Föreställ dig att du har skapat en eller några publikationer för en viss kampanj. Du vill begära godkännande från dina intressenter innan publikationerna publiceras så att de kan granska och fånga upp eventuella problem innan publikationen släpps till den avsedda målgruppen. Viva Amplify erbjuder ett snabbt och enkelt arbetsflöde för godkännande för kommunikatörer för att få sitt innehåll skapat, granskat och godkänt av rätt personer vid rätt tidpunkt.
Du kan välja att kräva godkännanden för alla publikationer i kampanjen. Kampanjmedlemmar kan begära godkännande för publikationer även när godkännanden inte krävs.
- Installera appen Godkännanden
- Godkännanden som krävs
- Begär godkännande
- Svara på en begäran om godkännande
- Godkänna eller avvisa en begäran
- Visa en begäran om godkännande
- Avbryta ett godkännande
- Tilldela om ett godkännande
- Följa upp ett godkännande
- Datalagring för godkännanden
Innan du börjar
Installera appen Godkännanden i Microsoft Teams
Innan du begär godkännande ska du kontrollera att appen Godkännanden i Microsoft Teams har konfigurerats och distribuerats korrekt för organisationen. Appen Godkännanden är ett enkelt sätt att få granskning, efterlevnad, ansvar och arbetsflöden för både strukturerade och ostrukturerade godkännanden i Teams. Läs mer om hur du hanterar appen Godkännanden i Microsoft Teams.
Kontrollera att du har uppfyllt alla krav före publicering
När du har skapat innehållet väljer du i redigeringspanelen de distributionskanaler som du vill att publikationen ska släppas till.
När du har valt distributionskanaler väljer du Nästa för att lägga till respektive målgrupp som du vill nå.
- För Outlook lägger du till mottagare.
- För SharePoint lägger du till webbplatser.
- För team lägger du till kanaler.
Godkännande som krävs
Kampanjer kan innehålla känslig information, t.ex. marknadsföringskampanjbudgetar eller personalsatsningar. Den nödvändiga godkännandefunktionen ger arbetsflöden för efterlevnad och ansvarsskyldighet till Viva Amplify godkännanden.
Du kan kräva godkännande på kampanjnivå så att alla Viva Amplify publikationer i kampanjen går igenom godkännandeprocessen innan innehållet publiceras. Det här är en valfri inställning som du kan välja att använda för kampanjen. Genom att kräva godkännande kan du säkerställa att allt innehåll uppfyller dina kvalitets- och säkerhetsstandarder och förväntningar.
Navigera till den kampanj som du vill kräva godkännande för.
Välj Inställningar.
I avsnittet Avancerade inställningar flyttar du växlingsknappen Kräv godkännande för publicering till På. När den här inställningen är aktiverad kräver alla nya publikationer godkännande innan de publiceras.
Se till att välja Spara för att behålla ändringarna.
Obs
När obligatoriskt godkännande är aktiverat för en kampanj kräver alla ändringar i en publikation, inklusive schemaläggning, godkännande igen innan de publiceras. Alla kampanjmedlemmar kan redigera kampanjinställningarna för att aktivera nödvändiga godkännanden.
Begär godkännande
Obs
Det går alltid att begära godkännande i kampanjer.
- Som standard är godkännanden valfria. Det innebär att du kan välja om du vill begära godkännande för en eller alla publikationer som du skapar.
- Obligatoriskt godkännande är för närvarande inte tillgängligt när godkännande krävs för publicering.
När du uppfyller kraven för förpublicering kan du begära godkännande för en publikation.
Välj listrutan Publicera och välj Begär godkännande.
Granska publikationssammanfattningen för att bekräfta distributionskanalerna och välj Nästa.
I informationspanelen för godkännandebegäran anger du namnet på den person som du vill ska godkänna begäran.
Viktigt!
Endast en användare med rollen Godkännare eller Ägare kan läggas till i godkännandebegäran. Om du vill att någon ska granska och godkänna en publikation måste du bjuda in dem till kampanjen först som ägare eller godkännare. Läs mer om användarroller i Viva Amplify.
Markera kryssrutan bredvid Kräv svar från alla om du vill att alla godkännare ska godkänna begäran. Om inte, kan du lämna det tomt, så räcker det med ett godkännande för att publikationen ska godkännas.
Tillval: Du kan också lägga till ytterligare information i begäran eller markera begäran som viktig.
Välj Nästa för att navigera till publiceringsalternativen och välj hur du vill att publikationen ska släppas när den har godkänts. Du kan välja mellan tre publiceringsalternativ.
- Schemalägg publicering: Du kan välja datum och tid för när publikationen ska ges ut om den godkänns. Om det inte godkänns på datumet och tiden för valt finns det kvar i utkastet.
- Publicera manuellt: Du kan publicera dig själv efter att publiceringen har godkänts.
- Publicera automatiskt: Publikationen släpps automatiskt i dina valda distributionskanaler så snart den har godkänts.
När du är klar väljer du Skicka för att spara ändringarna och skicka begäran. Alla begäranden skickas i kampanjen Teams kanal och kommer också att vara tillgängliga i Teams godkännanden.
