Rezime: Saznajte više o elementima rešenja za upravljanje dokumentima i procesu planiranja upravljanja dokumentima u programu SharePoint 2013.
Ovaj članak sadrži opis visokog nivoa raznih elemenata rešenja za upravljanje dokumentima koji su zasnovani na SharePoint Server 2016.
Upravljanje dokumentima kontroliše životni ciklus dokumenata u organizaciji – kako se oni kreiraju, pregledaju i objavljuju i kako se na kraju odlaže ili zadržavaju. Iako termin "upravljanje" podrazumeva da informacije kontrolišu vrh organizacije, efikasan sistem za upravljanje dokumentima trebalo bi da odražava kulturu organizacije koja ih koristi. Alatke koje koristite za upravljanje dokumentima trebalo bi da budu dovoljno fleksibilne da bi vam omogućile da čvrsto kontrolišete životni ciklus dokumenta ako to odgovara kulturi i ciljevima vašeg preduzeća, ali i da vam omogući da primenite olabavi strukturirani sistem, ako to više odgovara vašem preduzeću.
Elementi sistema za upravljanje dokumentima
Efikasno rešenje za upravljanje dokumentima navodi sledeće:
-
Koje vrste dokumenata i drugi sadržaj mogu da se kreiraju u organizaciji.
-
Koji predložak da koristite za svaku vrstu dokumenta.
-
Koje metapodate treba obezbediti za svaku vrstu dokumenta.
-
Gde se dokument skladišti u svakoj fazi njegovog životnog ciklusa.
-
Kako kontrolisati pristup dokumentu u svakoj fazi njegovog životnog ciklusa.
-
Kako premeštati dokumente unutar organizacije kao članove tima doprinosi kreiranju, pregledu, odobravanju, objavljivanju i dislocijama dokumenata.
SharePoint Foundation 2013 obuhvata funkcije koje primenjuju sve te aspekte upravljanja dokumentima. SharePoint Server 2016 uključuje iste funkcije i dodaje sledeće:
-
Koje smernice treba primeniti na dokumente kako bi se nadgledale radnje vezane za dokumente, da bi se dokumenti zadržali ili ukllonio na odgovarajući način, a sadržaj koji je važan organizaciji je zaštićen.
-
Rukovanje dokumentima kao poslovnim zapisima, koji se moraju zadržati u skladu sa pravnim zahtevima i poslovnim uputstvima.
Da biste se uverili da informacioni radnici mogu lako da iskoriste te mogućnosti bez odlaska iz svakodnevnih operacija i poznatih alatki, aplikacije u programu Sistem Microsoft Office – kao što su Microsoft Outlook i Word – uključuju i funkcije koje podržavaju svaku fazu u životnom ciklusu dokumenta.
Proces planiranja
Proces upravljanja dokumentima sastoji se od sledećih glavnih koraka:
-
Identifikovanje uloga za upravljanje dokumentima Uverite se da planovi imaju povratne informacije od ključnih zainteresovanih osoba u organizaciji, imate najbolji tim za primenu rešenja i znate ko će učestvovati u procesima upravljanja dokumentima.
-
Analiziranje korišćenje dokumenata Kada identifikujete ko radi na dokumentima, odredite vrste dokumenata na kojima oni rade i na koji način ih oni koriste. Više informacija potražite u temi Identifikovanje korisnika i analiziranje korišćenje dokumenta (SharePoint Server 2010).
-
Planiranje organizacije dokumenata Dokumente možete da organizujete u kolekcijama lokacija, lokacijama i bibliotekama. SharePoint Server 2016 nudi niz funkcija za organizovanje i skladištenje dokumenata, od specijalizovanih lokacija do olabavih strukturiranih biblioteka dokumenata za brzo kreiranje dokumenata i saradnju. Unutar biblioteke možete dodatno organizovati sadržaj u fascikle i potfascikle. Više informacija potražite u temi Planiranje biblioteke dokumenata (SharePoint Server 2010).
-
Planiranje premeštanja sadržaja sa lokacije na lokaciju Možda je neophodno da premestite ili kopirate dokument sa jedne lokacije ili iz biblioteke u drugu u različitim fazama njegovog životnog ciklusa. Više informacija potražite u temi "Planiranjetoka sadržaja " u planiranju biblioteke dokumenata (SharePoint Server 2010).
-
Planiranje tipova sadržaja Koristite tipove sadržaja da biste organizovali informacije o dokumentima kao što su metapodaci, predlošci dokumenata i procesi toka posla. Ovo je važan korak koji vam pomaže da organizujete dokumente i na pojačate doslednost u organizaciji. Više informacija potražite u temi Tip sadržaja i planiranje toka posla (SharePoint Server 2010).
-
Planiranje tokova posla Kada planirate tokove posla za organizaciju, možete da kontrolišete i pratite kako se dokumenti premeštaju sa jednog člana tima na drugog dok svaki učesnik sarađuje u životnom ciklusu dokumenta. SharePoint Server 2016 uključuje tokove posla za uobičajene zadatke tima kao što su pregledanje i odobravanje dokumenata. SharePoint Server 2016 podržava i kreiranje i instaliranje prilagođenih tokova posla. Više informacija potražite u temi Tip sadržaja i planiranje toka posla (SharePoint Server 2010).
-
Planiranje upravljanja sadržajem Možete da planirate odgovarajući stepen kontrole zasnovan na tipu sadržaja ili lokaciji skladišta. Na primer, možda ćete zahtevati da se dokumenti u određenoj biblioteci odjave pre nego što se mogu uređivati. Više informacija potražite u temi Sastavljanje verzija, odobravanje sadržaja i Planiranje odjave (SharePoint Server 2010).
-
Smernice za plan Za svaki tip sadržaja planirajte smernice za upravljanje informacijama da biste se uverili da se dokumenti nadgledaju, zadržavaju i na drugi način upravljaju u skladu sa institucionalnim i pravnim zahtevima organizacije. SharePoint Server 2016 uključuje smernice koje primenjuju nadzor, zadržavanje dokumenata i bar kodove (da biste se uverili da odštampani sadržaj može da bude povezan sa odgovarajućim elektronskim verzijama). Više informacija potražite u temi Planiranje smernica za upravljanje informacijama (SharePoint Server 2010).
Napomena: Smernice nisu dostupne u programu SharePoint Foundation 2013.
