Allt om arbetsflöden för insamling av signaturer

Arbetsflödena som ingår i SharePoint-produkter är funktioner som du kan använda för att automatisera affärsprocesser, vilket gör dem både mer konsekventa och effektiva. Du kan använda ett arbetsflöde för insamling av signaturer i SharePoint för att dirigera dokument som skapats i Excel, Word eller InfoPath till en eller flera personer för deras signaturer.

Mer information finns i Översikt över arbetsflöden som ingår i SharePoint.

Om allt du behöver göra är att slutföra en arbetsflödesuppgift för insamling av signaturer Gå bara till complete-segmentet och expandera det. Du kanske inte behöver något av de andra segmenten för tillfället.

SharePoint-arbetsflöden är:

• Effektiv och konsekvent Ett arbetsflöde för insamling av signaturer dirigerar automatiskt dokumentet, tilldelar signaturuppgifter och spårar förloppet. Aktiviteten i arbetsflödet kan övervakas och justeras från en central statussida, och historiken för händelser i arbetsflödeskörningen behålls i 60 dagar efter slutförande.
• Mindre arbete åt dig Ett arbetsflöde för insamling av signaturer sparar både tid och problem för dig och dina kollegor, samtidigt som det effektiviserar och standardiserar signaturprocessen.

Här är ett diagram över en mycket enkel version av arbetsflödet Samla in signaturer.

Tips om hur du använder den här artikeln

Informationen i den här artikeln presenteras i expanderbara segment.

Om allt du behöver göra är att slutföra en arbetsflödesuppgift för insamling av signaturer Gå bara till complete-segmentet och expandera det. Du kanske inte behöver något av de andra segmenten för tillfället.

Om du vill lägga till, starta, övervaka och underhålla arbetsflöden Om du inte redan är bekant med de här uppgifterna kan det vara bra att arbeta dig igenom den här artikeln, segment för segment, första gången du utformar och lägger till ett arbetsflöde. När du är bekant med informationen och artikellayouten kan du gå direkt till det segment du behöver vid eventuella returbesök.

En anteckning om grafiken Skärmbilder och konceptuella diagram i den här serien med arbetsflödesartiklar baseras i allmänhet på arbetsflödestypen Godkännande. Bilder och diagram i den här artikeln har dock anpassats för arbetsflöden för insamling av signaturer om det behövs för att förtydliga begreppen eller instruktionerna.

Ett ord om att skriva ut den här artikeln Det här är en lång artikel. Om du bara vill skriva ut markerade segment ser du till att endast de segmenten expanderas när du skriver ut. (Om du vill ta med hela grafiken i den utskrivna kopian skriver du också ut i liggande orientering och inte stående orientering.)

Och ett ord om att söka Innan du söker efter text eller term i den här artikeln kontrollerar du att alla segment som du vill söka i är utökade.

Läs mer om arbetsflöden för insamling av signaturer

Ett arbetsflöde för insamling av signaturer är en SharePoint-produktfunktion som dirigerar ett dokument eller formulär som skapats i Word, Excel eller InfoPath till en eller flera personer för deras signatur. Arbetsflödet automatiserar, effektiviserar och standardiserar hela processen.

Det grundläggande arbetsflödet för insamling av signaturer som ingår i SharePoint-produkter fungerar som en mall. Med den här mallen kan du lägga till ett eller flera arbetsflöden för insamling av signaturer på dina webbplatser. Varje arbetsflöde som du lägger till är en unik version av det grundläggande arbetsflödet för insamling av signaturer, var och en med sitt eget specialiserade arbetssätt, baserat på de inställningar som du anger när du lägger till det.

Vad kan ett arbetsflöde för insamling av signaturer göra för mig?

• När du först lägger till ett arbetsflöde för insamling av signaturer i listan, biblioteket eller webbplatssamlingen kan du ange hur många deltagare som ska tas med och ange om deras uppgifter tilldelas en efter en (i serie) eller alla på en gång (parallellt). Du kan till och med bestämma om du vill dela upp deltagarnas uppgifter i två eller flera separata steg. Varje gång du startar arbetsflödet manuellt i ett dokument kan du ändra de här inställningarna.
• Arbetsflödet tilldelar en uppgift till varje angiven deltagare. Varje deltagare väljer bland flera möjliga svar: att signera (eller inte signera) dokumentet, att omtilldela signaturuppgiften eller att ta bort uppgiften.
• Medan arbetsflödet körs kan du övervaka förloppet och göra justeringar (om det behövs) från en enda central sida för arbetsflödesstatus.
• I 60 dagar efter att arbetsflödet har slutförts är listan över alla arbetsflödeshändelser som inträffade under den här körningen (eller instansen) av arbetsflödet fortfarande tillgänglig på sidan Arbetsflödesstatus, för informell referens.

Vad kan ett arbetsflöde för insamling av signaturer inte göra?

Arbetsflödet för insamling av signaturer är inte utformat för att samla in godkännanden och avslag för ett dokument eller för att styra publicering av webbsidor för en webbplats. Om du vill lägga till ett arbetsflöde där deltagarna godkänner eller avvisar dokumentet som de granskar läser du artikeln Allt om arbetsflöden för godkännande.

Arbetsflödena för insamling av signaturer är inte heller utformade för att samla in feedback. Om du vill använda ett arbetsflöde för att samla in feedback om ett dokument kan du läsa artikeln Allt om arbetsflöden för insamling av feedback.

Du kan också använda Microsoft SharePoint Designer 2013 för att ytterligare anpassa alla arbetsflöden som ingår i SharePoint-produkter.

Vem kan använda den här typen av arbetsflöde?

Lägga till ett arbetsflödeSom standard måste du ha behörigheten Hantera listor för att kunna lägga till ett arbetsflöde. (Som standard har gruppen Ägare behörigheten Hantera listor. Gruppen Medlemmar och gruppen Besökare gör det inte.)

Starta ett arbetsflödeSom standard måste du också ha behörigheten Redigera objekt för att starta ett arbetsflöde som redan har lagts till. (Både gruppen Medlemmar och gruppen Ägare har behörigheten Redigera objekt som standard, men inte gruppen Besökare.)

Alternativt kan ägare välja att konfigurera specifika arbetsflöden så att de bara kan startas av medlemmar i gruppen Ägare. (Det gör du genom att markera kryssrutan Kräv behörigheter för att hantera listor för att starta arbetsflödet , på första sidan i associationsformuläret.)

Vilka är fördelarna med att använda digitala signaturer?

Allt fler affärstransaktioner genomförs elektroniskt. Följaktligen används digitala signaturer i allt högre grad för att juridiskt binda förlitande parter till sina transaktioner. En digital signatur används för att verifiera identiteten på den person som signerade dokumentet och bekräftar att innehållet inte ändrades efter att den digitala signaturen tillämpats på dokumentet. Digitala signaturer ger säkerhet som är baserad på krypteringsteknik och bidrar till att minska risken för elektroniska affärstransaktioner. Med förbättringar av digital signering strävar Office efter att uppfylla informationssäkerhetsbehoven för företag och offentliga enheter över hela världen.

Om du vill skapa en digital signatur måste du ha ett digitalt certifikat som bevisar din identitet för förlitande parter och som ska erhållas från en känd certifikatutfärdare. Om du inte har något digitalt certifikat har Microsoft även partner som tillhandahåller digitala certifikat och andra avancerade signaturer.

Hur planerar, lägger du till, kör och underhåller den här typen av arbetsflöde?

Det här är de grundläggande stegen:

• INNAN arbetsflödet körs (planera, lägg till, starta)
  Innan du lägger till ett arbetsflöde planerar du var du vill lägga till det (för en enda lista eller ett enda bibliotek eller för hela webbplatssamlingen) och information om hur det fungerar. När du har lagt till och konfigurerat arbetsflödet kan alla med nödvändiga behörigheter starta arbetsflödet i ett visst dokument. Arbetsflödet kan också konfigureras så att det körs automatiskt. Automatiska körningar kan aktiveras baserat på en eller båda av två utlösande händelser: när ett dokument läggs till i eller skapas i en lista eller ett bibliotek eller när något dokument i en lista eller ett bibliotek ändras.
• MEDAN arbetsflödet körs (slutfört, övervaka, justera)
  Medan arbetsflödet körs slutför enskilda deltagare sina tilldelade uppgifter. Under tiden kan arbetsflödets förlopp övervakas från en central sida för arbetsflödesstatus för just den instansen av arbetsflödet. Justeringar av arbetsflödet medan det körs kan göras från samma sida. och om det behövs kan arbetsflödet avbrytas eller avslutas därifrån.
• NÄR arbetsflödet har körts (granskning, rapport, ändring)
  När arbetsflödet är klart kan hela historiken för den körningen (eller instansen) granskas i upp till 60 dagar på sidan Arbetsflödesstatus. Om du vill ändra hur arbetsflödet fungerar kan du öppna och redigera associationsformuläret som du slutförde när du först lade till arbetsflödet.

I följande flödesschema visas dessa steg utifrån perspektivet för den person som lägger till ett nytt arbetsflöde.

Planera ett nytt arbetsflöde för insamling av signaturer

I det här avsnittet identifierar vi de beslut du behöver fatta och den information du behöver för att sammanställa innan du lägger till en version av arbetsflödet för insamling av signaturer.

Om du redan är bekant med hur du lägger till den här typen av arbetsflöde och bara behöver en påminnelse om de specifika stegen kan du gå direkt till lämpligt ADD-segment (Lista/bibliotek eller Webbplatssamling) i den här artikeln.

Mallar och versioner

Arbetsflödena som ingår i SharePoint-produkter fungerar som huvudmallar som de specifika enskilda arbetsflöden som du lägger till i listor, bibliotek och webbplatssamling baseras på.

Varje gång du lägger till ett arbetsflöde för insamling av signaturer, till exempel, lägger du faktiskt till en version av den allmänna arbetsflödesmallen för insamling av signaturer. Du ger varje version ett eget namn och egna inställningar, som du anger i associationsformuläret när du lägger till den versionen. På så sätt kan du lägga till flera arbetsflöden, var och en version baserat på arbetsflödesmallen För insamling av signaturer, men varje version namnges och skräddarsys för det specifika sätt som du kommer att använda den.

