När innehållet på en webbplats är logiskt organiserat och lätt att hitta, är det lättare att underhålla och hantera och webbplatsanvändarna är mer produktiva. Som administratör för en webbplatssamling eller webbplatsägare kan det vara bra att planera webbplatsstrategin innan du skapar webbplatsen. I den här artikeln utforskar vi:
- Vilket slags innehåll kommer att finnas på webbplatserna?
- Hur hittar och kommer användarna åt innehåll?
- Vad behöver användarna göra med innehållet?
Vilket slags innehåll kommer att finnas på webbplatserna?
När du har tänkt igenom hur många och vilken typ av webbplatser du vill ha kan du planera för vilket innehåll som ska lagras på webbplatserna. Målet med den här innehållsplaneringen är att fastställa:
- Vilka typer av listor, bibliotek eller sidor du vill skapa på webbplatserna för att ordna innehållet Bibliotek kan användas för att lagra dokument och andra filer, medan listor kan vara användbara för att spåra uppgifter eller problem. Sidor är enskilda objekt på en webbplats där du kan visa innehåll, appar, länkar och mycket mer.
- Vilka typer av program du vill ta medSharePoint inbyggda appar som dokumentbibliotek och listor, men du kan också skapa egna appar eller köpa appar från tredje part i SharePoint Store.
- Om du vill skapa innehållstyper Med innehållstyper kan du anpassa hur du hanterar och spårar vissa typer av innehåll.
Din organisation kanske vill genomföra den här typen av planering på ett centraliserat sätt (särskilt för innehållstyper), men det är också den typen av planering som du bör uppmuntra enskilda webbplatsägare att utföra när de anpassar webbplatser som de ansvarar för.
Vilka typer av program vill du lägga till?
Förutom att tänka på innehållstyper kanske du vill tänka på andra typer av information som kommer att lagras på webbplatserna, eller vilka typer av uppgifter som personer i organisationen skulle vilja använda webbplatserna för att hantera. Det hjälper dig att planera vilka olika typer av program som du kanske vill lägga till på webbplatserna för att komma igång. Om du till exempel vet att du vill ha en plats att lagra dokument vill du antagligen lägga till ett dokumentbibliotek. Om du vet att du vill hålla reda på viktiga datum vill du antagligen ha en kalender.
Du behöver inte lägga till alla appar som du kan komma att behöva direkt. Webbplatsägare kan lägga till och ta bort nya program allt eftersom behoven ändras. Men om du planerar innehållet på webbplatserna tidigt kan du se till att webbplatserna blir användbara direkt för användarna.
SharePoint innehåller inbyggda appar som är användbara för en rad olika affärsändamål, från lagring och hantering av dokument till projektledning och spårning till kommunikation. Du kan lägga till flera instanser av de här typerna av program på en webbplats. Du kan också köpa och lägga till appar från tredje part från SharePoint Store på din webbplats.
Mer information finns i Lägga till en app på en webbplats och Köpa en app i SharePoint Store.
Behöver du definiera innehållstyper?
Med innehållstyper kan webbplatsanvändare snabbt skapa särskilda typer av innehåll med hjälp av kommandot Nytt objekt eller Nytt dokument i en lista eller ett bibliotek. Innehållstyper är användbara eftersom de ger webbplatsägare ett sätt att säkerställa att innehållet är konsekvent på alla webbplatser. Innehållstyper gör det också möjligt för en enskild lista eller ett enskilt bibliotek att innehålla flera objekttyper eller dokumenttyper. Webbplatsägare kan förkonfigurera specifik information om innehållet när de konfigurerar innehållstyper för en webbplats, lista eller ett bibliotek.
Webbplatsägare kan definiera innehållstyper för listobjekt, dokument eller mappar.
