Whiteboard ger ett utrymme för team att tänka tillsammans, prova olika idéer och göra den bästa planen. Whiteboard är helt integrerat i Microsoft Teams, vilket gör det enkelt att planera projekt före, under och efter ett Teams-möte.
Ta en titt på de här tipsen för att få ut mesta möjliga av Whiteboard under nästa planeringssession.
Förbereda din whiteboard i förväg
Här är några förslag på hur du förbereder din whiteboard före mötet:
-
Skapa en ny whiteboardtavla från brädväljarskärmen.
-
I panelen Skapa väljer du Mallar > Projektplanering.
-
Välj en mall som passar dina behov bäst. Välj till exempel mallen Daglig stand-up för att spåra arbetsbelastning och vardagliga uppgifter. Eller välj Project kickoff om du behöver definiera teamets långsiktiga mål.
-
Anpassa mallen efter dina behov. Du kan till exempel lägga till ytterligare anteckningar, ändra färger eller lägga till markeringspilar.
-
Ladda upp bilder eller relevanta dokument som PDF-filer.
-
Mer information finns i Whiteboard-funktioner
När anslagstavlan är klar kan du skicka en länk till teamet.
Ta kontroll över mötet
När mötet har startat följer du de här stegen för att dela din anslagstavla:
-
Välj ikonen Dela i mötets delningsfält.
-
Välj Microsoft Whiteboard i avsnittet Whiteboard.
Vyn för val av anslagstavla öppnas. Du kan välja den tavla som du redan har förberett från listan eller starta en ny tavla.
Här är några ytterligare Whiteboard-funktioner som du kan använda när du leder mötet:
-
Rikta teamets uppmärksamhet med laserpekarverktyget.
-
Använd verktyget överstrykningspenna eller pilformer för att använda viktiga begrepp.
-
Lägg till nya fästingar för att hålla reda på diskussionen.
Håll ditt team engagerat
Påminn din grupp om att de kan använda följande verktyg för att samarbeta i realtid:
-
Lägg till fästingar för att hålla reda på nya idéer.
-
Använd fästisreaktioner som bockmarkeringar eller uttryckssymboler för att rösta på idéer.
-
Rita på tavlan eller handskriva anteckningar med pennanteckningsverktyget.
-
Ladda upp bilder, inklusive arkivbilder från Bing.
Samarbetsmarkörer gör det enkelt att hålla reda på vilka mötesdeltagare som gör vilka ändringar.
Omsätta planen i praktiken
Här är några förslag på hur du följer upp efter mötet och håller din grupp informerad:
-
Skicka ett meddelande till deltagarna med resultatet och eventuella uppföljningar. Du kan också lägga till en länk till whiteboardtavlan.
-
Påminn mötesdeltagare om att de kan hitta whiteboardtavlan i sin anslagsväljare.
-
Skicka en ögonblicksbild av den färdiga whiteboardtavlan till alla som missade mötet. Välj Exportera bild på menyn Inställningar.
-
Mer information finns i Fortsätta arbeta på en whiteboardtavla efter ett möte.
Köra regelbundna planeringssessioner
Om du vill ställa in regelbundna planeringsmöten gör du följande:
Skapa en planeringskanal i Teams och lägg till en whiteboard
-
Gå till teamet i Teams och välj . . och lägg till en kanal. Namnet bör vara den period som du planerar för (till exempel "Första kvartalet").
-
I samma kanal väljer du knappen + längst upp, söker efter Whiteboard-och väljer sedan Spara.
-
Din whiteboard kopplas till kanalen och du kan börja planera.
-
Se till att ditt team känner till kanalen och tavlan genom att nämna dem i Teams.
Slutföra planeringsprocessen
-
Utforma anslagstavlans struktur med en projektplaneringsmall eller skapa en egen.
-
Skriv instruktioner på en tydlig plats på tavlan så att teammedlemmarna vet hur de ska använda den.
-
Vissa instruktioner kan vara att ange vissa färger för att ange vilka områden vissa funktioner faller under, eller vilka reaktioner som representerar funktionsgodkännande och så vidare.
-
Instruera teammedlemmar att fylla i kvarvarande uppgifter på tavlan med färgkodade fästisar.
-
Under möten som är associerade med planering använder du tavlan för att flytta objekt runt kvarvarande uppgifter och underlätta relaterade konversationer.
-
När en plan har angetts migrerar du den till projekthanteringssystemet.
