu na to, či sa rozhodnete odpovede spracovať automaticky alebo manuálne, odpovede môžete otvoriť manuálne alebo zistiť, kto odpovedal. Ďalšie informácie o nastavení možností spracovania odpovedí nájdete v článku Pridanie údajov zhromaždených prostredníctvom e-mailov do databázy Accessu.
Ak chcete zobraziť odpovede, postupujte takto:
-
Otvorte Microsoft Outlook 2007 alebo 2010 a prejdite do priečinka, ktorý ste určili na ukladanie odpovedí na zhromažďovanie údajov.
Tip: Ak si nepamätáte názov priečinka, na karte Externé údaje kliknite v skupine Zhromaždiť údaje na položku Spravovať odpovede. V dialógovom okne Správa správ zhromažďovania údajov nájdete názov priečinka v stĺpci Priečinok programu Outlook v riadku zodpovedajúcom správe, ktorej odpovede chcete zobraziť.
-
Ak chcete otvoriť odpoveď v Outlooku, dvakrát kliknite na odpoveď. Zobrazí sa formulár, ktorý bol dokončený odosielateľom.
Access nespracuje odpovede na správu s odpoveďou. Ak teda vidíte, že niektoré formuláre od príjemcov sú prázdne, neúplné alebo nie sú správne vyplnené, musíte používateľom namiesto použitia príkazu Odpovedať znova odoslať pôvodnú e-mailovú správu. Ďalšie informácie o opätovnom odosielaní správy o zhromažďovaní údajov nájdete v téme Opätovné odoslanie správy o zhromažďovaní údajov.
Podobne, ak chcete žiadosť odoslať ďalším ľuďom, musíte pôvodnú správu odoslať znova a nie preposlať.
Overenie nastavení automatického spracovania odpovedí
Ak ste sa rozhodli, že odpovede sa budú spracovávať automaticky, postupujte takto, aby ste sa uistili, že odpovede sa spracovávajú správne:
-
Pre každú odpoveď skontrolujte hodnoty v stĺpcoch Príznak na spracovanie, Stav zhromažďovania údajov a Kategórie .
Tip: Ak sa vo vašom zobrazení nezobrazujú stĺpce Príznak na spracovanie, Stav zhromažďovania údajov a Kategórie , pridajte ich pomocou výberu polí. Kliknite pravým tlačidlom myši na hlavičku stĺpca a potom kliknite na položku Výber polí. V dialógovom okne Výber polí presuňte každé pole na pravú alebo ľavú stranu existujúcej hlavičky stĺpca.
Ak bol v priečinku Outlooku príznak na spracovanie nastavený na operáciu zhromažďovania údajov úspešný, stĺpec Stav zhromažďovania údajov je prázdny a v stĺpci Kategórie sa nachádza zelený indikátor, odpoveď sa úspešne spracovala.
-
Okrem toho možno budete chcieť skontrolovať obsah cieľových tabuliek, aby ste sa uistili, že sa zhromaždené údaje ukladajú ako nové záznamy alebo ako aktualizácie existujúcich záznamov.
Poznámka: Údaje z e-mailovej odpovede nebudete môcť pridať, ak vám príjemca odoslal formulár zhromažďovania údajov pomocou služieb Hotmail alebo Yahoo.
Riešenie problémov s automaticky spracovanými odpoveďami
Príjemcovia e-mailu môžu nahlásiť, že vyplnili formuláre a odoslali vám ich ako odpovede. Očakávané výsledky sa však nezobrazujú v Accesse ani Outlooku. Príklad:
-
V Accesse sa nezobrazujú údaje v cieľových tabuľkách. Nové záznamy sa nepridávajú alebo existujúce záznamy sa neaktualizujú.
-
Stĺpec Stav zhromažďovania údajov pre správu v Outlooku zobrazuje chybové hlásenie alebo reťazec Správa nespracovaná. Okrem toho stĺpec Kategórie pre správu zobrazí červený štvorec alebo je prázdny.
Ak sa vyskytnú tieto typy problémov, pozrite si kroky na riešenie problémov v časti Odpovede na moje zhromažďovanie údajov, ktoré sa nespracujú automaticky.
