Microsoft Office InfoPath vam omogućava da kreirate predloške obrazaca za unos i kolekciju podataka. Microsoft Office Excel 2007 omogućava korisnicima da izračunaju, grafikone i analiziraju podatke. Koristeći ove programe i XML možete lako da kreirate jednostavan, ali efikasan, nekôd Business rešenje za praćenje resursa u preduzeću.
U ovom članku
-
1. prvi: Prilagođavanje predloška obrasca za praćenje imovine
-
2.2: mapiranje datoteke šeme i Prilagođavanje rasporeda tabele u programu Excel
-
Treći broj: kreiranje izveštaja izvedene tabele i izveštaja izvedenog grafikona
-
Poslednje misli: razmotrite korišćenje SharePoint liste ili Access baze podataka
Uvod u Kreiranje rešenja za praćenje imovine
Možete da razmenjujete XML podatke između programa InfoPath i Excel. Iako je komanda za izvoz u programu InfoPath jednostavan, direktni način slanja podataka obrasca u Excel, postoji još jedan pristup koji vam pruža mnogo veću fleksibilnost. Eksplicitno mapirate InfoPath XML datoteke šeme (. xsd) u programu Excel, a zatim uvozite InfoPath datoteke obrasca (. XML) u Excel, možete da prilagodite raspored podataka i da bolje koristite funkcije u programu Excel kako bi vam pomogle da efikasnije upravljate i analizirate podatke.
U ovom članku ćemo koristiti probni predložak obrasca za praćenje InfoPath resursa da bismo ilustrovali kako možete da učinite da InfoPath, XML i Excel rade zajednički. Zamislite da svake godine, vaša organizacija se nalazi u okviru imovine svakog zaposlenog. Zatim se pokreće Excel izveštaj kako biste odlučili kako da dodelite budžet opreme za sledeću godinu. Sledeći dijagram je pregled načina na koji možete da prikupite, pratite i podatke iz osnovnog sredstva u vašem odeljenju.
1. kreira se predložak obrasca za praćenje imovine.
2. datoteka šeme se mapira na Excel tabelu i raspored tabele je prilagođen.
3. kreira se prazan izveštaj sa rezimeom izvedene tabele i izvedenog grafikona.
4. obrazac za praćenje imovine se koristi za prikupljanje podataka od korisnika.
5. svi podaci obrasca se izvezu u Excel tabelu, a izveštaji izvedene tabele i izvedenog grafikona se osvežavaju.
Ovo rešenje uključuje sledeće korisničke uloge i proizvode:
|
Softverski zahtevi |
|||
|
Uloge |
Office InfoPath 2007 |
Office Outlook 2007 |
Office Excel 2007 |
|
Dizajner rešenja |
|
|
|
|
Rešenje |
|
|
|
|
Zaposleni |
|
|
|
1. prvi: Prilagođavanje predloška obrasca za praćenje imovine
Predložak obrasca za praćenje imovine, koji je uključen u InfoPath, omogućava vam da prikupite informacije o svakom materijalu u kancelariji zaposlenog, odeljenju kojem pripada zaposleni, kategorijama imovine i detaljima o svakom materijalu. U ovom rešenju, dizajner obrasca prosleđuje predložak obrasca na nalog e-pošte proizvođača naloga pomoću Office Outlook 2007.
Zadatak 1: otvaranje i Prilagođavanje predloška obrasca za praćenje imovine
Zato što ne možete da objavite predložak obrasca na listi primalaca e-pošte ako ima kontrolu okvira za obogaćeni tekst koja sadrži povezane slike, morate da napravite malu promenu u obrascu za probni obrazac za praćenje osnovnog sredstva.
-
U meniju datoteka izaberite stavku Dizajniranje predloška obrasca.
-
U dijalogu Dizajniranje predloška obrasca , u okviru Otvaranje predloška obrascaizaberite stavku Prilagodi uzorak.
-
U dijalogu prvi koraci izaberite stavku Praćenje uzorkavrednosti, a zatim u okviru Zadaci obrascakliknite na dugme Dizajniraj ovaj obrazac.
-
Kliknite desnim tasterom miša na kontrolu Assebeležaka , označite svojstva okvira za obogaćeni tekst , izaberite karticu Prikaz , a zatim u okviru Dostupno oblikovanjeopozovite izbor u polju za potvrdu povezane slike .