I den här illustrationen har tre arbetsflöden baserade på arbetsflödesmallen godkännande lagts till – ett för alla innehållstyper i ett enda bibliotek, ett för en enda innehållstyp i ett enda bibliotek och ett för en enda innehållstyp i en hel webbplatssamling.

Introduktion till associationsformuläret

När du lägger till en ny arbetsflödesversion baserat på en av de inkluderade arbetsflödesmallarna fyller du i ett associationsformulär för att ange hur du vill att den nya versionen ska fungera.

I följande avsnitt hittar du en lista med frågor som förbereder dig för att fylla i associationsformuläret. Först tar du dock en stund eller två att titta över formuläret och dess fält.

Första sidan i associationsformuläret

Andra sidan i associationsformuläret

Fälten på den andra sidan visas också i initieringsformuläret, som presenteras varje gång arbetsflödet startas manuellt, och kan då bara redigeras för den enskilda körningen.

Nio frågor att besvara

Så snart du har svar på alla frågor i det här avsnittet är du redo att lägga till arbetsflödet.

Är det här rätt arbetsflödestyp?

Den här artikeln handlar om arbetsflödesmallen som visas på menyn som Samla in signaturer – SharePoint 2010. Om du inte är säker på att den här arbetsflödestypen är det bästa valet för dig går du tillbaka till learn-avsnittet i den här artikeln. Mer information om andra arbetsflödesmallar som är tillgängliga finns i artikeln Om arbetsflöden som ingår i SharePoint.

Det är viktigt att veta att signaturrader av den typ som vi diskuterar här bara kan infogas i dokument som skapats i Word, Excel eller InfoPath.

En lista eller ett bibliotek, eller hela webbplatssamlingen? (och) En innehållstyp eller alla innehållstyper?

Vad är en innehållstyp?

Varje dokument eller annat objekt som lagras i en lista eller ett bibliotek i SharePoint tillhör en eller annan innehållstyp. En innehållstyp kan vara lika grundläggande och allmän som dokument - eller Excel-kalkylblad, eller lika specialiserad som juridiskt avtal eller produktdesignspecifikation. Vissa innehållstyper är tillgängliga i SharePoint-produkter som standard, men du kan både anpassa dessa och lägga till andra som du själv skapar.

Du kan göra den nya versionen av arbetsflödet För insamling av signaturer tillgängligt endast i en enda lista eller i ett enda bibliotek, eller så kan du göra den tillgänglig i hela webbplatssamlingen.

• Om du lägger till arbetsflödet för en enskild lista eller ett enda bibliotek kan du konfigurera det så att det körs antingen på alla innehållstyper eller på en enda innehållstyp.
• Om du lägger till arbetsflödet för hela webbplatssamlingen måste du dock konfigurera det så att det endast körs på en enda webbplatsinnehållstyp.
• I samtliga fall måste varje dokument som arbetsflödet för insamling av signaturer körs på vara en fil som har skapats i Word, Excel eller InfoPath.

Vad är ett bra namn?

Ge arbetsflödesversionen ett namn som:

• Anger tydligt vad den används till.
• Skiljer den tydligt från andra arbetsflöden.

Ett exempel

Tänk dig att du är medlem i en grupp med redigerare. Gruppen vill använda två olika arbetsflöden för insamling av feedback:

• Du kör det första arbetsflödet för varje dokument som skickas av en medlem i din egen grupp. Det här arbetsflödet samlar endast in feedback från gruppens chef.
• Du kör det andra arbetsflödet för varje dokument som skickas av personer utanför din egen grupp. Det här arbetsflödet samlar in feedback från alla medlemmar i gruppen.

Du kan namnge det första arbetsflödet i feedback om insändning och det andra ett externt insändningsfeedback.

Uppgiftslistor och historiklistor: Befintliga eller nya?

Du kan låta arbetsflödet använda webbplatsens standardlista för uppgifter och historik, använda andra befintliga listor eller begära nya listor bara för det här arbetsflödet.

• Om webbplatsen kommer att ha många arbetsflöden, eller om vissa arbetsflöden kommer att innehålla många uppgifter, kan du begära nya listor för varje arbetsflöde. (Att hantera överlånga listor är en av de saker som kan göra prestandan långsammare. Det är snabbare och enklare för systemet att ha flera kortare listor än en mycket lång lista.)
• Om uppgifterna och historiken för det här arbetsflödet innehåller känsliga eller konfidentiella data som du vill hålla separerade från de allmänna listorna bör du definitivt ange att du vill ha nya separata listor för det här arbetsflödet. När du har lagt till arbetsflödet måste du se till att rätt behörigheter har angetts för de nya listorna.

Vem lägger till signaturraderna och när?

Signaturrader kan infogas i dokumentet vid något av två tillfällen:

• Innan arbetsflödet startas i dokumentet.
• När arbetsflödet har startats, men innan den första deltagaren lägger till sin signatur i en signaturrad.

Två steg är att lägga till en digital signatur i ett dokument:

1. Först infogar någon en asignaturrad i brödtexten i dokumentet.
   
2. Sedan lägger någon till sin signatur på den infogade raden.
   

Tänk på det här Från det ögonblick då den första deltagaren lägger till sin signatur i dokumentet är dokumentet låst mot redigering. Alla ytterligare ändringar i dokumentet efter den punkten , förutom andra undertecknare som lägger till deras signaturer, gör alla signaturer som har lagts till ogiltiga eller tas bort . Och eftersom infogningen av en signaturrad räknas som en ändring i dokumentet måste alla signaturrader redan finnas i dokumentet innan den första deltagaren lägger till sin faktiska signatur på en av dessa rader.

Det finns alltså tre enkla sätt att besvara den här frågan:

• För båda typerna av start Dokumentet baseras på en mall eller ett formulär som redan har signaturrader, så att ingen behöver lägga till dem för varje enskild arbetsflödeskörning.
• För en manuell start Den person som startar arbetsflödet infogar alla nödvändiga signaturrader innan arbetsflödet startas.
• För automatisk start Den första deltagaren som öppnar dokumentet infogar alla nödvändiga signaturrader innan de lägger till sin egen signatur.

Här är en snabb grafisk sammanfattning av huvudpunkten.

Hur (och av vem) kan arbetsflödet startas?

Ett arbetsflöde kan konfigureras så att det endast startas manuellt, endast automatiskt eller på vilket sätt som helst:

• När du startar ett arbetsflöde för insamling av signaturer manuellt i ett visst dokument visas ett annat formulär, initieringsformuläret. Initieringsformuläret innehåller endast inställningarna från den andra sidan i associationsformuläret . På så sätt kan personen som startar arbetsflödet ändra någon av dessa inställningar (endast för den aktuella instansen) innan de klickar på Start.
• Med en automatisk start finns det naturligtvis ingen möjlighet att presentera ett initieringsformulär, så standardinställningarna som anges i associationsformuläret används utan någon ändring.

Följande bild visar skillnaden mellan manuella start och automatiska start.

Alla ändringar som du gör i initieringsformuläret tillämpas endast under den aktuella instansen av arbetsflödet. Om du vill ändra arbetsflödets permanenta standardinställningar redigerar du det ursprungliga associationsformuläret , enligt beskrivningen i avsnittet ÄNDRA i den här artikeln.

Manuell start

Om du tillåter manuell start kan alla som har nödvändiga behörigheter starta arbetsflödet i valfritt giltigt dokument när som helst.

Fördelarna med en manuell start är att du och dina kollegor bara kan köra arbetsflödet när och om du vill, och att du varje gång du kör det får möjlighet att ändra vissa inställningar med hjälp av initieringsformuläret.

Naturligtvis måste någon komma ihåg att köra arbetsflödet när det är lämpligt att göra det med en manuell start.

Automatiska start

Du kan konfigurera arbetsflödet så att det startas automatiskt av någon av eller var och en av följande händelser:

• Ett nytt dokument skapas i eller laddas upp till listan eller biblioteket.
• Ett dokument som redan lagras i listan eller biblioteket ändras.

Fördelen med en automatisk start är att ingen behöver komma ihåg att starta arbetsflödet. Den körs varje gång en utlösande händelse inträffar.

Att tänka på när du startar automatiskt med arbetsflöden för insamling av signaturer

Till skillnad från i vissa av de andra arbetsflödena går det inte att lägga till fler uppgifter när ett arbetsflöde för insamling av signaturer har startat. När arbetsflödet startas automatiskt tilldelas endast de signaturuppgifter som redan angetts i standardinställningarna. Var och en av dessa uppgifter kan faktiskt omtilldelas under arbetsflödet, men inga ytterligare uppgifter kan skapas och tilldelas. Med andra ord ska arbetsflödet Samla in signaturer endast köras automatiskt när identiteten, eller åtminstone antalet deltagare, är känt i förväg.

Vad som är möjligt efter en automatisk start är att ta bort eller avbryta aktiviteter som redan har tilldelats , men observera att om du avbryter en uppgift tas inte den associerade signaturraden bort från dokumentet.

Här följer tre scenarier där en automatisk start används. Observera att i varje scenario:

• Arbetsflödet körs på ett bibliotek där personer laddar upp dokument som måste signeras.
• Uppsättningen personer som tilldelats signaturuppgifter är stabil över tid och behöver inte granskas eller redigeras varje gång arbetsflödet startas.

Om objektet som laddas upp i vart och ett av dessa scenarier naturligtvis är ett dokument eller formulär som redan innehåller rätt signaturrader, behöver arbetsflödesdeltagarna inte infoga signaturrader under arbetsflödets körning.

Scenario 1: Enskild uppgift, enkel undertecknare

Nya utgiftsanspråk måste signeras av Anna, så Anna skapar ett bibliotek med namnet Nya utgiftsanspråk. Alla i organisationen kan skapa eller ladda upp ett anspråk.

Anna skapar ett arbetsflöde och ger det samma namn: Nya utgiftsanspråk. Arbetsflödet körs automatiskt på varje nytt dokument och tilldelar endast en signaturuppgift – naturligtvis till Anna.

Scenario 2: Flera uppgifter, flera undertecknare

Den här gången måste kontrakt undertecknas av Anna och Sean och Frank - av alla tre.

Sean skapar ett bibliotek med namnet Kontrakt för signaturer. Hon skapar ett arbetsflöde för insamling av signaturer med namnet Signaturer (annaANDseanANDfrank). Arbetsflödet körs automatiskt på varje nytt dokument och tilldelar en signaturuppgift till var och en av de tre personerna.