När begäran om godkännande har skickats uppdateras publiceringsstatusen till Väntar på godkännande.
Viktigt!
Om du behöver redigera en begäran om godkännande eller redigera innehåll i en publikation som väntar på godkännande avbryts den föregående begäran om godkännande och du måste begära godkännande igen.
- Godkännandesvar gäller för alla distributionskanaler.
- Du kan inte skapa en godkännandebegäran för en Amplify publicering från appen Godkännanden i Teams. Alla godkännandeförfrågningar måste skapas i Amplify.
Svara på en begäran om godkännande
Om en användare skickar en begäran om godkännande för en publikation till dig blir den tillgänglig i kampanjteamkanalen och i Teams godkännandehubb. Som godkännare kan du svara på den direkt från Teams chatt, godkännandehubb eller navigera till Amplify direkt för att svara.
En Amplify-kampanj visar dig alla publikationer som väntar på godkännande. Godkännandeappen visar även alla godkännanden i godkännandehubben. Du kan använda båda för att hantera alla dina godkännanden. Läs mer om hur du hanterar dina godkännanden i Teams.
Godkänna eller avvisa en begäran
Du kan godkänna eller avvisa en begäran i Amplify eller i Teams.
I Amplify
Gå till kampanjen som begäran om godkännande skickades för och leta sedan upp publikationen som väntar på godkännande på fliken Publikation .
Tips
Du kan filtrera efter Väntar på godkännande för att enkelt hitta de publikationer som väntar på godkännande.
Välj Visa begäran i publikationen för att visa all information om begäran.
Härifrån kan du godkänna eller avvisa publikationen. Du kan också inkludera kommentarer i ditt beslut. När begäran om godkännande har godkänts uppdateras statusen för godkännandebegäran till Godkänd på kortet och appen för Teams-godkännande. Publikationsstatusen uppdateras enligt det valda publiceringsalternativet.
- Schemalägg publicering: Efter godkännande kommer publiceringen att schemaläggas. Publikationsstatusen uppdateras till Schemalagd.
- Publicera manuellt: Efter godkännande uppdateras publikationsstatusen till Klar att publiceras. Du har möjlighet att utföra en sista kontroll innan du publicerar den själv.
- Publicera automatiskt: Efter godkännande publiceras publikationen automatiskt i de valda distributionskanalerna.
I Teams
Du kan gå till kampanjchatten eller kanalen där du fick godkännandebegäran för att svara. Alla begäranden om godkännande skickas till kampanjens Teams-kanal.
Välj Visa information på kortet i Teams eller välj godkännande för att öppna formuläret och godkänna eller avvisa begäran. Läs mer om hur du svarar på en godkännandebegäran i Teams.
Tips
Du hittar alla godkännanden i appen Godkännanden i Teams under fliken Mottaget .
Härifrån kan du godkänna eller avvisa begäran. Du kan också inkludera kommentarer i ditt beslut. När den godkänts uppdateras statusen i publikationen och i kortet eller appen.
Visa en begäran om godkännande
I Amplify
Navigera till fliken Amplify Publications. Här kan du visa och hantera alla godkännanden som skickas eller tas emot för en kampanj.
I Teams
Du kan också gå till appen Godkännanden i Teams för att visa alla godkännanden som du har skickat eller tagit emot.
Avbryta en begäran om godkännande
I Amplify
Du kan avbryta en begäran om godkännande som fortfarande pågår. Gå till publikationen som väntar på godkännande, öppna begäran om godkännande och välj Avbryt. Du kan också avbryta en begäran om godkännande genom att redigera en publikation som väntar på godkännande.
I Teams
1. veckor Gå till fliken Skickat på kortet Godkännanden i Teams eller hubben för godkännanden. Välj det godkännande som du vill avbryta och välj Avbryt begäran.
Tilldela om en godkännandebegäran
Från kortet Teams-godkännanden för en viss begäran kan du tilldela om godkännandebegäran till en valfri användare. Innan du gör det ska du se till att användaren har lagts till i kampanjen så att de kan komma åt kampanjen. I annat fall måste kampanjägaren ge dem åtkomst om de vill visa kampanjpublikationen.
Obs
Du kan bara tilldela om godkännandebegäranden från appen Godkännanden i Teams.
- Välj Tilldela om och lägg till de användare som du vill tilldela om begäran till.
- Välj Bekräfta för att spara ändringarna och tilldela om begäran.
Följ upp med godkännare
Gå till din godkännandebegäran i Teams och välj Följ upp för att följa upp med godkännare för att påminna dem om din begäran.
Obs
Du kan bara följa upp med hjälp av appen Godkännanden i Teams.
Hur Viva Amplify lagrar godkännandedata
Viva Amplify godkännande lagrar data i Dataverse-tabeller enligt Power Platform riktlinjer och principer för datalagring. Godkännanden som skapats med mallar kan lagra vissa data utanför den lokala regionen. Detta gäller dock inte för godkännanden som skapats i Viva Amplify eftersom Viva Amplify godkännanden inte använder mallar. Därför lagras alltid godkännandedata för Viva Amplify i den lokala regionen.