Kalenderdelning i Microsoft 365

När användare delar sin kalender med andra i dag kan de använda de förbättrade funktionerna för delade kalendrar när de har accepterat inbjudan. Men om de delade kalendern med personer innan de här ändringarna aktiverades har de inte automatiskt de här förbättringarna.

Uppgradera befintliga delade kalendrar till de nya funktionerna för delade kalendrar genom att be användarna att följa instruktionerna i Uppgradera en befintlig delad kalender till den nya modellen senare i den här artikeln. När användare har uppgraderat till den nya modellen synkroniseras delade kalendrar till deras mobiltelefoner. I framtiden uppgraderas befintliga delade kalendrar automatiskt, men det finns inget schema än för den här automatiska uppgraderingsprocessen.

Med aktiverad direktsynkronisering återspeglar en delad kalender direkt de ändringar som andra gör. Just nu stöder inte alla typer av delade kalendrar direktsynkronisering. Följande avsnitt tar upp de typer av delade kalendrar och kalenderprogram som stöder direktsynkronisering.

Direktsynkronisering aktiveras bara om de båda användarna finns i samma Microsoft 365-klientorganisation eller om kalendern delas av en Outlook.com-användare.

I tabellen nedan finns mer information om de konfigurationstyper som stöder direktsynkronisering. I framtiden aktiveras direktsynkronisering för alla kalendrar som delas mellan Microsoft 365- och Outlook.com-användare.

Kalenderägare	Mottagare av delad kalender	Direktsynkronisering aktiverad	Anteckningar
Microsoft 365	Microsoft 365 (samma klientorganisation)	✔
Microsoft 365	Microsoft 365 (annan klientorganisation)	–	Synkronisering sker ungefär var tredje timme. Om extern delning inte är tillåtet för kalenderägarens klientorganisation ses det som att kalendern delas till en tredjepartsanvändare.
Microsoft 365	Outlook.com eller en tredjepartstjänst, till exempel Gmail.com	–	Den här konfigurationen genererar en URL-adress för ICS (Internet Calendar Subscription – Internetkalenderprenumeration). Mottagaren av den delade kalendern lägger till den delade kalendern med hjälp av ICS-URL:en och synkroniseringens tidsinställning bestäms av mottagarens kalendertjänst. Om mottagaren till exempel använder Outlook.com uppdateras kalender ungefär var tredje timme. Om mottagaren använder Gmail.com kan kalendern uppdateras var 24:e till 48:e timme.
Outlook.com	Outlook.com	✔
Outlook.com	Microsoft 365	✔
Outlook.com	Tredjepartstjänst, till exempel Gmail.com	–	Den här konfigurationen genererar en ICS-URL. Mottagaren lägger till den delade kalendern med hjälp av ICS-URL:en och synkroniseringens tidsinställning bestäms av mottagarens kalendertjänst. Om mottagaren till exempel använder Outlook.com uppdateras kalender ungefär var tredje timme. Om mottagaren använder Gmail.com kan kalendern uppdateras var 24:e till 48:e timme.

Appar som stöder direkt synkronisering:

• Outlook för Windows

• Outlook för Mac

• Outlook på webben (OWA)

• Outlook för iOS

• Outlook för Android

• REST- och Exchange ActiveSync-program

Outlook för Windows: Användare kan kontrollera om förbättringar av delad kalender är aktiverade eller inaktiverade genom att följa anvisningarna i den här artikeln. 

Outlook for Mac: Om användaren visar den delade kalendern i Outlook för Mac används de nya synkroniseringsfunktionerna om kalendern lades till genom accepterande av en inbjudan eller om användare har lagt till den delade kalendern via Fil >Öppna en annan användarmap. Men om användaren har lagt till kontot som ett ombudskonto finns de på den gamla versionen av synkronisering. Ändringar kan visas snabbare i Outlook på webben, Outlook för iOS och Outlook för Android.

Outlook på Mac, iOS och Android: Om användaren visar den i Outlook på webben, Outlook för iOSeller Outlook för Android,används den nya synkroniseringen.

Förbättringarna gäller bara för kalendrar som delas mellan användare i Exchange Online. Det finns inga ändringar av delade kalendrar när en av användarnas kalender finns i Exchange lokalt.

Attribut	Gammal modell	Ny modell
Hur den delade kalendern lagras	En post (som liknar en hyperlänk) lagras i mottagarens postlåda. Posten pekar på ägarens postlåda men lagrar inte några kalenderdata i mottagarens postlåda.	En ny kalender skapas i mottagarens postlåda och den här kalendern innehåller en kopia av ägarens kalender (från ett år före godkännandedatumet).
Hur mottagaren får åtkomst till den delade kalendern	Läser och skriver direkt från ägarens postlåda.	Läser från den lokala kopian av den delade kalendern som lagras i mottagarens egen postlåda. Men skriver direkt på ägarens postlåda och synkroniseras tillbaka till den lokala kopian av den delade kalendern i mottagarens postlåda.
Hur den delade kalendern synkroniserar ändringar	Programmet frågar med jämna mellanrum efter ändringar i ägarens postlåda och synkroniserar dem.	Tjänsten synkroniserar direkt ändringar av mottagarens lokala kopia. Det här utlöser ett push-meddelande till programmet, som synkroniserar ändringarna direkt.
Program som mottagaren kan använda för åtkomst till den delade kalendern	Outlook för Windows Outlook för Mac Outlook på webben	Outlook för Windows Outlook för Mac Outlook på webben Outlook för iOS Outlook för Android Alla REST- och EAS-program

Mer information finns i Skillnader i funktioner i den nya modellens delade kalendrar senare i den här artikeln.