Ak chcete overiť správne nastavenie automatického spracovania, pozrite si tému Pridanie údajov zhromaždených prostredníctvom e-mailov do accessovej databázy .
Manuálne spracovanie odpovedí
Manuálne spracovanie odpovede zahŕňa spustenie operácie exportu z Outlooku. Naraz môžete exportovať iba jednu odpoveď. Vyhnite sa odpovediam, pre ktoré je stĺpec Stav zhromažďovania údajov nastavený na možnosť Zhromažďovanie údajov pomocou e-mailu, boli úspešné. Tento stav označuje, že odpoveď už bola úspešne spracovaná. Odpovede, pre ktoré je stĺpec Stav zhromažďovania údajov nastavený na možnosť Nespracované správy , sa musia spracovať manuálne. Odpoveď s chybovým hlásením v tomto stĺpci sa nepodarilo automaticky spracovať a pred manuálnym exportovaním bude vyžadovať riešenie problémov. Pomoc pri riešení problémov nájdete v téme Moje odpovede na zhromažďovanie údajov sa nespracujú automaticky.
-
V Outlooku kliknite pravým tlačidlom myši na odpoveď, ktorú chcete spracovať manuálne.
-
Kliknite na položku Exportovať údaje do programu Microsoft Office Access.
-
V dialógovom okne Export údajov do programu Microsoft Access skontrolujte podrobnosti odpovede a potom exportujte kliknutím na tlačidlo OK . Ak je operácia exportu úspešná, zobrazí sa hlásenie Údaje sa úspešne exportovali do databázy. Ak operácia zlyhá, zobrazí sa hlásenie Nie je možné importovať údaje z dôvodu chýb, za ktorým nasleduje popis problémov, ktoré spôsobili zlyhanie. Nasledujúca tabuľka obsahuje zoznam problémov, ktoré môžu spôsobiť zlyhanie operácie exportu.
Riešenie problémov s manuálne spracovanými odpoveďami
|
Hlásenie stĺpca Problém alebo Stav zhromažďovania údajov |
Príčina |
Riešenie |
|
Po kliknutí pravým tlačidlom myši na odpoveď sa nezobrazuje príkaz Exportovať údaje do programu Microsoft Access . |
Vybratá správa nie je platnou odpoveďou na zhromažďovanie údajov. |
Odstráňte správy, ktoré nie sú odpoveďami na zhromažďovanie údajov z určeného priečinka. |
|
Odpoveď neprechádza do správneho priečinka. |
Iba pôvodné odpovede na správu sa presunú do určeného priečinka. Odpovede na vlastné správy (pokiaľ ste nepoužili kópiu správy v priečinku Odoslaná pošta na vygenerovanie odpovede) a odpovede, ktoré sú súčasťou vlákna e-mailových správ používaného na diskusiu, sa možno nepresunú do určeného priečinka. Medzi ďalšie možné dôvody patrí: že Access nie je nainštalovaný alebo že doplnok, ktorý sa vyžaduje na spracovanie odpovedí, chýba alebo je poškodený. |
Ak sa niektorá z vašich odpovedí nespracuje, vyplňte formulár, ktorý sa nachádza v odoslanej správe, ktorá sa nachádza v priečinku Odoslaná pošta. Ak používateľ vyplnil formulár v odpovedi na odpoveď, požiadajte používateľa, aby odpovedal na pôvodnú správu. Ak máte podozrenie, že doplnok chýba alebo je poškodený, prepnite do Outlooku a vykonajte nasledujúce kroky:
Ak sa položka zobrazuje v časti Zakázané aplikačné doplnky, kliknite na šípku v poli Spravovať , vyberte položku Zakázané položky a potom v dialógovom okne Zakázané položky vyberte doplnok Programu Microsoft Access Outlook na zhromažďovanie a publikovanie údajov a kliknite na položku Povoliť. Ak sa nezobrazuje doplnok Microsoft Access Outlooku na zhromažďovanie a publikovanie údajov , skúste Access nainštalovať znova. |
|
Databáza sa nedá nájsť. Vyhľadajte databázu a manuálne importujte údaje. |
