Skapa frågor med fler än en datakälla

Prova själv!

För att ta fram den information du behöver måste du ofta skapa frågor som hämtar information från fler än en tabell eller från en kombination av tabeller och frågor.

Komma igång med kopplingar

Ibland behöver du använda data från fler än en källa (tabell eller fråga) för att ta fram den information du behöver. Du kan exempelvis vilja se hur många kunder i en viss region som beställde en specifik produkt.

När du lägger till fler än en datakälla använder Access de befintliga, definierade relationerna mellan dem eller skapar koppling mellan dem för att kunna köra frågor. En koppling är bara en typ av relation mellan datakällor i en fråga.

Inre kopplingar

De flesta kopplingar är inre kopplingar. De skiljer sig från yttre kopplingar, som diskuteras i Skapa frågor med yttre kopplingar.

En inre koppling returnerar bara data från en källa när den hittar motsvarande post i den andra källan. Om du exempelvis frågar om information om produkter och order ser du bara data för produkter som har en motsvarande order.

Självkopplingar

En självkoppling kopplar samman två kopior av samma tabell eller fråga. Använd den för att kombinera poster från samma tabell när det finns matchande värden i kopplade fält.

Anta att du har en tabell som heter Anställda som listar alla anställda i din organisation, inklusive cheferna. Tabellen har fältet Rapporterar till, som har ID:et för den anställdes chef.

För att hitta namnet på chefen för en anställd, letar du upp den anställde i tabellen, letar upp chefens ID i fältet Rapporterar till och slår upp chefens ID i samma fält i Anställda. Exempelvis rapporterar Nancy till chefen som har anställnings-ID 5 – vilket är Steven Thorpe.

För att automatisera denna uppgift lägger du till tabellen Anställda två gånger i frågan och skapar en självkoppling. När du lägger till datakällan för andra gången, lägger Access till _1 till namnet för den andra förekomsten av tabellen. Om du exempelvis lägger till tabellen Anställda två gånger, kallas den andra förekomsten för Anställda_1. För att visa namnet på alla anställdas chefer, skapar du en koppling mellan fältet Rapporterar till i tabellen Anställda och fältet Anställnings-ID i tabellen Anställda_1.

1. Lägg till datakällor

• Välj Skapa > Frågedesign.

Lägg till alla tabeller och frågor du behöver som datakällor. (Oroa dig inte. Om du glömmer någon kan du lägga till fler datakällor senare.)

Datakällorna kan inkludera tabeller från vilka du vill visa information (som en produkttabell) och tabeller som innehåller information du behöver använda för villkor.

Kom ihåg att befintliga, sparade frågor också är tillgängliga som datakällor. Om du exempelvis redan skapat en fråga för att hitta alla order för en viss månad, använder du den frågan samt produkttabellen för att visa alla produkter som sålts under en viss månad.

2. Koppla samman relaterade datakällor

• För att lägga till en koppling drar du ett fält från en datakälla till motsvarande fält i en annan datakälla. Som standard skapar Access en inre koppling.

För de flesta relationer skapar Access en inre koppling. Om du angett att referensintegritet ska upprätthållas så ingår det. Men i vissa fall skapar inte Access den koppling du behöver. Om du exempelvis lägger till befintliga frågor till din nya fråga och inte har skapat relationer, skapar Access inte automatiskt kopplingar.

3. Slutföra frågan

• Följ de normala stegen för att skapa en fråga: lägg till utdatafält, lägg till eventuella villkor och kör eller spara frågan. Information om hur du gör finns i Skapa grundläggande frågor.

Vill du veta mer?

Excel-utbildning

Outlook-utbildning