Rapporter med upparbetat värde är en kraftfull uppföljnings- och budgetfunktion i Project. Trots den mängd skrämmande akronymer som definierar det (som AC, BCWP, TPI, EV och liknande) är det inte särskilt komplicerat. EV-analys hjälper dig att svara på frågor som ”Hur mycket pengar ska vi ha spenderat utifrån hur mycket arbete som har gjorts i projektet?” Vilket i sin tur leder till andra frågor som "Kommer vi att bli klara i tid?"
Ett enkelt exempel Du arbetar med ett trädgårdsprojekt för 10 hem i en återvändsgränd och du förväntar dig att få hela projektet med 10 hem klart på 10 månader. Vidare måste du slutföra ett hems trädgård varje månad. Låt oss gå igenom några av detaljerna om det här projektet.
- 10 000 kr är din totala budget för alla 10 hemmen.
- 1 000 USD är budgeterat för varje hem, vilket innebär att du planerar att spendera 1 000 USD per månad på hela projektet. Detta inkluderar pengar som spenderas på växter, verktyg och en trädgårdsmästare.
- Du ber ditt konto om en rapport när 2 månader har gått. Revisorn berättar att 1 500 USD har spenderats på projektet hittills. Du tänker: "Bra, jag sparar pengar."
- Då inser du ditt misstag. Efter två månader bör 20 procent av projektet vara klart, eftersom 2 månader är 20 procent av de tio månader som du ursprungligen hade planerat att lägga på projektet. Men bara en och en halv trädgård är faktiskt klar, inte 2.
- Så efter två månader bör du ha spenderat 20 procent X 10 000 dollar (eller 2 000 dollar) på projektet för att få det klart i tid, och två trädgårdar bör vara klara – inte 1 500 dollar för en och en halv trädgård. Nu inser du att du faktiskt ligger efter i schemat. Usch! Dags att prata med trädgårdsmästaren.
Här är det knepiga (och bra) med upparbetat värde. Det förenar tid med pengar eftersom det multiplicerar valuta med schemalagd tid (eller procent färdigt, på professionella projektledares språkbruk).
Vad kan vi lära oss av detta? "Tid är pengar", som det gamla ordspråket säger. Nu kan du inte skryta med din skicklighet med upparbetat värde riktigt än. Du måste läsa vidare . . .
Mer om upparbetat värde
Visa upparbetat värde
Project visar information om upparbetat värde på två sätt: med vyer och med rapporter. Men först behöver du göra några saker för att ställa in upparbetat värde för rapportering.
- Ange en originalplan
- Ange ett rapportdatum
- Ange metod för upparbetat värde för procent färdigt (valfritt)
Använda rapporter
- Välj Flerrapporter i Project>>.
- Välj Kostnader och sedan Upparbetat värde.
Använda vyer
- Välj Visa>tabell och sedan Fler tabeller.
- I listan väljer du Upparbetat värde, Kostnadsindikatorer för upparbetat värde eller Schemaindikatorer för upparbetat värde.
Om du inte är säker på vilken tabell väljer du bara Upparbetat värde. - Välj Använd.
Tolka upparbetat värde
Det finns tre nyckelvärden som ligger till grund för en analys av upparbetat värde, och du måste känna till åtminstone dessa tre värden för att kunna använda upparbetat värde.
Rapportdatumet är ett viktigt tema som löper genom dessa vanliga termer för upparbetat värde. En EV-analys antar att du vill se förloppet för projektet före en viss tidpunkt som du väljer.
Eftersom en bild säger mer än tusen ord, låt oss titta på det här grafiskt. Här är ett diagram som visar en jämn ackumulering av kostnader under ett projekts livstid. Den streckade linjen visar en jämn utgift under projektets livstid.
När arbetet med projektet har påbörjats kan ett diagram över nyckelvärdena i EVA (Earned Value Analysis) se ut så här.
Rapportdatumet avgör vilka värden som beräknas i Project. Den faktiska kostnaden för projektet har överskridit den budgeterade kostnaden. Det upparbetade värdet återspeglar det verkliga värdet av det arbete som utförts. I det här fallet är värdet av det utförda arbetet mindre än det belopp som har lagts ut för att utföra arbetet.
Några råd om hur du använder upparbetat värde
| Gör du så här | Så här |
|---|---|
| Vidta åtgärder snart | Ju tidigare i ett projekts livscykel du upptäcker sådana avvikelser mellan verkliga kostnader, budgeterade kostnader och upparbetat värde, desto tidigare kan du vidta åtgärder för att åtgärda problemet. |
| Arbeta hårdare | Lättare sagt än gjort. Ju mer arbete du får gjort innan nästa rapportdatum för att fastställa upparbetat värde, desto bättre. Att bara anställa fler arbetare kanske inte hjälper, men att anställa billigare arbetare kan göra det. Eller så kan du behöva "gå på golvet" för att ta reda på varför arbetare inte är mer produktiva. Eller kanske är problemet hos cheferna som tillhandahåller maskiner som behöver mer underhåll än väntat. Det kan finnas många anledningar, men poängen är att använda en "sifferstrategi" med upparbetat värde hjälper dig att upptäcka negativa trender. |
| Arbeta smartare | Jaga inte efter produktivitetsproblem på de uppgifter som är mindre viktiga än andra. Kontrollera aktiviteter på den kritiska linjen först för största påverkan på positiva EV-värden. |
| Köra rapporterna igen | En analys av upparbetat värde i slutet av ett projekt har egentligen inget större värde. Källorna till projektets problem finns sannolikt tidigt i projektet, och kommer troligen att ha haft för stor inverkan för att kunna åtgärdas utan att ådra sig stora kostnader och frustration från din grupp, chef och andra intressenter. Ta för vana att köra EV-rapporter varje månad, om du ska göra dem över huvud taget. |
| Oroa dig inte för de tidiga grejerna | Om du ser problem mycket tidigt i projektet kan det bara handla om ökade kostnader eller kostnader för utbildning, att få med alla ombord, rikligt men nödvändigt tidigt samarbete med ditt team och andra hushållssysslor. Ignorera inte dessa tidiga tecken på problem, men de kan vara mer förståeliga tidigt i projektet än senare. |