Den första undertecknaren som öppnar dokumentet infogar signaturraderna för alla tre undertecknarna innan de lägger till sin egen signatur.

Scenario 3: Flera uppgifter, enkel undertecknare

I den här versionen måste kontrakt undertecknas av Anna eller Sean eller Frank – av endast en av de tre.

Sean skapar ett bibliotek med namnet Kontrakt för signatur och ett arbetsflöde med namnet Signatur (annaORseanORfrank). Hon skapar också en distributionslista eller distributionsgrupp, som också heter annaORseanORfrank, som inkluderar alla tre.

Arbetsflödet körs automatiskt på varje nytt dokument i biblioteket, men den här gången tilldelas endast en signaturuppgift till gruppen annaORseanORfrank .

Den här typen av uppgift kallas för en gruppuppgift och fungerar så här: Arbetsflödet skickar ett e-postmeddelande till varje medlem i gruppen, men skapar bara en enda uppgift, som alla enskilda medlemmar i gruppen kan begära och slutföra för hela gruppen.

Anvisningar om hur du gör anspråk på och slutför en gruppuppgift finns i avsnittet COMPLETE i den här artikeln.

Får även innehållstyper som ärver från det här arbetsflödet det här arbetsflödet?

När du lägger till ett arbetsflöde i en innehållstyp för hela webbplatssamlingen får du möjlighet att även lägga till arbetsflödet i alla andra innehållstyper i webbplatssamlingen som ärver från den innehållstyp som du lägger till arbetsflödet i. (Observera att om du lägger till ett arbetsflöde endast för en enskild lista eller ett enda bibliotek visas inte det här alternativet.)

Deltagare: Vilka personer, i vilken ordning?

Du måste ange namnet eller e-postadressen för varje person som en signaturuppgift ska tilldelas till.

Gruppera aktiviteter eller enskilda? Om du tilldelar en aktivitet till en grupp eller distributionslista tilldelas en gruppuppgift : Varje medlem i gruppen får ett aktivitetsmeddelande, men endast en medlem behöver göra anspråk på och slutföra uppgiften. Anvisningar om hur du gör anspråk på och slutför en gruppuppgift finns i avsnittet COMPLETE i den här artikeln.

Ett eller flera steg?Du kan välja att bara ha en fas av signaturaktiviteter eller att ha flera steg. Om du har fler än ett steg utförs stegen en efter en.

Parallella recensioner eller serierecensioner?För deltagarna i ett steg kan du välja att tilldela alla deras signaturaktiviteter samtidigt (parallellt) eller att tilldela deras aktiviteter efter varandra (i serienummer) i den ordning som du anger. Seriealternativet kan vara användbart om till exempel en av undertecknarna är den verkliga beslutsfattaren för dokumentet och det inte är meningsfullt för någon av de andra undertecknarna att slutföra sina signaturuppgifter om beslutsfattaren beslutar att inte signera.

Ett exempel

Det här enkla scenariot illustrerar några av fördelarna med både flera faser och seriella uppgiftstilldelningar:

Tänk dig att Frank lägger till ett nytt arbetsflöde för insamling av signaturer för ett kontraktbibliotek. Eftersom Frank är den verkliga beslutsfattaren, vill han vara den första personen som undertecknar varje kontrakt. Om han bestämmer sig för att inte signera får varken Anna eller Sean någon signaturuppgift. Frank kan ställa in detta på något av två sätt:

• Genom att använda en seriell granskningFrank ställer in ett enda seriespel där han är den första deltagaren och Anna och Sean är den andra och den tredje.
  Så här ställer Frank in sin serierecension i en fas.
  
• Genom att använda två stegOm Frank vill att Anna och Sean ska tilldelas sina uppgifter samtidigt, så att Sean inte behöver vänta på att Anna ska lägga till sin signatur innan hon kan lägga till sin egen, kan han konfigurera två steg i arbetsflödet. Den första etappen innehåller bara hans egen signaturuppgift och den andra är en parallell fas som innehåller Annas och Seans uppgifter. Om den första etappen inte är slutförd startar inte den andra etappen.
  Så här ställer Frank in sin parallella recension i två steg.
  

Här är diagram över båda lösningarna. Om Frank inte slutför sin signaturuppgift i båda versionerna tilldelas varken Anna eller Sean aktiviteter.

Vem behöver meddelas?

I fältet Kopia , på den andra sidan i associationsformuläret, kan du ange namn eller adresser för alla som ska få ett meddelande varje gång arbetsflödet startas eller avslutas.

• Om du anger ett namn här tilldelas inte en arbetsflödesuppgift till den personen.
• När arbetsflödet startas manuellt får den person som startar det start- och stoppmeddelanden utan att behöva anges i det här fältet.
• När arbetsflödet startas automatiskt får den person som ursprungligen lade till det start- och stoppmeddelanden utan att behöva anges i det här fältet.

Lägga till ett arbetsflöde för insamling av signaturer (endast för en lista eller ett bibliotek)

Om du ännu inte är bekant med att lägga till arbetsflöden kan det vara bra att granska de föregående segmenten LEARN och PLAN i den här artikeln innan du fortsätter med stegen i det här segmentet.

Innan du börjar

Två saker måste vara i ordning innan du kan lägga till ett arbetsflöde:

Email För att arbetsflödet ska kunna skicka e-postaviseringar måste e-post vara aktiverad för SharePoint-webbplatsen. Kontakta SharePoint-administratören om du inte är säker på att det redan är gjort.

Behörigheter Standardinställningarna för SharePoint-produkter kräver att du har behörigheten Hantera listor för att lägga till arbetsflöden för listor, bibliotek eller webbplatssamlingar. (Gruppen Ägare har som standard behörigheten Hantera listor. Gruppen Medlemmar och gruppen Besökare gör det inte. Mer information om behörigheter finns i avsnittet LÄS MER i den här artikeln.)

Lägga till arbetsflödet

Följ anvisningarna nedan:

1. Öppna listan eller biblioteket som du vill lägga till arbetsflödet för.

2. Klicka på fliken Lista eller Bibliotek i menyfliksområdet.
   Namnet på fliken kan variera beroende på typ av lista eller bibliotek. I en kalenderlista heter den här fliken till exempel Calendar.

3. Klicka på Arbetsflödesinställningar i gruppen Inställningar.

4. På sidan Arbetsflödesinställningar anger du antingen en enda innehållstyp för arbetsflödet som ska köras eller Alla (för alla innehållstyper) och klickar sedan på Lägg till ett arbetsflöde.

   Obs

   Arbetsflöden för insamling av signaturer kan endast köras på dokument som skapats i Word, Excel eller InfoPath.

   

   1. Fyll i den första sidan i associationsformuläret.
      (Instruktionerna följer bilden.)

	Innehållstyp Behåll standardalternativet som Alla eller välj en viss innehållstyp.
	Arbetsflöde Välj mallen Samla in signaturer – SharePoint 2010 . Observera: Om mallen Samla in signaturer – SharePoint 2010 inte visas i listan kontaktar du SharePoint-administratören för att få den aktiverad för webbplatssamlingen eller arbetsytan. Om du har behörigheter för webbplatssamling läser du Aktivera SharePoint-arbetsflödesmallar.
	Name (Namn) Skriv ett namn för det här arbetsflödet. Namnet identifierar arbetsflödet för användare av listan eller biblioteket. Förslag om hur du namnger arbetsflödet finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
	Uppgiftslista Välj en uppgiftslista som du vill använda med det här arbetsflödet. Du kan välja en befintlig aktivitetslista eller klicka på Uppgifter (ny) om du vill skapa en ny lista. Information om orsaker till att skapa en ny aktivitetslista (i motsats till att välja en befintlig uppgift) finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
	Historiklista Välj en historiklista som du vill använda med det här arbetsflödet. Du kan välja en befintlig historiklista eller klicka på Ny historiklista om du vill skapa en ny lista. Information om orsaker till att skapa en ny historiklista (i motsats till att välja en befintlig lista) finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
	Startalternativ Ange hur eller på vilka sätt arbetsflödet kan startas. Mer information om de olika alternativen finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.

1. När alla inställningar i det här formuläret är som du vill ha dem klickar du på Nästa.
2. Fyll i den andra sidan i associationsformuläret.
   (Instruktionerna följer bilden.)
   I SharePoint-produkter visas alla alternativ på den här andra sidan i associationsformuläret varje gång du startar arbetsflödet manuellt, så att du kan göra ändringar i dessa alternativ för bara den instansen.

	Tilldela till Ange namn eller adresser för de personer som du vill att arbetsflödet ska tilldela uppgifter till. Om aktiviteterna kommer att tilldelas en i taget (i serie) Ange namnen eller adresserna i den ordning som du vill att uppgifterna ska tilldelas. Om alla aktiviteter kommer att tilldelas samtidigt (parallellt) Ordningen på namnen eller adresserna spelar ingen roll. Om du tar med en grupp eller distributionslista En gruppaktivitet tilldelas: Varje medlem i gruppen får ett aktivitetsmeddelande, men endast en medlem behöver göra anspråk på och slutföra aktiviteten. Anvisningar om hur du gör anspråk på och slutför en gruppuppgift finns i avsnittet COMPLETE i den här artikeln.
	Ordning Ange om aktiviteterna ska tilldelas en i taget (i serie) eller alla samtidigt (parallellt). Mer information om hur du använder serie- och parallella steg finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
	Lägga till en ny fas Lägg till alla steg som du vill ha utöver den första som du just har konfigurerat. Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela till för den scenen och trycker sedan på CTRL+DELETE. Mer information om hur du använder flera steg finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
	CC Ange namnen eller e-postadresserna till alla som ska meddelas varje gång arbetsflödet startas eller avslutas. Att ange ett namn här resulterar inte i tilldelningen av en arbetsflödesuppgift. När arbetsflödet startas manuellt får den person som startar det start- och stoppmeddelanden utan att behöva anges i det här fältet. När arbetsflödet startas automatiskt får den person som ursprungligen lade till det start- och stoppmeddelanden utan att behöva anges i det här fältet.

1. När du har alla inställningar på den här sidan som du vill ha dem klickar du på Spara för att skapa arbetsflödet.

SharePoint-produkter skapar din nya arbetsflödesversion.

Vad händer härnäst?

Om du är redo att starta och testa det nya arbetsflödet går du till START-avsnittet i den här artikeln.

