Använda dokumentkoppling för att skicka massutskick

Använda dokumentkoppling för att skicka massutskick

Innan du börjar öppnar du ett tomt dokument i Word och skriver texten i e-postmeddelandet som du vill skicka.

Om du vill skicka e-postmeddelanden måste ett MAPI-kompatibelt e-postprogram som Outlook eller Gmail vara installerat.

Steg 1: Förbereda huvuddokumentet

  • Gå till Utskick > Starta koppling av dokument > E-postmeddelanden.

    Starta koppling av dokument med E-postmeddelanden markerat

Steg 2: Konfigurera din distributionslista

Distributionslistan är din datakälla. Mer information finns i Datakällor du kan använda för dokumentkoppling.

Tips

  • Om du inte har en distributionslista kan skapa du en under dokumentkopplingen.

  • Om du använder ett Excel-kalkylblad formaterar du kolumnen för postnummer som text så att eventuella nollor bevaras. Mer information finns i Formatera siffror, datum och andra värden vid dokumentkoppling i Excel.

  • Om du vill använda dina Outlook-kontakter måste du se till att Outlook är ditt standardprogram för e-post och samma version som Word.

Kontrollera att datakällan har en kolumn för e-postadresser och att det finns en e-postadress för alla som du skickar e-post till.

  1. Gå till Utskick > Välj mottagare.

  2. Välj en datakälla. Mer information finns i Datakällor du kan använda för dokumentkoppling.

  3. Välj Arkiv > Spara.

Om du behöver redigera, sortera eller filtrera din distributionslista läser du Koppla dokument: Redigera mottagare.

  1. Gå till Utskick > Hälsningsrad.

  2. Välj det format du vill använda.

  3. Välj OK, så infogas kopplingsinstruktionen.

  4. Välj Arkiv > Spara.

Du kan lägga till andra fält från datakällan till e-postmeddelandet. Mer information finns i Infoga kopplingsinstruktioner.

Obs!: Du måste formatera din e-post manuellt när du infogar fält.

Om en del av din adress eller andra fält saknas läser du Koppla dokument: Matcha fält och korrigerar det.

Om du vill ändra teckensnittet, storleken eller radavståndet för det kopplade innehållet markerar du namnet på kopplingsinstruktionen och gör önskade ändringar.

  1. Välj Förhandsgranska resultat och välj sedan Nästa Knappen Nästa post för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat eller Föregående Knappen Föregående post för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat om du vill visa namnen och adresserna i brevets brödtext.

    Skärmbild av fliken Utskick i Word med gruppen Förhandsgranska resultat.

  2. Välj Slutför och koppla > Skicka e-postmeddelanden.

    Skärmbild av fliken Utskick i Word med kommandot Slutför och koppla och dess alternativ.

  3. Välj kolumnen eller fältet för e-postadress i distributionslistan i rutan Till.

    Obs!: Word skickar ett enskilt meddelande till varje e-postadress. Du kan inte ange andra mottagare i Kopia eller Hemlig kopia. Du kan lägga till länkar, men inte lägga till bifogade filer i e-postmeddelandet.

  4. I rutan Ämnesrad skriver du en ämnesrad för meddelandet.

  5. Välj HTML (standardinställningen) eller Oformaterad text i rutan E-postformat för att skicka dokumentet som brödtext i e-postmeddelandet.

  6. Använd något av följande under Skicka poster:

    • Alla poster (standard).

    • Aktuell post – endast den post som visas på skärmen skickas med meddelandet.

    • Från och Till – endast ett urval av poster skickas.

  7. Välj OK för att köra dokumentkopplingen.

Gå till Arkiv > Spara. När du sparar huvuddokumentet sparas också dess koppling till datakällan. Om du vill återanvända det öppnar du dokumentet och svarar Ja när du uppmanas behålla kopplingen till datakällan.

Se även

Innan du börjar öppnar du ett tomt dokument i Word och skriver texten i e-postmeddelandet som du vill skicka.

Om du vill skicka e-postmeddelanden måste ett MAPI-kompatibelt e-postprogram som Outlook eller Gmail vara installerat.

Steg 1: Skapa ett huvuddokument i Word

  1. Gå till Utskick > Starta koppling av dokument > E-postmeddelanden.

    e-post med dokumentkoppling

  2. Skriv det e-postmeddelande som du vill skicka i Word.

Steg 2: Konfigurera din distributionslista

Distributionslistan är din datakälla. Mer information finns i Datakällor du kan använda för dokumentkoppling.

Tips

  • Om du inte har en distributionslista kan skapa du en under dokumentkopplingen.

  • Om du använder ett Excel-kalkylblad formaterar du kolumnen för postnummer som text så att eventuella nollor bevaras. Mer information finns i Formatera siffror, datum och andra värden vid dokumentkoppling i Excel.

  • Om du vill använda dina Outlook-kontakter måste du se till att Outlook är ditt standardprogram för e-post och samma version som Word.

Kontrollera att datakällan har en kolumn för e-postadresser och att det finns en e-postadress för alla som du skickar e-post till.

  1. Gå till Utskick > Välj mottagare.

  2. Välj en datakälla. Mer information finns i Datakällor du kan använda för dokumentkoppling.

  3. Välj Arkiv > Spara.

Om du behöver redigera, sortera eller filtrera din distributionslista läser du Koppla dokument: Redigera mottagare.

  1. Gå till Utskick > Infoga kopplingsinstruktion och välj sedan de fält du vill lägga till.

    På fliken Utskick är Infoga kopplingsinstruktion markerat

  2. I huvuddokumentet väljer du Dra fält till rutan eller skriv in text och klickar eller trycker på texten om du vill ta bort den.

  3. Lägg till och formatera fält som du vill ska ingå i e-postmeddelandet. Välj OK.

  1. Gå till Utskick > Förhandsgranska resultat om du vill se hur e-postmeddelandena ser ut.

    På fliken Utskick är Förhandsgranska resultat markerat.

    Använd vänster- och högerknapparna på fliken Utskick för att bläddra igenom alla e-postmeddelanden.

  2. Välj Förhandsgranska resultat en gång till om du vill lägga till eller ta bort kopplingsinstruktioner.

  3. När du är klar går du till Utskick > Slutför och koppla > Koppla till e-postmeddelande.

    Koppla till e-postmeddelande är inte tillgängligt om du inte har valt ditt standardprogram för e-post.

  4. Välj kopplingsinstruktionen Till, ämnet och om du vill skicka som text, HTML eller som en bifogad fil. När du skickar som en bifogad fil har e-postmeddelandet ingen brödtext. Meddelandet skickas i stället som ett bifogat dokument.

  5. Välj Koppla data till utkorgen.

Behöver du mer hjälp?

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×