Allt om arbetsflöden för insamling av signaturer

De arbetsflöden som ingår i SharePoint-produkterna är funktioner som du kan använda för att automatisera affärsprocesser, vilket gör dem både mer konsekventa och effektiva. Du kan använda ett SharePoint-arbetsflöde för insamling av signaturer för att dirigera dokument som skapats i Excel, Word eller InfoPath till en eller flera personer för deras signaturer.

Mer information finns i Översikt över de arbetsflöden som ingår i SharePoint.

Om allt du behöver göra är att slutföra en arbetsflödesuppgift för insamling av signaturer Gå bara till segmentet COMPLETE och expandera det. Du kanske inte behöver något av de andra segmenten just nu.

SharePoint-arbetsflöden är:

• Effektiv och konsekvent Ett arbetsflöde för insamling av signaturer dirigerar automatiskt dokumentet, tilldelar signaturuppgifter och spårar förloppet. Aktiviteten i arbetsflödet kan övervakas och justeras från en central statussida, och historiken för händelser i arbetsflödeskörningen bevaras i 60 dagar efter slutförande.
• Det innebär mindre jobb för dig Ett arbetsflöde för insamling av signaturer sparar både tid och besvär för dig och dina kollegor, samtidigt som det effektiviserar och standardiserar er signaturprocess.

Här är ett diagram över en mycket enkel version av arbetsflödet för insamling av signaturer.

Tips när du använder den här artikeln

Informationen i den här artikeln presenteras i expanderbara segment.

Om allt du behöver göra är att slutföra en arbetsflödesuppgift för insamling av signaturer Gå bara till segmentet COMPLETE och expandera det. Du kanske inte behöver något av de andra segmenten just nu.

Om du vill lägga till, starta, övervaka och underhålla arbetsflöden Om du inte redan är bekant med de här uppgifterna kan det vara bra att gå igenom den här artikeln, segment för segment, första gången du utformar och lägger till ett arbetsflöde. När du är bekant med informationen och artikellayouten kommer du att kunna gå direkt till det segment du behöver vid eventuella återbesök.

En kommentar om grafiken Skärmbilder och konceptuella diagram i den här serien med arbetsflödesartiklar baseras vanligtvis på arbetsflödestypen Godkännande. Men där det behövs för att skapa en tydlig idé eller instruktioner har bilderna och diagrammen i den här artikeln anpassats för arbetsflöden för insamling av signaturer.

Några ord om att skriva ut den här artikeln Det här är en lång artikel. Om du bara vill skriva ut markerade segment ska du se till att bara de segmenten expanderas när du skriver ut. (Och om du vill ha med hela grafiken i utskriften ska du skriva ut i liggande orientering och inte stående.)

Och några ord om att söka Innan du söker efter text eller term i den här artikeln kontrollerar du att alla segment som du vill söka i är expanderade.

Läs mer om arbetsflöden för insamling av signaturer

Ett arbetsflöde för insamling av signaturer är en funktion i SharePoint-produkter som dirigerar ett dokument eller formulär som skapats i Word, Excel eller InfoPath till en eller flera personer för signatur. Arbetsflödet automatiserar, effektiviserar och standardiserar hela processen.

Det grundläggande arbetsflödet för insamling av signaturer som ingår i SharePoint-produkter fungerar som en mall. Med hjälp av den här mallen kan du lägga till ett eller flera arbetsflöden för insamling av signaturer på dina webbplatser. Varje arbetsflöde som du lägger till är en unik version av det grundläggande arbetsflödet för insamling av signaturer, vart och ett med sitt eget specialiserade arbetssätt, baserat på de inställningar som du anger när du lägger till det.

Vad kan ett arbetsflöde för insamling av signaturer göra för mig?

• När du först lägger till ett arbetsflöde för insamling av signaturer i en lista, ett bibliotek eller en webbplatssamling kan du ange hur många deltagare som ska inkluderas och ange om deras uppgifter ska tilldelas en efter en (seriellt) eller alla på en gång (parallellt). Du kan även bestämma om du vill dela upp deltagarnas uppgifter i två eller flera separata steg. Varje gång du startar arbetsflödet manuellt i ett dokument kan du ändra någon av de här inställningarna.
• Arbetsflödet tilldelar en uppgift till varje angiven deltagare. Varje deltagare väljer mellan flera möjliga svar: att signera (eller inte signera) dokumentet, att omtilldela signaturuppgiften eller att ta bort uppgiften.
• Medan arbetsflödet körs kan du övervaka förloppet och göra justeringar (vid behov) från en enda central sida för arbetsflödesstatus.
• I 60 dagar efter att arbetsflödet har slutförts är listan över alla arbetsflödeshändelser som inträffade under den här körningen (eller instansen) av arbetsflödet fortfarande tillgänglig på sidan Arbetsflödesstatus, för informell referens.

Vad kan inte ett arbetsflöde för insamling av signaturer göra?

Arbetsflödet för insamling av signaturer är inte utformat för att samla in godkännanden och avslag för ett dokument eller för att styra publiceringen av webbsidor för en webbplats. Om du vill lägga till ett arbetsflöde där deltagarna godkänner eller avvisar dokumentet som de granskar läser du artikeln Allt om arbetsflöden för godkännande.

Dessutom är arbetsflödena för insamling av signaturer inte utformade för att samla in feedback. Om du vill använda ett arbetsflöde för att samla in feedback om ett dokument kan du läsa artikeln Allt om arbetsflöden för insamling av feedback.

Du kan också använda Microsoft SharePoint Designer 2013 för att ytterligare anpassa arbetsflödena som ingår i SharePoint-produkterna.

Vem kan använda den här typen av arbetsflöde?

Lägga till ett arbetsflödeSom standard måste du ha behörigheten Hantera listor för att lägga till ett arbetsflöde. (Behörigheten Hantera listor ingår som standard i gruppen Ägare, men inte i gruppen Medlemmar eller i gruppen Besökare.)

Starta ett arbetsflödeSom standard måste du också ha behörigheten Redigera objekt för att starta ett arbetsflöde som redan har lagts till. (Behörigheten Redigera objekt ingår som standard i gruppen Medlemmar och i gruppen Ägare, men inte i gruppen Besökare.)

Ägare kan också välja att konfigurera specifika arbetsflöden så att de bara kan startas av medlemmar i gruppen Ägare. (För att göra det markerar du kryssrutan Kräv behörighet att hantera listor för att starta arbetsflödet på första sidan i associationsformuläret.)

Vilka är fördelarna med att använda digitala signaturer?

Allt fler affärstransaktioner sker elektroniskt. Följaktligen används digitala signaturer i allt större utsträckning för att juridiskt binda förlitande parter till deras transaktioner. En digital signatur används för att verifiera identiteten på den person som har signerat dokumentet och bekräftar att innehållet inte har ändrats efter att den digitala signaturen tillämpades i dokumentet. Digitala signaturer ger säkerhet baserad på krypteringsteknik och bidrar till att minska riskerna i samband med elektroniska affärstransaktioner. Med förbättringar av digital signering strävar Office efter att uppfylla informationssäkerhetsbehoven hos företag och offentliga verksamheter över hela världen.

Om du vill skapa en digital signatur måste du ha ett digitalt certifikat som bevisar din identitet för förlitande parter och som ska hämtas från en känd certifikatutfärdare. Om du inte har ett digitalt certifikat har Microsoft även partner som tillhandahåller digitala certifikat och andra avancerade signaturer.

Hur planerar, lägger du till, kör och underhåller du den här typen av arbetsflöden?

Det här är de grundläggande stegen:

• INNAN arbetsflödet körs (planera, lägga till, starta)
  Innan du lägger till ett arbetsflöde bör du planera var du vill lägga till det (för en enskild lista eller ett enskilt bibliotek eller för hela webbplatssamlingen) och hur det ska fungera. När du har lagt till och konfigurerat arbetsflödet kan vem som helst med rätt behörighet starta arbetsflödet i ett visst dokument. Arbetsflödet kan även ställas in så att det körs automatiskt. Automatiska körningar kan aktiveras baserat på en eller båda av två utlösande händelser: när ett dokument läggs till i eller skapas i en lista eller ett bibliotek, eller när ett dokument i en lista eller ett bibliotek ändras.
• MEDAN arbetsflödet körs (slutför, övervaka, justera)
  Medan arbetsflödet körs utför enskilda deltagare sina tilldelade uppgifter. Under tiden kan arbetsflödets förlopp övervakas från en central sida för arbetsflödesstatus för just den instansen av arbetsflödet. Du kan justera arbetsflödet medan det körs från samma sida. Och om det behövs kan arbetsflödet avbrytas eller avslutas därifrån.
• EFTER att arbetsflödet körs (granska, rapportera, ändra)
  När arbetsflödet har slutförts kan du granska hela historiken för körningen (eller instansen) i upp till 60 dagar på sidan Arbetsflödesstatus. Om det är något du vill ändra i arbetsflödets funktionssätt kan du öppna och redigera associationsformuläret som du fyllde i när du först lade till arbetsflödet.

Följande flödesschema illustrerar de här stegen ur perspektivet för den person som lägger till ett nytt arbetsflöde.

Planera ett nytt arbetsflöde för insamling av signaturer

I det här avsnittet identifierar vi de beslut du behöver fatta och den information du behöver sammanställa innan du lägger till en version av arbetsflödet för insamling av signaturer.

Om du redan är bekant med hur du lägger till den här typen av arbetsflöde och bara behöver en påminnelse om de specifika stegen, kan du gå direkt till lämpligt ADD-segment (lista/bibliotek eller webbplatssamling) i den här artikeln.

Mallar och versioner

De arbetsflöden som ingår i SharePoint-produkterna fungerar som huvudmallar som de specifika, enskilda arbetsflödena som du lägger till i listor, bibliotek och webbplatssamlingar baseras på.

Varje gång du till exempel lägger till ett arbetsflöde för insamling av signaturer lägger du i själva verket till en version av den allmänna arbetsflödesmallen för insamling av signaturer. Du ger varje version ett eget namn och egna inställningar, som du anger i associationsformuläret när du lägger till just den versionen. På så sätt kan du lägga till flera arbetsflöden, vart och ett en en version baserad på huvudmallen för arbetsflödet för insamling av signaturer, men varje version namnges och skräddarsys för det specifika sätt som du ska använda den på.