Databáza bola premiestnená do iného umiestnenia, bola premenovaná alebo odstránená alebo poškodená. |
Obnovte databázu do pôvodného umiestnenia a skúste to znova. |
|
Databáza sa už používa. |
Databáza je otvorená vo výhradnom režime a zmeny v databáze nie je možné vykonať, kým sa nevydá výhradný zámok. |
Požiadajte používateľa, ktorý má databázu otvorenú vo výhradnom režime, aby zavrel a otvoril databázu v normálnom režime. Potom skúste odpoveď exportovať manuálne. |
|
Chýba tabuľka, dotaz alebo pole. |
Cieľová tabuľka alebo dotaz bol odstránený alebo premenovaný, alebo jej štruktúra bola upravená tak, že obsah formulára nie je možné pridať do tabuliek. |
Vytvorte chýbajúce cieľové tabuľky a dotazy alebo vytvorte a odošlite novú správu o zhromažďovaní údajov. |
|
Formulár je poškodený alebo bol upravený. |
Formulár v odpovedi je poškodený alebo formulár upravil niekto (príjemca alebo odosielateľ). |
Ak príjemca upravil formulár, požiadajte ho, aby vám formulár znova odoslal, a potom odpoveď manuálne exportujte. Ak je formulár v pôvodnej správe poškodený alebo neplatný, musíte vytvoriť a odoslať novú správu. |
|
Chýbajú informácie potrebné na dokončenie spracovania. |
Chýbajú informácie potrebné na priradenie odpovede k existujúcemu záznamu, ktorý je potrebné aktualizovať. |
Nastavenia správy sa musia synchronizovať s programom Outlook. V Accesse kliknite na karte Externé údaje v skupine Zhromaždiť údaje na položku Spravovať odpovede. V dialógovom okne Správa odpovedí vyberte správu. V časti Podrobnosti správy zobrazí Access pole s upozornením. Kliknutím na upozornenie synchronizujte nastavenia a potom zavrite dialógové okno. Prejdite späť do Outlooku a potom skúste odpoveď exportovať manuálne. |
|
Nie je možné pridať alebo aktualizovať údaje, pretože výsledkom údajov by bola duplicitná hodnota v poli, ktoré akceptuje iba jedinečné hodnoty. |
Pole, ktorého vlastnosť Indexované je nastavená na hodnotu Áno (bez duplicít), nemôže obsahovať duplicitné hodnoty. Ak hodnota priradená k poľu formulára už existuje v príslušnom poli v tabuľke, operácia zlyhá. |
Požiadajte príjemcov, aby odoslali ďalšiu odpoveď s inou hodnotou v poli formulára. |
|
Zadaná hodnota nie je položkou v zozname možností. |
Formulár buď obsahuje povinné pole, ktoré vyhľadáva hodnoty, ale používateľ neurčoval hodnotu poľa, alebo vlastnosť poľa LimitToList je nastavená na hodnotu Áno a používateľ zadal hodnotu, ktorá sa nenachádza v zozname. |
Požiadajte príjemcov o opätovné odoslanie odpovede po vyplnení všetkých polí alebo vyplnenie a uloženie formulára a následné opätovné exportovanie. |
|
Neplatná hodnota v poli formulára. |
Príjemca zadal neplatné údaje do jedného alebo viacerých polí. |
Požiadajte príjemcov o opätovné odoslanie odpovede po vyplnení všetkých polí alebo vyplnenie a uloženie formulára a potom skúste exportovať znova. |
|
Odpoveď obsahuje formulár, ktorý je potrebné vyplniť. Po dokončení ju odošlite odosielateľovi tejto e-mailovej správy. |
Príjemca nevyplnil formulár. |
Požiadajte príjemcov o odoslanie ďalšej odpovede po vyplnení formulára. |
Ak sa pôvodná správa nedostala k niektorým používateľom, skúste správu odoslať znova, nie preposlať. Ďalšie informácie o opätovnom odosielaní správy nájdete v téme Opätovné odoslanie správy o zhromažďovaní údajov.