Zadatak 2: Definisanje opcija prosleđivanja
Sledeći zadatak je da definišete opcije prosleđivanja tako da zaposleni mogu da proslede jedinstvenu imenovanu datoteku obrasca (. XML) u nalog e-pošte proizvođača naloga kao priloženu datoteku.
-
U meniju Alatke izaberite stavku opcije prosleđivanja.
-
U dijalogu opcije prosleđivanja potvrdite izbor u polju za potvrdu Omogući korisnicima da podnesu ovaj obrazac .
-
Izaberite stavku Pošalji podatke obrasca na jedno odredište, a zatim sa liste izaberite stavku e-pošta.
-
Kliknite na dugme Dodaj.
Pojaviće se čarobnjak za povezivanje sa podacima .
-
U polju za otkucajte pseudonim proizvođača odluke koji će primati sve podnete obrasce.
-
Da biste naveli jedinstvenu temu teme, u polju Tema :
-
Kliknite na dugme umetni
-
Otkucajte sledeću formulu:
-
concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)
-
Izaberite stavku Verifikuj formulu, a zatim dvaput kliknite na dugme u redu .
-
U polju Uvod otkucajte odgovarajuću poruku ili dodajte važna uputstva za ovo rešenje.
-
Kliknite na dugme Dalje.
-
Na sledećoj stranici čarobnjaka izaberite stavku Slanje podataka obrasca kao priloga, a zatim potvrdite izbor u polju za potvrdu Prilaganje predloška obrasca da bi korisnici mogli da otvore polje za potvrdu.
Ovo pomaže da se osigura da zaposleni imaju pristup datoteci predloška obrasca (. xsn) ako ne mogu da joj pristupe sa svoje mrežne lokacije.
-
Da biste naveli jedinstveno ime datoteke za svaku datoteku obrasca (. XML) u polju ime priloga :
-
Kliknite na dugme umetni
-
Otkucajte istu formulu kao ona u redu za temu :
-
concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)
-
Izaberite stavku Verifikuj formulu, a zatim dvaput kliknite na dugme u redu .
-
Kliknite na dugme Dalje.
-
Na sledećoj stranici čarobnjaka, u polje Unesite ime za ovu vezu sa podacima , otkucajte opisno ime za ove podatke za povezivanje za prosleđivanje.
-
Proverite da li su informacije tačne u odeljku Rezime , a zatim kliknite na dugme Završi.
-
Sačuvajte ga u fascikli javne mreže koja je pristupačna i svim zaposlenima.
2.2: mapiranje datoteke šeme i Prilagođavanje rasporeda tabele u programu Excel
Podešavanje veze između aplikacije InfoPath i programa Excel zahteva tri zadatka: izdvajanje datoteke šeme za predložak obrasca za praćenje imovine, mapiranje ove datoteke šeme u programu Excel i Prilagođavanje podrazumevanog rasporeda Excel tabele koje će sadržati sve uvezene XML datoteke datoteke sa podacima obrasca.
Zadatak 1: izdvajanje datoteke šeme iz programa InfoPath
-
U programu InfoPath otvorite datoteku predloška obrasca za praćenje imovine.
-
U meniju Alatke izaberite stavku Dizajniraj ovaj obrazac.
-
U meniju datoteka izaberite stavku Sačuvaj kao izvorne datoteke.
-
U dijalogu Pregledanje fascikle izaberite fasciklu ili kreirajte novu fasciklu u kojoj želite da uskladištite datoteku šeme.
Zabeležite lokaciju fascikle u kojoj se čuvaju sve izvorne datoteke i ime datoteke šeme, u ovom slučaju, myšema. xsdkoja sadrži DEFINICIJU šeme XML podataka.
Zadatak 2: mapiranje InfoPath datoteke šeme u programu Excel
-
Kreirajte novu Excel datoteku, a zatim je sačuvajte na lokaciji dostupnom pristupačnom stvoritelju.
-
Ako kartica Projektovanje nije vidljiva u programu Excel, uradite sledeće:
-
Kliknite na dugme Microsoft Office
-
U kategoriji popularna , u okviru glavne opcije za rad sa programom Excel, u polju za potvrdu Prikaži karticu "Projektovanje" na traci , a zatim kliknite na dugme u redu.