I den här illustrationen har tre arbetsflöden som baseras på arbetsflödesmallen för godkännande lagts till – ett för alla innehållstyper i ett enskilt bibliotek, ett för en enskild innehållstyp i ett enskilt bibliotek och ett för en enskild innehållstyp i en hel webbplatssamling.

Introduktion till associationsformuläret

När du lägger till en ny arbetsflödesversion baserad på någon av de arbetsflödesmallarna som ingår fyller du i ett associationsformulär för att ange hur du vill att den nya versionen ska fungera.

I följande avsnitt hittar du en lista med frågor som förbereder dig för att fylla i associationsformuläret. Men ta en stund eller två för att se över formuläret och dess fält.

Första sidan i associationsformuläret

Andra sidan i associationsformuläret

Fälten på den här andra sidan visas även i initieringsformuläret, som visas varje gång arbetsflödet startas manuellt, och kan bara redigeras vid den tidpunkten för den enstaka körningen.

Nio frågor att besvara

Så snart du har svaren på alla frågor i det här avsnittet är du redo att lägga till arbetsflödet.

Är det här rätt arbetsflödestyp?

Den här artikeln handlar om arbetsflödesmallen som visas i menyn som Samla in signaturer – SharePoint 2010. Om du inte är säker på om den här arbetsflödestypen är det bästa valet för dig går du tillbaka till LEARN-segmentet i den här artikeln. Mer information om andra arbetsflödesmallar som är tillgängliga finns i artikeln Om arbetsflödena som ingår i SharePoint.

Det är viktigt att veta att signaturrader av den typ vi diskuterar här endast kan infogas i dokument som skapats i Word, Excel eller InfoPath.

En lista eller ett bibliotek eller hela webbplatssamlingen? (och) En innehållstyp eller alla innehållstyper?

Vad är en innehållstyp?

Alla dokument och andra objekt som lagras i en SharePoint-lista eller ett SharePoint-bibliotek tillhör den ena eller andra innehållstypen. En innehållstyp kan vara så enkel och allmän som dokument eller Excel-kalkylblad, eller så specialiserad som juridiskt kontrakt eller produktdesignspecifikation. Vissa innehållstyper är tillgängliga i SharePoint-produkter som standard, men du kan både anpassa dessa och lägga till andra som du skapar själv.

Du kan göra din nya version av arbetsflödet för insamling av signaturer tillgänglig i bara en lista eller ett bibliotek, eller så kan du göra den tillgänglig i hela webbplatssamlingen.

• Om du lägger till arbetsflödet för en enskild lista eller ett enstaka bibliotek kan du konfigurera det så att det körs antingen på alla innehållstyper eller bara på en enda innehållstyp.
• Om du lägger till arbetsflödet för hela webbplatssamlingen måste du konfigurera det att köras på endast en webbplatsinnehållstyp.
• I samtliga fall måste varje dokument där ett arbetsflöde för insamling av signaturer körs vara en fil som har skapats i Word, Excel eller InfoPath.

Vad är ett bra namn?

Ge arbetsflödesversionen ett namn som:

• Tydligt ange vad den används till.
• Skiljer den tydligt från andra arbetsflöden.

Ett exempel

Föreställ dig att du är medlem i en grupp med redaktörer. Din grupp vill använda två olika arbetsflöden för insamling av feedback:

• Du ska köra det första arbetsflödet för varje dokument som skickas av en medlem i din egen grupp. Det här arbetsflödet samlar bara in feedback från gruppens chef.
• Du kör det andra arbetsflödet för varje dokument som skickas av personer utanför din egen grupp. Det här arbetsflödet samlar in feedback från alla medlemmar i gruppen.

Du kan kalla det första arbetsflödet för Intern återkoppling och det andra för Feedback om insändning utifrån.

Uppgiftslistor och historiklistor: Befintliga eller nya?

Du kan välja att arbetsflödet ska använda webbplatsens standardlista för uppgifter och historiklista, använda andra befintliga listor eller begära nya listor bara för det här arbetsflödet.

• Om webbplatsen kommer att ha många arbetsflöden, eller om vissa av arbetsflödena kommer att omfatta många uppgifter, kan du begära nya listor för varje arbetsflöde. (Hantering av alltför långa listor är en av de saker som kan göra att prestanda går långsammare. Det går snabbare och enklare för systemet att underhålla flera kortare listor än en mycket lång lista.)
• Om uppgifterna och historiken för det här arbetsflödet kommer att innehålla känslig eller konfidentiell information som du vill hålla åtskilda från de allmänna listorna bör du definitivt ange att du vill ha nya, separata listor för det här arbetsflödet. När du har lagt till arbetsflödet måste du se till att rätt behörigheter har angetts för de nya listorna.

Vem lägger till signaturraderna och när?

Signaturrader kan infogas i dokumentet vid två två tillfällen:

• Innan arbetsflödet startas i dokumentet.
• Efter att arbetsflödet har startats, men innan den första deltagaren lägger till sin signatur på en signaturrad.

Du lägger till en digital signatur i ett dokument i två steg:

1. Först infogar någon en signaturrad i brödtexten i dokumentet.
   
2. Sedan lägger någon till sin signatur på den infogade raden.
   

Tänk på det här Från och med det ögonblick då den första deltagaren lägger till sin signatur i dokumentet är dokumentet låst för redigering. Om du gör fler ändringar i dokumentet efter det – förutom om de andra undertecknarna lägger till sina signaturer – blir alla signaturer som har lagts till ogiltiga eller tas bort . Och eftersom infogandet av en signaturrad räknas som en ändring i dokumentet måste alla signaturrader redan finnas i dokumentet innan den första deltagaren lägger till sin faktiska signatur på någon av raderna.

Så det finns tre enkla sätt att svara på denna fråga:

• För båda typerna av start Dokumentet baseras på en mall eller ett formulär som redan har signaturrader, så att ingen behöver lägga till dem för varje enskild arbetsflödeskörning.
• För manuell start Den person som startar arbetsflödet infogar alla nödvändiga signaturrader innan han eller hon startar arbetsflödet.
• För automatisk start Den första deltagaren som öppnar dokumentet infogar alla nödvändiga signaturrader innan han eller hon lägger till sin egen signatur.

Här är en snabb grafisk sammanfattning av huvudpoängen.

Hur (och av vem) kan det här arbetsflödet startas?

Ett arbetsflöde kan ställas in så att det startas manuellt, endast automatiskt eller i båda riktningarna:

• När du manuellt startar ett arbetsflöde för insamling av signaturer på ett visst dokument visas ett annat formulär, initieringsformuläret. Initieringsformuläret innehåller endast inställningarna från sida två i associationsformuläret . På så sätt kan personen som startar arbetsflödet ändra någon av dessa inställningar (endast för den aktuella instansen) innan han eller hon klickar på Starta.
• Med en automatisk start finns det naturligtvis ingen möjlighet att presentera ett initieringsformulär, så de standardinställningar som anges i associationsformuläret används utan ändringar.

Följande bild visar skillnaden mellan manuell start och automatisk start.

Eventuella ändringar som du gör i initieringsformuläret tillämpas endast under den aktuella instansen av arbetsflödet. Om du vill ändra de permanenta standardinställningarna för arbetsflödet redigerar du det ursprungliga associationsformuläret , enligt beskrivningen i avsnittet ÄNDRA i den här artikeln.

Manuell start

Om du tillåter manuell start kan vem som helst som har nödvändig behörighet starta arbetsflödet på valfritt kvalificerat dokument när som helst.

Fördelarna med en manuell start är att du och dina kolleger bara kan köra arbetsflödet när och om ni väljer att göra det, och att ni varje gång ni kör det har möjlighet att ändra vissa inställningar med hjälp av initieringsformuläret.

Med en manuell start måste man naturligtvis komma ihåg att köra arbetsflödet när det är lämpligt att göra det.

Automatisk start

Du kan ange att arbetsflödet ska startas automatiskt av en eller vart och ett av följande händelser:

• Ett nytt dokument skapas i eller laddas upp till listan eller biblioteket.
• Ett dokument som redan har lagrats i listan eller biblioteket ändras.

Fördelen med en automatisk start är att ingen behöver komma ihåg att starta arbetsflödet. Den körs varje gång en utlösande händelse inträffar.

Att tänka på vid automatiska starter med arbetsflöden för insamling av signaturer

Till skillnad från andra arbetsflöden som ingår går det inte att lägga till fler uppgifter när ett arbetsflöde för insamling av signaturer har startats. När arbetsflödet startar automatiskt tilldelas endast de signaturuppgifter som redan angetts i standardinställningarna. Var och en av dessa uppgifter kan visserligen omtilldelas under arbetsflödeskörningen, men inga ytterligare uppgifter kan skapas eller tilldelas. Med andra ord bör ett arbetsflöde för insamling av signaturer endast köras automatiskt när identiteten, eller åtminstone antalet deltagare, är känt i förväg.

Det som är möjligt efter en automatisk start är att ta bort eller avbryta uppgifter som redan har tilldelats, men observera att den associerade signaturraden inte tas bort från dokumentet om du avbryter en uppgift.

Här följer tre scenarier där automatisk start används. Observera följande i varje scenario:

• Arbetsflödet körs i ett bibliotek som personer överför dokument som måste signeras.
• Antalet personer som tilldelats signaturuppgifter är stabilt över tid och behöver inte granskas eller redigeras varje gång arbetsflödet startar.

Om det objekt som överförs är ett dokument eller formulär som redan innehåller rätt signaturrader behöver deltagarna i arbetsflödet infoga signaturrader under arbetsflödets körning.

Scenario 1: En uppgift, en undertecknare

Nya utgiftsanspråk måste signeras av Anna, så Anna skapar ett bibliotek som heter Nya utgiftsanspråk. Alla i organisationen kan skapa eller ladda upp ett anspråk.

Anna skapar ett arbetsflöde och ger det samma namn: Nya utgiftsanspråk. Arbetsflödet körs automatiskt på varje nytt dokument och tilldelar bara en signaturuppgift – till Anna, förstås.

Scenario 2: Flera uppgifter, flera undertecknare

Den här gången måste kontrakten undertecknas av Anna, Sean och Frank – av dem alla tre.

Stefan skapar ett bibliotek med namnet Kontrakt för signaturer. Hon skapar ett arbetsflöde för insamling av signaturer med namnet Signaturer (annaANDseanANDfrank). Arbetsflödet körs automatiskt på alla nya dokument och tilldelar en signaturuppgift till var och en av de tre personerna.

