Den här artikeln är avsedd för personer som använder ett skärmläsarprogram som Windows Skärmläsaren, JAWS eller NVDA med Windows-verktyg eller -funktioner och Microsoft 365-produkter. Den här artikeln är en del av innehållsuppsättningen Hjälp och utbildning om hjälpmedel där du hittar mer information om hjälpmedel för våra appar. Allmän hjälp finns i Microsoft Support.
Använd Access med tangentbordet och en skärmläsare för att importera ett Excel-kalkylblad till Access eller länka från en Access-skrivbordsdatabas till ett Excel-kalkylblad. Vi har testat det med Skärmläsaren, JAWS och NVDA, men det kan även fungera med andra skärmläsare förutsatt att de följer vanliga standarder och tekniker för hjälpmedel.
Obs
- Nya Microsoft 365-funktioner släpps gradvis till Microsoft 365-prenumeranter så funktionerna kanske inte finns i din app ännu. Gå med i Office Insider-programmet och se hur du kan få nya funktioner snabbare.
- Mer information om skärmläsare finns i artikeln om Hur skärmläsare fungerar med Microsoft 365.
I det här avsnittet
Förbereda Excel-kalkylbladet för import eller länkning
Innan du tar med data från ett Excel-kalkylblad till Access bör du granska kalkylbladet och bestämma hur du vill importera data från det.
- Bestäm om du vill länka till eller importera hela kalkylbladet eller bara en del av det. Om du bara vill ta med en del av ett kalkylblad till Access kan du definiera ett namngivet område som bara innehåller de celler du vill ta med. Instruktioner finns i Använda en skärmläsare för att namnge en cell eller ett dataområde i Excel.
- Kontrollera att Excel-kalkylbladet är i platt filformat så att guiden enkelt kan hantera data i det. Åtgärda till exempel möjliga felvärden, ta bort onödiga tomma kolumner och rader och kontrollera att varje kolumn innehåller samma datatyp på varje rad. Mer detaljerad information om hur du förbereder import eller länkning finns i avsnitten "Förbereda kalkylbladet", "Förbereda Excel-data" och "Felsöka saknade eller felaktiga värden" i Importera eller länka till data i en Excel-arbetsbok.
Förbereda access-måldatabasen för import
Innan du importerar data från ett Excel-kalkylblad bör du kontrollera att access-måldatabasen är redo för importen och bestämma hur du vill lagra importerade data.
Kontrollera att access-måldatabasen inte är skrivskyddad och att du har behörighet att göra ändringar i databasen.
Bestäm om du vill lagra data i en ny eller befintlig tabell:
- Om du väljer att lagra informationen i en ny tabell skapas en Access-tabell, där den importerade informationen sparas. Om det redan finns en tabell med det angivna namnet skrivs den befintliga tabellens innehåll över med den importerade informationen.
- Om du väljer att lägga till informationen i en befintlig tabell läggs Excel-kalkylbladets rader till i den angivna tabellen.
Om du bestämmer dig för att lägga till Excel-data i en befintlig Access-tabell kontrollerar du att inställningarna för struktur och fält i källdata i Excel matchar dem i måltabellen i Access. Öppna Access-tabellen i designvyn för kontroll genom att trycka på Alt+H, W, D. Kontrollera tabellen mot checklistan i avsnittet "Förbereda måldatabasen", steg 2, i Importera eller länka till data i en Excel-arbetsbok.
Importera data
När du importerar data skapar Access en kopia av data i en ny eller befintlig tabell utan att ändra Excel-källkalkylbladet.
Obs
Du kan behöva en kollega för att hjälpa dig i steg 10 för att markera fältet du vill redigera.
Om Excel-källarbetsboken är öppen stänger du den.
Öppna den Access-måldatabas där importerade data ska lagras.
Tips
Om du vill skapa en ny, tom databas trycker du på Alt+F, N, L.
Om du vill öppna dialogrutan Hämta externa data – Excel-kalkylblad gör du något av följande beroende på vilken Access-version du använder:
- I Microsoft 365-prenumerationsversionen eller Access 2019 trycker du på Alt+X, N, 1, sedan F och X.