Napomena: Glavna traka je komponenta interfejsa Korisnički interfejs Microsoft Office Fluent.
-
-
Na kartici Projektovanje, u grupi XML kliknite na dugme Izvor.
Prikazuje se okno zadatka XML izvor .
-
Izaberite stavku XML mape, a zatim u dijalogu XML MAPS kliknite na dugme Dodaj.
-
Na računaru koji radi pod operativnim sistemom Windows Vista
-
Na traci adresakliknite na disk jedinicu ili fasciklu koja sadrži XSD datoteku koju ste kreirali u drugom delu odeljka, zadatak 1: izdvojite datoteku šeme iz programa InfoPath.
Na računaru koji radi pod operativnim sistemom Microsoft Windows XP
-
Na listi izgled , kliknite na disk jedinicu ili fasciklu koja sadrži XSD datoteku koju ste kreirali u drugom delu odeljka, zadatak 1: izdvojite datoteku šeme iz programa InfoPath.
-
-
Kliknite prvo na datoteku pa na dugme Otvori.
-
Kada se pojavi dijalog višestruki koren , kliknite na Osnovni čvor " koriguji" koji je definisan u programu my. xsd, a zatim kliknite na dugme u redu.
XML mapa se prikazuje u oknu zadatka XML izvor .
-
Prevucite NS1: element čvora resursa, koji se ponavlja kao XML element, na lokaciju radnog lista gde želite da se pojavi Excel tabela.
Zadatak 3: Prilagođavanje rasporeda Excel tabele
Excel podrazumevano koristi imena XML elemenata kao naslove kolona za tabelu. Međutim, naslove kolona možete da promenite tako što ćete urediti ćelije zaglavlja kolone.
-
Da biste izmenili podrazumevana zaglavlja kolona, neka Excel tabela bude izabrana, pronađite sledeći prefiks niske, NS1: sredstvoi uklonite ga. Na primer, promenili ste NS1: procenite na ID.
-
Da biste prilagodili širinu kolone, kliknite na dugme Izaberi sve , a zatim kliknite dvaput na ivicu naslova kolone.
Treći broj: kreiranje izveštaja izvedene tabele i izveštaja izvedenog grafikona
Proizvođači odluka koriste izveštaje izvedene tabele i izvedenog grafikona radi analiziranja, istraživanja i vizuelizacija podataka rezimea. Postavljanjem izveštaja izvedene tabele i izvedenog grafikona koji želite da koristite u ovom scenariju unapred, to će biti jednostavna operacija za pravljenje odluke za pokretanje izveštaja kasnije.
-
Izaberite ćeliju u Excel tabeli.
-
Na kartici Umetanje , u grupi tabele kliknite na dugme izvedenatabela, a zatim izaberite stavku Izvedena tabela.
Excel prikazuje dijalog Pravljenje izvedene tabele.
-
Da biste izveštaj izvedene tabele postavili u novi radni list počevši od ćelije a1, izaberite stavku novi radni list, a zatim kliknite na dugme u redu.
Excel dodaje prazan izveštaj izvedene tabele na navedenu lokaciju i prikazuje listu polja izvedene tabele kako biste mogli da dodate polja, napravite raspored i prilagodite izveštaj izvedene tabele.
-
Da biste kreirali unakrsni izveštaj podataka, prevucite ID polje u oblast "vrednosti", polje " odeljenje " u oblast oznake kolona, polje " kategorija " u oblast oznake reda i polje " Dodeljeno " u oblast filtera izveštaja.
-
Kliknite na izveštaj izvedene tabele.
-
Na kartici Umetanje , u grupi grafikoni izaberite tip trakastog grafikona.
-
U okviru 2-D trakeizaberite stavku grupisana traka.
-
Prilagodite veličinu i lokaciju izveštaja izvedenog grafikona na željene opcije.
4. broj: informacije o prikupljanju imovine od korisnika
Sada, da je predložak obrasca spreman da ih popuni svi zaposleni, morate da objavite obrazac i da ga pošaljete svakom zaposlenom. Kada svaki zaposleni prosledi popunjeni obrazac, on se šalje kao XML datoteka sa podacima (. XML) priložena u e-poruci na nalog e-pošte proizvođača. Zatim rešenje može da premesti sve poruke u namensku InfoPath fasciklu u programu Outlook. U ovom scenariju, preporučuje se da dodelite određeni vremenski period svim korisnicima da biste dovršili obrasce tako da rešenje može da pokrene izveštaj sa svim popunjenim obrascima kada se dostigne krajnji rok za prikupljanje podataka.
