Projektno vodenje je praviloma zapleten postopek. Toda s tem vodnikom boste lažje razumeli projektno vodenje med uporabo Projecta. Vsaka povezava spodaj vodi do strani, na kateri je govora o posameznih vidikih projektnega vodenja s članki in kratkimi vadnicami.
Začetek načrta projekta
Bolj ko je projekt zapleten, več morate načrtovati, preden začnete uporabljati Project. Med začetno fazo projekta lahko uporabite programe, kot so Word, Excel in SharePoint, s katerimi boste lahko lažje izražali zamisli.
| Cilj projekta | OPIS |
|---|---|
| Začetek načrta projekta | Projekti pogosto propadejo zato, ker se vodje med začetno fazo niso dovolj posvetili načrtovanju. Razmislite o tem, kdo so zainteresirane skupine in sponzorji, hkrati pa začrtajte izjave o zakupu, grobe specifikacije in morda proračun. Pri majhnih projektih lahko večino tega dela opravite v Microsoft Projectu. Pri velikih projektih pa uporabite Word, Excel, SharePoint ali celo telefon in z njimi zabeležite zamisli. |
| Seznanite zainteresirane skupine s svojimi načrti | Ni vedno lahko ohranjati komunikacijskih kanalov z zainteresiranimi skupinami. Vendar je ključnega pomena za uspeh projekta. |
| Ustvarjanje in skupna raba poročil o projektu | Če želite pomoč pri komunikaciji, ki lahko vzame veliko časa, uporabite številna poročila v Projectu, do katerih lahko dostopite z enim klikom. Zajemite zgodnje načrte, večje mejnike projekta, zahteve za proračun, potrebe po osebju in veliko drugega. |
Ustvarjanje načrta projekta
Ustvarjanje načrta projekta je lahko zelo zamudno. Projekt lahko hitreje ustvarite tako, da postopek razdelite v štiri kategorije:
- Dodajanje opravil
- Organizacija opravil
- Dodajanje oseb
- Komunikacija s skupino
| Cilj projekta | OPIS |
|---|---|
| Ustvarjanje novega načrta projekta | Ko končate začetno fazo načrtovanja, zaženite Project in ustvarite nov načrt. Začnete lahko s praznim projektom ali pa uporabite predloge, ki so jih ustvarili drugi projektni vodje – nekatere so ustvarili strokovnjaki s projektnega vodenja, druge pa projektni vodje s področja, podobnega vašemu. |
| Dodajanje opravil | Opravila so dejavnosti, ki jih opravite v projektu. Preberite več o tem, kako dodate opravila, spremenite lastnosti in ocenite njihovo trajanje. |
| Organizacija opravil | Ko prvič dodate opravila, morda ne bodo v najbolj primernem vrstnem redu za upravljanje. Preberite, kako jih organizirate z nalogami s povzetkom in s podopravili ter s povezovanjem opravil. |
| Dodajanje oseb in dodeljevanje opravil | Ko dodate projektu dodate opravila, razmislite o osebah, ki jih želite uporabiti za izvedbo nalog. Imejte v mislih, da sta dodajanje oseb in dodeljevanje oseb opravilom v Projectu različni dejavnosti. |
| Skupna raba virov s skupinami virov in glavnimi projekti | Če želite upravljati osebe v več projektih, prenesite vse osebe v projektih v eno datoteko projekta. Ta datoteka deluje kot skupina virov. V datoteki skupine virov lahko vire dajete v skupno rabo za delo v več projektih (brez strežnika Project Server). |
| Nastavitev stroškov za projekt | Upravljanje stroškov projekta je lahko naporno za vsakega projektnega vodjo. S Projectom boste ugotovili, da to delo ne nazadnje ni tako zahtevno. Preberite namige o tem, kako ostanete znotraj proračuna. |
Upravljanje projekta
Vaše delo se ne konča, ko ustvarite načrt. Upravljanje projekta je več kot le priprava načrta zanj. Opravila se na primer spremenijo, pride do menjave kadra, končni datum je premaknjen in tako naprej. V Projectu so na voljo vsa orodja za nadzor napredovanja in spreminjanje, s katerimi zagotovite uspešno izvedbo projekta.
| CILJ | OPIS |
|---|---|
| Izberite pravi pogled načrta | Če želite dobiti boljši pregled nad zahtevnim načrtom, poiščite ustrezen pogled. Napredovanje projekta si lahko na primer ogledate z gantogramom. Uporabite lahko tudi pogled koledarja, diagram omrežja in časovnico, s katerimi vidite različne ravni podrobnosti. |
| Spremljanje napredka načrta | Ko ustvarite začetni urnik, lahko začnete videti, kako stvari gre. Z ustvarjanjem osnovnega načrta in uporabo pravih pogledov boste lahko spremljali napredek projekta. |
| Spremljanje odstotka dokončanega dela za opravila | Sledenje napredovanju se lahko zdi zapleteno, vendar lahko odstotek dokončanega dela prikažete tako, da v gantogramu prikažete odstotek dokončanega. |
| Odpravljanje težav z dodeljevanjem virov | Če želite dobiti najboljšo učinkovitost delovanja in rezultate iz virov, morate upravljati obremenitve virov, da se izognete čezmernim dodelitevm in čezmernim dodelitevm. |
| Skrajšajte končni datum projekta | Najhujša nočna mora projektnega vodje so spremembe roka oddaje, do katerih pride pri spreminjanju načrta. Preberite več o strategijah, s katerimi nadzorujete končni rok projekta. |
| Poročanje o stanju projekta | Komunikacija je pogosto nadležen del projektnega vodenja, še posebej, če morate stranke obvestiti o slabih novicah. V Projectu so na voljo strokovna poročila, ki jih lahko ustvarite in jih pošljete v nekaj preprostih korakih ter z njimi obvestite zainteresirane skupine in vodilne kadre. |
| Upravljanje projektnih stroškov | Ali boste presegli proračun? Ali morate prilagoditi stroške? Preberite, kako odpravite težave s stroški v načrtu. |
| Ogled poročil analize prislužene vrednosti | Prislužena vrednost je napredna metoda sledenja. Vendar ne samo za strokovnjake. Uporabite ga lahko tudi za nadzor projekta. |
| Upravljanje tveganja | Tveganja so povsod v projektu. Naučite se zgodaj prepoznati morebitne težave in jih odpravite, preden prerastejo v velike težave. |
| Delo z več projekti | Project ponuja orodja za upravljanje odvisnosti med projektom, tudi opravil v enem projektu, ki so odvisna od dokončanja drugega projekta. |