Shramba datotek za vaše podjetje

Ko boste še naprej nastavljali svoje podjetje v storitvi Microsoft 365, morate razumeti možnosti, ki jih imate na voljo za shranjevanje datotek.

Eden od najboljših načinov za nastavitev shrambe in skupne rabe datotek za vaše podjetje je uporaba storitve OneDrive za osebne datoteke, za katere želite nadzorovati skupno rabo, ter SharePoint in Teams za datoteke, do katerih bi morali dostopati vsi oz. večina.

OneDrive je platforma za shranjevanje v oblaku, kjer lahko shranjujete svoje posamezne ali osebne datoteke. Storitev OneDrive je tesno integrirana s programi, Word, Excelom in PowerPointom, kar je priročno mesto za varno shranjevanje in dostop do občutljivih dokumentov.

OneDrive uporabite, ko želite ustvariti dokument, ki je samo vaš, na primer pri delu z zelo občutljivimi ali zasebnimi informacijami.

Če želite začeti uporabljati OneDrive, se vpišite, da prenesete in namestite namizno aplikacijo OneDrive, nato pa upoštevajte navodila za vpis in izberite mape, ki jih želite sinhronizirati z oblakom. 

• Če želite ustvariti novo datoteko v storitvi OneDrive, preprosto kliknite gumb Novo in izberite vrsto datoteke, ki jo želite ustvariti, na primer Word ali Excelovo preglednico.

• Če želite upravljati datoteke v storitvi OneDrive, z desno tipko miške kliknite datoteko in izberite Preimenuj, da ji dodelite bolj opisno ime, ali pa povlecite in spustite datoteke v različne mape za boljšo organizacijo.

• Če želite dati datoteke v skupno rabo s storitvijo OneDrive , kliknite gumb Skupna raba in vnesite e-poštne naslove oseb, s katerimi želite dati datoteko v skupno rabo. Preberite več o tem, kako upravljate datoteke v storitvi OneDrive.

SharePoint je orodje za sodelovanje, ki se uporablja za upravljanje in skupno rabo datotek in informacij v organizaciji. SharePoint več uporabnikom omogoča sodelovanje na enem osrednjem mestu.

SharePoint uporabite, ko želite ustvariti dokument, ki ga bo napisala in upravljala skupina oseb ali ko bo dokument treba dati v skupno rabo širše. Uporabite ga na primer kot osrednje mesto, kjer si lahko člani skupine ogledajo časovnice projekta, opravila in mejnike. Skupine lahko tako spremljajo napredek, sledijo urniku in učinkoviteje sodelujejo.

• Če želite ustvariti novo datoteko v SharePointu, se premaknite do knjižnice dokumentov, kjer želite ustvariti datoteko, in kliknite gumb Novo.

• Če želite upravljati datoteke, rezervirajte datoteko, da jo spremenite, nato pa datoteko znova rezervirajte, ko končate delo.

• Če želite dati datoteke v skupno rabo, kliknite datoteko in izberite Skupna raba. Sprotno lahko sodelujete tudi tako, da odprete datoteko v ustrezni aplikaciji, kot je Word ali Excel, in omogočite soavtorstvo. Če si želite ogledati prejšnje različice datoteke, kliknite datoteko in izberite Zgodovina različic. Več informacij o upravljanju datotek v SharePointu.