Den första undertecknaren som öppnar dokumentet infogar signaturraderna för alla tre undertecknarna innan han eller hon lägger till sin egen signatur.

Scenario 3: Flera aktiviteter, en undertecknare

I den här versionen behöver kontrakten undertecknas av Anna, Sean eller Frank – av bara en av de tre.

Stefan skapar ett bibliotek med namnet Kontrakt för signatur och ett arbetsflöde med namnet Signatur (annaORseanORfrank). Hon skapar också en distributionslista eller distributionsgrupp, som också heter annaORseanORfrank, och som innehåller alla tre.

Återigen körs arbetsflödet automatiskt på varje nytt dokument i biblioteket, men den här gången tilldelas bara en signaturuppgift, till gruppen annaORseanORfrank .

Den här typen av uppgift kallas för en gruppuppgift och fungerar så här: Arbetsflödet skickar ett e-postmeddelande till alla medlemmar i gruppen, men skapar bara en enda uppgift som enskilda medlemmar i gruppen kan begära och slutföra för hela gruppens räkning.

Anvisningar om hur du begär och slutför en gruppuppgift finns i avsnittet SLUTFÖRD i den här artikeln.

Får innehållstyper som ärver från den här också det här arbetsflödet?

När du lägger till ett arbetsflöde i en innehållstyp för hela webbplatssamlingen kan du välja att även lägga till arbetsflödet i alla andra innehållstyper i webbplatssamlingen som ärver från den innehållstyp som du lägger till arbetsflödet i. (Observera att det här alternativet inte visas om du lägger till ett arbetsflöde för bara en enskild lista eller ett enda bibliotek.)

Deltagare: Vilka personer, i vilken ordning?

Du måste ange namn eller e-postadress för varje person som ska tilldelas en signaturuppgift.

Gruppuppgifter eller individuellt? Om du tilldelar en uppgift till en grupp eller distributionslista kommer en gruppuppgift att tilldelas: Varje medlem i gruppen får en uppgiftsavisering, men endast en medlem behöver för att begära och slutföra uppgiften. Anvisningar om hur du begär och slutför en gruppuppgift finns i avsnittet SLUTFÖRD i den här artikeln.

Ett steg eller flera steg?Du kan välja att bara ha en fas av signaturuppgifter eller att ha flera faser. Om du har fler än en fas utförs stegen en efter en.

Parallella granskningar eller seriegranskningar?För deltagarna i en fas kan du välja att antingen få alla signaturuppgifter tilldelade samtidigt (parallellt) eller att få deras uppgifter tilldelade en efter en (seriell) i den ordning som du anger. Seriealternativet kan vara användbart om till exempel en av undertecknarna är den faktiska beslutsfattaren för dokumentet och det inte är meningsfullt för någon av de andra undertecknarna att slutföra sina signaturuppgifter om beslutsfattaren bestämmer sig för att inte signera.

Ett exempel

Det här enkla scenariot illustrerar några av fördelarna med både flera steg och seriella aktivitetstilldelningar:

Anta att Frank lägger till ett nytt arbetsflöde för insamling av signaturer för ett avtalsbibliotek. Eftersom Frank är den verkliga beslutsfattaren vill han vara den första personen som skriver under varje kontrakt. Om han bestämmer sig för att inte skriva under kommer varken Anna eller Stefan att tilldelas någon signaturuppgift. Frank kan ställa in det på två olika sätt:

• Med hjälp av en seriell granskningFrank sätter upp en enda serienivå där han är den första deltagaren och Anna och Sean är den andra och den tredje.
  Så här lägger Frank upp sin seriegranskning i ett steg.
  
• Med hjälp av två stegOm Frank vill att Anna och Stefan ska tilldelas sina uppgifter samtidigt, så att Stefan inte behöver vänta på att Anna ska lägga till sin signatur innan hon kan lägga till sin egen, kan han konfigurera två steg i arbetsflödet. Det första steget innehåller bara hans egen signaturuppgift och den andra är en parallell fas som innehåller Annas och Stefans uppgifter. Om det första steget inte slutförs startar inte det andra steget.
  Så här lägger Frank upp sin parallella granskning i två steg.
  

Här visas diagram över båda lösningarna. I båda versionerna tilldelas aldrig uppgifter till vare sig Anna eller Stefan om han inte slutför sin signaturuppgift.

Vem behöver meddelas?

I fältet Kopia , på den andra sidan i associationsformuläret, kan du ange namn eller adresser till alla som ska meddelas varje gång arbetsflödet startas eller avslutas.

• Om du anger ett namn här tilldelas inte personen en arbetsflödesuppgift.
• När arbetsflödet startas manuellt får den person som startar det start- och stoppmeddelanden utan att behöva anges i det här fältet.
• När arbetsflödet startas automatiskt får den person som ursprungligen lade till det start- och stoppmeddelanden utan att behöva anges i det här fältet.

Lägga till ett arbetsflöde för insamling av signaturer (för endast en lista eller ett bibliotek)

Om du ännu inte är bekant med att lägga till arbetsflöden kan det vara bra att granska de föregående LEARN - och PLAN-segmenten i den här artikeln innan du fortsätter med stegen i det här avsnittet.

Innan du börjar

Två saker måste vara ordnade innan du kan lägga till ett arbetsflöde:

Email e-post måste vara aktiverat för SharePoint-webbplatsen för att arbetsflödet ska kunna skicka e-postmeddelanden. Om du är osäker på om du redan har gjort det kontaktar du SharePoint-administratören.

Behörigheter Standardinställningarna för SharePoint-produkter kräver att du har behörigheten Hantera listor för att lägga till arbetsflöden för listor, bibliotek eller webbplatssamlingar. (Behörigheten Hantera listor ingår som standard i gruppen Ägare, men inte i gruppen Medlemmar eller i gruppen Besökare. Mer information om behörigheter finns i avsnittet LEARN i den här artikeln.)

Lägg till arbetsflödet

Följ anvisningarna nedan:

1. Öppna den lista eller det bibliotek som du vill lägga till arbetsflödet för.

2. Klicka på fliken Lista eller Bibliotek i menyfliksområdet.
   Namnet på fliken kan variera beroende på typen av lista eller bibliotek. I en kalenderlista heter den här fliken till exempel Kalender.

3. Klicka på Arbetsflödesinställningar i gruppen Inställningar.

4. På sidan Arbetsflödesinställningar anger du antingen en enskild innehållstyp som arbetsflödet ska köras på eller Alla (för alla innehållstyper) och klickar sedan på Lägg till ett arbetsflöde.

   Obs

   Arbetsflöden för insamling av signaturer kan bara köras på dokument som skapats i skapade i Word, Excel eller InfoPath.

   

   1. Fyll i den första sidan i associationsformuläret.
      (Instruktioner följer efter illustrationen.)

	Innehållstyp Behåll standardinställningen Alla eller markera en specifik innehållstyp.
	Arbetsflöde Välj mallen Samla in signaturer – SharePoint 2010 . Notera: Om mallen Samla in signaturer – SharePoint 2010 inte visas i listan kontaktar du SharePoint-administratören och meddelar om du vill aktivera den för din webbplatssamling eller arbetsyta. Om du har behörigheter för webbplatssamlingar läser du Aktivera SharePoint-arbetsflödesmallar.
	Name Ange ett namn för arbetsflödet. Namnet identifierar arbetsflödet för användarna av listan eller biblioteket. Förslag på hur du namnger arbetsflödet finns i avsnittet PLAN i den här artikeln.
	Uppgiftslista Välj en uppgiftslista som ska användas med det här arbetsflödet. Du kan välja en befintlig uppgiftslista eller klicka på Uppgifter (ny) om du vill skapa en ny lista. Mer information om orsaker till varför du bör skapa en ny uppgiftslista (i stället för att välja en befintlig) finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
	Historiklista Välj en historiklista som ska användas med det här arbetsflödet. Du kan välja en befintlig historiklista eller klicka på Ny historiklista för att skapa en ny lista. Mer information om varför du bör skapa en ny historiklista (i stället för att välja en befintlig) finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
	Startalternativ Ange hur eller sätt arbetsflödet kan startas. Mer information om de olika alternativen finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.

1. När alla inställningar i det här formuläret är som du vill ha dem klickar du på Nästa.
2. Fyll i den andra sidan i associationsformuläret.
   (Instruktioner följer efter illustrationen.)
   I SharePoint-produkter visas alla alternativ på den andra sidan i associationsformuläret varje gång du startar arbetsflödet manuellt, så att du kan ändra alternativen för just den aktuella förekomsten.

	Tilldela till Ange namn eller adresser för de personer som du vill att arbetsflödet ska tilldela uppgifter till. Om uppgifterna ska tilldelas en i taget (seriellt) Ange namnen eller adresserna i den ordning som du vill att uppgifterna ska tilldelas. Om alla aktiviteter ska tilldelas samtidigt (parallellt) Ordningen på namnen eller adresserna spelar ingen roll. Om du tar med en grupp eller distributionslista En gruppuppgift tilldelas: Varje medlem i gruppen får en uppgiftsavisering, men endast en medlem behöver göra anspråk på och slutföra uppgiften. Anvisningar om hur du begär och slutför en gruppuppgift finns i avsnittet SLUTFÖRD i den här artikeln.
	Ordning Ange om aktiviteterna ska tilldelas en i taget (seriellt) eller alla på en gång (parallellt). Mer information om hur du använder seriella och parallella steg finns i avsnittet PLAN i den här artikeln.
	Lägga till en ny fas Lägg till de steg som du vill ha utöver det första som du precis har konfigurerat. Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela till för den fasen och trycker sedan på CTRL+DELETE. Mer information om hur du använder flera steg finns i avsnittet PLAN i den här artikeln.
	CC Skriv namnen eller e-postadresserna till alla som ska meddelas varje gång arbetsflödet startar eller slutar. Om du anger ett namn här tilldelas inte en arbetsflödesuppgift. När arbetsflödet startas manuellt får den person som startar det start- och stoppmeddelanden utan att behöva anges i det här fältet. När arbetsflödet startas automatiskt får den person som ursprungligen lade till det start- och stoppmeddelanden utan att behöva anges i det här fältet.

1. När du har alla inställningar på den här sidan som du vill ha dem klickar du på Spara för att skapa arbetsflödet.

SharePoint-produkter skapar din nya arbetsflödesversion.

