Dialogrutan Redigera mottagare
Använd den här dialogrutan för att välja vilka mottagare du vill skicka ut utskicket till.
-
Listan över mottagare Visar alla poster som kommer att användas i dokumentkopplingen. Varje rad är markerad som standard. Ta bort alla namn som du inte vill skicka till.
-
Datakälla Välj Redigera om du vill ändra enskilda fält eller lägga till poster. Om du har skapat eller äger listan kan du också ta bort poster eller anpassa kolumner i datakällan. Om det behövs uppdateras mottagarlistan.
-
Sortera Välj upp till tre nivåer med fält om du vill sortera i stigande eller fallande ordning. Listan med mottagare visas på ny sätt för att återspegla sorteringen. Mer information finns i dialogrutan Sortera frågealternativ.
-
Filter Jämför fälten i listan och jämför dem med en eller flera strängar som du anger. Några exempel på jämförelser:
-
Lika med eller Inte lika med
-
Mindre än eller större än
-
Mindre än eller lika med eller Större än eller lika med
-
Är tom eller Är inte tom
-
Innehåller eller Innehåller inte
Jämförelser är inte fallkänsliga, så ABBY matchar med abby, Abby eller mEGAN. Listan över mottagare visas igen för att visa filterresultaten. Mer information finns i dialogrutan Förfrågealternativfilter.
-
-
Hitta dubbletter Söker igenom och visar alla dubblettposter baserat på för- och efternamnen. I listan kan du avmarkera rutan för de som du inte vill ska ingå i utskicket. Om du avmarkerar rutan tas posten inte bort från huvud mottagarlistan, utan rutan som är kopplad till namnet raderas.
-
Hitta mottagaren Skannar och markerar poster med fält som matchar texten du anger. Du kan söka igenom alla fält i posterna eller ange bara ett fält, till exempel Ort eller Delstat. När fler än en hittas och den första markeras. Välj Sök nästa för att bläddra igenom alla matchningar.
-
Validera adresser Använder en adressverifieringsteknik från tredje part för att kontrollera adressen i datakällan. Om du inte har något konto kan du genom att välja det alternativet gå till en sida för mer information där du kan köpa tjänsten.
-
OK Stänger dialogrutan. Ändringar sparas redan när du använder sortering, filter eller andra parametrar.
Redigera din distributionslista
Gå till Utskick > Redigera mottagarlista för att redigera mottagarlistan
Redigera listposter Visar datakällan en post i taget. Välj och redigera något av fälten. Ändringar sparas om du växlar till en annan post eller väljer OK.
Sök Söker efter en matchning till en sträng som du anger för ett fält i datakällan. Find is not case sensitive, so ABBY will find Abby, abby, and mEGAN. Om dialogrutan Sök i fält kommer upp i dialogrutan Redigera listposter kan du flytta den ur vägen för att se de poster som hittas. Välj Sök nästa för att fortsätta leta. Ett popup-fönster meddelar när Word har nått slutet av datakälldatabasen.
Vykälla Tar fram ett dokument med en tabell med posterna i datakällfilen. Du kan använda den för att snabbt ändra många fält. Tabba från fält till fält. Om du vill lägga till poster rekommenderar vi att du markerar tabellen och aktiverar kantlinjer(start >kantlinjer). Gå till det sista fältet i den sista posten och tryck på Tabb. Då skapas en ny post. Du kan också gå till Layout bredvid Tabelldesign och välja Infoga ovanför eller nedanför för att lägga till en ny post.
OK Stänger dialogrutan.
Sortera listan för att hitta grupper
Du kan sortera listan med mottagare om du vill gruppera informationen på vissa sätt, till exempel efter specifika städer.
-
Gå till Utskick >Filtrera mottagare.
-
Välj Sortera poster > Sortera efteroch välj det fältnamn du vill sortera efter.
Om du vill sortera efter flera fält, till exempel efter delstat och sedan efter ort, väljer du Sedan efter och markerar de ytterligare fält du vill sortera efter.
-
När alla fält är sorterade som du vill väljer du OK.
Mer information finns i dialogrutan Sortera frågealternativ.
Filtrera listan så att endast de rader som du vill ska ingå visas
Du kan filtrera listan så att bara de personer eller objekt som du vill ta med i kopplingen visas, till exempel endast personer på en viss ort eller lagerobjekt med ett visst pris.
-
Välj Utskick >Filtrera mottagare.
-
I Filtrera posterväljer du den kolumn du vill filtrera efter.
-
Välj Jämförelseoch den typ av jämförelse du vill göra.
-
I rutan Jämför med anger du värdet för filtret.
-
Välj Och eller Elleroch lägg sedan till andra villkor i filtret om du vill. Välj till exempel Eller, välj Ort i listan Fält, välj Likamed och skriv sedan namnet på den andra staden.
-
Välj OK.
-
Mer information finns i dialogrutan Förfrågealternativfilter.
Nu kan du börja infoga kopplingsinstruktioner i det dokument du använder för e-postkoppling eller dokumentkoppling i Word.
