När databasen växer innebär det mer än en snabb överblick över ett datablad att hitta specifika poster. I den här artikeln får du lära dig fem sätt att hitta specifika poster baserat på dina behov.
Vad vill du göra?
Bläddra igenom alla poster
Du kan bläddra igenom posterna med hjälp av TABB-tangenten när du vill gå igenom en post i taget för att hitta en viss post. Du kan också bläddra igenom poster i en tabell i Databladsvy med hjälp av postnavigeringsknapparna. Postnavigeringsknapparna är tillgängliga längst ned i tabellen eller formuläret.
1. Gå till den första posten
2. Gå till föregående post
3. Rutan Aktuell post
4. Gå till nästa post
5. Gå till den sista posten
6. Öppna en ny (tom) post
7. Filterindikator
8. Sökrutan
Meddelanden:
-
När du klickar i rutan Aktuell post kan du skriva ett postnummer och sedan trycka på RETUR för att gå till den posten. Postnumret räknas sekventiellt från början av formuläret eller databladet. Det motsvarar inte något fältvärde.
-
To know if a filter has been applied, see the filter indicator button. If there is no filter applied or all the filters have been cleared, it displays No Filter. When it displays Filtered, you can click this button to remove the filter. Similarly, when it displays Unfiltered, you can click this button to apply the last filter that you used, if any.
-
When you enter text in the Search box, the first matching value is highlighted in real time as you enter each character. You can use this feature to quickly search for a record with a matching value.
Gå till en viss post
Du kan gå till en specifik post i Access när du vet vilken post du vill hitta. I rutan Gå till kan du välja en viss post i en listruta och läggs vanligtvis till i formulär.
-
Om du vill gå till en viss post klickar du på pilen till höger om rutan Gå till och väljer sedan en post i listrutan.
Obs!: Om du känner till de första tecknen i den post som du vill navigera till kan du skriva dessa tecken i rutan Gå till så att du snabbt kan hitta posten.
Rutan Gå till visar endast tillräckligt med data för att unikt identifiera varje post. När du väljer en post i listan visas resten av postens data i huvudområdet i formuläret.
Söka efter en specifik post
Du kan söka efter en viss post i en tabell eller ett formulär med hjälp av fliken Sök i dialogrutan Sök och ersätt . Det här är ett effektivt val för att hitta en specifik post när den post som du vill söka efter uppfyller specifika villkor, till exempel söktermer och jämförelseoperatorer, till exempel "lika med" eller "innehåller".
Obs!: Du kan bara använda dialogrutan Sök och ersätt om data visas i tabellen eller formuläret. Detta gäller även om det inte finns några synliga poster eftersom ett filter har använts.
-
Öppna tabellen eller formuläret och klicka sedan på det fält som du vill söka i.
-
På fliken Start under gruppen Sök klickar du på Sök. Du kan också trycka på CTRL+B.
Dialogrutan Sök och ersätt visas med fliken Sök markerad.
-
I rutan Sök efter skriver du det värde som du vill söka efter.
-
Om du vill ändra fältet som du vill söka i eller söka i hela den underliggande tabellen klickar du på lämpligt alternativ i listan Leta i .
Tips: Listan Matcha representerar jämförelseoperatorn (till exempel "lika med" eller "innehåller"). Om du vill bredda sökningen klickar du på Del av fält i listan Matcha.
-
Välj Allt i listan Sök och klicka sedan på Sök nästa.
-
När objektet som du söker efter är markerat klickar du på Avbryt i dialogrutan Sök och ersätt för att stänga dialogrutan. Poster som matchar dina villkor markeras
Mer information om hur du använder dialogrutan Sök och ersätt finns i artikeln Använda dialogrutan Sök och ersätt för att ändra data.
Filtrera för att se ett begränsat antal poster
Du kan filtrera för att se ett begränsat antal poster när du bara vill se de poster som uppfyller specifika villkor och jämförelseoperatorer. Om du till exempel snabbt vill begränsa vilka poster som visas högerklickar du på ett fält vars värde du vill matcha och väljer sedan Lika med, Är inte lika med, Innehåller eller Innehåller inte längst ned på snabbmenyn. Ett filter kan aktiveras eller inaktiveras, vilket gör det enkelt att växla mellan filtrerade och ofiltrerade vyer av samma data. Till skillnad från sökning begränsar ett filter bara vilka av posterna som visas.
-
Om du vill använda ett filter som baseras på en markering öppnar du en tabell eller ett formulär.
