Cilj upravljanja projektov: sporočanje informacij o projektu

Sporočanje informacij o projektu je pogosto težavno, ne glede na to, ali gre za pridobivanje informacij o stanju od skupine ali obveščanje vodstva o stanju projekta. Naučite se, kdaj in kako posredovati informacije o projektu ter poročati o njih. V nasprotnem primeru je to slabo in lahko to vpliva na uspeh vašega projekta. Več člankov v tej seriji vodnikov z navodili za upravljanje projektov najdete v poglavju Zemljevid upravljanja projekta.

Namigi za projektno vodenje pred začetkom dela . . .

• Navedite zainteresirane skupine Preden začnete projekt, ugotovite, kdo so zainteresirane skupine. Eden od zanesljivih načinov za zavlačevanje projekta je, da pozabite na ključno zainteresirano skupino, ki ima zagon/nedoločen vpliv na vaš projekt.
• Pridobite komunikacijski načrt zgodaj Preden se projekt začne, vključite komunikacijske strategije in postopke v projekt. Še pomembneje pa je, da se komunikacijski postopki prikažejo kot opravilo v prvih vrsticah projekta, tako da ta ključni del sodelovanja postane obveznost vseh.
• Komunicirajte pogosto Informacije o stanju opravila zbirate enkrat na teden najprav, če želite preprečiti težave, preden se stopnjujejo. Če komunicirate pogosteje, člani skupine morda ne bodo več pošiljali posodobitev, ker jim manjka časa za pripravo.
• Iskanje težav Če se zdi, da gre vse dobro, ker niste slišali ničesar negativnega, ste verjetno na poti proti težavam. Tudi najbolje vodeni projekti imajo težave. Vaša naloga je, da jih poiščete, preden prerastejo v večje težave.
• Uporaba ustrezne tehnologije Seznanite se s komunikacijskimi potrebami članov skupine in zainteresiranih skupin. Člani skupine, ki poročajo o stanju opravila, bodo morda želeli uporabiti e-pošto ali Project Online, vodji pa bi morda raje imeli dobro predstavljen grafikon ali vrtilno tabelo. Tukaj je seznam programov, ki jih lahko uporabite za pomoč pri komunikaciji.

Uporaba	Prednosti	Pomanjkljivosti
Project	Imajo vgrajena orodja za predstavitve za vse zainteresirane skupine. Ima zlahka razumljive poglede časovnice in skupinskega načrtovalnika. Izvozi podatke v Excel in Visio za posredovanje zapletenih podatkov.	Vaše podjetje morda ne uporablja Projecta. Projekti, na katerih dela vaše podjetje, so morda premajhni, da bi lahko izkoristili prednosti zmogljive programske opreme za načrtovanje.
Project Online	Najboljša izbira za napredno komunikacijo in poročanje o informacijah o projektu v celotni organizaciji. Lahko primerja stanje več projektov ali portfelja projektov.	Manjša podjetja bodo morda potrebovala pomoč svetovalcev za namestitev in uporabo storitve Project Online.
Excel	Project lahko izvozi podatke v Excel za napredno analizo, kot sta na primer ANOVA in analiza prislužene vrednosti. Odlična izbira za zgodnje načrtovanje projektov ali za izdelke na visoki ravni, ki jih lahko pozneje dodate v Project.	V Excelu manjkajo funkcije samodejnega načrtovanja za zahtevnejše projekte.
Word	Idealno v začetni fazi, ko morate dati v skupno rabo dokumente za načrtovanje, kot so proračuni in izdelki.	Ni idealna za vizualne predstavitve za vodilne zainteresirane skupine. Namesto tega uporabite Excelove, Visiove, PowerPointove ali Projectove lastne funkcije za poročila.
SharePoint	Ponuja funkcije za sinhronizacijo brez strežnika Project Server. Sprememba na enem seznamu opravil se odraža v drugem.	Drago uvajanje v podjetju. Če nimate sredstev podjetja za namestitev SharePointa, lahko uporabljate Microsoft 365 s storitvijo SharePoint online.
PowerPoint	Idealno za učinkovite predstavitve za višje zainteresirane skupine.	Analitiki in inženirji bodo morda želeli podrobnejše grafikone za kompleksno analizo proračuna.
Visio	Idealno za začetne faze projekta, ko morate poslovne in proizvodne procese posredovati z diagrami poteka ali drugimi diagrami.	Predstavlja lahko preveč informacij za vodstvene vodje. Namesto tega uporabite Projectove lastne funkcije poročanja.
Microsoft Teams	Idealne za ekipe na različnih lokacijah. Informacije o projektu lahko daste v skupno rabo z neposrednim sporočanjem, glasovno, video ali med spletnimi srečanji.	Morda bo za uvajanje potreben oddelek za IT.

Posredujte informacije o projektu

Preverjanje posodobitev stanja v storitvi Project Online	Če vaša skupina uporablja storitev Project Online, prenesite posodobitve stanja opravila iz strežnika, preden začnete s skupino govoriti o napredovanju projekta.
Spremljanje napredka načrta – od preprostega do strokovnega načrta	Napredovanje lahko spremljate preprosto, obstajajo pa tudi bolj zapleteni načini. Poiščite način, ki najbolje ustreza vašemu projektu in vaši skupini.
Sporočanje informacij o prisluženi vrednosti	Zajemanje podatkov o prisluženi vrednosti je zahtevnejši, a zelo učinkovit korak k odkrivanju dobrih in slabih stvari učinkovitosti projekta. Zainteresirane skupine želijo videti kakovostna dejstva, ki jih pridobite iz tega.
Ustvarjanje poročila o projektu	S Projectom lahko ustvarjate in prilagajate grafična poročila ali druge želene podatke projekta brez druge programske opreme. Z delom v projektu se poročila spreminjajo tako, da odražajo najnovejše informacije – projekta vam ni treba posodabljati ročno.
Sinhroniziraj s SharePointovim seznamom opravil	Člani skupine si lahko ogledajo razpored in posodobijo svoje delo v SharePointu, vi pa si lahko te spremembe ogledate v Projectu. In obratno.
Uporabite Microsoft 365	Posredujte informacije o projektu s storitvijo Microsoft 365. Če uporabljate računalnik z internetno povezavo, lahko kjer koli delate z dokumenti s polno različico Worda, Excela, PowerPointa ali OneNota na zahtevo.
Objava sprememb opravil v strežniku	Ko spremenite opravila, jih objavite v storitvi Project Online, da bodo vsi imeli ustrezne informacije za nadaljevanje svojega dela.
Komunikacija z aplikacijo Microsoft Teams	Če se osebe ne morejo udeležiti srečanja, si lahko v aplikaciji Teams izmenjate informacije o projektu. Dajte v skupno rabo PowerPointove diapozitive, Excelove liste ali OneNotov zvezek, da daste načrte projekta v skupno rabo. People se lahko spletnih srečanj udeležijo v pisarni, doma ali s prenosno napravo.

Nazaj na Zemljevid projektnega vodenja