Du hittar instruktioner för hur du infogar signaturrader i ett dokument i avsnittet INSERT i den här artikeln.

Lägga till ett arbetsflöde för insamling av signaturer (för en hel webbplatssamling)

Om du ännu inte är bekant med att lägga till arbetsflöden kan det vara bra att granska segmenten LEARN och PLAN i den här artikeln innan du fortsätter med stegen i det här segmentet.

Innan du börjar

Två saker måste vara i ordning innan du kan lägga till ett arbetsflöde:

Email För att arbetsflödet ska kunna skicka e-postaviseringar måste e-post vara aktiverad för webbplatsen. Kontakta SharePoint-administratören om du inte är säker på att det redan är gjort.

Behörigheter Standardinställningarna för SharePoint-produkter kräver att du har behörigheten Hantera listor för att lägga till arbetsflöden för listor, bibliotek eller webbplatssamlingar. (Gruppen Ägare har som standard behörigheten Hantera listor. Gruppen Medlemmar och gruppen Besökare gör det inte. Mer information om behörigheter finns i avsnittet LÄS MER i den här artikeln.)

Lägga till arbetsflödet

Följ anvisningarna nedan:

1. Gå till webbplatssamlingens startsida (inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).

2. Klicka på och sedan på Webbplatsinställningar.
   I SharePoint i Microsoft 365 klickar du på Knappen Inställningar Klicka sedan på Webbplatsinnehåll. Klicka på Webbplatsinställningar i Webbplatsinnehåll.

3. Klicka på Webbplatsinnehållstyper under Webbdesigngallerier på sidan Webbplatsinställningar.
   

4. Klicka på namnet på den webbplatsinnehållstyp som du vill lägga till ett arbetsflöde för på sidan Webbplatsinnehållstyper.

   Obs

   Arbetsflöden för insamling av signaturer kan endast köras på dokument som skapats i Word, Excel eller InfoPath.

   

   1. Klicka på Arbetsflödesinställningar under Inställningar på sidan för den valda innehållstypen.
      
   2. Klicka på länken Lägg till ett arbetsflöde på sidan Arbetsflödesinställningar.
      
   3. Fyll i den första sidan i associationsformuläret.
      (Instruktionerna följer bilden.)

	Arbetsflöde Välj mallen Samla in signaturer – SharePoint 2010 . Observera: Om mallen Samla in signaturer – SharePoint 2010 inte visas i listan kontaktar du SharePoint-administratören för att få den aktiverad för webbplatssamlingen eller arbetsytan. Om du har behörigheter för webbplatssamling läser du Aktivera SharePoint-arbetsflödesmallar.
	Name (Namn) Skriv ett namn för det här arbetsflödet. Namnet identifierar arbetsflödet för användare av den här webbplatssamlingen. Förslag om hur du namnger arbetsflödet finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
	Uppgiftslista Välj en uppgiftslista som du vill använda med det här arbetsflödet. Du kan välja en befintlig aktivitetslista eller klicka på Uppgifter (ny) om du vill skapa en ny lista. Information om orsaker till att skapa en ny aktivitetslista (i motsats till att välja en befintlig uppgift) finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
	Historiklista Välj en historiklista som du vill använda med det här arbetsflödet. Du kan välja en befintlig historiklista eller klicka på Ny historiklista om du vill skapa en ny lista. Information om orsaker till att skapa en ny historiklista (i motsats till att välja en befintlig lista) finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
	Startalternativ Ange hur eller på vilka sätt arbetsflödet kan startas. Mer information om de olika alternativen finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
	Vill du uppdatera list- och webbplatsinnehållstyper? Ange om arbetsflödet ska läggas till i (associerat med) alla andra webbplats- och listinnehållstyper som ärver från den här innehållstypen. Åtgärden som utför alla ytterligare tillägg kan ta lång tid att slutföra. Om arvet har brutits för webbplatser eller underwebbplatser där du vill att arbetsflödet ska läggas till för att ärva innehållstyper kontrollerar du att du är medlem i gruppen Ägare på var och en av dessa webbplatser eller underwebbplatser innan du kör den här åtgärden.

1. När alla inställningar på den här sidan är som du vill ha dem klickar du på Nästa.
2. Fyll i den andra sidan i associationsformuläret.
   (Instruktionerna följer bilden.)
   Med SharePoint-produkter visas alla alternativ på den här andra sidan i associationsformuläret varje gång du startar arbetsflödet manuellt, så att du kan göra ändringar i de här alternativen för just den instansen.

	Tilldela till Ange namn eller adresser för de personer som du vill att arbetsflödet ska tilldela uppgifter till. Om aktiviteterna kommer att tilldelas en i taget (i serie) Ange namnen eller adresserna i den ordning som du vill att uppgifterna ska tilldelas. Om alla aktiviteter kommer att tilldelas samtidigt (parallellt) Ordningen på namnen eller adresserna spelar ingen roll. Om du tar med en grupp eller distributionslista En gruppaktivitet tilldelas: Varje medlem i gruppen får ett aktivitetsmeddelande, men endast en medlem behöver göra anspråk på och slutföra aktiviteten. Anvisningar om hur du gör anspråk på och slutför en gruppuppgift finns i avsnittet COMPLETE i den här artikeln.
	Ordning Ange om aktiviteterna i det här steget ska tilldelas en i taget (i serie) eller alla samtidigt (parallellt). Mer information om hur du använder serie- och parallella steg finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
	Lägga till en ny fas Lägg till alla steg som du vill ha utöver den första som du just har konfigurerat. Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela till för den scenen och trycker sedan på CTRL+DELETE. Mer information om hur du använder flera steg finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
	CC Ange namnen eller e-postadresserna till alla som ska meddelas varje gång arbetsflödet startas eller avslutas. Att ange ett namn här resulterar inte i tilldelningen av en arbetsflödesuppgift. När arbetsflödet startas manuellt får den person som startar det start- och stoppmeddelanden utan att behöva anges i det här fältet. När arbetsflödet startas automatiskt får den person som ursprungligen lade till det start- och stoppmeddelanden utan att behöva anges i det här fältet.

1. När du har alla inställningar på den här sidan som du vill ha dem klickar du på Spara för att skapa arbetsflödet.

SharePoint-produkter skapar din nya arbetsflödesversion.

Vad händer härnäst?

Om du är redo att starta och testa det nya arbetsflödet går du till START-avsnittet i den här artikeln.

Du hittar instruktioner för hur du infogar signaturrader i ett dokument i avsnittet INSERT i den här artikeln.

Infoga signaturrader

Innan en arbetsflödesdeltagare kan lägga till sin signatur måste en signaturrad infogas i dokumentet. Infogningen av raden och själva signaturens tillägg är två separata åtgärder.

Det är viktigt att komma ihåg att:

• När en signatur har lagts till i en signaturrad är dokumentet låst från alla ytterligare ändringar , förutom tillägg av ytterligare signaturer i redan befintliga signaturrader.
• Om någon ändring görs efter att den första signaturen har lagts till blir alla signaturer som redan lagts till ogiltiga eller tas bort från dokumentet.
• Infogningar och borttagningar av signaturrader behandlas som ändringar i dokumentet.
• Innan den första deltagaren lägger till sin signatur måste därför alla tillägg och borttagningar av signaturrader redan vara slutförda.

Här är en snabb grafisk sammanfattning av allt detta.

Infoga eller ta bort en signaturrad (Word eller Excel)

Så här infogar du en signaturrad i Word eller Excel:

1. Klicka i dokumentet eller kalkylbladet för att leta reda på markören där du vill infoga en signaturrad.

2. Klicka på Signaturrad i gruppen Text på fliken Infoga.

3. Fyll i alla, alla eller inget av följande fyra fält i dialogrutan Signaturkonfiguration :

   • Föreslagen undertecknare
     Undertecknarens fullständiga namn.
     (Visas i den slutförda signaturen.)
   • Den föreslagna undertecknarens titel
     (Visas i den slutförda signaturen.)
   • Den föreslagna undertecknarens e-postadress
     (Visas inte i den slutförda signaturen.)
   • Instruktioner till undertecknaren
     All användbar eller nödvändig information för undertecknaren.
     (Visas inte i den slutförda signaturen.)
     

4. Markera eller avmarkera följande kryssrutor i samma dialogruta:

   • Tillåt att undertecknaren lägger till kommentarer i dialogrutan Signera
     Tillåt undertecknaren att ange sitt syfte för signering.
     (Vilka inloggningstyper visas inte i den slutförda signaturen.)
   • Visa signaturdatum på signaturraden
     Datumet då signaturen läggs till.
     (Visas i den slutförda signaturen.)

5. Klicka på OK.

Upprepa samma procedur för att lägga till fler signaturrader.

Så här tar du bort en signaturrad i Word eller Excel:

1. Markera signaturraden genom att klicka på den.
2. Tryck på DELETE.

Infoga eller ta bort en signaturrad (InfoPath)

Så här infogar du en signaturrad i InfoPath:

1. Klicka i formuläret för att leta reda på markören där du vill infoga en signaturrad.

2. Klicka på Signaturrad i gruppen Kontroller på fliken Start i menyfliksområdet.

3. Markera signaturraden genom att klicka på den och högerklicka sedan på den och klicka på Egenskaper för signaturrad på snabbmenyn.

4. Fyll i alla, alla eller inget av följande fyra fält på fliken Allmänt i dialogrutan Egenskaper för signaturrad:

   • Meddelande som undertecknaren ser innan de signerar
     All användbar eller nödvändig information för undertecknaren.
     (Visas inte i den slutförda signaturen.)
   • Undertecknarens namn
     (Visas i den slutförda signaturen.)
   • Undertecknarens titel
     (Visas i den slutförda signaturen.)
   • E-postadress för undertecknare
     (Visas inte i den slutförda signaturen.)
     

5. Gör önskade justeringar på fliken Storlek och fliken Avancerat .

6. Klicka på OK.

Så här tar du bort en signaturrad i InfoPath:

• Markera kontrollen genom att klicka på den och tryck sedan på DELETE.

Vad händer härnäst?

Om du är redo att testa det nya arbetsflödet går du till START-avsnittet i den här artikeln.

Om du slutför en arbetsflödesuppgift går du (eller återgår) till delen COMPLETE i den här artikeln.