Användare som accepterar en ny delad kalenderinbjudan med den senaste versionen av en Outlook-klient börjar automatiskt använda den nya modellen för kalenderdelning.

Det enklaste sättet för användare att se om de har förbättringarna (och alltså använder den nya modellen för kalenderdelning) är att se om den delade kalendern visas på mobiltelefonen. Om den visas har den delade kalendern redan uppgraderats till den nya modellen. Användare i Outlook för Windows kan kontrollera om de är aktiverade för förbättringar av den delade kalendern genom att följa anvisningarna i den här artikeln.

När du använder den senaste versionen av en Outlook-klient bör en kalender som delas med en användare automatiskt växla till att använda de nya förbättringarna för kalenderdelning. Men om detta inte inträffar kan en användare återskapa den delade kalendern med något av de två alternativen nedan:

• Kalenderägaren delar om sin kalender. Kalenderägaren kan göra detta från valfritt Outlook-program, inklusive Outlook för iOS eller Outlook för Android. Användaren bör sedan acceptera den delade kalenderinbjudan med en senare version av en Outlook-klient (om användaren accepterar inbjudan med en äldre version av Outlook aktiveras inte den delade kalendern med de uppdaterade förbättringarna). Befintliga delade kalendrar behöver inte tas bort innan du accepterar igen.

• Användaren tar bort och öppnar kalendern igen. Det här alternativet kräver inte att ägaren uppmanas att dela sin kalender igen. Användaren behöver bara använda en senare version av en Outlook-klient för att ta bort och öppna den delade kalendern igen. Då uppdateras kalendern automatiskt om användaren uttryckligen har beviljats åtkomst till ägarens kalender. Om användaren fick åtkomst via gruppen Standard (Min organisation) eller via en säkerhetsgrupp uppgraderas inte deras kopia av kalendern. Om användaren utför den här åtgärden i Outlook för Windows måste Outlook-klienten vara aktiverad för förbättringarna, enligt beskrivningen i den här artikeln.

Direktsynkronisering för delning utanför klientorganisationen stöds inte för närvarande. Du kan dela i dessa konfigurationer, men synkronisering sker med jämna mellanrum. Det finns två typer av delning mellan olika klientorganisationer:

• Microsoft 365-användare till en annan Microsoft 365-användare (om extern delning är aktiverad).

  En fullständig delad kalender skapas, men synkroniseringen sker ungefär var tredje timme. Direktsynkronisering kommer att aktiveras för den här konfigurationen i framtiden.

• Microsoft 365-användare till en Outlook.com-användare. Om extern delning har inaktiverats hör delning till en annan Microsoft 365-användare också till den här gruppen.

  Vid delning genereras en ICS-URL som mottagaren kan använda för att lägga till valfri kalendertjänst. Med en ICS-prenumeration väljer mottagarens kalendertjänst när synkroniseringen av ICS-prenumerationen ska ske för att få nya uppdateringar. Om mottagaren är en Outlook.com-användare eller Microsoft 365-användare sker synkroniseringen ungefär var tredje timme.

Delning med en användare av en extern tjänst som Gmail är en annan typ av kalenderdelning. I följande scenarier skapas en URL-adress för ICS (Internet Calendar Subscription – Internetkalenderprenumeration) som länkar till ägarens kalender. Mottagarna kan använda URL-adressen för att visa kalendern i en webbläsare eller lägga till den i sin egen kalendertjänst genom att lägga till en Internetkalender med ICS-URL. Med ICS-prenumerationer väljer mottagarens kalendertjänst när synkroniseringen av ICS-prenumerationen ska ske för att få nya uppdateringar. Om mottagaren är en Outlook.com-användare sker synkroniseringen ungefär var tredje timme. Om mottagaren använder en annan kalendertjänst, till exempel Gmail.com, kanske synkroniseringen inte sker så ofta.

Tidigare fanns ingen enhetlig uppsättning alternativ för behörighetsnivåer i Outlook-klienter. Som en del av förbättringarna visas en förenklad och enhetlig uppsättning behörighetsnivåer för delning i uppdaterade Outlook-klienter.