Vad händer härnäst?

Om du är redo att starta och testa det nya arbetsflödet går du till avsnittet START i den här artikeln.

Du hittar instruktioner för hur du infogar signaturrader i ett dokument i avsnittet INFOGA i den här artikeln.

Lägga till ett arbetsflöde för insamling av signaturer (för en hel webbplatssamling)

Om du ännu inte är bekant med att lägga till arbetsflöden kan det vara bra att granska segmenten LÄR ochPLANERA i den här artikeln innan du fortsätter med stegen i det här avsnittet.

Innan du börjar

Två saker måste vara ordnade innan du kan lägga till ett arbetsflöde:

EmailFör att arbetsflödet ska kunna skicka e-postaviseringar måste e-post ha aktiverats för webbplatsen. Om du är osäker på om du redan har gjort det kontaktar du SharePoint-administratören.

Behörigheter Standardinställningarna för SharePoint-produkter kräver att du har behörigheten Hantera listor för att lägga till arbetsflöden för listor, bibliotek eller webbplatssamlingar. (Behörigheten Hantera listor ingår som standard i gruppen Ägare, men inte i gruppen Medlemmar eller i gruppen Besökare. Mer information om behörigheter finns i avsnittet LEARN i den här artikeln.)

Lägg till arbetsflödet

Följ anvisningarna nedan:

1. Gå till startsidan för webbplatssamlingen (inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).

2. Klicka på ikonen Inställningar och sedan på Webbplatsinställningar.
   I SharePoint i Microsoft 365 klickar du på Inställningar och klicka sedan på Webbplatsinnehåll. Från Webbplatsinnehåll klickar du på Webbplatsinställningar.

3. Klicka på Webbplatsinnehållstyper under Webbdesigngallerier på sidan Webbplatsinställningar.
   

4. På sidan Webbplatsinnehållstyper klickar du på namnet på den webbplatsinnehållstyp som du vill lägga till ett arbetsflöde för.

   Obs

   Arbetsflöden för insamling av signaturer kan bara köras på dokument som skapats i skapade i Word, Excel eller InfoPath.

   

   1. Klicka på Arbetsflödesinställningar under Inställningar på sidan för den valda innehållstypen.
      
   2. Klicka på länken Lägg till arbetsflöde på sidan Arbetsflödesinställningar.
      
   3. Fyll i den första sidan i associationsformuläret.
      (Instruktioner följer efter illustrationen.)

	Arbetsflöde Välj mallen Samla in signaturer – SharePoint 2010 . Notera: Om mallen Samla in signaturer – SharePoint 2010 inte visas i listan kontaktar du SharePoint-administratören och meddelar om du vill aktivera den för din webbplatssamling eller arbetsyta. Om du har behörigheter för webbplatssamlingar läser du Aktivera SharePoint-arbetsflödesmallar.
	Name Ange ett namn för arbetsflödet. Namnet identifierar arbetsflödet för användarna av den här webbplatssamlingen. Förslag på hur du namnger arbetsflödet finns i avsnittet PLAN i den här artikeln.
	Uppgiftslista Välj en uppgiftslista som ska användas med det här arbetsflödet. Du kan välja en befintlig uppgiftslista eller klicka på Uppgifter (ny) om du vill skapa en ny lista. Mer information om orsaker till varför du bör skapa en ny uppgiftslista (i stället för att välja en befintlig) finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
	Historiklista Välj en historiklista som ska användas med det här arbetsflödet. Du kan välja en befintlig historiklista eller klicka på Ny historiklista för att skapa en ny lista. Mer information om varför du bör skapa en ny historiklista (i stället för att välja en befintlig) finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
	Startalternativ Ange hur eller sätt arbetsflödet kan startas. Mer information om de olika alternativen finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
	Vill du uppdatera list- och webbplatsinnehållstyper? Ange om det här arbetsflödet ska läggas till i (associeras med) alla andra webbplats- och listinnehållstyper som ärver från den här innehållstypen. Åtgärden som utför alla ytterligare tillägg kan ta lång tid att slutföra. Om arvet har brutits för några webbplatser eller underwebbplatser där du vill att det här arbetsflödet ska läggas till i ärvda innehållstyper ska du kontrollera att du är medlem i gruppen Ägare på var och en av dessa webbplatser eller underwebbplatser innan du kör den här åtgärden.

1. När alla inställningar på den här sidan är som du vill ha dem klickar du på Nästa.
2. Fyll i den andra sidan i associationsformuläret.
   (Instruktioner följer efter illustrationen.)
   I SharePoint-produkter visas alla alternativ på den andra sidan i associationsformuläret varje gång du startar arbetsflödet manuellt, så att du kan ändra alternativen bara för den aktuella förekomsten.

	Tilldela till Ange namn eller adresser för de personer som du vill att arbetsflödet ska tilldela uppgifter till. Om uppgifterna ska tilldelas en i taget (seriellt) Ange namnen eller adresserna i den ordning som du vill att uppgifterna ska tilldelas. Om alla aktiviteter ska tilldelas samtidigt (parallellt) Ordningen på namnen eller adresserna spelar ingen roll. Om du tar med en grupp eller distributionslista En gruppuppgift tilldelas: Varje medlem i gruppen får en uppgiftsavisering, men endast en medlem behöver göra anspråk på och slutföra uppgiften. Anvisningar om hur du begär och slutför en gruppuppgift finns i avsnittet SLUTFÖRD i den här artikeln.
	Ordning Ange om uppgifterna i det här steget ska tilldelas en i taget (seriellt) eller alla på en gång (parallellt). Mer information om hur du använder seriella och parallella steg finns i avsnittet PLAN i den här artikeln.
	Lägga till en ny fas Lägg till de steg som du vill ha utöver det första som du precis har konfigurerat. Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela till för den fasen och trycker sedan på CTRL+DELETE. Mer information om hur du använder flera steg finns i avsnittet PLAN i den här artikeln.
	CC Skriv namnen eller e-postadresserna till alla som ska meddelas varje gång arbetsflödet startar eller slutar. Om du anger ett namn här tilldelas inte en arbetsflödesuppgift. När arbetsflödet startas manuellt får den person som startar det start- och stoppmeddelanden utan att behöva anges i det här fältet. När arbetsflödet startas automatiskt får den person som ursprungligen lade till det start- och stoppmeddelanden utan att behöva anges i det här fältet.

1. När du har alla inställningar på den här sidan som du vill ha dem klickar du på Spara för att skapa arbetsflödet.

SharePoint-produkter skapar din nya arbetsflödesversion.

Vad händer härnäst?

Om du är redo att starta och testa det nya arbetsflödet går du till avsnittet START i den här artikeln.

Du hittar instruktioner för hur du infogar signaturrader i ett dokument i avsnittet INFOGA i den här artikeln.

Infoga signaturrader

Innan en arbetsflödesdeltagare kan lägga till sin signatur måste en signaturrad infogas i dokumentet. Infogningen av raden och tillägget av själva signaturen är två separata åtgärder.

Det är viktigt att komma ihåg att:

• När en signatur har lagts till på en signaturrad är dokumentet låst för alla ytterligare ändringar utom tillägg av ytterligare signaturer till redan befintliga signaturrader.
• Om några ändringar görs efter att den första signaturen har lagts till blir alla signaturer som redan har lagts till ogiltiga eller tas bort från dokumentet.
• Infogningar och borttagningar av signaturrader behandlas som ändringar i dokumentet.
• Därför måste alla tillägg och borttagningar av signaturrader redan vara klara innan den första deltagaren lägger till sin signatur.

Här är en snabb grafisk sammanfattning av allt detta.

Infoga eller ta bort en signaturrad (Word eller Excel)

Så här infogar du en signaturrad i Word eller Excel:

1. Klicka i dokumentet eller kalkylbladet för att placera markören där du vill infoga en signaturrad.

2. Klicka på Signaturradi gruppen Text på fliken Infoga.

3. Fyll i alla, alla eller inget av dessa fyra fält i dialogrutan Signaturinställningar :

   • Föreslagen undertecknare
     Undertecknarens fullständiga namn.
     (Visas i den ifyllda signaturen.)
   • Den föreslagna undertecknarens titel
     (Visas i den ifyllda signaturen.)
   • Den föreslagna undertecknarens e-postadress
     (Visas inte i den ifyllda signaturen.)
   • Instruktioner till undertecknaren
     All information som är användbar eller nödvändig för undertecknaren.
     (Visas inte i den ifyllda signaturen.)
     

4. Markera eller avmarkera följande kryssrutor i samma dialogruta:

   • Tillåt att undertecknaren lägger till kommentarer i dialogrutan Signera
     Tillåt undertecknaren att ange syftet med undertecknandet.
     (Det som undertecknaren skriver visas inte i den ifyllda signaturen.)
   • Visa signaturdatum på signaturraden
     Datumet då signaturen läggs till.
     (Visas i den ifyllda signaturen.)

5. Klicka på OK.

Upprepa samma procedur om du vill lägga till fler signaturrader.

Så här tar du bort en signaturrad i Word eller Excel:

1. Markera signaturraden genom att klicka på den.
2. Tryck på Delete.

Infoga eller ta bort en signaturrad (InfoPath)

Så här infogar du en signaturrad i InfoPath:

1. Klicka i formuläret för att placera markören där du vill infoga en signaturrad.

2. Klicka på Signaturrad i gruppen Kontroller på fliken Start i menyfliksområdet.

3. Markera signaturraden genom att klicka på den, högerklicka på den och klicka sedan på Egenskaper för signaturrad på snabbmenyn.

4. Fyll i alla, alla eller inget av dessa fyra fält i dialogrutan Egenskaper för signaturrad på fliken Allmänt :

   • Meddelande som undertecknarna ser före signering
     All information som är användbar eller nödvändig för undertecknaren.
     (Visas inte i den ifyllda signaturen.)
   • Undertecknarens namn
     (Visas i den ifyllda signaturen.)
   • Undertecknarens titel
     (Visas i den ifyllda signaturen.)
   • Undertecknarens e-postadress
     (Visas inte i den ifyllda signaturen.)
     

5. Gör önskade ändringar på flikarna Storlek och Avancerat .

6. Klicka på OK.

Så här tar du bort en signaturrad i InfoPath:

• Markera kontrollen genom att klicka på den och tryck sedan på DELETE.

Vad händer härnäst?

Om du är redo att testa det nya arbetsflödet går du till avsnittet START i den här artikeln.

