Skupine storitve Microsoft 365 v Outlooku ponujajo zmogljivo rešitev za komunikacijo in sodelovanje z osebami v podjetju in zunaj njega. Ustvarite skupino za skupno rabo mape »Prejeto«, koledarja, storitve OneDrive, SharePointovega mesta, OneNotovega zvezka in še več. Povabite lahko tudi goste, ki niso del vašega podjetja, da bodo lahko sodelovali z istimi viri.
Ko ustvarite datoteko Skupina Microsoft 365, Outlook samodejno ustvari mapo Outlook v skupni rabi, koledar v skupni rabi in knjižnico dokumentov za sodelovanje pri delu z datotekami. Ustvarite lahko tudi Microsoftovo skupino inintegrite opravila z Planner v aplikaciji Teams. Ni vam treba skrbeti, ali boste ročno dodelili dovoljenja vsem tem virim, saj jim z dodajanjem članov v skupino samodejno dodelite dovoljenja, ki jih potrebujejo za orodja, ki jih ponuja vaša skupina.
Microsoft 365 skupine članom zagotovite:
-
Mapo »Prejeto« v skupni rabi – kjer potekajo pogovori, ki jih imate običajno s seznamom prejemnikov. Mapa »Prejeto« v skupni rabi omogoča popolno iskanje, tako da predstavlja živi arhiv sporočil skupine. Novi udeleženci skupine lahko iščejo in brskajo po zgodovini, tako da so hitro na tekočem s tem, kar je bilo pred tem objavljeno v skupini. Glejte: Pošiljanje e-poštnega sporočila skupini v Outlooku.
-
Knjižnice datotek v skupni rabi – skupina ima SharePointovo knjižnico datotek, kamor lahko uporabniki shranjujejo, dajo v skupno rabo in sodelujejo pri dokumentih, delovnih zvezkih, predstavitvah, slikah ali katerih drugih vrstah datotek, ki jih potrebujejo pri delu. Glejte: Skupna raba datotek s skupino v Outlooku.
-
Koledar v skupni rabi – vaša skupina dobi koledar v skupni rabi za objavo dogodkov, povezanih s skupino. Vsak član, ki je naročen na skupino, je samodejno povabljen na dogodke, objavljene na koledarju, tako da se ti dogodki lahko po želji prikažejo tudi v njihovem osebnem koledarju. Glejte: Načrtovanje in urejanje dogodkov s koledarjem skupine v Outlooku.
-
OneNotov zvezek v skupni rabi – skupina ima samodejno OneNotov zvezek v skupni rabi, kjer lahko člani skupine zbirajo in sodelujejo pri informacijah. Veliko skupin uporablja zvezek za ustvarjanje dnevnika wiki s pogostimi vprašanji in drugimi viri.
-
Dostop za goste – v skupine prejemnikov ste lahko dodali zunanje stike, vendar so dobili zgolj e-pošto. S skupinami lahko ponudite gostom dostop do e-poštnih pogovorov, datotek in celo zvezka OneNote v skupni rabi. Glejte: Uporaba skupin v Outlooku kot gost.
-
Vsebino je mogoče odkriti – skupine v Outlooku so privzeto javne, kar pomeni, da lahko druge osebe v vaši organizaciji preprosto odkrijejo in se jim pridružijo ali pregledajo gradivo v skupini. Če je vsebina skupine bolj občutljiva, lahko preklopite skupino v zasebno, ki skrije vsebino pred nečlani in zahteva, da lastnik skupine odobri morebitne zahteve za pridružitev.
-
Samopostrežno ustvarjanje – ni treba, da je IT zasučen z zahtevi uporabnikov za ustvarjanje skupin. Uporabniki lahko po potrebi ustvarijo svoje lastne skupine. Če želite nadzorovati, kateri uporabniki v vaši organizaciji lahko ustvarijo skupine, glejte: Upravljanje, kdo lahko Skupine storitve Microsoft 365.
Skrbništvo skupin
Microsoft 365 ponuja veliko uporabnih orodij in zmogljivosti za lažje upravljanje in upravljanje skupin.
Namig: Dodajanje zaznamkov Skupine storitve Microsoft 365 – pogosta opravila za preprost dostop do skrbniških informacij o ustvarjanju skupin, pooblastitvi, upravljanju e-pošte, toku pošte, obnovitvi in uporabnih skriptih.
