Počnite da pravite, upravljate i delite datoteke u uslugama OneDrive i SharePoint

Watch: When to use OneDrive vs. SharePoint

OneDrive je platforma za skladištenje u oblaku na kojoj možete da skladištite pojedinačne ili lične datoteke. OneDrive je čvrsto integrisan sa aplikacijama kao što su Word, Excel i PowerPoint, što ga čini praktičnim mestom za bezbedno skladištenje i pristup osetljivim dokumentima.

Koristite OneDrive kada želite da kreirate dokument koji je samo vaš, na primer kada radite na veoma osetljivim ili privatnim informacijama.

Da biste počeli da koristite One Drive, prijavite se na Microsoft nalog ili se prijavite za neki, preuzmite i instalirajte OneDrive aplikaciju za računare, a zatim pratite odzive da biste se prijavili i izabrali fascikle koje želite da sinhronizujete sa oblakom. 

• Da biste napravili novu datoteku u usluzi OneDrive, jednostavno kliknite na dugme Novo i izaberite tip datoteke koji želite da kreirate, kao što je Word ili Excel unakrsna tabela.

• Da biste upravljali datotekama u usluzi OneDrive, kliknite desnim tasterom miša na datoteku i izaberite stavku Preimenuj da biste joj dali opisnije ime ili prevucite i otpustite datoteke u različite fascikle radi bolje organizacije.

• Da biste delili datoteke pomoću usluge OneDrive – kliknite na dugme Deli i unesite e-adrese osoba sa kojima želite da delite datoteku.Saznajte više o tome kako da upravljate datotekama u usluzi OneDrive.

SharePoint je alatka za saradnju koja se koristi za upravljanje datotekama i informacijama u organizaciji i za deljenje. SharePoint omogućava većem broju korisnika da sarađuju na jednoj centralnoj lokaciji.

Koristite SharePoint kada treba da kreirate dokument koji će tim osoba napisati i upravljati timom ili kada je potrebno da ga delite široko. Na primer, koristite ga kao centralizovanu lokaciju na kojoj članovi tima mogu da prikazuju vremenske ose, zadatke i ključne tačke projekta. To omogućava timovima da prate napredak, ostanu na rasporedu i efikasnije sarađuju.

• Da biste kreirali novu datoteku u sistemu SharePoint, idite u biblioteku dokumenata u kojoj želite da kreirate datoteku i kliknite na dugme Novo.

• Da biste upravljali datotekama, odjavite datoteku da biste je promenili, a zatim ponovo prijavite datoteku kada završite.

• Da biste delili datoteke, kliknite na datoteku i izaberite stavku Deli. Takođe možete da sarađujete u realnom vremenu tako što ćete otvoriti datoteku u odgovarajućoj aplikaciji, kao što su Word ili Excel i omogućiti koautorstvo. Da biste prikazali prethodne verzije datoteke, kliknite na datoteku i izaberite stavku Istorija verzija. Saznajte više o tome kako da upravljate datotekama u sistemu SharePoint.

Regulisanje pristupa unutrašnjim, prodavcima, izvođačima i spoljnim stranama  

Da biste se uverili da samo ovlašćeni korisnici imaju pristup osetljivim datotekama i podacima u uslugama OneDrivei SharePoint:

• Definišite smernice za pristup za različite tipove korisnika kao što su interni, prodavci, izvođači i spoljne strane. Na primer, možete da kreirate smernice za pristup koje samo određenim zaposlenima omogućavaju da pristupe poverljivim informacijama, kao što su finansijski podaci ili informacije o klijentima. Takođe možete navesti tip podataka koji mogu da im pristupe, kako mogu da im pristupe i koliko dugo. To osigurava da samo ovlašćeni korisnici imaju pristup osetljivim datotekama i podacima.

• Koristite dozvole i uloge da biste kontrolisali pristup određenim datotekama ili fasciklama. Na primer, odobrite pristup samo za čitanje članu tima koji treba da prikazuje datoteke, ali ne i da unosi promene, na primer neko ko nije direktno uključen u projekat, ali mora da ostane informisan. Definisanjem ovih dozvola i uloga možete da obezbedite da samo ovlašćeni korisnici imaju pristup osetljivim informacijama i da mogu samo da prikazuju i uređuju datoteke kojima im je dodeljen pristup.

• Koristite višestruku potvrdu identiteta da biste se uverili da samo ovlašćeni korisnici mogu da pristupe osetljivim podacima. To može da obuhvata zahtevanje od korisnika da obezbede lozinku i kôd poslat na mobilni uređaj ili e-poštu.

• Nadgledajte pristup i upotrebu OneDrive i SharePoint okruženja da biste otkrili i sprečili neovlašćeni pristup ili korišćenje. Na primer, pregledanjem evidencija aktivnosti korisnika možete da identifikujete bilo koju neobičnu aktivnost, kao što su pokušaji neovlašćenog pristupa i preduzmete neku radnju da biste sprečili kršenje podataka.

• Primenite šifrovanje za osetljive podatke da biste obezbedili da, čak i ako neko dobije neovlašćen pristup podacima, ne može da ga pročita bez ključa za dešifrivanje. To vam može pomoći da sprečite kršenje podataka, zaštitite korisničke podatke i obezbedite usaglašenost sa propisima o privatnosti podataka.

• Podesite datume isteka za deljene veze da biste se uverili da se pristup automatski opoziva nakon određenog perioda. Na primer, ako delite ugovor sa dobavljačem ili izvođačom i želite da se uverite da dobavljač ili izvođač ima pristup dokumentu samo tokom ograničenog vremena, možete da podesite datum isteka i pristup dokumentu će automatski biti opozvan posle podešenog perioda. To smanjuje rizik od pristupa dokumentu od strane neovlašćenih strana.

Primenu ovih mera možete da regulišete pristup unutrašnjim, prodavcima, izvođacima i spoljnim stranama u uslugama OneDrive i SharePoint i da zaštitite podatke. Saznajte više o tome kako da zaštitite podatke.

Smanjivanje ranjivosti usluge OneDrive i sistema SharePoint  

Iako OneDrive i SharePoint nude mnoge bezbednosne funkcije za zaštitu od kršenja podataka, i dalje postoji nekoliko ključnih ranjivosti koje mogu da utiču na bezbednost ovih entiteta:

• Phishing napadi mogu da prevare korisnike da odaju svoje akreditive za prijavljivanje, koji se zatim mogu koristiti za pristup usluzi OneDrive ili sistemu SharePoint.

• Slabe lozinke takođe mogu lako da se pogađaju ili razbiju, što će dovoditi do neovlašćenog pristupa.

• Malver se može koristiti za krađu akreditiva za prijavljivanje, hvatanje osetljivih podataka ili preuzimanje kontrole nad uređajem korisnika, što može ugroziti OneDrive ili SharePoint.

• Insajderske pretnje, kao što su zaposleni namerno ili slučajno deljenje osetljivih podataka sa neovlašćenim stranama, mogu predstavljati rizik i za OneDrive ili SharePoint. Saznajte više o tome kako da upravljate insajderskim rizikom.

Da biste umanjili te ranjivosti, važno je da primenite najbolje prakse bezbednosti, obrazujete korisnike i redovno pregledate i nadzirete korisničke dozvole. Takođe je od presudnog značaja da se na licu mesta nalazi sveobuhvatan plan odgovora na incidente kako bi se brzo reagovalo na bezbednosne incidente do kojih može doći.