Om du slutför en arbetsflödesuppgift går du till (eller återvänder) till avsnittet SLUTFÖRT i den här artikeln.

Starta ett arbetsflöde för insamling av signaturer

En påminnelse om signaturprocessen: Alla ändringar måste göras i dokumentet – inklusive alla infogade och borttagna signaturrader – innan den första deltagaren lägger till sin signatur på en signaturrad. (Mer information finns i avsnittet PLAN i den här artikeln.)

Se även till att de personer som arbetsflödet ska tilldela uppgifter förstår hur de ska lägga till sina signaturer och fylla i sina uppgiftsformulär. De kan ha nytta av COMPLETE-avsnittet i den här artikeln.

Två sätt att starta ett arbetsflöde Ett arbetsflöde kan ställas in så att det startas manuellt, endast automatiskt eller i båda riktningarna:

• Manuellt när som helst, av alla som har rätt behörigheter.
• Automatiskt när en angiven utlösande händelse inträffar – det vill säga när ett dokument läggs till i listan eller biblioteket och/eller när ett dokument som redan finns i listan ändras på något sätt.
  (Den eller de utlösande händelserna anges på den första sidan i associationsformuläret när arbetsflödet ursprungligen lades till och konfigurerades. Mer information finns i avsnittet PLAN i den här artikeln.)

Ett arbetsflöde kan inte startas i ett dokument som för närvarande är utcheckat. (Ett dokument kan checkas ut efter att ett arbetsflöde har startats för det, men när det väl har checkats ut kan inga fler arbetsflöden påbörjas i dokumentet förrän det har checkats in igen.)

Starta arbetsflödet automatiskt

Om arbetsflödet är konfigurerat att starta automatiskt körs arbetsflödet på dokumentet som utlöste det varje gång en utlösande händelse inträffar.

När arbetsflödet startar tilldelas den första uppgiften eller de första uppgifterna och ett uppgiftsmeddelande skickas till varje tilldelad person. Samtidigt skickas även startmeddelanden (skiljer sig från uppgiftsmeddelanden) till den person som ursprungligen lade till arbetsflödet och till alla som visas i fältet Kopia på den andra sidan i associationsformuläret.

Om de nödvändiga signaturraderna inte redan finns i dokumentet innan den utlösande åtgärden startar arbetsflödet måste de infogas innan den första signaturen läggs till i dokumentet.

Starta arbetsflödet manuellt

En anmärkning om behörigheter Vanligtvis måste du ha behörigheten Redigera objekt för att starta ett arbetsflöde. (Som standard har både gruppen Medlemmar och gruppen Ägare den här behörigheten, men inte gruppen Besökare. En ägare kan dock också välja, för varje enskilt arbetsflöde, att kräva behörigheten Hantera listor för personer som startar arbetsflödet. Genom att välja det här alternativet kan ägare ange att det bara är de och andra ägare som kan starta ett visst arbetsflöde. Mer information finns i avsnittet Lär dig i den här artikeln.)

Två platser att starta från

Du kan starta ett arbetsflöde manuellt från en av två platser:

• Från listan eller biblioteket där dokumentet lagras.
• Inifrån själva dokumentet, öppnas i det Microsoft Office-program där det skapades. (Observera att detta måste vara det fullständiga, installerade programmet och inte en webbprogramversion.)

De återstående två avsnitten i det här avsnittet innehåller instruktioner för båda metoderna.

Starta manuellt från listan eller biblioteket

1. Lägg antingen till alla nödvändiga signaturrader i dokumentet eller kom överens med arbetsflödesdeltagarna så att alla signaturrader finns i dokumentet innan någon deltagare lägger till sin signatur på någon av raderna.

2. Gå till listan eller biblioteket där det dokument som du vill köra arbetsflödet på lagras.

3. Markera objektet genom att klicka på ikonen framför objektnamnet och klicka sedan på Arbetsflöden i gruppen Arbetsflöden på fliken Files i menyfliksområdet.
    

4. På sidan Arbetsflöden: Dokumentnamn under Starta ett nytt arbetsflöde klickar du på det arbetsflöde som du vill köra.
   

5. I initieringsformuläret gör du de ändringar som du vill ska tillämpas på den här specifika instansen av arbetsflödet.

   Obs

   Ändringar som görs här, i initieringsformuläret, används endast under den aktuella instansen av arbetsflödet. Om du vill göra ändringar som gäller varje gång arbetsflödet körs, eller om du vill ändra arbetsflödesinställningar som inte visas i det här formuläret, kan du läsa avsnittet ÄNDRA i den här artikeln.

	Tilldela till Gör ändringar i listan över personer som du vill att arbetsflödet ska tilldela uppgifter till. Om aktiviteterna ska tilldelas en i taget Ange namnen eller adresserna i den ordning som uppgifterna ska tilldelas. Om alla uppgifter ska tilldelas samtidigt Ordningen på namnen eller adresserna spelar ingen roll. Om du tar med en grupp eller distributionslista En gruppuppgift tilldelas: Varje medlem i gruppen får en uppgiftsavisering, men endast en medlem behöver göra anspråk på och slutföra uppgiften. Anvisningar om hur du begär och slutför en gruppuppgift finns i avsnittet SLUTFÖRD i den här artikeln.
	Ordning Se till att specifikationerna för tilldelning av aktiviteter i varje segment ett i taget (seriellt) eller alla på en gång (parallellt) är som du vill ha dem. Mer information om hur du använder seriella och parallella steg finns i avsnittet PLAN i den här artikeln.
	Lägga till en ny fas Lägg till eventuella steg utöver de eller de som är konfigurerade för närvarande. Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela till för den fasen och trycker sedan på CTRL+DELETE. Mer information om hur du använder flera steg finns i avsnittet PLAN i den här artikeln.
	CC Gör önskade tillägg och borttagningar. Tänk på att: Om du anger ett namn här tilldelas inte en arbetsflödesuppgift. När arbetsflödet startas manuellt får den person som startar det start- och stoppmeddelanden utan att behöva anges i det här fältet. När arbetsflödet startas automatiskt får den person som ursprungligen lade till det start- och stoppmeddelanden utan att behöva anges i det här fältet.

1. När du har alla inställningar i initieringsformuläret som du vill ha dem klickar du på Starta för att starta arbetsflödet.

Arbetsflödet tilldelar den första uppgiften eller uppgifterna, och under tiden skickas startmeddelanden till dig och till alla som finns med i fältet Kopia i initieringsformuläret.

Starta manuellt från ett Microsoft Office-program

1. Lägg antingen till alla nödvändiga signaturrader i dokumentet eller kom överens med arbetsflödesdeltagarna så att alla signaturrader finns i dokumentet innan någon deltagare lägger till sin signatur på någon av raderna.

2. Öppna dokumentet i det installerade Office-programmet på datorn.

   Obs

   Den här metoden kan inte användas när dokumentet är öppet i en webbprogramversion av Microsoft Office-programmet. Det måste vara öppet i den fullständiga, installerade versionen av programmet på datorn.

3. Klicka på fliken Arkiv i det öppna dokumentet, klicka på Spara & Skicka och klicka sedan på det arbetsflöde som du vill köra för dokumentet.

4. Om du ser följande meddelande om att arbetsflödet kräver att filen checkas in klickar du på knappen Incheckning.
   (Om det här meddelandet inte visas fortsätter du till steg 5.)

5. Klicka på den stora knappen Starta arbetsflöde .

6. I initieringsformuläret på sidan Ändra arbetsflöde gör du de ändringar som du vill ska tillämpas på den här specifika instansen av arbetsflödet.

   Obs

   Ändringar som görs här, i initieringsformuläret, används endast under den aktuella instansen av arbetsflödet. Om du vill göra ändringar som gäller varje gång arbetsflödet körs, eller om du vill ändra arbetsflödesinställningar som inte visas i det här formuläret, kan du läsa avsnittet ÄNDRA i den här artikeln.

	Tilldela till Gör ändringar i listan över personer som du vill att arbetsflödet ska tilldela uppgifter till. Om aktiviteterna ska tilldelas en i taget Ange namnen eller adresserna i den ordning som uppgifterna ska tilldelas. Om alla uppgifter ska tilldelas samtidigt Ordningen på namnen eller adresserna spelar ingen roll. Om du tar med en grupp eller distributionslista En gruppuppgift tilldelas: Varje medlem i gruppen får en uppgiftsavisering, men endast en medlem behöver göra anspråk på och slutföra uppgiften. Anvisningar om hur du begär och slutför en gruppuppgift finns i avsnittet SLUTFÖRD i den här artikeln.
	Ordning Se till att specifikationerna för tilldelning av aktiviteter i varje segment ett i taget (seriellt) eller alla på en gång (parallellt) är som du vill ha dem. Mer information om hur du använder seriella och parallella steg finns i avsnittet PLAN i den här artikeln.
	Lägga till en ny fas Lägg till eventuella steg utöver de eller de som är konfigurerade för närvarande. Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela till för den fasen och trycker sedan på CTRL+DELETE. Mer information om hur du använder flera steg finns i avsnittet PLAN i den här artikeln.
	CC Gör önskade tillägg och borttagningar. Tänk på att: Om du anger ett namn här tilldelas inte en arbetsflödesuppgift. När arbetsflödet startas manuellt får den person som startar det start- och stoppmeddelanden utan att behöva anges i det här fältet. När arbetsflödet startas automatiskt får den person som ursprungligen lade till det start- och stoppmeddelanden utan att behöva anges i det här fältet.

1. När du har inställningarna i initieringsformuläret som du vill ha dem klickar du på Starta för att starta arbetsflödet.

Arbetsflödet tilldelar den första uppgiften eller uppgifterna, och under tiden skickas startmeddelanden till dig och till alla som finns med i fältet Kopia i initieringsformuläret.

Vad händer härnäst?

• Om det här är första gången som arbetsflödet körs, kommer de andra deltagarna att behöva information och hjälp för att slutföra sina tilldelade uppgifter? (De kan ha nytta av HELA delen i den här artikeln.)
• Det är också en bra idé att kontrollera om deltagarna får sina e-postaviseringar, och framför allt att de inte hanteras felaktigt av deras skräppostfilter.
• Och naturligtvis har du kanske en eller flera arbetsflödesuppgifter att slutföra själv. Mer information finns i avsnittet COMPLETE i den här artikeln.
• Om du vill veta hur du kan hålla reda på förloppet för den aktuella instansen av arbetsflödet går du till avsnittet ÖVERVAKA i den här artikeln.