Ohranjanje nadzora nad imenikom je skrb vsakega skrbnika. Tukaj je nekaj orodij, Microsoft 365 vam lahko olajšajo:
-
Pravila poimenovanja – pravilniki poimenovanja omogočajo, da določite, kaj so in kaj niso sprejemljiva imena skupin. To preprečuje uporabnikom, da bi skupinam dodelili profana ali prepovedana imena. Poleg tega lahko v podjetju uveljavite standardne predpone ali pripone za imena skupin.
Dinamično članstvo – dinamično članstvo omogoča, da nastavite članstvo v skupini tako, da temelji na pravilu, ki dodaja (ali odstranjuje) člane skupine glede na metapodatke (kot je oddelek ali vloga) v aktivnem imeniku. Če želite več informacij o ustvarjanju dinamičnega članstva, glejte Uporaba atributov za ustvarjanje naprednih pravil.
-
Skrito članstvo – če imate razlog za to, da jo članstvo skupine zaupno, na primer, če so člani študenti, lahko članstvo skrijete pred zunanjimi strankami.
-
Dovoljenja za ustvarjanje – morda so v vaši organizaciji osebe, za katere ne želite, da bi lahko ustvarile nove skupine. Obstaja več načinov za upravljanje dovoljenja za ustvarjanje v imeniku. Glejte Upravljanje ustvarjanja skupine v storitvi Microsoft 365.
-
Dnevniki nadzora – svojim uporabnikom lahko omogočite več zaupanja, da ustvarijo skupine in upravljajo članstvo v skupini, ker lahko z dnevniki nadzora skupine Microsoft 365 spremljate, kdo je ustvaril ali izbrisal določeno skupino ali spremenil članstvo v skupini. Glejte: Iskanje dnevnika nadzora v Varnostnem središču za Microsoft 365 & skladnost s predpisi.
Upravljanje dostave vam omogoča nekaj načinov za obravnavo, kako naj bodo v skupini sporočila poslana ali prejeta. Poleg tega obstajajo orodja za spremljanje toka teh sporočil. Če Skupine storitve Microsoft 365 informacij, glejte Pogosta opravila.
-
Pošlji kot ali pošiljanje v imenu – te nastavitve omogočajo določenim uporabnikom, da pošiljajo e-poštna sporočila tako, kot da prihajajo od ali v imenu skupine.
-
Omejitve pošiljatelja – s temi nastavitvami lahko nadzirate, kdo lahko pošilja sporočila skupini. Skupine lahko konfigurirate tako, da omogočite e-pošto od zunanjih strank, vendar boste morda želeli to omejiti na le določene zunanje stranke.
-
Podpora za zunanje uporabnike – s tem, ko v skupino povabite goste, lahko določite, da so vključeni v e-poštne pogovore v skupini. Če želite izvedeti, kako dodate goste, glejte Dodajanje gostov v skupine v Outlooku.
-
Pravila za prenos – pravila za prenos delujejo za skupine tako kot za strežnik Exchange. S pravili lahko poiščete sporočila, ki izpolnjujejo določene pogoje, in nato izvedete dejanja na teh sporočilih.
-
Namigi za pošto – namigi za pošto so informativna sporočila, ki so prikazana uporabnikom, medtem ko pišejo sporočila. Pomagajo lahko zmanjšati sporočila o neuspeli dostavi, tako da opozorijo uporabnika, da bo sporočilo verjetno posredovano zunanji stranki ali da bo preseglo količinsko omejitev.
-
Več posredniških naslovov – skupine lahko imajo vzdevke, prav tako kot nabiralniki uporabnika. Dodatni posredniški naslovi so lahko priročni za sprejemanje sporočil, poslanim drugim vzdevkom ali zato, da lažje dosežete skupino, ki ima dolgo ime ali takšno, ki ga je težko črkovati. Če želite več informacij, glejte Izberite domeno, ki jo želite uporabiti pri ustvarjanju skupin v storitvi Microsoft 365.
-
Največja velikost pošiljanja/prejemanja – te količinske omejitve lahko pomagajo zmanjšati težave, ki nastanejo pri prejemanju (ali pošiljanju) zelo velikih sporočil. S tem lahko bolje upravljate s prostorom in zahtevami po pasovni širini.
Microsoft 365 so na voljo tudi nekatera orodja za upravljanje vrste vsebine, ki je v skupni rabi v vaši skupini. Če Skupine storitve Microsoft 365 informacij, glejte Pogosta opravila.
-
Smernice glede uporabe – določite lahko smernice za uporabo skupin v storitvi Microsoft 365 – da uporabnike izobrazite o najboljših praksah, s katerimi bodo skupine še naprej učinkovite in jih izobraziti o notranjih pravilnikih vsebine.
