สูตรสําหรับไซต์ที่ประสบความสําเร็จและผู้ใช้ที่มีความสุขคือแนวทางที่วางแผนไว้อย่างดีและยั่งยืนในการจัดการไซต์และผู้ใช้ ต่อไปนี้คืองานและแนวคิดหลักบางอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อวางแผนไซต์และจัดการผู้ใช้สําหรับองค์กรของคุณ
เกี่ยวกับไซต์คอลเลกชัน
ไม่ว่าคุณจะไม่คุ้นเคยกับ SharePoint หรือเคยใช้งานหลายเวอร์ชัน ประสบการณ์การใช้งาน SharePoint สมัยใหม่จะให้ความยืดหยุ่นมากขึ้น การนําทางที่ง่ายขึ้น และไซต์ทั้งหมดก็เหมาะกับอุปกรณ์เคลื่อนที่ เราขอแนะนําให้สร้างไซต์คอลเลกชันสําหรับแต่ละปริมาณงานในองค์กรของคุณ ประสบการณ์การใช้งาน SharePoint สมัยใหม่ทําให้ง่ายต่อการนําทางและการบํารุงรักษา เนื่องจากในขณะนี้แต่ละไซต์เป็นไซต์คอลเลกชัน เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับประสบการณ์การใช้งานที่ทันสมัยใน SharePoint และประโยชน์ของการใช้ไซต์ฮับ เราขอแนะนําให้คุณสร้างไซต์คอลเลกชันสําหรับแต่ละปริมาณงาน แล้วเชื่อมโยงไซต์ทั้งหมดกับไซต์ฮับ สิ่งนี้ให้ความยืดหยุ่นมากขึ้นและนําไปใช้กับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปขององค์กรของคุณได้อย่างง่ายดาย สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ไซต์ฮับ SharePoint คืออะไร
ผู้ดูแลระบบ SharePoint มอบสิทธิ์การจัดการไซต์คอลเลกชันให้กับบุคคลต่างๆ ในองค์กรของคุณ แบบจําลองสิทธิ์ของ SharePoint จะช่วยโดยการอนุญาตให้คุณกําหนดสิทธิ์ให้กับบทบาทต่างๆ เช่น ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชัน เจ้าของไซต์ และบทบาทอื่นๆ ดู จัดการผู้ดูแลไซต์คอลเลกชัน เพื่อเรียนรู้วิธีเพิ่มและเอาผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันออก
ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันมีระดับสิทธิ์ ควบคุมทั้งหมด ในไซต์คอลเลกชัน ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถเพิ่มหรือลบไซต์ หรือเปลี่ยนการตั้งค่าสําหรับไซต์ใดๆ ภายในไซต์คอลเลกชันได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถดู เพิ่ม ลบ หรือเปลี่ยนแปลงเนื้อหาทั้งหมดภายในไซต์เหล่านั้นได้ ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันรองสามารถถูกกําหนดได้โดยผู้ดูแลไซต์คอลเลกชัน ในฐานะที่เป็นผู้ดูแลระบบไซต์คอลเลกชัน คุณสามารถเพิ่มผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันอีกคนหนึ่ง หรือเปลี่ยนผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันได้ผ่านทางหน้า การตั้งค่า สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับงานนี้ ให้ดูการจัดการผู้ดูแลไซต์คอลเลกชัน
ไซต์คอลเลกชันแบบดั้งเดิมคือกลุ่มของไซต์ SharePoint ที่เป็นเจ้าของเดียวกัน และแชร์การตั้งค่าการดูแลระบบ เช่น สิทธิ์ ไซต์ย่อยจะสืบทอดการนําทาง สิทธิ์ และการออกแบบไซต์จากไซต์คอลเลกชัน ดังนั้นเมื่อใดก็ตามที่มีการเปลี่ยนแปลงสมาชิกในไซต์และโครงการของคุณ ไซต์ของคุณจะต้องเปลี่ยนแปลงด้วย
การเลือกไซต์สําหรับแต่ละปริมาณงาน
คุณจําเป็นต้องวางแผนชนิดของไซต์คอลเลกชัน SharePoint ที่จําเป็นสําหรับปริมาณงานของคุณ จากนั้น คุณต้องการทําให้ผู้ใช้ของคุณง่ายต่อการนําทางและค้นหาสิ่งที่ต้องการ ส่วนนี้จะให้รายละเอียดเกี่ยวกับไซต์ SharePoint สมัยใหม่บางไซต์ที่พร้อมใช้งาน และยังพูดคุยเกี่ยวกับการนําทางของไซต์เหล่านี้ด้วย บทความที่ดีเกี่ยวกับ การวางแผนการนําทาง คือ การวางแผนการนําทาง สําหรับประสบการณ์การใช้งาน SharePoint ที่ทันสมัย