Slutföra en arbetsflödesuppgift för insamling av signaturer

Om det här är första gången som du har tilldelats en uppgift i ett arbetsflöde för insamling av signaturer kan det vara bra att gå igenom det här avsnittet i artikeln i sin helhet innan du slutför uppgiften. På så sätt kommer du att vara medveten om alla alternativ som kan vara öppna för dig.

Kontrollera först att du har rätt artikel

Olika typer av arbetsflöden kräver olika aktivitetsåtgärder.

Så innan du börjar kontrollerar du att den uppgift som du har tilldelats verkligen är en arbetsflödesuppgift för insamling av signaturer och inte en uppgift för någon annan typ av arbetsflöde.

Leta efter texten Det här dokumentet kräver din signatur på någon av följande platser:

• På raden Ämne i uppgiftsaviseringen
  
• I meddelandefältet i det dokument som ska granskas
  
• I uppgiftsrubriken på sidan Arbetsflödesstatus
  

Om du inte ser texten i Det här dokumentet kräver din signaturtext på dessa platser bör du fråga den person som startade eller ursprungligen lade till arbetsflödet för att ta reda på vilken arbetsflödesmall det baseras på – eller om det är ett anpassat arbetsflöde.

Om din uppgift är en uppgift för att samla in signaturer bör du fortsätta att läsa!

En översikt över processen

När du tilldelas en uppgift i ett arbetsflöde får du vanligtvis information om uppgiften på något av följande tre sätt:

• Du får ett uppgiftsmeddelande via e-post.
• Du öppnar ett Microsoft Office-dokument och ser ett meddelandefält som informerar dig om att du har tilldelats en relaterad uppgift.
• Du kontrollerar SharePoint-webbplatsen och upptäcker att en eller flera aktiviteter för närvarande är tilldelade till dig.

När du får reda på att du har tilldelats en arbetsflödesuppgift för insamling av signaturer gör du vanligtvis två saker:

• Granska dokumentet Du öppnar och granskar dokumentet och signerar det sedan (eller låter bli).
• Slutföra uppgiften Du fyller i och skickar uppgiftsformuläret.

Därför är därför ofta följande tre punkter involverade i ditt slutförande av uppgiften:

• Aviseringen (som du får som e-post)
• Dokumentet som skickats för underskrift (som du öppnar och sedan signerar eller inte gör)
• Uppgiftsformuläret (som du öppnar, fyller i och skickar)

Så här ser de tre objekten ut.

Komma åt dokumentet och uppgiftsformuläret från meddelandet med uppgiftsaviseringen

(Observera att om uppgiften inte har tilldelats dig personligen, utan en hel grupp eller distributionslista som du är medlem i, bör du begära uppgiften innan du slutför den. Mer information finns i avsnittet Begär en gruppuppgift innan du slutför den i det här avsnittet.)

Följ anvisningarna nedan:

1. Klicka på länken till dokumentet i avsnittet Slutför instruktionerna i uppgiftsaviseringen.
2. Klicka på knappen Öppna den här uppgiften i meddelandefältet i det öppna dokumentet.

Gå till dokumentet och uppgiftsformuläret från listan eller biblioteket

(Observera att om uppgiften inte har tilldelats dig personligen, utan en hel grupp eller distributionslista som du är medlem i, bör du begära uppgiften innan du slutför den. Mer information finns i avsnittet Begär en gruppuppgift innan du slutför den i det här avsnittet.)

Följ anvisningarna nedan:

1. I listan eller biblioteket där dokumentet som ska granskas lagras klickar du på länken Pågående som är kopplad till dokumentet och arbetsflödet.
2. Klicka på uppgiftens rubrik på sidan Arbetsflödesstatus.
3. Klicka på länken till dokumentet i avsnittet Det här arbetsflödet gäller meddelandefältet i uppgiftsformuläret.

Signera dokumentet

Observera att om uppgiften inte har tilldelats dig personligen, utan en hel grupp eller distributionslista som du är medlem i, bör du begära uppgiften innan du slutför den. Mer information finns i avsnittet Begär en gruppuppgift innan du slutför den i det här avsnittet.

Tänk även på att om signaturraden har konfigurerats för en viss användare och du loggar in som en annan användare kan avvikelsen bli synlig i signaturraden. I det här exemplet skapades signaturraden för Frank Martinez, men signaturen lades till av någon som loggade in som Anna Lidman.

I följande exempel skapades dokumentet i Word.

Lägg märke till de tre gula meddelandefälten högst upp i dokumentet:

Markerat som slutgiltigtMeddelandefältet anger att minst en person redan har lagt till sin signatur på en signaturrad.

Signaturer Du kan klicka på knappen Visa signaturer för att öppna fönstret Signaturer . Klicka på pilen bredvid ditt namn under Begärda signaturer och klicka sedan på Signera i listrutan.

Om du ser ett meddelande om tredjepartsleverantörer av digitala signaturtjänster klickar du på OK för att fortsätta. (Om du inte vill se meddelandet igen markerar du kryssrutan.)

Dialogrutan Signera öppnas.

För att signera dokumentet skriver du bara ditt namn i rutan bredvid det stora X:et, klickar på Signera och klickar sedan på OK i dialogrutan Signaturbekräftelse .

Kom ihåg: Om ditt namn förekommer mer än en gång i listan Begärda signaturer finns det fler än en signaturrad som du kan lägga till din signatur på. Använd samma procedur för att lägga till varje signatur.

ArbetsflödesuppgiftNär du är redo att slutföra och skicka uppgiftsformuläret klickar du på knappen Öppna den här uppgiften i meddelandefältet för arbetsflödesuppgiften .

Fyll i och skicka uppgiftsformuläret

Aktivitetsformuläret för en arbetsflödesuppgift för insamling av signaturer ser ut ungefär så här.

Observera att de två första kontrollerna (Ta bort objekt och Den här arbetsflödesuppgiften gäller dokumentrubrik) inte visas i aktivitetsformuläret när det öppnas inifrån dokumentet som ska signeras. De visas bara när uppgiftsformuläret öppnas antingen direkt från uppgiftsmeddelandet eller uppgiftslistan på sidan Arbetsflödesstatus.

	Ta bort objekt Om du vill ta bort uppgiften från den aktuella instansen av arbetsflödet klickar du på länken här. Dokumentet som ska signeras tas inte bort när du tar bort uppgiften. En uppgift som har tagits bort visas inte längre i området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus. (Borttagningen registreras dock fortfarande i området Historik på sidan.) Notera: Om det inte var du som startade den här instansen av arbetsflödet bör du fråga den person som startade det – eller den person som lade till det automatiskt – innan du tar bort uppgiften.
	Den här arbetsflödesuppgiften gäller för dokumentrubrik För att öppna dokumentet som ska signeras, klicka på länken här.
	Status, Begärd av, Konsoliderade kommentarer, förfallodatum Du kan inte redigera eller ändra poster i dessa fyra fält, men du kan ha nytta av informationen i dem. Observera att rutan Konsoliderade kommentarer innehåller alla kommentarer som skickats in i formuläret av deltagare som redan har slutfört sina uppgifter i samma instans av arbetsflödet. När du har skickat in ett eget formulär visas på samma sätt all text som du tar med i rutan Kommentarer (4) även i rutan Konsoliderade kommentarer för efterföljande deltagare.
	Kommentarer All text som du anger här registreras i arbetsflödeshistoriken och visas även i fältet Konsoliderade kommentarer (3) för efterföljande deltagare.
	Signera När du har signerat dokumentet och skrivit in eventuell feedback som du vill bidra med i fältet Kommentarer klickar du på den här knappen för att skicka formuläret och slutföra uppgiften.
	Avbryt Klicka på den här knappen om du vill stänga uppgiftsformuläret utan att spara några ändringar eller svar. Uppgiften förblir ofullständig och tilldelad till dig.
	Tilldela om uppgift Om du vill tilldela uppgiften till någon annan klickar du på den här knappen. En bild av sidan där du anger information om den nya tilldelningen och ytterligare instruktioner finns i avsnitt 7 i det här avsnittet, Tilldela om uppgiften till någon annan. Notera: Det här alternativet kan vara inaktiverat för vissa arbetsflödesuppgifter.

Begära en gruppuppgift innan du slutför den (valfritt)

Om bara en enskild aktivitet har tilldelats en hel grupp som du tillhör kan alla medlemmar i gruppen begära och slutföra den enskilda aktiviteten för hela gruppens räkning.

Gör anspråk på uppgiften innan du öppnar och signerar dokumentet. När du gör anspråk på uppgiften är den tilldelad till dig och ingen annan medlem i gruppen kan slutföra den. (På så sätt utför bara en person det nödvändiga arbetet.)

1. På sidan Arbetsflödesstatus pekar du på namnet på den uppgift som har tilldelats gruppen tills en pil visas.
2. Klicka på pilen, klicka på Redigera objekt och klicka sedan på knappen Gör anspråk på uppgift i uppgiftsformuläret.
   

När sidan Arbetsflödesstatus uppdateras ser du att uppgiften inte längre är tilldelad gruppen, utan nu specifikt till dig.

Om du senare vill släppa uppgiften till gruppen igen utan att slutföra den, använder du samma steg för att återgå till uppgiftsformuläret, men klicka nu på knappen Släpp uppgift .

Tilldela om uppgiften till någon annan (valfritt)

Om du vill att någon annan ska slutföra en arbetsflödesuppgift som har tilldelats dig klickar du på knappen Tilldela om aktivitet i formuläret för arbetsflödesaktivitet.

Det här formuläret visas.

	Tilldela om uppgift till Ange namn eller adress till den person som du vill tilldela den här uppgiften. Om du vill tilldela den här uppgiften till den person som startade arbetsflödet – eller, om arbetsflödet startades, till den person som ursprungligen lade till arbetsflödet – lämnar du fältet tomt.
	Ny begäran Ange all information som personen som du tilldelar uppgiften behöver för att slutföra aktiviteten. (All text som du anger här läggs till i området Konsoliderade kommentarer .)
	Ny varaktighet Gör något av följande tre saker: Så här behåller du det befintliga förfallodatumet Lämna fältet tomt. Så här tar du bort förfallodatum helt Skriv siffran 0. Så anger du ett nytt förfallodatum Skriv ett tal här och ange sedan varaktighetsenheterna i följande fält. Tillsammans identifierar de två posterna perioden innan ändringsaktiviteten förfaller. Observera att uppgifter för insamling av signaturer som standard inte tilldelas förfallodatum eller varaktighet för aktiviteter.
	Nya varaktighetsenheter Om du anger en ny varaktighet för aktiviteten använder du det här fältet tillsammans med fältet Ny varaktighet för att identifiera perioden innan aktiviteten förfaller. (Till exempel: 3 dagar , 1 månad eller 2 veckor.)

