"Lahko ga imaš dobro, hitro ali poceni. Izberite dve.«
Inženirji to govorijo vodjem projektov že desetletja.
Nekoliko drugače povedano, vsak projekt usklajuje »trikotnik« časa, denarja in obsega – ne morete spremeniti enega elementa, ne da bi s tem vplivali še na najmanj enega od preostalih projektov. Naloga vodje projekta je, da prepreči razpad celotnega trikotnika.
Kako? Ko pride do težave, jo najprej poiščite v trikotniku projekta – ali gre za čas (razpored), denar (proračun) ali obseg? Nato ugotovite, katere strani trikotnika lahko spremenite in katere so »pritrjene« na mestu. Tretjič, prilagodite vse možnosti, da odpravite težavo in optimizirate projekt. Četrtič, dokončajte projekt in proslavite!
V tem članku
- Čas + denar + obseg = kakovost
- Zavedajte se, česa ne morete spremeniti
- Optimiziranje urnika
- Optimizacija proračuna
- Optimiziranje obsega
- Več o vodenju projektov
Čas + denar + obseg = kakovost
Trikotnik projekta je znan tudi kot »železni trikotnik« in, manj poetično, »trojne omejitve«. Ne glede na to, kako ga imenujete, je enak: proračuna, razporeda ali obsega projekta ne morete spremeniti, ne da bi pri tem vplivali na najmanj enega od drugih dveh delov
Nekaj primerov delovanja:
- Če želite skrajšati končni datum (čas), lahko porabite več sredstev (denar) za hitrejše dokončanje dela ali zmanjšate funkcije (obseg), tako da je pred novim rokom na voljo manj dela.
- Če želite dokončati projekt v okviru proračuna (stroški), se lahko znebite nadur in končate projekt pozneje (čas) ali zmanjšate funkcije (obseg).
- Če želite izdelku dodati funkcije (obseg), lahko podaljšate rok, da pridobite čas za novo delo (čas), ali dodate osebe, da dokončate delo hitreje (stroški). Lahko naredite tudi oboje.
Kakovost je četrti del trikotnika projekta. Sedi na sredini, kjer jo vpliva vsaka sprememba na kateri koli strani.
Če ste na primer naredili več, kot ste načrtovali, boste morda lahko zamenjali izrezane funkcije ali pa dodelili več časa obstoječim opravilom. S tem dodatnim časom in obsegom bi bil končni rezultat morda boljši izdelek.
Ena ključna točka: ni univerzalnega standarda kakovosti. Za vsak projekt je kakovost določena znotraj samega projekta. Za nekatera podjetja je najpomembnejše merilo kakovosti ohranjanje proračuna za projekt. Za druge je bolj pomembno, da ga pravočasno pripeljete na trg. Projektni vodja mora vedeti, kako je kakovost določena za organizacijo in določen projekt.
V prejšnjem primeru bi lahko izdelek preprosto predčasno dokončali z manj funkcijami, s čimer bi ga dobili na trgu pred konkurenco. To je lahko definicija kakovosti določenega projekta v vašem podjetju.
Zavedajte se, česa ne morete spremeniti
V večini projektov je vsaj ena stran trikotnika pritrjena na mestu. Tega ne morete spremeniti.
Morda se o proračunu ni mogoče pogajati. (Se vam sliši znano?) Ali pa mora izdelek nujno iti v prodajo do določenega datuma. Mogoče je oboje res.
Pogosto nespremenljive elemente projekta narekuje projektni vodja, ne pa vedno. Včasih se morate sami odločiti, kateri element je najpomembnejši za uspeh projekta. In res morate biti jasni glede tega, ko se pojavijo težave (in vedno se pojavijo).
Ko se težava pojavi na fiksni strani, je potek delovanja pogosto jasen. Če na primer ugotovite, da bo dokončanje funkcije programske opreme trajalo dlje, kot je bilo predvideno, in ste podpisali pogodbo, v kateri je navedeno, da boste to funkcijo (obseg) zagotovili, morate premakniti končni datum ali dodati vire, da jo dokončate pravočasno.
Če sta fiksna stran in problematična stran različni, ne obupajte. To je lepota trikotnika projekta; vedno je prostor za spremembe Če morate na primer dokončati projekt pravočasno in se je njegov obseg povečal, lahko stroške še vedno prilagodite tako, da dodate vire.
Če so obtičale vse tri strani trikotnika, ne skrbite. Projekt je morda v težavah, vendar vsaj veste , da je v težavah, in imate dobro izhodišče za ponovni razmislek o ciljih projekta ali standardih kakovosti.
Optimiziranje urnika
Prej ali slej se boste soočili s projektom, ki bo prekoračil neprilagodljiv rok.
Zanesljiv način za skrajšanje načrta je skrajšanje kritične poti, niza opravil, katerega zadnje opravilo se konča na končni datum projekta. Spreminjanje drugih opravil morda ne bo skrajšalo urnika, spreminjanje opravil na kritični poti pa. Če želite skrajšati kritično pot, lahko:
- Skrajšajte trajanja opravil (zmanjšajte obseg ali dodajte vire).
- »Pospešite« urnik: Prekrivajte opravila, da lahko osebe delajo na njih hkrati (dodajte vire). To taktiko je najbolje uporabiti bližje začetku projekta.
- »Zrušite« urnik: dodajte vire za hitrejše dokončanje opravil (denar).
- Odstranite opravila (zmanjšajte obseg).
Seveda lahko takšen popravek načrta izjemno vpliva na proračun, obseg in kakovost projekta.
Optimizacija proračuna
V večini projektov največji del proračuna sestavljajo stroški virov: fiksni stroški ljudi, opreme in materiala, ki temeljijo na ceni. Ohranjanje proračuna lahko zahteva zelo zahtevne odločitve:
- Zmanjšajte obseg projekta, tako da bo na voljo manj krajših opravil, ki zahtevajo vire.
- Odstrani vire.
- Poskrbite, da bodo cene, pristojbine in nadure ustrezni.
- Preverite, ali so viri najprimernejši za to opravilo.
- Zamenjajte drag vir z cenejšim.
S tem, da boste dobili nadzor nad stroški, se lahko rok skrajša ali pa se zmanjša obseg projekta. Če na primer ne dovolite nadur za opravila, boste morda ugotovili, da je končni datum mesec dni pozneje. Če pa zmanjšate obseg, se lahko končni datum dejansko premakne.
Optimiziranje obsega
Bi razmislili o varčevanju denarja z izdelavo mostu, ki je nekaj metrov krajši od reke, ki se razteza? Seveda ne. Obseg projekta se včasih ne more spremeniti, zato morate izvesti druga dejanja:
- Dodajte vire in tako zagotovite, da so vsa opravila dokončana (stroški).
- Izrežite opravila, ki niso na nujni poti, če so na voljo (stroški).
- Opravilom (stroški) dodajte opravila ali dodajte trajanje.
- Podaljšajte rok, da imate na voljo čas za vsa opravila s trenutno ravnjo virov (čas).