"Du kan få det bra, snabbt eller billigt. Välj två."
Ingenjörer har sagt detta till projektledare i årtionden.
Enkelt annorlunda uttryck: varje projekt balanserar en "triangel" av tid, pengar och omfattning – du kan inte ändra ett projekt utan att påverka minst en av de andra. Projektledarens jobb är att se till att triangeln inte faller sönder.
Hur gör jag? Börja med att lokalisera ett problem i projekttriangeln – handlar det om tid (schema), pengar (budget) eller omfattning? Ta sedan reda på vilka sidor av triangeln du kan ändra och vilka som är "fasta" på plats. För det tredje, justera vad du kan för att åtgärda problemet och optimera projektet. För det fjärde, avsluta projektet och fira!
Artikelinnehåll
- Tid + pengar + omfattning = kvalitet
- Veta vad du inte kan ändra
- Optimera schemat
- Optimera budgeten
- Optimera omfattningen
- Mer om projektledning
Tid + pengar + omfattning = kvalitet
Projekttriangeln är också känd som "järntriangeln" och, mindre poetiskt, "trippelbegränsningarna". Vad du än kallar det så innebär det samma sak: Du kan inte ändra budget, schema eller omfattning för ett projekt utan att det påverkar minst en av de andra två delarna
Några exempel på hur det fungerar:
- Om du vill flytta slutdatumet (tid) kan du spendera mer resurser (pengar) för att slutföra arbetet snabbare eller ta bort funktioner (omfattning) så att det blir mindre arbete att göra innan den nya tidsgränsen.
- Om du vill avsluta projektet under budget (kostnad) kan du ta bort övertiden och avsluta projektet senare (tid) eller skära ned på funktioner (omfattning).
- Om du vill lägga till funktioner i en produkt (omfattning) kan du förlänga tidsgränsen för att få tid för det nya arbetet (tid) eller lägga till personer för att få det gjort snabbare (kostnad). Du kan även göra både och!
Kvalitet är den fjärde delen i projekttriangeln. Den sitter i mitten, där alla förändringar på någon sida påverkar den.
Om du till exempel ligger före schemat kanske du kan byta ut bortklippta funktioner eller ge mer tid för befintliga aktiviteter. Med den här extra tiden och omfattningen kan slutresultatet bli en bättre produkt.
En viktig punkt: Det finns ingen universell standard för kvalitet. För varje enskilt projekt definieras kvalitet i själva projektet. För vissa företag är det viktigaste måttet på kvalitet att hålla projektet inom budget. För andra är det viktigare att få ut den på marknaden i tid. En projektledare behöver veta hur kvalitet definieras för organisationen och det specifika projektet.
I det tidigare exemplet kan du helt enkelt avsluta produkten tidigt med färre funktioner och få ut den på marknaden före dina konkurrenter. Det kan vara definitionen av kvalitet för det projektet i ditt företag.
Veta vad du inte kan ändra
I de flesta projekt är minst en sida av triangeln fixerad. Det går inte att ändra på det.
Kanske är budgeten inte förhandlingsbar. (Låter det bekant?) Eller så kanske produkten absolut måste börja säljas vid ett visst datum. Kanske är båda sanna.
De fasta elementen i ett projekt dikteras ofta uppifrån projektledaren, men inte alltid. Ibland ligger det på dina axlar att avgöra vilken faktor som är viktigast för projektets framgång. Och du måste verkligen vara tydlig med detta när problem dyker upp (och det gör de alltid).
När problemet uppstår på en fast sida är tillvägagångssättet ofta tydligt. Om du till exempel upptäcker att en programvarufunktion kommer att ta längre tid att slutföra än förväntat och du har skrivit under ett kontrakt som anger att du ska leverera den funktionen (omfattningen), måste du antingen flytta fram slutdatumet eller lägga till resurser för att slutföra den i tid.
Omfastsida och problemsidan är olika, ge inte upp. Det är det som är det fina med projekttriangeln; Det finns alltid utrymme att göra ändringar Om projektet till exempel måste slutföras i tid och har ökat i omfattning kan du fortfarande justera kostnaderna genom att lägga till resurser.
Bli inte panikslagen om alla tre sidor av triangeln fastnar. Projektet kanske har problem, men du vet åtminstone att det är i trubbel och du har en bra utgångspunkt för att ompröva projektets mål eller kvalitetsstandarder.
Optimera schemat
Förr eller senare står du inför ett projekt som kommer att överskrida en oflexibel deadline.
Ett säkert sätt att korta ned schemat är att korta ned den kritiska linjen, som är en serie aktiviteter vars sista aktivitet slutförs på projektets slutdatum. Om du ändrar andra aktiviteter kanske schemat inte förkortas, men om du ändrar aktiviteter på den kritiska linjen förkortas schemat. Om du vill förkorta den kritiska linjen kan du:
- Förkorta aktiviteternas varaktighet (minska omfattningen eller lägg till resurser).
- "Snabbspåra" schemat: Överlappa aktiviteter så att andra kan arbeta med dem samtidigt (lägg till resurser). Den här taktiken är bäst att använda närmare början av ett projekt.
- "Krascha" schemat: Lägg till resurser för att slutföra aktiviteter snabbare (pengar).
- Ta bort aktiviteter (minska omfattningen).
Att fastställa schemat på detta sätt kan naturligtvis få dramatiska effekter på projektets budget, omfattning och kvalitet.
Optimera budgeten
I de flesta projekt utgörs den största delen av budgeten av resurskostnader: lönebaserade och fasta kostnader för människor, utrustning och material. Att hålla sig till budgeten kan kräva mycket svåra val:
- Minska omfattningen av projektet så att det är färre och kortare aktiviteter som behöver resurser.
- Ta bort resurser.
- Se till att löner, avgifter och övertid är lämpliga.
- Kontrollera att resurserna passar bäst för jobbet.
- Ersätt en dyr resurs med en billigare.
Att få kostnaderna under kontroll kan tvinga fram en deadline eller kräva nedskärningar i projektets omfattning. Om du till exempel inte tillåter övertid för aktiviteter kan slutdatumet infalla en månad senare. Om du drar ned på omfattningen kan slutdatumet flyttas.
Optimera omfattningen
Skulle du kunna tänka dig att spara pengar genom att göra en bro några meter kortare än floden den sträcker sig över? Självklart inte. Ibland kan inte omfattningen ändras, så du måste vidta andra åtgärder:
- Lägg till resurser för att se till att alla aktiviteter slutförs (kostnad).
- Ta bort eventuella aktiviteter som inte finns på den kritiska linjen (kostnad).
- Lägg till aktiviteter eller lägg till varaktighet till aktiviteter (kostnad).
- Utöka tidsgränsen för att frigöra tid för alla aktiviteter med den aktuella resursnivån (tid).