När formuläret är klart klickar du på Skicka. Uppgiften markeras som Slutförd, en ny uppgift tilldelas den person som nu är ansvarig för uppgiften och en uppgiftsavisering skickas.

Eventuell ny information som du har angett tas med i texten Delegerat efter i den nya uppgiftsaviseringen (nummer 1 i bilden nedan).

Under tiden spåras alla dessa ändringar och visas i avsnitten Uppgifter och Historik på sidan Arbetsflödesstatus, som visas här.

Övervaka, justera eller stoppa ett pågående arbetsflöde för insamling av signaturer

Den centrala plats där du kan övervaka, justera eller stoppa ett pågående arbetsflöde är sidan Arbetsflödesstatus för den instansen av arbetsflödet.

Först visar vi hur du kommer till den sidan och sedan hur du använder alternativen och informationen som finns där. Slutligen visar vi två andra sidor där du kan få ytterligare övervakningsinformation.

Gå till sidan Arbetsflödesstatus

I listan eller biblioteket där objektet finns klickar du på länken Pågående för det objekt och arbetsflöde som du vill använda.

I det här exemplet är objektet dokumentet Keynote Draft och arbetsflödet är Godkännande 3.

Sidan Arbetsflödesstatus öppnas.

• Om listan eller biblioteket innehåller ett stort antal objekt kan du använda sortering och/eller filtrering för att hitta det objekt du letar efter snabbare. Om du märker att du upprepade gånger sorterar och/eller filtrerar på samma sätt kan det vara bra att skapa en anpassad vy som automatiserar just den ordningen.
• Om du vill gå till sidan Arbetsflödesstatus kan du också klicka på antingen länken Visa arbetsflödets status i ett e-postmeddelande om att arbetsflödet har startat, eller på länken Visa arbetsflödeshistorik i ett e-postmeddelande om att arbetsflödet har slutförts för den specifika instans som du är intresserad av.

Använd sidan Arbetsflödesstatus för att övervaka arbetsflödets förlopp

Här, under illustrationen av varje avsnitt på sidan Arbetsflödesstatus, hittar du de övervakningsfrågor som avsnittet besvarar.

Avsnittet Arbetsflödesinformation

Frågor besvarade:

• Vem startade den här instansen av arbetsflödet?
• När startades den här instansen?
• När inträffade den senaste åtgärden i den här instansen?
• Vilket objekt körs den här instansen på?
• Vad är aktuell status för den här instansen?

Avsnittet Uppgifter

Frågor besvarade:

• Vilka uppgifter har redan skapats och tilldelats, och vilken är deras aktuella status?
• Vilka aktiviteter har redan slutförts och vad blev resultatet för var och en av dessa aktiviteter?
• Vilket förfallodatum har varje uppgift som redan har skapats och tilldelats? (Observera att uppgifter för insamling av signaturer som standard inte tilldelas förfallodatum eller varaktighet för aktiviteter.)

Uppgifter som har tagits bort och uppgifter som ännu inte har tilldelats visas inte i det här avsnittet.

Avsnittet Arbetsflödeshistorik

Frågor besvarade:

• Vilka händelser har redan inträffat i den här instansen av arbetsflödet?
• Observera att försenade uppgifter och meddelanden om försenade uppgifter inte visas i det här området.

Avbryt eller avsluta arbetsflödeskörningen

Det finns två sätt att stoppa en arbetsflödesinstans som körs innan den har slutförts på normalt sätt:

• Avbryta arbetsflödet Alla uppgifter avbryts, men behålls i området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus.
• Avsluta arbetsflödet Alla uppgifter avbryts och tas bort från området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus. (De visas dock fortfarande i området Arbetsflödeshistorik.)

Instruktioner för båda metoderna följer.

Avbryt (alla uppgifter som avbrutits men behållits i både uppgiftslistan och historiken)

Om den aktuella instansen av ett arbetsflöde inte längre behövs kan det avbrytas.

Som standard kan den här proceduren utföras av den person som startade den här instansen av arbetsflödet eller av någon som har behörigheten Hantera listor. (Som sagt har gruppen Ägare behörigheten Hantera listor som standard, men inte i gruppen Medlemmar eller i gruppen Besökare.)

• Klicka på länken Avbryt alla uppgifter för insamling av signaturer i området strax under arbetsflödesvisualiseringen på sidan Arbetsflödesstatus.

Alla aktuella uppgifter avbryts och arbetsflödet avslutas med statusen Avbruten. De avbrutna uppgifterna visas fortfarande både i området Uppgifter och i området Arbetsflödeshistorik .

End (alla aktiviteter som tagits bort från aktivitetslistan men behållits i historiken)

Om ett fel uppstår, eller om arbetsflödet stannar och inte svarar, kan det avslutas.

Som standard kan den här proceduren endast utföras av någon som har behörigheten Hantera listor. (Som sagt har gruppen Ägare behörigheten Hantera listor som standard, men inte i gruppen Medlemmar eller i gruppen Besökare.)

• Klicka på länken Avsluta arbetsflödet i området strax under arbetsflödesvisualiseringen på sidan Arbetsflödesstatus.

Alla uppgifter som skapas av arbetsflödet avbryts och tas bort från området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus, även om de fortfarande visas i området Arbetsflödeshistorik . Arbetsflödet avslutas med statusen Avbruten.

Ta reda på vilka arbetsflöden som körs för ett objekt

På sidan Arbetsflöden för ett objekt finns en lista med de arbetsflöden som för närvarande körs för objektet.

1. Gå till listan eller biblioteket där objektet lagras.
2. Peka på objektets namn, klicka på pilen som visas och klicka sedan på Arbetsflöden i den nedrullningsbara menyn.
3. På sidan Arbetsflöden: Objektnamn under Pågående arbetsflöden hittar du en lista över de arbetsflödesinstanser som för närvarande körs på objektet.

Övervaka arbetsflöden för hela webbplatssamlingen

Administratörer för webbplatssamlingar kan snabbt visa:

• Hur många arbetsflöden som baseras på varje arbetsflödesmall som för närvarande finns i webbplatssamlingen.
• Om varje enskild arbetsflödesmall ska vara aktiv eller inaktiv i webbplatssamlingen.
• Hur många instanser av arbetsflödesversioner baserade på varje arbetsflödesmall som för närvarande körs i webbplatssamlingen.

Gör så här:

1. Öppna startsidan för webbplatssamlingen (inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).
2. Klicka på ikonen Inställningar för och klicka sedan på Webbplatsinställningar.
   Klicka på Arbetsflöden under Webbplatsadministration på sidan Webbplatsinställningar.
   

Sidan Arbetsflöden öppnas och visar informationen.

Vad händer härnäst?

Om det här är första gången som arbetsflödesversionen körs kan du använda anvisningarna i avsnittet GRANSKA i den här artikeln för att visa händelserna i instansen och ta reda på om arbetsflödet fungerar som det ska.

Granska arbetsflödesresultat för insamling av signaturer och skapa rapporter

När arbetsflödesinstansen har slutförts kan du granska de händelser som registrerats i dess historik. (Du kan komma åt posten för alla instanser i upp till 60 dagar efter att instansen har slutförts.)

Du kan även köra rapporter om arbetsflödets övergripande prestanda mellan instanser.

Granska händelser i den senaste instansen

Så länge ett objekt finns kvar i samma lista eller bibliotek, och tills samma arbetsflöde körs igen på samma objekt, kan du komma åt historiken för den senaste instansen från listan eller biblioteket.

Om du vill visa sidan Arbetsflödesstatus för den senaste instansen av ett arbetsflöde som du kör på ett objekt:

• Klicka på statuslänken för det objekt och arbetsflöde som du vill använda i listan eller biblioteket där objektet finns.

I det här exemplet är objektet dokumentet Keynote-utkast och arbetsflödet är Godkännande av nytt dokument.

Längst ned i avsnittet Arbetsflödeshistorik på sidan Arbetsflödesstatus .

Få åtkomst till instanshistorik i upp till 60 dagar

Vad händer om du vill granska historiken för en instans när du har kört samma arbetsflöde igen på samma objekt?

Du kan göra det i upp till 60 dagar, från en av två startpunkter: listan eller biblioteket, eller meddelandet om att arbetsflödet har slutförts. (Sextio dagar är hur länge SharePoint-produkter behåller aktivitetshistorik för arbetsflöden.)

Från listan eller biblioteket

1. Gå till listan eller biblioteket där objektet lagras.
2. Markera objektet genom att klicka på ikonen framför objektnamnet och klicka sedan på Arbetsflöden i gruppen Arbetsflöden på fliken Files i menyfliksområdet.
3. Klicka på namnet eller statusen för den arbetsflödesinstans som du vill granska under Slutförda arbetsflöden på sidan Arbetsflöden: Objektnamn.
   
   Sidan Arbetsflödesstatus för den instansen öppnas.

Från meddelandet om slutfört arbetsflöde

• Öppna meddelandet om slutfört arbetsflöde för den instans som du vill granska och klicka sedan på länken Visa arbetsflödeshistorik .

Sidan Arbetsflödesstatus för den instansen öppnas.

Om du vill behålla alla meddelanden om slutförande kan du skapa en Outlook-regel. Konfigurera regeln så att alla inkommande meddelanden som har texten slutförd på raden Ämnekopieras till en egen separat mapp. (Se till att Outlook-regeln kopierar inkommande meddelanden och inte bara flyttar dem, eller att de inte också visas i Inkorgen.)

Skapa prestandarapporter för arbetsflöden

Om du vill ta reda på hur en av dina arbetsflödesversioner presterar generellt över tid och över flera instanser kan du skapa en av eller båda av två fördefinierade rapporter:

• Aktivitetsvaraktighet – rapport Använd den här rapporten om du vill se medelvärden för hur lång tid varje aktivitet i ett arbetsflöde tar att slutföra, samt hur lång tid det tar att slutföra varje slutförd körning eller instans av arbetsflödet.
• Annullering och felrapport Använd den här rapporten för att se om ett arbetsflöde ofta avbryts eller stöter på fel innan det kan slutföras.