-
För att kontrollera att tabellen eller formuläret inte redan är filtrerat går du till fliken Start , gruppen Sortera & Filter , klickar på Avancerat och sedan på Radera alla filter, om kommandot är tillgängligt.
-
Gå till posten som innehåller det värde som du vill använda som en del av filtret och klicka sedan i kolumnen (i databladsvyn) eller kontrollen (i vyn Formulär, Rapport eller Layout). Om du vill filtrera baserat på en delmarkering markerar du bara de tecken du vill använda.
-
Klicka på Markering i gruppen Sortera & filter på fliken Start och klicka sedan på det filter du vill använda.
-
Upprepa steg 3 och 4 om du vill filtrera andra fält baserat på en markering.
Mer information om hur du använder ett filter finns i artikeln Använda ett filter för att visa valda poster i en Access-databas.
Skapa en fråga för att hitta en specifik post
De tekniker som du kan använda för att söka efter och filtrera poster är mycket användbara för att hitta specifika poster för det aktuella fallet. Men du kanske vill utföra samma sök- eller filteråtgärd regelbundet. I stället för att reproducera en uppsättning sök- och filtersteg varje gång kan du skapa en fråga. En fråga är ett kraftfullt och flexibelt sätt att hitta specifika poster eftersom du kan utföra anpassade sökningar, använda anpassade filter och sortera poster. Du kan skapa egna frågor som hjälper dig att fokusera på specifika poster och svara på specifika frågor. När en fråga har skapats kan den sparas och återanvändas och kan även användas i formulär och rapporter.
När du använder en fråga för att söka eller filtrera använder du villkor baserat på vilken typ av data du letar efter. Olika typer av information lagras som olika typer av data. Födelsedagar lagras till exempel som datum-/tidsdata, medan namn lagras som textdata.
Ibland kan du inte hitta en viss post som du vet finns. Detta kan inträffa om du visar poster i ett formulär eller en fråga som inte visar vissa poster på grund av värdet för ett visst fält. I följande exempel visas hur du använder en fråga för att hitta poster.
Anta att du använder en databas som skapats med hjälp av mallen Access-problem för att spåra problem. Tabellen Problem har ett fält med namnet Status, som anger om ett visst problem är aktivt, löst eller stängt. Du kan skapa en fråga som visar problem vars status har stängts genom att följa de här stegen:
-
Klicka på Frågedesign i gruppen Frågor på fliken Skapa.
-
Dubbelklicka på Problem och klicka sedan på Stäng.
-
Dubbelklicka på asterisken (*) i tabellen Problem i frågedesignern. På så sätt ser du till att frågan visar alla fält från de poster som returneras.
Problem.* visas i den första kolumnen i designrutnätet på raden Fält . Det innebär att alla fält från tabellen Problem ska returneras.
-
Dubbelklicka på Status i tabellen Problem i frågedesignern.
Status visas i den andra kolumnen i designrutnätet, på raden Fält .
-
Avmarkera kryssrutan på raden Visa i den andra kolumnen i designrutnätet. På så sätt ser du till att fältet Status inte visas i frågan.
Om du inte avmarkerar kryssrutan Visa i kolumnen Status visas fältet Status två gånger i frågeresultatet.
-
I den andra kolumnen i designrutnätet skriver du ="Stängd" på raden Villkor. Det här är ditt sökvillkor. Så här kontrollerar du att frågan bara returnerar de poster där värdet för Status är "Stängt".
Obs!: I det här exemplet används bara ett sökvillkor. Du kan använda många sökvillkor för en viss sökning genom att lägga till villkor i fler fält och genom att använda raden eller och de ytterligare raderna nedanför eller.
Frågan är redo att köras och ser ut ungefär så här:
-
Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.
Obs!: Såvida du inte redan har börjat spåra problem och därför har data i tabellen Problem – och du har angett statusen för minst ett problem till "Stängd" – returnerar frågan inga resultat. Du kan emellertid spara frågan och använda den när som helst i framtiden.
-
Spara frågan genom att trycka på CTRL+S.
-
I dialogrutan Spara som skriver du ett namn på frågan i fältet Frågenamn , till exempel Stängda problem, och klickar sedan på OK.
Nu har du en fråga som visar problem vars status är stängd.
Mer information om hur du skapar frågor som hjälper dig att hitta poster finns i artikeln Skapa en enkel urvalsfråga.
Mer information om sök- och filtervillkor finns i artikeln Exempel på frågevillkor.