Det kan vara praktiskt att definiera innehållstyper för en del av innehållet om innehållet uppfyller något av följande kriterier:
| Om det är sant: | Innehållstyper kan vara användbara för dig på följande sätt: |
|---|---|
| Du har specifika typer av dokument som har ett standardiserat format eller syfte och du vill att de ska vara konsekventa i hela organisationen. | Konfigurera webbplatsinnehållstyper för de här typerna av dokument på gruppwebbplatsnivå så att de är tillgängliga för användning på alla underwebbplatser på gruppwebbplatsen. På så sätt skapar alla användare i organisationen de här dokumenten på ett konsekvent sätt. |
| Det finns särskilda mallar som användarna måste använda för särskilda typer av dokument. | Lägg till de här dokumentmallarna i relevanta innehållstyper så att mallen används i alla nya dokument som skapas från innehållstypen. |
| Det finns en standarduppsättning med information som du vill spåra för vissa typer av dokument eller objekt. | Lägg till kolumner i din innehållstyp för att spåra den här informationen. Om någon information är särskilt viktig kan du ange kolumnerna efter behov. Du kan också ange standardvärden för specifika kolumner när du konfigurerar innehållstypen. |
| Det finns en definierad affärsprocess för hur specifika typer av dokument alltid ska hanteras eller granskas. | Det kan vara bra att konfigurera arbetsflöden för specifika innehållstyper. Du kan använda arbetsflöden för att hantera affärsprocesser som granskning och godkännande av dokument. |
När du har identifierat innehåll som du kanske vill definiera innehållstyper för bör du fundera på var du vill definiera innehållstyper. Om du definierar webbplatsinnehållstyper på gruppwebbplatsnivå blir de allmänt tillgängliga för återanvändning i listor och bibliotek på gruppwebbplatsens alla underwebbplatser. Enskilda webbplatsägare kan också definiera webbplatsinnehållstyper för sina webbplatser, men dessa innehållstyper är bara tillgängliga för användning i listor och bibliotek på den aktuella webbplatsen och eventuella webbplatser under den.
Det kan vara praktiskt att skapa ett kalkylblad eller en tabell med den information du vill ta med när du definierar dina innehållstyper. Du kan till exempel börja med att skapa något grundläggande som tabellen nedan och sedan anpassa den så att den omfattar ytterligare information som du kan ha nytta av att spåra, till exempel vilka webbplatser eller team som kommer att använda innehållstyperna:
| Ny innehållstyp | Överordnad innehållstyp | Kolumner | Dokumentmall | Arbetsflöden |
|---|---|---|---|---|
| Ange namnet på den innehållstyp som du vill skapa. | Ange den överordnade innehållstyp som den ska skapas från. | Visa en lista över den nya eller befintliga kolumn som du vill lägga till i innehållstypen. | Ange om det ska finnas en dokumentmall kopplad till innehållstypen. | Ange om det kommer att finnas några kopplade arbetsflöden till innehållstypen. |
Mer information om hur du arbetar med innehållstyper finns i Skapa eller anpassa en innehållstyp.
Hur hittar och kommer användarna åt innehåll?
Fundera på hur webbplatsanvändarna kommer att hitta och använda innehållet på dina SharePoint-webbplatser. Den här typen av planering hjälper dig att fatta beslut om hur du ska konfigurera både navigering och sökning för gruppwebbplatsen och dess underwebbplatser.
Vilka webbplatser vill du inkludera i din globala navigering?
När du planerar navigeringen kan det vara bra att skapa ett diagram över webbplatserna i webbplatshierarkin. Om du redan har skapat ett diagram när du planerade webbplatser kan du börja med diagrammet och ändra det. Ta med alla underwebbplatser på gruppwebbplatsen. Du kanske också vill ta med alla viktiga listor eller bibliotek som finns på gruppwebbplatsen och dess underwebbplatser. Det gör det lättare att snabbt identifiera de viktiga mål som webbplatsanvändarna kanske vill hitta om de startar från gruppwebbplatsens startsida.
Den övre navigeringen på en webbplats ger något som kallas global navigering.
Som standard använder varje webbplats sin egen övre navigering, men du kan välja att tillåta att webbplatser ärver den övre navigeringen från den överordnade webbplatsen så att navigeringsupplevelsen är konsekvent på alla webbplatser. Du kan konfigurera vilka webbplatser som visas i det övre navigeringsfältet. Du kan också ta med länkar till andra URL-adresser du vill använda, om du vill integrera länkar till externa resurser i navigeringen på din webbplats. Mer information om hur du anpassar den övre navigeringen finns i Anpassa navigeringen på din gruppwebbplats.
Om du har många underwebbplatser till gruppwebbplatsen kanske du inte vill visa alla i det övre länkfältet, eftersom det kan vara överväldigande för webbplatsens användare. Men du vill inte heller göra viktiga webbplatser eller innehåll omöjligt att identifiera. Använd diagrammet över webbplatshierarkin för att identifiera de viktigaste webbplatser som du vill visa i den globala navigeringen.