Starta ett arbetsflöde för insamling av signaturer

En påminnelse om signaturprocessen: Alla ändringar måste göras i dokumentet – inklusive alla infogningar och borttagningar av signaturrader – innan den första deltagaren lägger till sin signatur på en signaturrad. (Mer information finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.)

Kontrollera också att de personer som arbetsflödet ska tilldela uppgifter förstår hur de lägger till sina signaturer och fyller i uppgiftsformulären. De kan ha nytta av complete-segmentet i den här artikeln.

Två sätt att starta ett arbetsflöde Ett arbetsflöde kan konfigureras så att det endast startas manuellt, endast automatiskt eller på vilket sätt som helst:

• Manuellt när som helst av alla som har nödvändiga behörigheter.
• Automatiskt varje gång en angiven utlösande händelse inträffar – det vill: när ett dokument läggs till i listan eller biblioteket och/eller när ett dokument som redan finns i listan ändras på något sätt.
  (Händelsen eller händelserna som utlöser anges på den första sidan i associationsformuläret under det ursprungliga tillägget och konfigurationen av arbetsflödet. Mer information finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.)

Ett arbetsflöde kan inte startas i ett dokument som för närvarande är utcheckat. (Ett dokument kan checkas ut efter att ett arbetsflöde har startats med det, men när det har checkats ut kan inga fler arbetsflöden startas i det dokumentet förrän det checkas in igen.)

Starta arbetsflödet automatiskt

Om arbetsflödet är konfigurerat att starta automatiskt körs arbetsflödet på det dokument som utlöste det varje gång en utlösande händelse inträffar.

När det startar tilldelas den första uppgiften eller uppgifterna i arbetsflödet och en uppgiftsavisering skickas till varje tilldelad. Under tiden skickas även startaviseringar (skiljer sig från uppgiftsaviseringar) till den person som ursprungligen lade till arbetsflödet och till alla som visas i fältet Kopia på den andra sidan i associationsformuläret.

Om de nödvändiga signaturraderna inte redan finns i dokumentet innan den utlösande åtgärden startar arbetsflödet måste de infogas innan den första signaturen läggs till i dokumentet.

Starta arbetsflödet manuellt

En anteckning om behörigheter Vanligtvis måste du ha behörigheten Redigera objekt för att starta ett arbetsflöde. (Som standard har både gruppen Medlemmar och gruppen Ägare den här behörigheten, men inte gruppen Besökare. Men en ägare kan också välja att på arbetsflödesbasis kräva behörigheten Hantera listor för personer som startar arbetsflödet. Genom att välja det här alternativet kan ägare i princip ange att endast de och andra ägare kan starta ett visst arbetsflöde. Mer information finns i avsnittet Läs mer i den här artikeln.)

Två platser att börja från

Du kan starta ett arbetsflöde manuellt från någon av två platser:

• Från listan eller biblioteket där dokumentet lagras.
• Inifrån själva dokumentet öppnas det Microsoft Office-program där det skapades. (Observera att detta måste vara det fullständiga, installerade programmet och inte en webbprogramversion.)

De återstående två avsnitten i det här segmentet innehåller instruktioner för båda metoderna.

Börja manuellt från listan eller biblioteket

1. Lägg antingen till alla nödvändiga signaturrader i dokumentet eller ordna med arbetsflödesdeltagarna för att se till att alla signaturrader finns i dokumentet innan någon deltagare lägger till sin signatur på någon av raderna.

2. Gå till listan eller biblioteket där dokumentet som du vill köra arbetsflödet på lagras.

3. Klicka på ikonen framför objektnamnet för att markera objektet och klicka sedan på Arbetsflöden i gruppen Arbetsflöden på fliken Files i menyfliksområdet.
    

4. Klicka på det arbetsflöde som du vill köra under Starta ett nytt arbetsflöde på sidan Arbetsflöden: Dokumentnamn.
   

5. I initieringsformuläret gör du de ändringar som du vill tillämpa på den här specifika instansen av arbetsflödet.

   Obs

   Ändringar som görs här, i initieringsformuläret, används endast under den aktuella instansen av arbetsflödet. Om du vill göra ändringar som gäller varje gång arbetsflödet körs, eller om du vill ändra arbetsflödesinställningar som inte visas i det här formuläret, kan du läsa avsnittet ÄNDRA i den här artikeln.

	Tilldela till Gör eventuella ändringar i listan över personer som du vill att arbetsflödet ska tilldela uppgifter till. Om aktiviteterna kommer att tilldelas en åt gången Ange namnen eller adresserna i den ordning som uppgifterna ska tilldelas. Om alla aktiviteter kommer att tilldelas samtidigt Ordningen på namnen eller adresserna spelar ingen roll. Om du tar med en grupp eller distributionslista En gruppaktivitet tilldelas: Varje medlem i gruppen får ett aktivitetsmeddelande, men endast en medlem behöver göra anspråk på och slutföra aktiviteten. Anvisningar om hur du gör anspråk på och slutför en gruppuppgift finns i avsnittet COMPLETE i den här artikeln.
	Ordning Kontrollera att specifikationerna för att tilldela aktiviteterna i varje segment en i taget (i serie) eller alla samtidigt (parallellt) är som du vill ha dem. Mer information om hur du använder serie- och parallella steg finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
	Lägga till en ny fas Lägg till alla steg som du vill ha utöver de eller de som för närvarande är konfigurerade. Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela till för den scenen och trycker sedan på CTRL+DELETE. Mer information om hur du använder flera steg finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
	CC Gör eventuella tillägg eller borttagningar som du vill ha. Kom ihåg att: Att ange ett namn här resulterar inte i tilldelningen av en arbetsflödesuppgift. När arbetsflödet startas manuellt får den person som startar det start- och stoppmeddelanden utan att behöva anges i det här fältet. När arbetsflödet startas automatiskt får den person som ursprungligen lade till det start- och stoppmeddelanden utan att behöva anges i det här fältet.

1. När du har alla inställningar i initieringsformuläret som du vill ha dem klickar du på Starta för att starta arbetsflödet.

Arbetsflödet tilldelar den första uppgiften eller uppgifterna och skickar under tiden startmeddelanden till dig och till alla som visas i fältet Kopia i initieringsformuläret.

Starta manuellt från ett Microsoft Office-program

1. Lägg antingen till alla nödvändiga signaturrader i dokumentet eller ordna med arbetsflödesdeltagarna för att se till att alla signaturrader finns i dokumentet innan någon deltagare lägger till sin signatur på någon av raderna.

2. Öppna dokumentet i det installerade Office-programmet på datorn.

   Obs

   Den här metoden kan inte användas när dokumentet är öppet i en webbprogramversion av Microsoft Office-programmet. Den måste vara öppen i den fullständiga installerade versionen av programmet på datorn.

3. Klicka på fliken Arkiv i det öppna dokumentet, klicka på Spara & Skicka och klicka sedan på det arbetsflöde som du vill köra i dokumentet.

4. Om du ser följande meddelande om att filen måste checkas in för arbetsflödet klickar du på knappen Incheckning.
   (Om du inte ser det här meddelandet går du vidare till steg 5.)

5. Klicka på den stora knappen Starta arbetsflöde .

6. På sidan Ändra ett arbetsflöde i initieringsformuläret gör du eventuella ändringar som du vill tillämpa på den här specifika instansen av arbetsflödet.

   Obs

   Ändringar som görs här, i initieringsformuläret, används endast under den aktuella instansen av arbetsflödet. Om du vill göra ändringar som gäller varje gång arbetsflödet körs, eller om du vill ändra arbetsflödesinställningar som inte visas i det här formuläret, kan du läsa avsnittet ÄNDRA i den här artikeln.

	Tilldela till Gör eventuella ändringar i listan över personer som du vill att arbetsflödet ska tilldela uppgifter till. Om aktiviteterna kommer att tilldelas en åt gången Ange namnen eller adresserna i den ordning som uppgifterna ska tilldelas. Om alla aktiviteter kommer att tilldelas samtidigt Ordningen på namnen eller adresserna spelar ingen roll. Om du tar med en grupp eller distributionslista En gruppaktivitet tilldelas: Varje medlem i gruppen får ett aktivitetsmeddelande, men endast en medlem behöver göra anspråk på och slutföra aktiviteten. Anvisningar om hur du gör anspråk på och slutför en gruppuppgift finns i avsnittet COMPLETE i den här artikeln.
	Ordning Kontrollera att specifikationerna för att tilldela aktiviteterna i varje segment en i taget (i serie) eller alla samtidigt (parallellt) är som du vill ha dem. Mer information om hur du använder serie- och parallella steg finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
	Lägga till en ny fas Lägg till alla steg som du vill ha utöver de eller de som för närvarande är konfigurerade. Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela till för den scenen och trycker sedan på CTRL+DELETE. Mer information om hur du använder flera steg finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
	CC Gör eventuella tillägg eller borttagningar som du vill ha. Kom ihåg att: Att ange ett namn här resulterar inte i tilldelningen av en arbetsflödesuppgift. När arbetsflödet startas manuellt får den person som startar det start- och stoppmeddelanden utan att behöva anges i det här fältet. När arbetsflödet startas automatiskt får den person som ursprungligen lade till det start- och stoppmeddelanden utan att behöva anges i det här fältet.

1. När du har inställningarna i initieringsformuläret som du vill ha dem klickar du på Starta för att starta arbetsflödet.

Arbetsflödet tilldelar den första uppgiften eller uppgifterna och skickar under tiden startmeddelanden till dig och till alla som visas i fältet Kopia i initieringsformuläret.

Vad händer härnäst?

• Om det är första gången som arbetsflödet körs, behöver de andra deltagarna information och hjälp för att slutföra sina tilldelade uppgifter? (De kanske tycker att complete-avsnittet i den här artikeln är användbart.)
• Det är också en bra idé att kontrollera om deltagarna får sina e-postaviseringar, och särskilt att meddelandena inte hanteras felaktigt av skräppostfiltren.
• Och naturligtvis kan du ha en eller flera arbetsflödesuppgifter att slutföra själv. Mer information finns i avsnittet COMPLETE i den här artikeln.
• För att ta reda på hur du kan hålla reda på förloppet för den aktuella instansen av arbetsflödet går du till MONITOR-avsnittet i den här artikeln.