- Tryck på Alt +X i Access 2016 för att gå till fliken Externa data. Tryck på Tabb tills du kommer till gruppen Importera & Länk, tryck på högerpilen tills du hör "Excel" och tryck sedan på Retur.
Dialogrutan Hämta externa data – Excel-kalkylblad öppnas. Gör något av följande för att ange den Excel-fil som innehåller de data som du vill importera:
- Om du vill flytta fokus till textfältet Filnamn trycker du på F och klistrar sedan in eller skriver sökvägen till Excel-filen.
- Tryck på R för att bläddra efter filen. Dialogrutan Öppna öppnas. Navigera till den fil du vill använda och tryck på Retur när du står på filen för att markera den.
Om du vill ange hur du vill lagra importerade data gör du något av följande:
- Om du vill lagra data i en ny tabell trycker du på I för att gå till och väljer alternativet Importera källdata till en ny tabell i den aktuella databasen . Senare ombeds du namnge den här tabellen.
- Om du vill lägga till data i en befintlig tabell trycker du på A för att flytta till och väljer alternativet Lägg till en kopia av posterna i tabellen . Tryck på Tabb en gång för att markera tabellen. Fokus flyttas till tabelllistan. Tryck på Alt + nedåtpilen för att expandera listan, tryck på upp- eller nedpilen tills du hör den tabell du vill använda och tryck sedan på Retur för att markera den. Det här alternativet är inte tillgängligt om databasen inte innehåller några tabeller.
Tryck på Tabb tills du kommer till knappen OK och tryck sedan på Retur. Guiden Importera kalkylblad startas.
Tips
Om skärmläsaren inte läser guidefönstren automatiskt trycker du på SL-tangenten +W.
Om Excel-källarbetsboken bara har ett kalkylblad och inga områden kan du gå vidare till nästa steg. Om arbetsboken innehåller mer än ett kalkylblad eller ett namngivet område gör du något av följande för att markera det kalkylblad eller område som ska importeras:
- Om du vill markera ett kalkylblad trycker du på Alt + W, trycker på Tabb en gång, trycker på nedåtpilen tills du hör det kalkylblad du vill använda och trycker sedan på Retur för att markera det.
- Om du vill markera ett namngivet område trycker du på Alt+R, trycker på Tabb en gång, trycker på nedåtpilen tills du hör det område du vill använda och trycker sedan på Retur för att markera det.
Nästa guidefönster öppnas. Om den första raden i källkalkylbladet eller källområdet innehåller fältnamnen trycker du på I för att gå till och väljer alternativet Första raden innehåller kolumnrubriker . Tryck på Retur för att flytta fokus till nästa guidefönster. Om du lägger till data i en befintlig tabell kan du gå vidare till steg 12.
I det nya guidefönstret kan du ange information om varje fält som du importerar, om det behövs. Det första fältet i kalkylbladet eller området är markerat. Du kan göra följande:
- Om du vill ändra namnet på det aktuella fältet trycker du på Alt+M och skriver sedan det nya namnet.
- Om du vill ändra datatypen för fältet trycker du på Alt+T. Fokus flyttas till listan Datatyp . Tryck på Alt+nedåtpil för att expandera listan. Tryck på nedåtpilen tills du hör det värde du vill använda och tryck sedan på Tabb en gång.
- Tryck på Alt+I om du vill ändra om fältet ska indexeras eller inte. Du hör det aktuella värdet. Tryck på Alt+nedåtpil för att expandera listan. Tryck på nedåtpilen tills du hör det värde du vill använda och tryck sedan på Tabb en gång.
- Om du inte vill importera det aktuella fältet trycker du på Alt +S för att flytta till och väljer alternativet Importera inte fält .
Om du vill välja ett annat fält trycker du på F6 tills du hör "Fönster" och ber sedan en kollega att hjälpa dig att välja önskat fält. Ändra fälten enligt beskrivningen i steg 9. När du är klar trycker du på Retur för att gå till nästa guidefönster.
Lägg till en primärnyckel för den nya tabellen. Primärnyckeln identifierar posterna i tabellen så att du kan hämta data snabbare. Gör något av följande:
- Tryck på A om du vill låta Access lägga till primärnyckeln.