-
Klasifikacija podatkov – za skupine v storitvi Microsoft 365 lahko ustvarite prilagodljiv sistem klasifikacije podatkov, ki omogoča ločevanje skupin po vrsti pravilnika (npr. »nerazvrščeno«, »zaupno« ali »strogo zaupno«). Na ta način lahko vaše skupine kažejo pravilnike druge vsebine v vaši organizaciji. Razširljivi pravilnik omogoča organizaciji, da konfigurira končno točko, ki se imenuje vsakič, ko je skupina ustvarjena ali spremenjena– in nato lahko izvedete lastne pravilnike za ustvarjanje ali spreminjanje skupine.
Vsaka Microsoft 365, ki ima Exchange Online in SharePoint Online, bo podpirala skupine. To vključuje paketa Business Essentials in Business Premium in pakete Enterprise E1, E3 in E5.
Če imate paket, ki je na voljo le za Exchange, lahko še vedno pridobite funkcije mape »Prejeto« in koledarja v skupni rabi za skupine v Outlooku, ne boste pa dobili knjižnice dokumentov, Planner ali katere koli druge zmogljivosti.
Uporabniki so včasih neprijetno zaradi sprememb, zato je pomembno, da komunicirajo z obstoječimi člani vaših seznamov prejemnikov in jim sporočite, kaj lahko pričakujejo. Tukaj je nekaj informacij, ki jih morate vključiti v to sporočilo, skupaj z nekaterimi odgovori, ki se vam bodo morda z zmislili:
Kaj so skupine v Outlooku?
Microsoft 365 skupine v Outlooku so enotna rešitev za sodelovanje skupin/skupin, ki želijo mesto za skupno rabo razprav, datotek, koledarjev in opomb na enoten način, ki ga je mogoče preprosto najti. Verjetno je ena najboljših funkcij mapa »Prejeto« skupine, ki hrani zgodovino pogovorov, kar olajša iskanje prejšnjih razprav.
Več informacij najdete v članku Izkušnja s skupinami v Outlooku.
Zakaj smo se odločili za te spremembe?
Ljudje so pogosto zahtevali možnost iskanja po sporočilih, ki so bila poslana seznamu prejemnikov, da bi poiskali informacije, o katerih je tekla beseda v preteklosti. Nadgradnja seznama prejemnikov v skupino pomeni, da ljudem ne bo treba vedno znova spraševati ali odgovarjati na ista vprašanja.
Nova skupina bo vsebovala tudi koledar dogodkov skupine, knjižnico datoteke v skupni rabi in OneNotov zvezek, kjer lahko sodelujemo in zbiramo informacije za prihodnjo uporabo.
Ali moram kaj storiti, da se pridružim tej skupini, če sem že član seznama prejemnikov?
Ne, če ste že član seznama prejemnikov, boste samodejno član nove skupine.
Kako dostopam do nove skupine v Outlooku? Kaj pa v Outlooku v spletu?
Za dostop do nove skupine v Outlooku pojdite na kategorijo »Skupine« v spodnjem delu podokna za krmarjenje na levi strani. Če skupino pogosto uporabljate, priporočamo, da jo pripnete med priljubljene, tako da z desno tipko miške kliknite nanjo in izberete Pokaži v priljubljenih.
Poleg tega so na voljo brezplačni mobilni odjemalci za Microsoft 365 Skupine na voljo na vsaki mobilni platformi (iOS, Android itd.), tako da lahko preprosto dostopate do skupine na poti.
Ali ne morem še vedno uporabljati le e-pošte?
Seveda. Iste e-poštni vzdevek, ki ste ga uporabljali za seznam prejemnikov, bo še vedno brez težav deloval za skupino v Outlooku.
Prav tako ...
ne pozabite uporabnikom sporočiti, ko bo prišlo do te spremembe in na koga se lahko obrnejo, če imajo nadaljnja vprašanja.
Microsoft ne ponuja orodja za pretvorbo nabiralnika v skupni rabi v skupino v storitvi Microsoft 365 ali obratno. Vendar pa lahko sezname prejemnikov nadgradite na skupine v storitvi Microsoft 365. To je odličen način, da seznamom prejemnikov organizacije omogočite vse funkcije in funkcionalnost skupin v storitvi Microsoft 365. Če Skupine storitve Microsoft 365 informacij, glejte Pogostaopravila.
Katerih seznamov prejemnikov ni mogoče nadgraditi na skupine v storitvi Microsoft 365?