ให้คิดว่า ไซต์ฮับ SharePoint เป็นเฟรมหรือรากฐานที่ช่วยให้คุณจัดระเบียบไซต์ทีมและไซต์การสื่อสารต่างๆ เมื่อคุณสร้างไซต์คอลเลกชันสําหรับแต่ละปริมาณงานในองค์กรของคุณ ไซต์ฮับจะเชื่อมต่อไซต์คอลเลกชันเหล่านี้ด้วยวิธีเชิงตรรกะที่ทําให้ง่ายต่อการค้นหาและการจัดการ จากนั้น คุณสามารถย้ายและจัดการไซต์คอลเลกชันระหว่างไซต์ฮับได้ทุกเมื่อก็ตามที่ปริมาณงานของคุณเปลี่ยนแปลง สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู การวางแผนไซต์ฮับ SharePoint ของคุณ
ทีม ไซต์ SharePoint และหน้าใดๆ ที่คุณสร้างขึ้นภายใต้ไซต์ดังกล่าวจะพร้อมใช้งานสําหรับผู้ใช้ที่คุณเชิญโดยการให้สิทธิ์การเข้าถึงไซต์นั้นเท่านั้น คุณยังสามารถเชื่อมต่อไซต์ทีมกับกลุ่ม Microsoft 365 ได้อีกด้วย ด้วยไซต์ทีม องค์กร ทีม หรือกลุ่มของคุณสามารถเชื่อมต่อกัน และทํางานร่วมกันบนเอกสารและไฟล์อื่นๆ โพสต์ข้อความประกาศ จัดกําหนดการประชุม ดูแลงาน ติดตามปัญหาหรือรายการการกระทํา และเก็บข้อมูลในรายการ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ไซต์ ทีม SharePoint คืออะไร
ไซต์การติดต่อสื่อสารของ SharePoint ทําให้คุณสามารถแชร์ข้อมูล เช่น ข่าวสาร รายงาน และสถานะกับผู้อื่นได้ ไซต์การสื่อสารมักจะมีผู้สนับสนุนเพียงไม่กี่คน แต่มีสมาชิกจํานวนมาก
การกํากับดูแล
การกํากับดูแลคือชุดของนโยบาย บทบาท ความรับผิดชอบ และกระบวนการที่แนะนํา กํากับ และควบคุมว่าแผนกธุรกิจและทีมด้านเทคนิคขององค์กรทํางานร่วมกันอย่างไรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ เกี่ยวกับไซต์คอลเลกชัน SharePoint ของคุณ แผนการกํากับดูแลสามารถเป็นแนวทางที่ช่วยวางแผนบทบาท ความรับผิดชอบ และนโยบายที่จําเป็นในการสนับสนุนไซต์คอลเลกชันของคุณได้ ซึ่งอาจรวมถึงแต่ไม่จํากัดเพียงข้อควรพิจารณาต่อไปนี้:
- สถาปัตยกรรมข้อมูล รวมถึงเว็บเพจ เอกสาร รายการ และข้อมูล
- กิจกรรมการบํารุงรักษา รวมถึงการจัดการบัญชีผู้ใช้
- นโยบายการสร้างแบรนด์และการปรับแต่ง
- การฝึกอบรม
สิ่งสําคัญคือต้องเตรียมแผนการกํากับดูแลสําหรับองค์กรของคุณ โดยการมีส่วนร่วมในการพัฒนาแผนการกํากับดูแล จะช่วยระบุความเป็นเจ้าของสําหรับทั้งทีมธุรกิจและทีมด้านเทคนิค โดยกําหนดว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในส่วนใดของระบบ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการพัฒนาแผนการกํากับดูแล ให้ดูที่ ภาพรวม: หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการจัดการวิธีการที่ผู้ใช้ใช้ไซต์ทีมของคุณ
จัดการผู้ใช้
หมายเหตุ
คุณอาจต้องทํางานกับผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณเพื่อจัดการผู้ใช้ ตัวอย่างเช่น ผู้ดูแลระบบ SharePoint จัดการโปรไฟล์ผู้ใช้
บัญชีผู้ใช้ใน Microsoft 365
ผู้ดูแลระบบส่วนกลางเพิ่มผู้ใช้ใหม่ไปยัง Microsoft 365 โดยใช้ศูนย์การจัดการ Microsoft 365 ซึ่งเป็นพอร์ทัลสําหรับการจัดการผู้ใช้และการกําหนดค่าบริการ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดู ผู้ใช้และบทบาท เมื่อเพิ่มผู้ใช้ใหม่ ผู้ดูแลระบบส่วนกลางจะดําเนินการดังต่อไปนี้
- ระบุว่าผู้ใช้สามารถเข้าถึงศูนย์การจัดการได้หรือไม่
- ตั้งค่าตําแหน่งที่ตั้งทางภูมิศาสตร์สําหรับผู้ใช้
- เลือกชนิดของสิทธิ์การใช้งานของผู้ใช้
- สร้างชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านสําหรับผู้ใช้