Slutföra en arbetsflödesuppgift för insamling av signaturer

Om det är första gången du har tilldelats en uppgift i ett arbetsflöde för insamling av signaturer kan det vara bra att granska det här avsnittet i artikeln i sin helhet innan du slutför uppgiften. På så sätt är du medveten om alla alternativ som kan vara öppna för dig.

Kontrollera först att du har rätt artikel

Olika typer av arbetsflöden kräver olika aktivitetsåtgärder.

Innan du börjar ser du till att uppgiften du har tilldelats verkligen är en arbetsflödesuppgift för insamling av signaturer och inte en uppgift för någon annan typ av arbetsflöde.

Leta efter texten Det här dokumentet kräver din signatur på någon av följande platser:

• På ämnesraden i uppgiftsmeddelandet
  
• I meddelandefältet i dokumentet som ska granskas
  
• I uppgiftsrubriken på sidan Arbetsflödesstatus
  

Om du inte ser Det här dokumentet kräver signaturtexten på de här platserna kan du kontakta den person som startade eller ursprungligen lade till arbetsflödet för att ta reda på vilken arbetsflödesmall det baseras på – eller om det är ett anpassat arbetsflöde.

Om uppgiften är en uppgift för insamling av signaturer bör du dock fortsätta läsa rätt!

En översikt över processen

När du tilldelas en uppgift i ett arbetsflöde får du vanligtvis reda på uppgiften på något av tre sätt:

• Du får en e-postuppgiftsavisering.
• Du öppnar ett Microsoft Office-dokument och ser ett meddelandefält som informerar dig om att du har tilldelats en relaterad uppgift.
• Du kontrollerar SharePoint-webbplatsen och upptäcker att en eller flera uppgifter har tilldelats dig.

När du får reda på att du har tilldelats en arbetsflödesuppgift för insamling av signaturer gör du vanligtvis två saker:

• Granska dokumentet Du öppnar och granskar dokumentet och signerar det (eller inte gör det).
• Slutför uppgiften Du fyller i och skickar uppgiftsformuläret.

Ofta är därför följande tre objekt inblandade i slutförandet av uppgiften:

• Meddelandet (som du får som e-post)
• Dokumentet som skickats för din signatur (som du öppnar och sedan signerar, eller inte gör)
• Uppgiftsformuläret (som du öppnar, slutför och skickar)

Så här ser de tre objekten ut.

Gå till dokumentet och uppgiftsformuläret från uppgiftsmeddelandet

(Observera att om uppgiften inte har tilldelats dig personligen, utan till en hel grupp eller distributionslista där du är medlem, bör du göra anspråk på uppgiften innan du slutför den. Mer information finns i avsnittet Gör anspråk på en gruppaktivitet innan du slutför den i det här segmentet.)

Följ anvisningarna nedan:

1. Klicka på länken till dokumentet i instruktionerna för att slutföra uppgiften i meddelandet om uppgiften.
2. Klicka på knappen Öppna den här uppgiften i meddelandefältet i det öppna dokumentet.

Gå till dokumentet och uppgiftsformuläret från listan eller biblioteket

(Observera att om uppgiften inte har tilldelats dig personligen, utan till en hel grupp eller distributionslista där du är medlem, bör du göra anspråk på uppgiften innan du slutför den. Mer information finns i avsnittet Gör anspråk på en gruppaktivitet innan du slutför den i det här segmentet.)

Följ anvisningarna nedan:

1. I listan eller biblioteket där dokumentet som ska granskas lagras klickar du på länken Pågår som är kopplad till dokumentet och arbetsflödet.
2. Klicka på uppgiftens rubrik på sidan Arbetsflödesstatus.
3. Klicka på länken till dokumentet i meddelandefältet i det här arbetsflödet i uppgiftsformuläret .

Signera dokumentet

Observera att om uppgiften inte har tilldelats dig personligen, utan till en hel grupp eller distributionslista där du är medlem, bör du göra anspråk på uppgiften innan du slutför den. Mer information finns i avsnittet Gör anspråk på en gruppuppgift innan du slutför den i det här segmentet.

Tänk också på att om signaturraden har konfigurerats för en viss användare och du loggar in den när du är inloggad som en annan användare, kan avvikelsen visas på signaturraden. I det här exemplet skapades signaturraden för Frank Martinez, men signaturen lades till av någon som loggade in som Anna Lidman.

I följande exempel skapades dokumentet i Word.

Lägg märke till de tre gula meddelandefälten högst upp i dokumentet:

Markerat som slutgiltigtI det här meddelandefältet får du information om att minst en person redan har lagt till sin signatur på en signaturrad.

Signaturer Du kan klicka på knappen Visa signaturer för att öppna fönstret Signaturer . Klicka på pilen bredvid ditt namn under Begärda signaturer och klicka sedan på Signera på den nedrullningsbara menyn.

Om du ser ett meddelande om tredjepartsleverantörer av digitala signaturer klickar du på OK för att fortsätta. (Om du vill undvika att se meddelandet i framtiden markerar du kryssrutan.)

Dialogrutan Signera öppnas.

Om du vill signera dokumentet skriver du bara ditt namn i rutan bredvid det stora X:et, klickar på Signera och klickar sedan på OK i dialogrutan Signaturbekräftelse .

Kom ihåg: Om ditt namn visas flera gånger i listan Begärda signaturer finns det mer än en signaturrad som du kan lägga till signaturen i. Använd samma procedur för att lägga till varje signatur.

ArbetsflödesuppgiftNär du är redo att slutföra och skicka in uppgiftsformuläret klickar du på knappen Öppna den här uppgiften i meddelandefältet Arbetsflödesuppgift .

Fyll i och skicka uppgiftsformuläret

Uppgiftsformuläret för en arbetsflödesuppgift för insamling av signaturer ser ut ungefär så här.

Observera att de två första kontrollerna (Ta bort objekt och Den här arbetsflödesuppgiften gäller dokumentrubrik) inte visas i uppgiftsformuläret när det öppnas inifrån dokumentet som ska signeras. De visas bara när uppgiftsformuläret öppnas direkt från antingen uppgiftsmeddelandet eller uppgiftslistan på sidan Arbetsflödesstatus.

	Ta bort objekt Om du vill ta bort den här uppgiften från den aktuella instansen av arbetsflödet klickar du på länken här. När du tar bort uppgiften tas inte dokumentet som ska signeras bort. En uppgift som har tagits bort visas inte längre i området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus. (Borttagningen registreras dock fortfarande i området Historik på sidan.) Observera: Om du inte startade den här instansen av arbetsflödet kanske du vill kontrollera med personen som startade det – eller, om det startade automatiskt, den person som ursprungligen lade till det – innan du tar bort uppgiften.
	Den här arbetsflödesuppgiften gäller dokumentrubrik Om du vill öppna dokumentet som ska signeras klickar du på länken här.
	Status, begärt av, konsoliderade kommentarer, förfallodatum Du kan inte redigera eller ändra poster i dessa fyra fält, men informationen i dem kan vara användbar. Observera att rutan Konsoliderade kommentarer innehåller alla kommentarer som skickats i formuläret av deltagare som redan har slutfört sina uppgifter i samma instans av arbetsflödet. På samma sätt visas all text som du tar med i rutan Kommentarer (4) även i rutan Konsoliderade kommentarer för efterföljande deltagare när du skickar in ett eget formulär.
	Kommentarer All text som du anger här registreras i arbetsflödeshistoriken och visas även i fältet Konsoliderade kommentarer (3) för efterföljande deltagare.
	Tecken När du har signerat dokumentet och skrivit feedback som du vill bidra med i fältet Kommentarer klickar du på den här knappen för att skicka formuläret och slutföra uppgiften.
	Avbryt Om du vill stänga uppgiftsformuläret utan att spara några ändringar eller svar klickar du på den här knappen. Aktiviteten förblir ofullständig och tilldelas till dig.
	Omtilldela uppgift Om du vill tilldela om den här uppgiften till någon annan klickar du på den här knappen. Om du vill ha en bild av sidan där du anger information om omtilldelningen och om du vill ha ytterligare instruktioner går du till avsnitt 7 i det här segmentet och omtilldelar uppgiften till någon annan. Observera: Det här alternativet kan vara inaktiverat för vissa arbetsflödesuppgifter.

Gör anspråk på en gruppuppgift innan du slutför den (valfritt)

Om bara en enskild aktivitet har tilldelats en hel grupp som du tillhör kan alla medlemmar i gruppen göra anspråk på och slutföra den enskilda aktiviteten för hela gruppens räkning.

Gör anspråk på uppgiften innan du öppnar och signerar dokumentet. När du gör anspråk på uppgiften tilldelas den till dig och ingen annan medlem i gruppen kan slutföra den. (På så sätt är det bara en person som utför det arbete som krävs.)

1. På sidan Arbetsflödesstatus pekar du på namnet på uppgiften som tilldelats gruppen tills en pil visas.
2. Klicka på pilen, klicka på Redigera objekt och klicka sedan på knappen Gör anspråk på uppgift i uppgiftsformuläret.
   

När sidan Arbetsflödesstatus uppdateras kan du se att uppgiften inte längre är tilldelad till gruppen, men nu specifikt för dig.

Om du senare vill släppa uppgiften till gruppen igen utan att slutföra den använder du samma steg för att återgå till uppgiftsformuläret, men klickar nu på knappen Släpp uppgift .

Tilldela om uppgiften till någon annan (valfritt)

Om du vill att någon annan ska slutföra en arbetsflödesuppgift som har tilldelats dig klickar du på knappen Tilldela om uppgift i arbetsflödesuppgiftsformuläret.

Det här formuläret visas.

	Tilldela om uppgift till Ange namnet eller adressen till den person som du vill tilldela uppgiften till. Om du vill tilldela den här uppgiften till den person som startade arbetsflödet – eller, om arbetsflödet startade automatiskt, till den person som ursprungligen lade till arbetsflödet – lämnar du det här fältet tomt.
	Ny begäran Ange all information som den person som du tilldelar aktiviteten måste slutföra aktiviteten. (All text som du anger här läggs till i området Konsoliderade kommentarer .)
	Ny varaktighet Gör något av följande: Så här behåller du det befintliga förfallodatumet Lämna fältet tomt. Så här tar du bort förfallodatumet helt Skriv siffran 0. Så här anger du ett nytt förfallodatum Skriv ett tal här och ange sedan varaktighetsenheterna i följande fält. Tillsammans identifierar de två posterna perioden innan ändringsaktiviteten förfaller. Observera att uppgifter för insamling av signaturer som standard inte tilldelas förfalldatum eller varaktighet för aktiviteter.
	Nya varaktighetsenheter Om du anger en ny varaktighet för aktiviteten kan du använda det här fältet tillsammans med fältet Ny varaktighet för att identifiera perioden innan aktiviteten förfaller. (Till exempel: 3 dagar eller 1 månad eller 2 veckor.)