V skupine storitve Microsoft 365 lahko nadgradite le sezname prejemnikov, ki se upravljajo v oblaku, preproste sezname, ki niso ugnezdeni. Glejte Seznamov prejemnikov ni mogoče nadgraditi na skupine v storitvi Microsoft 365.
Ko nadgradite skupino prejemnikov na skupinoMicrosoft 365 obstaja nekaj nadaljnjih opravil, ki jih boste morda želeli izvesti, da bo vse potekalo brez težav.
-
Nadaljnje delo z uporabniki – posvetujte se z njimi takoj, ko je nadgradnja končana in nato znova nekaj dni zatem. S tem, ko boste pokazali posluh in boste odzivni na morebitna vprašanja, boste na dobri poti, da bodo uporabniki zadovoljni in da bo sprememba za njih prijetna.
-
Spremljajte poročila o sodelovanju – portal Microsoft 365 Skrbnik vsebuje nekatera dobra poročila, ki vam lahko pokažejo, koliko uporabnikov uporablja skupino, kako pogosto in katere funkcije uporabljajo. Ta poročila so vam lahko v pomoč pri oblikovanju vašega nadaljnjega delo in usposabljanja uporabnikov, kot tudi prepoznavanja največjih prednosti, ki so jih uporabniki dobili s skupinami. Glejte: Poročila o dejavnosti v Skrbniško središče za Microsoft 365.
-
Delite vašo izkušnjo – naj druge skupine v podjetju vedo, da ste nadgradili vaše skupine prejemnikov in kako ste postopali, da je bil prehod uspešen! Deljenje teh informacij lahko pomaga drugim skupinam, da sledijo vašemu vzoru in sami pridejo do uspešne nadgradnje.
Imate vprašanja o Skupine storitve Microsoft 365? Obiščite spletno Skupine storitve Microsoft 365 Tech Community.
Namig: Privzeto lahko vsi uporabniki ustvarijo skupine v storitvi Microsoft 365. Več informacij najdete v članku Upravljanje, kdo lahko Skupine storitve Microsoft 365.
Ustvarite lahko Microsoft 365 skupine iz različnih orodij, vključno z orodji Outlook, Outlook v spletu, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams in drugimi. Orodje, s katerim želite začeti, je odvisno od vrste skupine, s katero delate. Pri Microsoftu na primer običajno začnete od začetka Outlook ko ustvarjamo skupino, ki je organizirana po e-pošti in koledarju. Če je skupina za komunikacijo v podjetju, običajno začnete z Viva Engage. Za sodelovanje, ki temelji na klepetu, bi začeli našo skupino v aplikaciji Microsoft Teams.
Osebe zunaj organizacija ne vidijo vsebine v javnih skupinah ali zasebnih skupinah in nimajo dostopa do njih, razen če so bile te osebe izrecno povabljene kot gostje. Če želite več informacij, glejte Dodajanje gostov v skupine v Outlooku.
Upravljanje lastnikov, članov in gostov
Lastniki skupin so moderatorji skupine. Lahko dodajajo člane in jih odstranjujejo in imajo edinstvena dovoljenja, kot so brisanje pogovorov iz mape »Prejeto« v skupni rabi ali spreminjanje različnih nastavitev skupine. Lastniki skupine lahko preimenujejo skupino, posodobijo opis ali sliko in še več. Če poznate SharePointove vloge, je lastnik skupine skrbnik zbirke mest.
Namig: Najbolje je, da imate vsaj dva lastnika za skupino, če lahko. Tako lahko en lastnik, ki ni na voljo, spremeni skupino.
Člani skupine so običajni uporabniki v organizaciji, ki uporabljajo skupino za sodelovanje. Lahko dostopajo do vsega, kar je v skupini, ne more pa spreminjati nastavitev skupine. V SharePointu jih imenujemo člane mesta. Če želite več informacij o dodajanju ali odstranjevanju članov skupine, glejte Dodajanje, urejanje in odstranjevanje članov skupin v Outlooku.
Gostje so podobni članom skupine, vendar gre za osebe zunaj organizacije. Uporabniki lahko privzeto povabijo goste, da se pridružijo vaši skupini, vi pa lahko nadzirate to nastavitev. Če želite več informacij, glejte Dodajanje gostov v skupine v Outlooku.
Uporaba aplikacije Microsoft Teams za delovni prostor, ki temelji na trajnem klepetu
Odličen način za stik s skupino je Microsoft Teams. Microsoft Teams je notranja zanka vaše skupine – stalen delovni prostor za klepet, kjer lahko vodite neformalne pogovore v realnem času o zelo osredotočenih temah ali določenih podskupinah v skupini. Čeprav integracija aplikacije Teams ni samodejno na voljo, lahko skupino Teams preprosto ustvarite na podlagi skupine v storitvi Microsoft 365.