- Välj en egen primärnyckel genom att trycka på C. Om du vill definiera vilken tangent som ska användas trycker du på Tabb en gång. Fokus flyttas till nyckellistan. Tryck på Alt+nedåtpil för att expandera listan. Tryck på upp- eller nedpilen tills du hör den tangent du vill använda.
- Om du inte vill använda primärnycklar trycker du på O.
Tryck på Retur för att gå till det sista guidefönstret.
Det sista guidefönstret öppnas. Fokus är i rutan Importera till tabell och du hör det aktuella namnet på måltabellen. Om du vill ändra tabellnamnet skriver du ett nytt namn och trycker sedan på Retur för att slutföra importen.
Obs
Om du hör en varning om att tabellen redan finns och du vill skriva över den befintliga tabellen med importerade data trycker du på Y. Om du vill byta namn på tabellen trycker du på N. Tryck på Alt+I för att flytta tillbaka fokus till rutan Importera till tabell , skriv ett annat tabellnamn och tryck sedan på Retur.
Om importen lyckades helt eller delvis visas importstatusen i Access. Du uppmanas också att spara importstegen för att snabbt upprepa dem utan importguiden. Välj det här alternativet genom att trycka på Alt+V. Om du vill namnge importstegen trycker du på Alt + A och skriver sedan ett namn för importåtgärden. Spara importstegen genom att trycka på Alt+S. Om importen misslyckas hör du "Ett fel uppstod vid försök att importera filen" följt av filnamnet. Tryck på Retur för att avsluta aviseringsmeddelandet.
Skapa en länk till data i Excel
Använd guiden Länka kalkylblad för att skapa en länk från en Access-databas till data i Excel, så att du kan använda fråge- och rapporteringsverktygen i Access utan att behöva underhålla en kopia av Excel-data i databasen.
Om du länkar till ett Excel-kalkylblad eller ett namngivet område skapas en ny Access-tabell som är länkad till källcellerna. Alla ändringar du gör i källcellerna i Excel visas i den länkade tabellen i Access. Däremot går det inte att ändra innehållet i den länkade tabellen i Access. Om du vill lägga till, redigera eller ta bort data måste du göra ändringarna i Excel-källfilen.
En databas kan innehålla flera länkade tabeller.
Starta guiden Länka kalkylblad
I Access finns det två sätt att välja den Excel-arbetsbok som du vill länka till och starta guiden Länka kalkylblad. Du kan antingen öppna Excel-arbetsboken i Access eller använda dialogrutan Hämta externa data – Excel-kalkylblad .
Öppna Excel-arbetsboken i Access
- Öppna Den Access-databas där du vill skapa länken.
- Gå till menyn Öppna genom att trycka på Alt+F, O.
- Tryck på O för att bläddra till arbetsboken. Dialogrutan Öppna i Windows öppnas.
- Om du vill ändra filtyp trycker du på Tabb tills du hör "Files av typen, Microsoft Access" och trycker sedan på Alt+nedpil. Tryck på uppilen tills du hör "Alla filer" och tryck sedan på Retur.
- Bläddra till önskad arbetsbok och tryck sedan på Retur för att markera den och starta guiden Länka kalkylblad.
Använd dialogrutan Hämta externa data – Excel-kalkylblad
Öppna Den Access-databas där du vill skapa länken.
Tips
Om du inte vill länka till en befintlig databas trycker du på Alt + F, N, L för att skapa en ny, tom databas.
Om du vill öppna dialogrutan Hämta externa data – Excel-kalkylblad gör du något av följande beroende på vilken Access-version du använder:
- I Microsoft 365-prenumerationsversionen eller Access 2019 trycker du på Alt+X, N, 1, sedan F och X.
- Tryck på Alt +X i Access 2016 för att gå till fliken Externa data. Tryck på Tabb tills du kommer till gruppen Importera & Länk, tryck på högerpilen tills du hör "Excel" och tryck sedan på Retur.
Dialogrutan Hämta externa data – Excel-kalkylblad öppnas. Gör något av följande för att ange den Excel-fil som du vill skapa länken till:
- Om du vill flytta fokus till textfältet Filnamn trycker du på F och klistrar sedan in eller skriver sökvägen till Excel-filen.