Skapa tillgängliga rapporter för ett arbetsflöde

1. Klicka på valfri länk med statusinformation i kolumnen Status för arbetsflödet i listan eller biblioteket.
   
2. Klicka på Visa arbetsflödesrapporter under Arbetsflödeshistorik på sidan Arbetsflödesstatus.
   
3. Locate the workflow that you want to view a report, and then click the name of the report that you want to view.
   
4. På sidan Anpassa behåller du eller ändrar platsen där rapportfilen ska skapas och klickar sedan på OK.
   
   Rapporten skapas och sparas på angiven plats.
5. När rapporten är klar kan du visa den genom att klicka på länken i följande bild. Annars klickar du på OK för att slutföra och stänga dialogrutan. (När du senare är redo att visa rapporten hittar du den på den plats du angav i föregående steg.)
   

Vad händer härnäst?

Om arbetsflödet fungerar som du vill är det bara att börja använda det.

Om det är något du vill ändra för hur det fungerar kan du läsa avsnittet ÄNDRA i den här artikeln.

Skapa prestandarapporter för arbetsflöden

Om du vill ta reda på hur en av dina arbetsflödesversioner presterar generellt över tid och över flera instanser kan du skapa en av eller båda av två fördefinierade rapporter:

• Aktivitetsvaraktighet – rapport Använd den här rapporten om du vill se medelvärden för hur lång tid varje aktivitet i ett arbetsflöde tar att slutföra, samt hur lång tid det tar att slutföra varje slutförd körning eller instans av arbetsflödet.
• Annullering och felrapport Använd den här rapporten för att se om ett arbetsflöde ofta avbryts eller stöter på fel innan det kan slutföras.

Skapa tillgängliga rapporter för ett arbetsflöde

1. Klicka på valfri länk med statusinformation i kolumnen Status för arbetsflödet i listan eller biblioteket.
   
2. Klicka på Visa arbetsflödesrapporter under Arbetsflödeshistorik på sidan Arbetsflödesstatus.
   
3. Locate the workflow that you want to view a report, and then click the name of the report that you want to view.
   
4. På sidan Anpassa behåller du eller ändrar platsen där rapportfilen ska skapas och klickar sedan på OK.
   
   Rapporten skapas och sparas på angiven plats.
5. När rapporten är klar kan du visa den genom att klicka på länken i följande bild. Annars klickar du på OK för att slutföra och stänga dialogrutan. (När du senare är redo att visa rapporten hittar du den på den plats du angav i föregående steg.)
   

Vad händer härnäst?

Om arbetsflödet fungerar som du vill är det bara att börja använda det.

Om det är något du vill ändra för hur det fungerar kan du läsa avsnittet ÄNDRA i den här artikeln.

Ändra, inaktivera eller ta bort ett arbetsflöde för insamling av signaturer

När du har kört den första instansen av det nya arbetsflödet för insamling av signaturer och granskat resultatet kanske du vill göra en eller flera ändringar i hur arbetsflödet är konfigurerat.

Du kanske också vid olika tidpunkter i framtiden vill göra ytterligare ändringar i konfigurationen.

Slutligen kanske du vid något tillfälle vill inaktivera arbetsflödet under en kortare eller längre period, men inte ta bort det – eller så kanske du vill ta bort det helt.

Ändra permanenta inställningar för ett arbetsflöde

Om du vill göra permanenta ändringar i inställningarna för ett befintligt arbetsflöde öppnar och redigerar du associationsformuläret som ursprungligen användes för att lägga till arbetsflödet.

Om arbetsflödet körs i endast en lista eller ett bibliotek

1. Öppna den lista eller det bibliotek där arbetsflödet körs.

2. Klicka på fliken Lista eller Bibliotek i menyfliksområdet.

   Obs

   Namnet på fliken kan variera beroende på typen av lista eller bibliotek. I en kalenderlista heter den här fliken till exempel Kalender.

3. Klicka på Arbetsflödesinställningar i gruppen Inställningar.

4. Klicka på namnet på arbetsflödet som du vill ändra inställningar för under Arbetsflödesnamn (klicka för att ändra inställningarna) på sidan Arbetsflödesinställningar.

   Obs

   Om det arbetsflöde för insamling av signaturer som du vill använda inte visas i listan kanske det bara är kopplat till en innehållstyp. Vilka arbetsflöden som visas i listan styrs av kontrollen Visa arbetsflödesassociationer för den här typen , som finns precis ovanför listan. (Se bilden.) Klicka dig igenom alternativen för innehållstyper i den nedrullningsbara menyn för att se vilket som visar det arbetsflöde du vill använda. När det arbetsflöde som du vill använda visas i listan klickar du på arbetsflödets namn.

5. Gör önskade ändringar och spara ändringarna i samma tvåsidiga associationsformulär som ursprungligen användes när arbetsflödet lades till.
   Mer information om fälten och kontrollerna i associationsformuläret finns i avsnittet PLANERA och lämpligt LÄGGTILL-segment (lista/bibliotek eller webbplatssamling) i den här artikeln.

Om arbetsflödet körs i alla listor och bibliotek i webbplatssamlingen

1. Öppna startsidan för webbplatssamlingen (inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).
2. Klicka på ikonen Inställningar för och klicka sedan på Webbplatsinställningar.

Klicka på Webbplatsinnehållstyper under Gallerier på sidan Webbplatsinställningar.

1. På sidan Webbplatsinnehållstyper klickar du på namnet på den webbplatsinnehållstyp som arbetsflödet körs på.
   
2. Klicka påArbetsflödesinställningar underInställningar på sidan för den valda innehållstypen.
   
3. Klicka på namnet på arbetsflödet som du vill ändra inställningar för under Arbetsflödesnamn (klicka för att ändra inställningarna) på sidan Arbetsflödesinställningar.
4. Gör önskade ändringar och spara ändringarna i samma tvåsidiga associationsformulär som ursprungligen användes när arbetsflödet lades till.
   Mer information om fälten och kontrollerna i associationsformuläret finns i avsnittet PLANERA och lämpligt LÄGGTILL-segment (lista/bibliotek eller webbplatssamling) i den här artikeln.

Inaktivera eller ta bort ett arbetsflöde

Om arbetsflödet körs i endast en lista eller ett bibliotek

1. Öppna den lista eller det bibliotek där arbetsflödet körs.
2. Klicka på fliken Lista eller Bibliotek i menyfliksområdet.
   Namnet på fliken kan variera beroende på typen av lista eller bibliotek. I en kalenderlista heter den här fliken till exempel Kalender.
3. Klicka på Arbetsflödesinställningari gruppen Inställningar
4. Klicka på länken Ta bort ett arbetsflöde på sidan Arbetsflödesinställningar.
5. Använd formuläret på sidan Ta bort arbetsflöden om du vill inaktivera, återaktivera eller ta bort arbetsflöden.
   

Det finns fem kolumner i formuläret:

• Arbetsflöde Namn på arbetsflödet.
• Instanser Antalet instanser av arbetsflödet som för närvarande körs på objekt.
• Tillåt Alternativ som gör att arbetsflödet kan fortsätta att fungera normalt.
• Inga nya instanser Alternativ som gör att alla aktuella instanser av arbetsflödet kan slutföras, men inaktiverar arbetsflödet genom att göra det otillgängligt för att köra nya instanser. (Den här åtgärden kan ångras. Om du vill aktivera arbetsflödet igen senare går du tillbaka till den här sidan och väljer Tillåt.)
• Ta bort Alternativ som tar bort arbetsflödet från listan eller biblioteket helt och hållet. Alla instanser som körs avslutas omedelbart och kolumnen för det arbetsflödet visas inte längre på sidan för listan eller biblioteket. (Den här åtgärden kan inte ångras.)

Om arbetsflödet körs i alla listor och bibliotek i webbplatssamlingen

1. Öppna startsidan för webbplatssamlingen (inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).
2. Klicka på Inställningar och klicka sedan på Webbplatsinställningar.
   I SharePoint i Microsoft 365 klickar du på Inställningar klickar på Webbplatsinnehåll och klickar sedan på Webbplatsinställningar.
3. Klicka på Webbplatsinnehållstyper under Web Designer Gallerier på sidan Webbplatsinställningar.
   
4. På sidan Webbplatsinnehållstyper klickar du på namnet på den webbplatsinnehållstyp som arbetsflödet körs på.
   
5. Klicka på Arbetsflödesinställningar underInställningar på sidan för den valda innehållstypen.
6. Klicka på länken Ta bort ett arbetsflöde på sidan Arbetsflödesinställningar.
7. Använd formuläret på sidan Ta bort arbetsflöden om du vill inaktivera, återaktivera eller ta bort arbetsflöden.
   

Vad händer härnäst?

Om du har gjort några ändringar kör du en testinstans av arbetsflödet för att kontrollera effekterna av ändringarna.

Det finns fem kolumner i formuläret:

• Arbetsflöde Namn på arbetsflödet.
• Instanser Antalet instanser av arbetsflödet som för närvarande körs på objekt.
• Tillåt Alternativ som gör att arbetsflödet kan fortsätta att fungera normalt.
• Inga nya instanser Alternativ som gör att alla aktuella instanser av arbetsflödet kan slutföras, men inaktiverar arbetsflödet genom att göra det otillgängligt för att köra nya instanser. (Den här åtgärden kan ångras. Om du vill aktivera arbetsflödet igen senare går du tillbaka till den här sidan och väljer Tillåt.)
• Ta bort Alternativ som tar bort arbetsflödet från webbplatssamlingen helt och hållet. Alla instanser som körs avslutas omedelbart och kolumnen för det arbetsflödet visas inte längre på sidan för listan eller biblioteket. (Den här åtgärden kan inte ångras.)

Anpassa ytterligare

Det finns en mängd olika sätt att ytterligare anpassa arbetsflödena som ingår i SharePoint-produkterna.

Du kan till och med skapa anpassade arbetsflöden från grunden.

Du kan använda några eller alla av följande program:

• SharePoint Designer 2013 Anpassa arbetsflödesformulär, åtgärder och beteenden.
• Microsoft Visual Studio Skapa egna anpassade arbetsflödesåtgärder.

Mer information finns i hjälpen för Microsoft Software Developer Network (MSDN).