När formuläret är klart klickar du på Skicka. Uppgiften är markerad som Slutförd, en ny uppgift tilldelas till den person som nu ansvarar för uppgiften och en uppgiftsavisering skickas.

All ny information som du anger tas med i texten Delegerad av i det nya uppgiftsmeddelandet (nummer 1 i följande bild).

Under tiden spåras och visas alla dessa ändringar i avsnitten Uppgifter och historik på sidan Arbetsflödesstatus, som visas här.

Övervaka, justera eller stoppa ett pågående arbetsflöde för insamling av signaturer

Den centrala platsen där du kan övervaka, justera eller stoppa ett pågående arbetsflöde är sidan Arbetsflödesstatus för den instansen av arbetsflödet.

Först visar vi hur du kommer till den sidan och sedan visar vi hur du använder alternativen och informationen som du hittar där. Slutligen visar vi två andra sidor där du kan få ytterligare övervakningsinformation.

Gå till sidan Arbetsflödesstatus

Klicka på länken Pågår för det objekt och arbetsflöde som du vill använda i listan eller biblioteket där objektet finns.

I det här exemplet är objektet dokumentet Keynote Draft och arbetsflödet är Godkännande 3.

Sidan Arbetsflödesstatus öppnas.

• Om listan eller biblioteket innehåller ett stort antal objekt kan du använda sortering och/eller filtrering för att hitta det objekt du letar efter snabbare. Om du märker att du upprepade gånger sorterar och/eller filtrerar på samma sätt kan det vara bra att skapa en anpassad vy som automatiserar just den ordningen.
• Om du vill gå till sidan Arbetsflödesstatus kan du också klicka på länken Visa status för arbetsflödet i ett e-postmeddelande om att arbetsflödet har startat eller på länken Visa arbetsflödeshistorik i ett e-postmeddelande om att arbetsflödet har slutförts för den specifika instans du är intresserad av.

Använda sidan Arbetsflödesstatus för att övervaka arbetsflödesstatus

Här hittar du de övervakningsfrågor som avsnittet besvarar under illustrationen av varje avsnitt på sidan Arbetsflödesstatus.

Avsnittet Arbetsflödesinformation

Frågor besvarade:

• Vem startade den här instansen av arbetsflödet?
• När startades den här instansen?
• När inträffade den senaste åtgärden i den här instansen?
• Vilket objekt körs den här instansen på?
• Vilken är den aktuella statusen för den här instansen?

Avsnittet Uppgifter

Frågor besvarade:

• Vilka uppgifter har redan skapats och tilldelats och vad är deras aktuella status?
• Vilka uppgifter har redan slutförts och vad blev resultatet för var och en av dessa uppgifter?
• Vilket är förfallodatumet för varje aktivitet som redan har skapats och tilldelats? (Observera att uppgifter för insamling av signaturer som standard inte tilldelas förfalldatum eller varaktighet för aktiviteter.)

Uppgifter som har tagits bort och uppgifter som ännu inte har tilldelats visas inte i det här avsnittet.

Avsnittet Arbetsflödeshistorik

Frågor besvarade:

• Vilka händelser har redan inträffat i den här instansen av arbetsflödet?
• Observera att försenade uppgifter och försenade meddelanden inte visas i det här området.

Avbryt eller avsluta arbetsflödet

Du kan stoppa en pågående arbetsflödesinstans på två sätt innan arbetsflödet slutförs som vanligt:

• Avbryta arbetsflödet Alla uppgifter avbryts, men behålls i området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus.
• Avsluta det här arbetsflödet Alla uppgifter avbryts och tas bort från området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus. (De återspeglas dock fortfarande i området Arbetsflödeshistorik.)

Instruktioner för båda metoderna följer.

Avbryt (alla aktiviteter har avbrutits men behålls i både uppgiftslistan och historiken)

Om den aktuella instansen av ett arbetsflöde inte längre behövs kan den avbrytas.

Som standard kan den här proceduren utföras av den person som startade den här instansen av arbetsflödet eller av alla som har behörigheten Hantera listor. (Gruppen Ägare har som standard behörigheten Hantera listor. Gruppen Medlemmar och gruppen Besökare gör det inte.)

• Klicka på länken Avbryt alla uppgifter för insamling av signaturer i området strax under arbetsflödesvisualiseringen på sidan Arbetsflödesstatus.

Alla aktuella uppgifter avbryts och arbetsflödet avslutas med statusen Avbryt. De avbrutna uppgifterna visas fortfarande både i området Uppgifter och i området Arbetsflödeshistorik .

Avsluta (alla uppgifter som tagits bort från uppgiftslistan men behålls i historiken)

Om ett fel uppstår, eller om arbetsflödet stoppas och inte svarar, kan det avslutas.

Som standard kan den här proceduren endast utföras av någon som har behörigheten Hantera listor. (Gruppen Ägare har som standard behörigheten Hantera listor. Gruppen Medlemmar och gruppen Besökare gör det inte.)

• Klicka på länken Avsluta arbetsflödet i området strax under arbetsflödesvisualiseringen på sidan Arbetsflödesstatus.

Alla uppgifter som skapas av arbetsflödet avbryts och tas bort från området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus, men de återspeglas fortfarande i området Arbetsflödeshistorik . Arbetsflödet avslutas med statusen Avbrytd.

Ta reda på vilka arbetsflöden som körs på ett objekt

På sidan Arbetsflöden för ett objekt hittar du en lista över de arbetsflöden som körs för det objektet.

1. Gå till listan eller biblioteket där objektet lagras.
2. Peka på namnet på objektet, klicka på pilen som visas och klicka sedan på Arbetsflöden i den nedrullningsbara menyn.
3. På sidan Arbetsflöden: Objektnamn , under Pågående arbetsflöden, hittar du en lista över arbetsflödeinstanser som körs på objektet.

Övervaka arbetsflöden för hela webbplatssamlingen

Administratörer för webbplatssamlingar kan snabbt se:

• Hur många arbetsflöden som baseras på varje arbetsflödesmall finns för närvarande i webbplatssamlingen.
• Om varje arbetsflödesmall är aktiv eller inaktiv i webbplatssamlingen.
• Hur många instanser av arbetsflödesversioner som baseras på varje arbetsflödesmall körs för närvarande i webbplatssamlingen.

Gör så här:

1. Öppna webbplatssamlingens startsida (inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).
2. Klicka på ikonen Inställningar och klicka sedan på Webbplatsinställningar.
   Klicka på Arbetsflöden under Webbplatsadministration på sidan Webbplatsinställningar.
   

Sidan Arbetsflöden öppnas och visar informationen.

Vad händer härnäst?

Om det är första gången som arbetsflödesversionen körs kanske du vill använda instruktionerna i avsnittet GRANSKA i den här artikeln för att visa händelser i instansen och ta reda på om arbetsflödet fungerar som du vill.

Granska arbetsflödesresultatet för insamling av signaturer och skapa rapporter

När arbetsflödets instans har slutförts kan du granska händelser som registrerats i dess historik. (Du kan komma åt posten när som helst i upp till 60 dagar efter att instansen har slutförts.)

Du kan också köra rapporter om arbetsflödets övergripande prestanda för alla instanser.

Granska händelser i den senaste instansen

Så länge ett objekt finns kvar i samma lista eller bibliotek, och tills samma arbetsflöde körs igen på samma objekt, kan historiken för den senaste instansen nås från listan eller biblioteket.

Så här visar du sidan Arbetsflödesstatus för den senaste instansen av ett arbetsflöde på ett objekt:

• I listan eller biblioteket där objektet finns klickar du på statuslänken för objektet och arbetsflödet som du vill använda.

I det här exemplet är objektet dokumentet Keynote draft och arbetsflödet är New Doc Approval.

På sidan Arbetsflödesstatus finns avsnittet Arbetsflödeshistorik nästan längst ned.

Åtkomst till instanshistorik i upp till 60 dagar

Vad gör du om du vill granska historiken för en instans efter att du har kört samma arbetsflöde igen för samma objekt?

I själva verket kan du göra det i upp till 60 dagar, från någon av två ingångar: listan eller biblioteket eller meddelandet om att arbetsflödet har slutförts. (Sextio dagar är hur länge SharePoint-produkter behåller aktivitetshistorik för arbetsflöden.)

Från listan eller biblioteket

1. Gå till listan eller biblioteket där objektet lagras.
2. Klicka på ikonen framför objektnamnet för att markera objektet och klicka sedan på Arbetsflöden i gruppen Arbetsflöden på fliken Files i menyfliksområdet.
3. Klicka på namnet eller statusen för den arbetsflödeinstans som du vill granska under Slutförda arbetsflöden på sidan Arbetsflöden: Objektnamn.
   
   Sidan Arbetsflödesstatus för den instansen öppnas.

Från meddelandet om arbetsflödets slutförande

• Öppna meddelandet om arbetsflödets slutförande för den instans som du vill granska och klicka sedan på länken Visa arbetsflödeshistorik .

Sidan Arbetsflödesstatus för den instansen öppnas.

Om du vill behålla alla dina slutförandemeddelanden kanske du vill skapa en Outlook-regel. Konfigurera regeln för att kopiera alla inkommande meddelanden som texten har slutförts på ämnesradentill en egen separat mapp. (Kontrollera att Outlook-regeln kopierar inkommande meddelanden och inte bara flyttar dem, eller att de inte också visas i Inkorgen.)

Skapa prestandarapporter för arbetsflöden

Om du vill veta hur en av dina arbetsflödesversioner fungerar i allmänhet – över tid och över flera instanser – kan du skapa en eller båda av två fördefinierade rapporter:

• Rapport om aktivitetsvaraktighet Använd den här rapporten för att se medelvärden för hur lång tid det tar för varje aktivitet i ett arbetsflöde att slutföras, samt hur lång tid det tar för varje slutförd körning eller instans av arbetsflödet att slutföras.
• Annullering och felrapport Använd den här rapporten för att se om ett arbetsflöde ofta avbryts eller stöter på fel innan det är klart.