Ko skupina doseže svoj namen, jo lahko izbrišete, da sprostite sistemske vire, in odstranite skupino, da ni več navedena na seznamu ali prikazana. Če želite več informacij, glejte Urejanje ali brisanje skupine v Outlooku. Če se ne želite ukvarjati z brisanjem starih skupin, lahko vaš skrbnik nastavi pravilnike o zapadlosti, zaradi katerih bodo zapadle stare skupine, ki bodo samodejno odstranjene po določenem obdobju. Glejte tudi: Pravilnik o zapadlosti skupine v storitvi Microsoft 365.
Na voljo so trije primarni modeli omogočanja uporabeMicrosoft 365 skupine : »Odpri«, »IT- voden« ali »Nadzorovano«. Vsak ima svoje prednosti.
|
Model |
Prednosti |
|---|---|
|
Odprt (privzeto) |
Uporabniki lahko po potrebi ustvarijo svoje skupine, ne da bi morali čakati ali za to prositi skrbnika IT |
|
Vodi IT |
Uporabniki zahtevajo skupino pri skrbniku IT. Skrbnik IT jim lahko pomaga izbrati najboljše orodje za sodelovanje glede na njihove potrebe. |
|
Nadzorovan |
Ustvarjanje skupin je omejeno na določene osebe, skupine ali storitve (glejte: Nadzor nad tem, kdo lahko ustvari Skupine storitve Microsoft 365) |
Če želite nadzorovati, kako so poimenovani vaši Microsoft 365 skupine, lahko s pravilnikom o poimenovanju vsilite, da imena skupin upoštevajo določene standarde, vključno s predponami ali priponami, ter blokiranje sovjenih imen. Če Skupine storitve Microsoft 365 informacij, glejte Pravilnik o poimenovanju.
Vsaka skupina ima najmanj enega lastnika, ki lahko doda ali odstrani člane in izvede nekaj osnovnih ohranjevanj skupine in njene vsebine. Če lastnik skupine (ali lastniki) iz katerega koli razloga zapusti organizacijo, lahko skrbnik dodeli skupini novega lastnika. Glejte Dodelitev novega lastnika zapuščeni skupini.
Če imate skrbniška dovoljenja Exchange Online, lahko upravljate svoje skupine v središču Microsoft 365 Skrbnik (glejte Upravljanje članstva v skupini v storitvi Skrbniško središče za Microsoft 365) ali iz modula PowerShell (glejte Upravljanje Skupine storitve Microsoft 365 z ogrodjem PowerShell.
Morda boste nekoč želeli izbrisati skupino iz svojega najemnika. Če želite informacije o tem, kako izbrišete skupino, glejte: Brisanje skupine v Outlooku. Če je skupina pomotoma izbrisana, lahko skrbniki obnovijo to skupino največ 30 dni. Glejte: Obnovitev izbrisane skupine v storitvi Microsoft 365.
Če želite življenjski cikel svojega računa upravljati na bolj avtomatiziran način Microsoft 365 skupine, lahko uporabite pravilnike o zapadlosti, da potečete skupine v določenem časovnem intervalu. Lastniki skupine bodo dobili e-poštno sporočilo 30, 15 in 1 dan pred potekom skupine, kar jim omogoča, da po potrebi preprosto obnovijo skupino. Glejte: Pravilnik o zapadlosti skupine v storitvi Microsoft 365.
Omejitve skupine v storitvi Microsoft 365
Omejitve skupine najdete na spletnem mestu Pregled Skupine storitve Microsoft 365 za skrbnike.
Če nameravate uporabiti funkcijo »Povratno pisanje skupine« iz orodja Azure Active Directory Connect, je največja dolžina 448 znakov, povezanih z atributom »Opis«.
Če želite več informacij o shrambi v SharePoint Onlineu, glejte Omejitve za SharePoint Online.
Upravljanje vsebine Microsoft 365 skupine učinkovitejše, če imate dejavne informacije o uporabi skupin. V središču Microsoft 365 Skrbnik na voljo orodje za poročanje, s pomočjo katerega si lahko ogledate informacije, kot so uporaba shrambe, število aktivnih skupin in celo, kako uporabniki uporabljajo skupine. Če želite več informacij, glejte: Poročila storitve Microsoft 365 v skrbniškem središču.
Microsoft 365 skupine so na voljo nekatera orodja za skladnost s predpisi, zaščito informacij in e-odkrivanje.
