Med statusdiagramrapporter jämförs planerat, slutfört och återstående arbete i ett diagram som uppdateras automatiskt när du ändrar projektdata. De ger dig och dina intressenter en snabb överblick över projektets status som du kan skapa i några få steg.
Tips till projektledare: Rapporter med statusdiagram är en viktig del av snabb projektledning, särskilt Scrum. Men de är praktiska verktyg för alla projektledningsmetoder.
Om du vill skapa en statusrapport väljer du Report>Dashboards>Burndown.
Du kan behöva lägga till fält i projektet för att få den information som önskas i statusrapporten. Nedan följer tips om hur du kan ställa in projektet för att få ut så mycket som möjligt av en statusrapport.
Skapa en statusrapport
Diagram för arbetsstatus och aktivitetsstatus
Standardvarianten av statusrapporten innehåller två diagram: arbetsstatus och aktivitetsstatus.
Diagrammet för arbetsstatus visar hur mycket arbete personer har slutfört, hur mycket som har schemalagts som ska slutföras innan projektets slutdatum samt en uppskattning enligt originalplanen för hur mycket arbete som kommer att slutföras vid den här tidpunkten i projektet.
Diagrammet för aktivitetsstatus visar antalet slutförda aktiviteter, antalet återstående och en uppskattning enligt baslinjen för hur många som skulle vara klara vid den här tidpunkten i projektet.
Skapa ett diagram för arbetsstatus
Ett diagram för arbetsstatus visar hur mycket arbete som har slutförts och hur mycket som är kvar. Om linjen för återstående ackumulerat arbete är brantast i diagrammet kan det hända att projektet ligger efter planen.
Arbete är den tid som planerats för slutförandet av en aktivitet, Verkligt arbete är den mängd arbete som slutförts för en aktivitet och Återstående arbete är skillnaden mellan dess två. Du kan spåra arbetet i arbetstimmar eller dagar.
Hämta arbetsinformation
Eftersom diagram för arbetsstatus jämför planerat, slutfört och återstående arbete ska du se till att hämta in den informationen i projektet innan du skapar rapporten.
- Tilldela resurser till aktiviteter, särskilt om du vill hämta in slutfört arbete. Tänk på att göra detta innan du anger en originalplan.
- Ange en originalplan för att få en ögonblicksbild av projektet. I en statusrapport visar originalplaner när du har planerat att avsluta aktiviteter och arbete.
Lägga till arbetsfält att spåra
- Välj Visa>resursanvändning.
- Välj Format för verktyg för resursanvändning, Lägg>till information.
- Välj ett fält i området Tillgängliga fält och välj sedan Visa.
- När du har valt alla fält du vill använda väljer duOK.
Fält för arbetsstatus
Arbete
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Arbete (fält) | Den totala tiden som:
|
| Återstående arbete (fält) | Den tid som fortfarande krävs för att slutföra en aktivitet. |
| Originalarbete (fält) | Den totala mängd arbete som planerats för en aktivitet, en resurs eller en tilldelning över tiden. |
Verkligt arbete
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Verkligt arbete (fält) | Arbete som en resurs som är tilldelad till aktiviteter redan har slutfört över tiden. |
| Ackumulerat verkligt arbete | Det verkliga arbete som har utförts av alla resurser som är tilldelade till aktiviteter över tiden. |
| Återstående ackumulerat verkligt arbete | Det arbete som fortfarande krävs för att slutföra aktiviteterna i projektet efter att det ackumulerade verkliga arbetet över tiden har räknats bort. |
Ackumulerat arbete
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Ackumulerat arbete (fält) | Den tid som planerats för alla resurser som har tilldelats till aktiviteter, ackumulerat över tiden. |
| Originalplan – ackumulerat arbete | Det arbete enligt originalplanen som planerats för alla resurser som har tilldelats till aktiviteter, ackumulerat över tiden, när originalplanen angavs. |
| Återstående ackumulerat arbete | Det arbete som fortfarande krävs för att slutföra aktiviteterna i projektet efter att det ackumulerade planerade arbetet över tiden har räknats bort. |
| Originalplan – återstående ackumulerat arbete | Det arbete enligt originalplanen som fortfarande krävs för att slutföra aktiviteterna i projektet efter att det ackumulerade arbetet enligt originalplanen över tiden har räknats bort. |
Skapa ett diagram för aktivitetsstatus
Ett diagram aktivitetsstatus visar hur många aktiviteter som har slutförts och hur många som är kvar.Om linjen för återstående aktiviteter är brantast i diagrammet kan det hända att projektet ligger efter planen.
Hämta aktivitetsinformation
Eftersom diagram för aktivitetsstatus jämför planerade, slutförda och återstående aktiviteter ska du se till att hämta in den informationen i projektet innan du skapar rapporten.
- Ange en originalplan för att få en ögonblicksbild av projektet. I en statusrapport visar originalplaner när du har planerat att avsluta aktiviteter och arbete.
- Markera aktiviteter som slutförda. Markera aktiviteten och välj sedan Aktivitet i menyfliksområdet. Välj ett procentvärde för slutfört arbete, men tänk på att Project endast räknar aktiviteter som är slutförda till 100 % som ”slutfört” i ett diagram för aktivitetsstatus.
Lägga till aktivitetsfält att spåra
- Välj Visa>aktivitetsanvändning.
- Välj Format >för verktyg för aktivitetsanvändningLägg till information.
- Välj ett fält i området Tillgängliga fält och välj sedan Visa.
- När du har valt alla fält du vill använda väljer du OK.
Fält för aktivitetsstatus
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Procent färdigt (fält) | Aktuell status för en aktivitet som ett procenttal av dess varaktighet. |
| Ackumulerad procent färdigt (tidfasat aktivitetsfält) | Ackumulerad procentandel av en aktivitet som slutförts fördelat över tiden. |
| Originalplan – återstående aktiviteter | Antalet planerade aktiviteter som återstår att slutföras en viss dag när originalplanen angavs. |
| Återstående verkliga aktiviteter | Det totala antalet verkliga aktiviteter som återstår att slutföras en viss dag. |
| Återstående aktiviteter | Det totala antalet planerade aktiviteter som återstår att slutföras en viss dag. |
Formatera en statusrapport
Precis som i andra projektrapporter kan du ändra data, färger och former som visas i statusrapporterna. Du kan även lägga till diagram, tabeller eller bilder.
Information om hur du gör finns i Skapa en projektrapport.