Hur kommer användarna att navigera på webbplatserna?
Förutom den övre navigeringen visas också ett navigeringselement till vänster på sidan som kallas Snabbstart.
Snabbstart visar vanligtvis länkar som är specifika för den aktuella webbplatsen och de kan användas för att markera det innehåll som är viktigast. När du skapar en ny lista eller ett bibliotek visas en ny länk automatiskt under Senaste i Snabbstart. Endast de fem nyaste länkarna visas i avsnittet Senaste.
Du kan anpassa Snabbstart för att lägga till eller ta bort länkar till listor och bibliotek på webbplatsen. Du kan också gruppera länkar under egna rubriker. Om du väljer att alla underwebbplatser ska ärva den globala navigeringen blir det viktigt för webbplatsägare att anpassa navigeringen i Snabbstart, eftersom det är det sätt som användarna oftast ser innehåll på en webbplats när de besöker den. Om du väljer att inte låta underwebbplatser ärva global navigering från gruppwebbplatsen, kan användarna använda både det övre länkfältet och Snabbstart på en underwebbplats för att hitta innehållet där. Mer information om hur du redigerar länkarna i Snabbstart finns i Anpassa navigeringen på gruppwebbplatsen.
Vad ska man tänka på när man planerar sökning?
Det är mer troligt att användarna vill använda SharePoint när de enkelt hittar den information de behöver. Genom att använda innehållsfunktioner som innehållstyper, eller genom att lägga till metadatakolumner i listor och bibliotek, kan du göra innehållet lättare att hitta genom sökningar.
Webbplatssamlingsadministratörer och webbplatsadministratörer kan utföra ett antal konfigurationer för att anpassa sökfunktionen för användare.
| Gör så här: | Läs det här avsnittet: |
|---|---|
| Du kan anpassa formateringen och inställningarna som påverkar sökresultaten samt anpassa sökcentret och webbdelarna som används på sökcentersidorna. | Hantera sökcentret i SharePoint |
| Skapa frågeregler för att förbättra hur sökningen svarar på användarens avsikter. | Hantera frågeregler |
| Anpassa resultatkällorna för sökningar. | Hantera resultatkällor |
| Visa, skapa eller ändra hanterade egenskaper eller mappa crawlade egenskaper till hanterade egenskaper. | Hantera sökschemat i SharePoint |
| Exportera och importera anpassade sökkonfigurationsinställningar mellan webbplatser. De inställningar som du exporterar och importerar omfattar alla anpassade frågeregler, resultatkällor, resultattyper, rangordningsmodeller och webbplatssökningsinställningar. | Exportera och importera anpassade sökkonfigurationsinställningar |
Så här blir innehåll tillgängligt i sökningar
Söktjänsten är schemalagd att crawla SharePoint-innehåll var femte minut. När ett objekt har lagts till på en SharePoint-webbplats tar det en stund innan det indexeras och visas i sökresultaten. Den här tiden varierar beroende på användarens aktuella aktiviteter. Uppgifter som webbplatsmigrering, uppgradering och underhåll ökar belastningen på indexeringspipelinen. Nytt innehåll ska vanligtvis visas i sökresultaten inom en timme.
Vad behöver användarna göra med innehållet?
Genom att ställa några grundläggande frågor om vad webbplatsanvändare behöver göra med innehåll kan du avgöra hur du kan behöva konfigurera specifika webbplatser, listor eller bibliotek, samt vilka specifika funktioner webbplatsanvändarna kan behöva använda.
| Frågor att utforska: | Att tänka på för innehållskonfiguration: |
|---|---|
| Behöver du spåra versioner av särskilda typer av dokument eller listobjekt? |
|
| Behöver webbplatsanvändarna kunna arbeta eller samarbeta samtidigt i specifika typer av dokument? |
|
| Behöver vissa typer av innehåll godkännas innan de är allmänt tillgängliga |
|
| Är vissa typer av dokument föremål för specifika affärsprocesser eller mänskliga arbetsflöden? |
|
| Kommer du att använda listor för att driva eller hantera processer |
|
| Kommer det att finnas känsligt innehåll på webbplatser som behöver begränsas från allmän åtkomst? |
|
| Kommer användarna att behöva få uppdateringar om innehållsändringar? |
|