Projektledningsmål: Kommunicera projektinformation

Det är ofta svårt att kommunicera projektinformation, oavsett om det handlar om att få statusinformation från din grupp eller att kommunicera projektstatus till chefer. Lär dig när och hur du kommunicerar och rapporterar projektinformation. Annars blir det effektiva samarbetet lidande och projektets framgång kan vara i fara. Fler artiklar i den här serien med instruktioner för projektledning finns i Översikt över projektledning.

Tips om projektledning innan du börjar . . .

• Lista dina intressenter Ta reda på vilka intressenterna är innan ett projekt påbörjas. Ett säkert sätt att stoppa ett projekt är att glömma en viktig intressent som har en positiv inverkan på projektet.
• Få igång en kommunikationsplan tidigt Utforma kommunikationsstrategier och processer i projektet innan projektet börjar. Eller ännu bättre, låt kommunikationsprocesserna visas som en uppgift på de första raderna i projektet så att denna viktiga del av samarbetet blir allas åtagande.
• Kommunicera ofta Att samla in aktivitetsstatusinformation en gång i veckan är precis rätt för att avvärja problem innan de eskalerar. Om ni kommunicerar oftare än så kan det hända att gruppmedlemmarna slutar skicka uppdateringar på grund av den extra tid det tar att förbereda dem.
• Söka efter problem Om allt verkar gå bra för att du inte har hört något negativt är du förmodligen på väg mot problem. Även de bäst skötta projekten har problem. Ditt jobb är att hitta dem innan de växer till större problem.
• Använd lämplig teknik Förstå dina teammedlemmars och intressenters kommunikationsbehov. Gruppmedlemmar som rapporterar aktivitetsstatus kanske vill använda e-post eller Project Online, medan en chef kanske föredrar ett väl presenterat diagram eller pivottabell. Här är en lista över program som du kan använda som hjälp i kommunikationen.

Program	Fördelar	Nackdelar
Project	Ha inbyggda presentationsverktyg för alla nivåer av intressenter. Har lättförståeliga vyer för tidslinje och teamplanering. Exporterar data till Excel och Visio för kommunikation av komplexa data.	Ditt företag kanske inte använder Project. De projekt som ditt företag arbetar med kan vara för små för att dra nytta av kraftfull programvara för schemaläggning.
Project Online	Bäst för avancerad kommunikation och rapportering av projektinformation i en organisation. Kan jämföra status för flera projekt eller för en portfölj med projekt.	Mindre företag kan behöva hjälp av konsulter för att installera och använda Project Online.
Excel	I Project går det att exportera data till Excel för avancerade analyser, till exempel ANOVA-analyser och EV-analyser (Earned Value). Perfekt för tidig planering av projekt eller för leveranser på hög nivå som senare kan läggas till i Project.	Excel saknar automatiserade schemaläggningsfunktioner för mer komplexa projekt.
Word	Perfekt i inledningsfasen när du behöver dela planeringsdokument som budget och slutprodukter.	Inte idealiskt för visuella presentationer för ledande intressenter. Använd Excel, Visio, PowerPoint eller Project egna rapportfunktioner i stället.
SharePoint	Erbjuder synkroniseringsfunktioner utan Project Server. Om du ändrar en uppgiftslista visas ändringarna i den andra.	Dyrt att distribuera i hela företaget. Om du inte har företagets resurser för att installera SharePoint kan du använda Microsoft 365 med SharePoint Online.
PowerPoint	Perfekt för effektfulla presentationer inför ledande intressenter.	Analytiker och tekniker kanske vill ha mer detaljerade diagram för komplexa budgetanalyser.
Visio	Perfekt under de inledande faserna av ett projekt där du behöver kommunicera affärs- och tillverkningsprocesser med flödesscheman eller andra diagram.	Kan presentera för mycket information för en publik på företagsledningen. Använd i stället de egna rapportfunktionerna i Project.
Microsoft Teams	Perfekt för team på olika platser. Du kan dela projektinformation med snabbmeddelanden, röst, video eller under onlinemöten.	Kan kräva distribution av en IT-avdelning.

Kommunicera projektinformation

Kontrollera statusuppdateringar från Project Online	Om din grupp använder Project Online bör du ladda ned aktivitetsstatusuppdateringar från servern innan du kommunicerar med din grupp om projektets status.
Följ upp planeringen, från lätt till expert	Det finns både enkla och mer komplexa sätt att följa förloppet. Hitta det sätt som fungerar bäst för ditt projekt och din grupp.
Kommunicera information om upparbetat värde	Att samla in EV-information är ett mer avancerat, men mycket kraftfullt, steg mot att upptäcka fördelar och nackdelar med projektets prestanda. De fakta på hög nivå som du får från detta är vad dina intressenter vill se.
Skapa en projektrapport	Med Project kan du skapa och anpassa snygga grafiska rapporter med vilka projektdata du vill, utan att använda någon annan programvara. När du arbetar på projektet ändras rapporten så att den senaste informationen visas – ingen manuell uppdatering krävs.
Synkronisera med en SharePoint-uppgiftslista	Gruppmedlemmarna kan visa schemat och uppdatera sitt arbete i SharePoint, och du ser ändringarna i Project. Och vice versa.
Använda Microsoft 365	Kommunicera projektinformation med Microsoft 365. Så länge du arbetar på en dator med Internetanslutning kan du arbeta med dina dokument i fullständiga versioner av Word, Excel, PowerPoint eller OneNote – när du behöver det, var du vill.
Publicera aktivitetsändringar på servern	När du ändrar aktiviteter publicerar du ändringarna i Project Online så att alla har rätt information för att fortsätta sitt arbete.
Kommunicera med Microsoft Teams	Om personer inte kan komma till ett möte kan du använda Teams för att dela projektinformation. Dela PowerPoint-bilder, Excel-ark eller en OneNote-anteckningsbok för att dela projektplaner. People kan delta i onlinemöten på sitt kontor, hemma eller via sin mobila enhet.

Gå tillbaka till Översikt över projektledning