-
U programu InfoPath otvorite predložak obrasca (. xsn) koji ste sačuvali u okviru koraka 1: Dizajniranje predloška obrasca za praćenje resursa
-
U meniju Alatke izaberite stavku Dizajniraj ovaj obrazac.
-
U meniju datoteka izaberite stavku Objavi.
-
U čarobnjaku za objavljivanje kliknite na listu primalaca e-pošte, a zatim kliknite na dugme dalje.
-
Na sledećoj stranici čarobnjaka, u polju ime predloška obrasca otkucajte ime za predložak obrasca, a zatim kliknite na dugme dalje. Ime predloška obrasca pojaviće se u naslovu teme poruke koja se šalje primaocima e-poruka.
-
Opcionalno, na sledećoj stranici čarobnjaka možete da kreirate kolone koje će se pojaviti u Outlook fasciklama da bi pomogle u organizovanju e-poruka.
-
Kliknite na dugme Dalje.
-
Kliknite na dugme Objavi.
-
Kada čarobnjak za objavljivanje završi sa objavljivanjem predloška obrasca, otvoriće se e-poruka sa obrascem.
-
Popunite poruku, otkucajte imena zaposlenog ili koristite listu distribucije, a zatim pošaljite poruku.
U programu Outlook, pravi odluka može da organizuje sve podnete XML obrasce na jedan od dva načina:
-
Ako se prvi put kada se poruka otvori, kliknite na dugme Kreiraj fasciklu obrasca.
-
Kreirajte pravilo u programu Outlook za premeštanje svih odgovarajućih InfoPath obrazaca u InfoPath fasciklu.
Više informacija potražite u članku Upravljanje porukama pomoću pravila.
5. prvi: uvoz obrazaca u Excel
Pošto ste već kreirali korake u Excel radnoj svesci 2 i 3, jednostavna je stvar za donošenje odluka da izvozi i rediguje podatke obrasca. Proizvođač odluke jednostavno treba da izvozi XML datoteke (. XML) iz programa Outlook, uvozi sve datoteke (. XML) u Excel radnu svesku, a zatim da Osvežavanje podataka.
Zadatak 1: izvoz obrazaca iz programa Outlook u Windows fasciklu
-
U programu Outlook izaberite fasciklu koja sadrži sve izabrane obrasce, a zatim pritisnite kombinaciju tastera CTRL + A da biste izabrali sve e-poruke sa obrascem.
-
Kliknite desnim tasterom miša na izbor, zatim na dugme InfoPath radnje, a zatim izaberite stavku Izvezi obrasce.
-
U dijalogu izvoz obrazaca izaberite fasciklu i pritisnite u redu.
Zadatak 2: uvoz obrazaca u Excel
-
U Excel radnoj svesci koju ste kreirali u drugom drugom odeljku : mapiranje datoteke šeme i Prilagođavanje rasporeda tabele u programu Excel, izaberite jednu od mapiranih ćelija u Excel tabeli.
-
Na kartici Projektovanje , u grupi XML izaberite stavku Uvezi.
Prikazuje se dijalog Uvoz XML .
-
Na računaru koji radi pod operativnim sistemom Windows Vista
-
Na traci adresakliknite na fasciklu koja sadrži XML datoteke sa podacima (. XML) kreiranu u zadatku 1: izvoz obrazaca iz programa Outlook u Windows fasciklu.
Na računaru koji radi pod operativnim sistemom Microsoft Windows XP
-
Na listi pogled na izaberite stavku fascikla koja sadrži XML datoteke sa podacima (. XML) kreiranu u zadatku 1: izvoz obrazaca iz programa Outlook u Windows fasciklu.
-
-
Uradite nešto od sledećeg:
-
Ako su datoteke susedne, pritisnite taster SHIFT, a zatim kliknite na prvu i poslednju datoteku na listi.
-
Ako datoteke nisu susedne, pritisnite kombinaciju tastera CTRL, a zatim izaberite svaku datoteku koju želite da uvezete na listu.
-
-
Kliknite na dugme Uvezi.