Skapa tillgängliga rapporter för ett arbetsflöde

1. Klicka på en statusinformationslänk i kolumnen Status för arbetsflödet i listan eller biblioteket.
   
2. Klicka på Visa arbetsflödesrapporter under Arbetsflödeshistorik på sidan Arbetsflödesstatus.
   
3. Leta reda på arbetsflödet som du vill visa en rapport för och klicka sedan på namnet på den rapport som du vill visa.
   
4. På sidan Anpassa behåller eller ändrar du platsen där rapportfilen ska skapas och klickar sedan på OK.
   
   Rapporten skapas och sparas på den angivna platsen.
5. När rapporten är klar kan du klicka på länken som visas i följande bild för att visa den. Annars klickar du på OK för att slutföra och stänga dialogrutan. (När du senare är redo att visa rapporten hittar du den på den plats du angav i föregående steg.)
   

Vad händer härnäst?

Om arbetsflödet fungerar som du vill kan du börja använda det.

Om du vill ändra något för hur det fungerar kan du läsa avsnittet ÄNDRA i den här artikeln.

Skapa prestandarapporter för arbetsflöden

Om du vill veta hur en av dina arbetsflödesversioner fungerar i allmänhet – över tid och över flera instanser – kan du skapa en eller båda av två fördefinierade rapporter:

• Rapport om aktivitetsvaraktighet Använd den här rapporten för att se medelvärden för hur lång tid det tar för varje aktivitet i ett arbetsflöde att slutföras, samt hur lång tid det tar för varje slutförd körning eller instans av arbetsflödet att slutföras.
• Annullering och felrapport Använd den här rapporten för att se om ett arbetsflöde ofta avbryts eller stöter på fel innan det är klart.

Skapa tillgängliga rapporter för ett arbetsflöde

1. Klicka på en statusinformationslänk i kolumnen Status för arbetsflödet i listan eller biblioteket.
   
2. Klicka på Visa arbetsflödesrapporter under Arbetsflödeshistorik på sidan Arbetsflödesstatus.
   
3. Leta reda på arbetsflödet som du vill visa en rapport för och klicka sedan på namnet på den rapport som du vill visa.
   
4. På sidan Anpassa behåller eller ändrar du platsen där rapportfilen ska skapas och klickar sedan på OK.
   
   Rapporten skapas och sparas på den angivna platsen.
5. När rapporten är klar kan du klicka på länken som visas i följande bild för att visa den. Annars klickar du på OK för att slutföra och stänga dialogrutan. (När du senare är redo att visa rapporten hittar du den på den plats du angav i föregående steg.)
   

Vad händer härnäst?

Om arbetsflödet fungerar som du vill kan du börja använda det.

Om du vill ändra något för hur det fungerar kan du läsa avsnittet ÄNDRA i den här artikeln.

Ändra, inaktivera eller ta bort ett arbetsflöde för insamling av signaturer

När du har kört den första förekomsten av det nya arbetsflödet för insamling av signaturer och granskat resultatet kanske du vill göra en eller flera ändringar i hur arbetsflödet konfigureras.

Du kanske också vid olika tidpunkter i framtiden vill göra ytterligare ändringar i konfigurationen.

Slutligen kanske du någon gång vill inaktivera arbetsflödet under en kortare eller längre period, men inte ta bort det – eller så kanske du väljer att ta bort det helt.

Ändra permanenta inställningar för ett arbetsflöde

Om du vill göra permanenta ändringar i inställningarna för ett befintligt arbetsflöde öppnar och redigerar du associationsformuläret som ursprungligen användes för att lägga till det.

Om arbetsflödet bara körs i en lista eller ett bibliotek

1. Öppna listan eller biblioteket där arbetsflödet körs.

2. Klicka på fliken Lista eller Bibliotek i menyfliksområdet.

   Obs

   Namnet på fliken kan variera beroende på typ av lista eller bibliotek. I en kalenderlista heter den här fliken till exempel Calendar.

3. Klicka på Arbetsflödesinställningar i gruppen Inställningar.

4. På sidan Arbetsflödesinställningar under Arbetsflödesnamn (klicka för att ändra inställningar) klickar du på namnet på det arbetsflöde som du vill ändra inställningar för.

   Obs

   Om arbetsflödet För insamling av signaturer som du vill använda inte visas i listan kanske det bara är kopplat till en innehållstyp. Vilka arbetsflöden som visas i den här listan styrs av kontrollen Visa arbetsflödesassociationer av den här typen , som finns precis ovanför listan. (Se bilden.) Klicka dig igenom alternativen för innehållstyp i den nedrullningsbara menyn för att se vilket arbetsflöde du vill använda. När det arbetsflöde du vill använda visas i listan klickar du på arbetsflödets namn.

5. Gör och spara önskade ändringar i samma tvåsidiga associationsformulär som ursprungligen användes för att lägga till arbetsflödet.
   Mer information om fälten och kontrollerna i associationsformuläret finns i avsnittet PLANERA och lämpligt ADD-segment (Lista/bibliotek eller Webbplatssamling) i den här artikeln.

Om arbetsflödet körs i alla listor och bibliotek i webbplatssamlingen

1. Öppna webbplatssamlingens startsida (inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).
2. Klicka på ikonen Inställningar och klicka sedan på Webbplatsinställningar.

Klicka på Webbplatsinnehållstyper under Gallerier på sidan Webbplatsinställningar.

1. Klicka på namnet på den webbplatsinnehållstyp som arbetsflödet körs på på sidan Webbplatsinnehållstyper.
   
2. Klicka påArbetsflödesinställningar underInställningar på sidan för den valda innehållstypen.
   
3. På sidan Arbetsflödesinställningar under Arbetsflödesnamn (klicka för att ändra inställningar) klickar du på namnet på det arbetsflöde som du vill ändra inställningar för.
4. Gör och spara önskade ändringar i samma tvåsidiga associationsformulär som ursprungligen användes för att lägga till arbetsflödet.
   Mer information om fälten och kontrollerna i associationsformuläret finns i avsnittet PLANERA och lämpligt ADD-segment (Lista/bibliotek eller Webbplatssamling) i den här artikeln.

Inaktivera eller ta bort ett arbetsflöde

Om arbetsflödet bara körs i en lista eller ett bibliotek

1. Öppna listan eller biblioteket där arbetsflödet körs.
2. Klicka på fliken Lista eller Bibliotek i menyfliksområdet.
   Namnet på fliken kan variera beroende på typ av lista eller bibliotek. I en kalenderlista heter den här fliken till exempel Calendar.
3. Klicka på Arbetsflödesinställningar i gruppen Inställningar
4. Klicka på länken Ta bort ett arbetsflöde på sidan Arbetsflödesinställningar.
5. Använd formuläret på sidan Ta bort arbetsflöden för att inaktivera, återaktivera eller ta bort arbetsflöden.
   

Det finns fem kolumner i formuläret:

• Arbetsflöde Namn på arbetsflödet.
• Instanser Antal instanser av arbetsflödet som körs på objekt.
• Tillåta Alternativ som gör att arbetsflödet kan fortsätta fungera normalt.
• Inga nya instanser Alternativ som gör att alla pågående instanser av arbetsflödet kan slutföras, men inaktiverar arbetsflödet genom att göra det otillgängligt att köra nya instanser. (Den här åtgärden är reversibel. Om du vill återaktivera arbetsflödet senare går du tillbaka till den här sidan och väljer Tillåt.)
• Ta bort Alternativ som tar bort arbetsflödet från listan eller biblioteket helt och hållet. Alla pågående instanser avslutas omedelbart och kolumnen för det arbetsflödet visas inte längre på sidan för listan eller biblioteket. (Den här åtgärden går inte att ångra.)

Om arbetsflödet körs i alla listor och bibliotek i webbplatssamlingen

1. Öppna webbplatssamlingens startsida (inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).
2. Klicka på och klicka sedan på Webbplatsinställningar.
   I SharePoint i Microsoft 365 klickar du på Knappen Inställningar för , klickar på Webbplatsinnehåll och sedan på Webbplatsinställningar.
3. Klicka på Webbplatsinnehållstyper under Webb Designer Gallerier på sidan Webbplatsinställningar.
   
4. Klicka på namnet på den webbplatsinnehållstyp som arbetsflödet körs på på sidan Webbplatsinnehållstyper.
   
5. Klicka på Arbetsflödesinställningar underInställningar på sidan för den valda innehållstypen.
6. Klicka på länken Ta bort ett arbetsflöde på sidan Arbetsflödesinställningar.
7. Använd formuläret på sidan Ta bort arbetsflöden för att inaktivera, återaktivera eller ta bort arbetsflöden.
   

Vad händer härnäst?

Om du har gjort några ändringar kör du en testinstans av arbetsflödet för att dubbelkolla ändringarnas effekter.

Det finns fem kolumner i formuläret:

• Arbetsflöde Namn på arbetsflödet.
• Instanser Antal instanser av arbetsflödet som körs på objekt.
• Tillåta Alternativ som gör att arbetsflödet kan fortsätta fungera normalt.
• Inga nya instanser Alternativ som gör att alla pågående instanser av arbetsflödet kan slutföras, men inaktiverar arbetsflödet genom att göra det otillgängligt att köra nya instanser. (Den här åtgärden är reversibel. Om du vill återaktivera arbetsflödet senare går du tillbaka till den här sidan och väljer Tillåt.)
• Ta bort Alternativ som tar bort arbetsflödet från webbplatssamlingen helt och hållet. Alla pågående instanser avslutas omedelbart och kolumnen för det arbetsflödet visas inte längre på sidan för listan eller biblioteket. (Den här åtgärden går inte att ångra.)

Anpassa ytterligare

Det finns en mängd olika sätt att ytterligare anpassa arbetsflödena som ingår i SharePoint-produkter.

Du kan till och med skapa anpassade arbetsflöden från grunden.

Du kan använda något av eller alla av följande program:

• SharePoint Designer 2013 Anpassa arbetsflödesformulär, åtgärder och beteenden.
• Microsoft Visual Studio Skapa egna anpassade arbetsflödesåtgärder.

Mer information finns i Hjälpsystemet för Microsoft Software Developer Network (MSDN).