Som en del av förbättringarna av den delade kalendern visar uppdaterade Outlook-klienter nu en förenklad uppsättning behörighetsnivåer för delning enligt beskrivningen i följande tabell. Behörighetsnivåerna mellan "skrivskyddad" och "redigera" kan fortfarande konfigureras, men endast av en administratör som använder cmdletarna Add-MailboxFolderPermission eller Set-MailboxFolderPermission . Alla mellanliggande behörigheter beskrivs som "Anpassade" när kalenderägaren visar sina delningsbehörigheter.
 
Komplex och felbenägen klientlogik för att utvärdera dessa mellanliggande behörigheter har också tagits bort av förbättringarna i den delade kalendern. Klienter informeras endast om användaren kan visa eller redigera den delade kalendern. Mellanliggande behörigheter tillämpas inte av klienter. Författare blockeras till exempel inte från att försöka redigera händelser i den delade kalendern. Tjänsten utvärderar alla behörighetsnivåer och hindrar författaren från att redigera händelser i kalendern. När avancerade behörigheter beviljas rekommenderar vi att du informerar användarna om vad de kan och inte kan göra med händelser i kalendern.

Äldre behörighetsnivåer	Förenklade behörighetsnivåer
Delas inte	Delas inte
Inget	Inget
Tillgänglig/upptagen tid Endast tillgänglighet	Kan visa när jag är upptagen
Tillgänglig/upptagen tid, ämne, plats Begränsad information	Kan visa rubriker och platser
Granskare All information	Kan visa all information
Redaktör	Kan redigera
Ägare Publicerande redaktör Publicerande författare Författare Icke-redigerande författare Deltagare Anpassat	Anpassat
Ombud	Ombud

Om ägaren använder Outlook på webben, Outlook för iOS, Outlook för Android eller Outlook för Mac för att ändra behörigheter synkroniseras omedelbart mottagarens kopia av kalendern om till den nya behörighetsnivån.

Om ägaren använder ett annat program för att ändra behörigheterna synkroniseras kalendern om någon gång under de kommande närmaste timmarna, men det sker inte direkt.

Om ägaren tar bort en persons behörigheter för kalendern identifieras åtgärden inom några timmar och någon av följande tre saker händer:

• Om mottagaren finns i samma organisation, och kalenderägaren har användaren Min organisation (standard) inställt på någon annan behörighet än Ingen uppdateras mottagarens kalender så att den återspeglar standardanvändarens behörighetsnivå. Den delade kalendern visas fortfarande i den nya modellen, men den kan ha en annan behörighetsnivå.

• Om mottagaren finns i samma organisation, och kalenderägaren inte delar kalendern med användaren Min organisation (standard), tas den delade kalendern bort från mottagarens postlåda. Mottagaren ser inte längre den delade kalendern i sin kalenderlista.

• Om mottagaren finns i en annan organisation slutar kalendern att synkroniseras men tas inte bort.

Ombud har alltid kunnat visa delegerade mötesmeddelanden i mobiltelefonen, eftersom inbjudningarna tas emot i inkorgen. Men tidigare hade ombuden inte någon indikation på om en mötesinbjudan var avsedd för dem eller för den person de var ombud för.

För att stödja detta scenario bättre har användargränssnitt lagts till i Outlook för iOS och Outlook för Android för att göra det tydligt vilka inbjudan är avsedd för. Se till exempel hur ”Mottaget för Christian Forsberg” i följande skärmbilder anger att inbjudan och e-postmeddelandet är avsett för Christian och inte för ombudet.

Den nya modellen för kalenderdelning skiljer sig åt i e-postklienter från tredje part i några scenarier som beskrivs nedan.

• I EAS-klienter ser mottagare med läsbehörighet alternativet att skapa ett möte eller svara på ett möte i den skrivskyddade kalendern. Görs detta sparas filen lokalt i klientens cache, men ändringarna avvisas av servern. Mottagarens ändringar återspeglas inte i ägarens kalender eftersom de inte har redigeringsbehörighet. Det här problemet beror på att EAS-klienter inte skiljer mellan skrivskyddad och läs-skrivskyddad behörigheter för delade kalendrar, utan behandlar alla kalendrar som redigerbara.

• Vissa tredjepartsklienter har logik på klientsidan som alltid lägger till den aktuella användaren som mötesdeltagare. Om användaren använder inbyggda kalenderappar på telefonen och visar ett möte i någon annans kalender kan användaren därför se sitt eget namn i deltagarlistan. Detta inträffar bara om de visar kalendern i kalenderprogram från tredje part. När de visar samma möte i Outlook för iOS eller Outlook för Android ser de inte sig själva i deltagarlistan.

• De förbättrade funktionerna för delade kalendrar stöds inte för EWS-baserade klienter, så förbättringarna är inte tillgängliga i kalenderprogram som använder EWS, till exempel Mac OS X.

  Meddelanden: 

  • Äldre versioner av Outlook för Mac använder EWS och visar äldre delade kalendrar som inte har dessa förbättringar.

  • Kalenderappen i Mac OS X använder EWS och visar äldre delade kalendrar som inte har dessa förbättringar.