Projektledning är sällan en enkel uppgift. Men den här vägledningen hjälper dig att förstå projektledningen när du använder Project. Varje länk nedan går till en sida som utforskar den aspekten av projektledning med artiklar och korta handledningar.
Påbörja en projektplan
Ju mer komplicerat ett projekt är, desto viktigare är det att du förbereder dig innan du sätter dig i Project. Under den här inledande projektfasen använder du program som Word, Excel och SharePoint när du lägger upp planeringen.
| Projektmål | BESKRIVNING |
|---|---|
| Påbörja en projektplan | Många projekt misslyckas på grund av otillräckliga tankeförberedelser under inledningsfasen. Fundera på projektets intressenter och huvudmän när du börjar utforma projektidén, inledande specifikationer och eventuellt en budget. I mindre projekt kan du göra mycket av det här arbetet i Microsoft Project. I större projekt är det lämpligt om registrerar dina funderingar i Word, Excel och SharePoint, och kanske också på din telefon. |
| Informera intressenterna om dina planer | Det kan vara svårt att hålla kommunikationsvägarna till intressenterna öppna. Men det är avgörande för om ett projekt ska lyckas. |
| Skapa och dela projektrapporter | Du kan ta hjälp med den tidsödande delen av kommunikationen genom att använda de många rapporter som ingår i Project och som du når med bara ett musklick. Här kan du lägga upp inledande planer, stora milstolpar i projektet, budgeteringskrav, personalbehov osv. |
Utforma ett projektschema
Det kan ta tid att utforma ett projektschema. Projektskapandet går smidigare om du delar in det i fyra kategorier:
- Lägg till aktiviteter
- Ordna dem
- Lägg till personer
- Kommunicera med de andra i gruppen
| Projektmål | BESKRIVNING |
|---|---|
| Skapa ett nytt projektschema | När du är färdig med det inledande tankearbetet är det dags att starta Project och skapa ett nytt schema. Du kan börja med ett tomt projekt eller använda mallar som andra projektledare har skapat – några av mallarna kommer från experter på projektledning och från verksamheter som liknar den där du arbetar. |
| Lägg till aktiviteter | Aktiviteter är de uppgifter som utförs i ett projekt. Läs mer om hur du lägger till aktiviteter, ändrar deras egenskaper och gör uppskattningar av deras varaktighet. |
| Ordna dem | När du börjar med att lägga till aktiviteter hamnar de kanske i en svårhanterlig ordning. Läs mer om hur du ordnar dem med hjälp av sammanfattningsaktiviteter och underaktiviteter, och genom att länka dem till varandra. |
| Lägga till personer och tilldela dem aktiviteter | När du har lagt till aktiviteter i projektet är det dags att börja fundera på vilka personer som ska arbeta med dem. Kom ihåg att det är skillnad på att lägga till personer och att tilldela dem aktiviteter i Project. |
| Dela resurser med resurspooler och huvudprojekt | Det blir enklare att hantera personer i flera projekt om du placerar alla personer i projekten i en enda projektfil. Den här filen fungerar som en resurspool. Från resurspoolfilen kan du fördela resurserna på flera projekt (utan Project Server). |
| Planera projektets kostnader | Hanteringen av projektkostnader är en tung uppgift för de flesta projektledare. Med Project märker du säkert snart att jobbet kanske inte är så svårt alls. Här får du tips om hur du håller dig till budgeten. |
Hantera ditt projekt
Du är långt från klar när du har utformat projektschemat. Det krävs mer tid till hanteringen av projektet än till utformningen av det. Till exempel kan det ske förändringar i aktiviteter, nya personer kan läggas till och slutdatumet måste kanske flyttas. I Project finns alla du behöver för att övervaka förloppet och göra de ändringar som krävs för att projektet ska kunna slutföras på bästa sätt.
| MÅL | BESKRIVNING |
|---|---|
| Välja rätt vy för ditt schema | Hitta en vy som gör projektet överskådligt. I Gantt-schemat har du en vy som visar hur projektet går. Du kan även använda kalendervyer, nätverksdiagram och tidslinjen när du behöver granska olika detaljnivåer. |
| Följa upp ditt schema | När du har skapat ditt första schema är det dags att börja ta reda på hur det går. Om du skapar en originalplan och använder rätt vyer blir det lättare att följa upp projektets status. |
| Spåra procent färdigt för aktiviteter | Att spåra framsteg kan verka komplicerat, men här är ett snabbt sätt att visa procent färdigt med hjälp av en förloppsindikator i ett Gantt-schema. |
| Lösa resursbeläggningsproblem | För att få ut bästa möjliga prestanda och resultat från resurser måste du hantera resursarbetsbelastningar för att undvika överbeläggningar och underbeläggningar. |
| Lägga till ett slutdatum för projektet | Det värsta som kan hända en projektledare är att måldatum måste skjutas på grund av ändringar i schemat. Läs mer om strategier som ger dig kontroll över projektets måldatum. |
| Rapportera projektets status | Att kommunicera är sällan enkelt, särskilt om det är dåliga nyheter som måste förmedlas. Som stöd för kommunikationen med intressenter och chefer innehåller Project snygga och professionella rapporter som du skapar och skickar i några få enkla steg. |
| Hantera projektkostnader | Går projektet över budget? Måste kostnaderna justeras? Läs mer om hur du löser kostnadsproblem i schemat. |
| Visa analysrapporter med upparbetat värde | EV (Earned Value) är en avancerad övervakningsmetod. Men det är inte bara för experter. Du kan också använda den för att övervaka projektet. |
| Hantera risker | Det finns många risker i projektet. Identifiera problematiska områden och åtgärda dem innan de förvandlas till riktigt allvarliga problem. |
| Arbeta med flera projekt | I Project finns verktyg som hjälper dig att hantera samband mellan projekt, även aktiviteter i ett projekt som är beroende av att ett annat projekt slutförs. |