Excel podrazumevano zamenjuje sve postojeće podatke u mapiranim ćelijama, što je željeni konačni ishod ovog poslovnog rešenja. Međutim, proizvođač odluke bi mogao, na primer, da uvozi podatke nekoliko puta radi ocenljivosti sa krajnjim rokom.
Napomena: U programu Excel takođe možete da dodate podatke pomoću opcije " Dodavanje novih podataka" u POSTOJEĆE XML tabele (na kartici Projektovanje , u XML grupi, kliknite na dugme Svojstva mape), što može da bude prikladno za druga rešenja.
Više informacija potražite u članku Povezivanje sa XML datotekom.
Zadatak 3: osvežavanje izveštaja izvedene tabele i izvedenog grafikona
-
Kliknite na ćeliju u izveštaju izvedene tabele.
-
Na kartici Opcije , u grupi Podaci kliknite na strelicu pored dugmeta Osveži sve, a zatim izaberite stavku Osveži.
Excel radna sveska sada sadrži sve izveštaje sa podacima i rezimirane podatke koji su vam potrebni da biste dodelili budžet opreme za sledeću godinu. Naravno, možete da uradite dalju analizu u Excel radnoj svesci ako je to potrebno, kao što je sortiranje, filtriranje ili uslovno oblikovanje podataka.
Poslednje misli: razmotrite korišćenje SharePoint liste ili Access baze podataka
Kao alternativu, razmotrite korišćenje SharePoint liste ili Access baze podataka umesto XML-a da biste preneli podatke između programa InfoPath i Excel.
Korišćenje SharePoint liste
Iz programa InfoPath možete lako da koristite SharePoint listu kao izvor podataka samo za čitanje. Možete da uradite jednu od dve stvari:
-
Sa SharePoint liste izvezite podatke u Excel koji automatski kreira podatke za povezivanje u programu Excel.
-
U programu Excel izričito Kreirajte podatke za povezivanje sa SharePoint listom.
Kada se kreira podaci za povezivanje, možete da osvežite podatke u programu Excel da biste preuzeli ažurirane podatke.
SharePoint listu možete da koristite za dodavanje i ažuriranje podataka, koristite InfoPath obrazac za prikazivanje stavke sa liste (na primer, složena ili dugačka stavka najbolje prikazana vertikalno), a zatim koristite Excel da biste detaljnije analizirali podatke.
1. prikaz jedne stavke radi lake redigovanja u programu InfoPath.
2. dodajte i ažurirajte podatke na SharePoint listi.
3. osvežavanje i izveštavanje u programu Excel.
Više informacija potražite u članku Dodavanje podataka za povezivanje u SharePoint biblioteku dokumenata ili listu
Korišćenje Access baze podataka
Iz programa InfoPath možete da kreirate vezu za čitanje/pisanje u Access bazi podataka. Iz programa Excel možete izričito da kreirate podatke za povezivanje sa Access bazom podataka koju možete da osvežite da biste preuzeli ažurirane podatke. Možete da definišete vezu koja će se automatski osvežiti kada se radna sveska otvori ili periodično osvežavanje, na primer na svakih 5 minuta.
Access bazu podataka možete da koristite kao posrednik između programa InfoPath i Excel. Kada prosledite InfoPath obrazac u Access, ažurirate Access bazu podataka. Kada osvežite podatke za povezivanje u programu Excel, preuzimate ažurirane podatke iz programa Access. Na osnovu toga, informacije se prosleđuju indirektno iz programa InfoPath u Excel radnu svesku.
1. prikaz i prosleđivanje obrasca u Access bazu podataka.
2. skladištenje podataka u Access bazi podataka.
3. osvežavanje i izveštavanje u programu Excel.
Više informacija potražite u članku Dizajniranje predloška obrasca koji je zasnovan na Microsoft Access bazi podataka.
Savet: Da li ste znali da možete da kreirate InfoPath obrazac direktno iz programa Access? Ako korisnici imaju Outlook 2007 ili 2010, a InfoPath 2007 ili 2010 instalirane na računarima, možete da prikupljate podatke od različitih korisnika direktno iz programa Access pomoću čarobnjaka " Prikupljanje podataka iz e-poruka ". Više informacija potražite u temi pomoć za pristup, Dodajte podatke prikupljene putem e-poruka u Access bazu podataka.