- Tryck på R för att bläddra efter filen. Dialogrutan Öppna öppnas. Navigera till den fil du vill använda och tryck på Retur när du står på filen för att markera den.
Tryck på Alt+ L för att gå till och välj länken till datakällan genom att skapa ett länkat tabellalternativ och tryck sedan på Retur. Guiden Länka kalkylblad startas.
Använda guiden Länka kalkylblad för att skapa en länk till Excel-data
Guiden Länka kalkylblad vägleder dig genom länkningsprocessen. Välj bara de alternativ du behöver och ha Excel-data länkade till databasen på nolltid.
Tips
Om skärmläsaren inte läser guidefönstren automatiskt trycker du på SL-tangenten +W.
Om Excel-källarbetsboken bara har ett kalkylblad och inga områden kan du gå vidare till nästa steg. Om arbetsboken innehåller mer än ett kalkylblad eller ett namngivet område gör du något av följande för att markera kalkylbladet eller området:
- Om du vill markera ett kalkylblad trycker du på Alt + W, trycker på Tabb en gång, trycker på nedåtpilen tills du hör det kalkylblad du vill använda och trycker sedan på Retur för att markera det.
- Om du vill markera ett område trycker du på Alt + R, trycker på Tabb en gång, trycker på nedåtpilen tills du hör det område du vill använda och trycker sedan på Retur för att markera det.
Nästa guidefönster öppnas. Om den första raden i källkalkylbladet eller källområdet innehåller fältnamnen trycker du på I för att gå till och väljer alternativet Första raden innehåller kolumnrubriker . Tryck på Retur för att flytta fokus till nästa guidefönster.
Det sista guidefönstret öppnas. Fokus är i rutan Namn på länkad tabell och du hör det aktuella namnet på den länkade tabellen. Om du vill ändra tabellnamnet skriver du ett nytt tabellnamn och trycker sedan på Retur för att slutföra importen.
Obs
Om du hör en varning om att tabellen redan finns och du vill skriva över den befintliga tabellen med importerade data trycker du på Y. Om du vill byta namn på måltabellen trycker du på N. Tryck på Alt+I för att flytta tillbaka fokus till rutan Importera till tabell , skriv ett annat tabellnamn och tryck sedan på Retur.
Om länkningen lyckades hör du "Färdig länkning av tabell till fil", följt av Excel-filnamnet. Tryck på Retur för att avsluta meddelandet. Navigera till den länkade tabellen och granska dess innehåll. Information om felsökning finns i Felsöka #Num! och andra felaktiga värden i en länkad tabell" i Importera eller länka till data i en Excel-arbetsbok.
Om länkningen misslyckades kontrollerar du Källfilen i Excel igen mot checklistan i avsnittet "Förbereda måldatabasen", steg 2, i Importera eller länka till data i en Excel-arbetsbok.
Se även
Använda en skärmläsare för att skapa tabeller i Access-skrivbordsdatabaser
Använda en skärmläsare för att skapa en fråga i Access-databaser för skrivbordet
Använda en skärmläsare för att skapa ett formulär i Access-databaser för skrivbordet
Använda en skärmläsare för att exportera en Access-tabell till en textfil
Konfigurera enheten så att den fungerar med hjälpmedel i Microsoft 365
Teknisk support för kunder med funktionshinder
Microsoft strävar efter att tillhandahålla bästa tänkbara upplevelse för alla kunder. Om du har en funktionsnedsättning eller frågor om hjälpmedel kan du kontakta Microsofts Answer Desk för personer med funktionsnedsättning för teknisk support. Supportteamet som arbetar på Answer Desk för hjälpmedel har utbildning i att använda många populära hjälpmedelstekniker och kan erbjuda hjälp på engelska, spanska, franska och amerikanskt teckenspråk. På webbplatsen för Microsofts Answer Desk för hjälpmedel hittar du kontaktuppgifter för din region.
Om du är myndighetsanvändare, kommersiell användare eller företagsanvändare kontaktar du Answer Desk för hjälpmedel för företag.