ผู้ใช้ไซต์ทีม
คุณสามารถเพิ่มผู้ใช้ลงในไซต์ทีมของคุณ และปรับสิทธิ์สําหรับผู้ใช้ได้ ระดับสิทธิ์และการเป็นสมาชิกกลุ่ม SharePoint สามารถพบได้ภายใต้ การตั้งค่า แต่ตอนนี้ Microsoft 365 ได้สร้างกลุ่มความปลอดภัยที่เรียกว่า ทุกคนยกเว้นผู้ใช้ภายนอก ที่มีทุกคนในไดเรกทอรี Microsoft 365 (ยกเว้นบุคคลภายนอกองค์กรของคุณและผู้ที่ได้รับเชิญผ่านฟีเจอร์การแชร์ภายนอก) กลุ่มความปลอดภัยนี้จะได้รับสิทธิ์ให้เข้าถึงเป็นสมาชิกใน SharePoint โดยอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้ที่คุณเพิ่มลงในไดเรกทอรี Microsoft 365 สามารถแก้ไขไซต์ รายการ และไลบรารีได้ตามค่าเริ่มต้น
ระดับสิทธิ์และสมาชิกกลุ่ม
ระดับสิทธิ์จะเป็นคอลเลกชันของสิทธิ์ SharePoint ที่อนุญาตให้ผู้ใช้ทํางานที่เกี่ยวข้องกันได้ ตัวอย่างเช่น ระดับสิทธิ์การอ่านจะรวมถึงสิทธิ์ดูรายการ เปิดรายการ ดูหน้า และดูเวอร์ชัน (และอื่นๆ) ซึ่งทั้งหมดนี้จําเป็นในการดูหน้า เอกสาร และรายการในไซต์ SharePoint สิทธิ์สามารถรวมอยู่ในระดับสิทธิ์มากกว่าหนึ่งระดับ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู วางแผนกลยุทธ์สิทธิ์ของคุณ
เราไม่แนะนําให้คุณกําหนดระดับสิทธิ์ให้กับผู้ใช้แต่ละรายโดยตรง เนื่องจากการทําเช่นนี้อาจทําให้การติดตามและจัดการบุคคลที่สามารถเข้าถึงไซต์ทําได้ยากมาก บางครั้งก็จําเป็น แต่ควรเก็บไว้ให้น้อยที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงความซับซ้อน แต่ให้กําหนดสิทธิ์ให้กับกลุ่ม จากนั้นกําหนดผู้ใช้แต่ละรายไปยังกลุ่มที่เหมาะสม กลุ่มคือกลุ่มผู้ใช้ที่ถูกกําหนดที่ระดับไซต์คอลเลกชันเพื่อให้ง่ายต่อการจัดการสิทธิ์ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ กลุ่ม SharePoint เริ่มต้น และ กําหนดสิทธิ์สําหรับไซต์เอง แต่ละกลุ่มจะได้รับการกําหนดระดับสิทธิ์เริ่มต้นไว้ ตัวอย่างเช่น กลุ่ม SharePoint หลักบางกลุ่มเริ่มต้นจะมีระดับสิทธิ์ต่อไปนี้:
| จัดกลุ่ม | ระดับสิทธิ์ |
|---|---|
| เจ้าของ | ควบคุมทั้งหมด |
| ผู้เยี่ยมชม | อ่าน |
| สมาชิก | สนับสนุน |
ใครก็ตามที่มีสิทธิ์ควบคุมทั้งหมดสามารถสร้างกลุ่มแบบกําหนดเองได้
เมื่อคุณกําหนดระดับสิทธิ์ให้กับกลุ่ม SharePoint ที่ระดับไซต์คอลเลกชัน ตามค่าเริ่มต้น ไซต์ทั้งหมดและเนื้อหาไซต์จะสืบทอดระดับสิทธิ์เหล่านั้น ลักษณะการทํางานเริ่มต้นนี้เรียกว่าการสืบทอดสิทธิ์ คุณสามารถระบุว่าจะตั้งค่าสิทธิ์เฉพาะเมื่อสร้างไซต์ย่อย หรือตัดการสืบทอดสิทธิ์บนไซต์ รายการหรือไลบรารี หรือข้อมูล สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การสืบทอดสิทธิ์คืออะไร
เนื่องจากระดับสิทธิ์ของผู้ใช้กําหนดสิ่งที่เขาสามารถเห็นและเข้าถึงได้ภายในไซต์ คุณต้องพิจารณาการเป็นสมาชิกกลุ่มของผู้ใช้อย่างรอบคอบ ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้ที่รับผิดชอบในการสร้างและกําหนดไซต์เองจะต้องเป็นสมาชิกของกลุ่ม Designer อย่างน้อยที่สุด ในทางกลับกัน ผู้ใช้ที่จําเป็นต้องอ่านและดาวน์โหลดเนื้อหาเท่านั้น และอาจจําเป็นต้องเป็นสมาชิกของกลุ่มผู้เยี่ยมชมเท่านั้น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูที่ ทําความเข้าใจเกี่ยวกับระดับสิทธิ์ใน SharePoint
แผนเพื่อใช้ฟีเจอร์ของไซต์และไซต์คอลเลกชัน
ในฐานะผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันสําหรับคุณอาจต้องใช้ SharePoint จัดการฟีเจอร์ที่ระดับไซต์คอลเลกชันและไซต์ งานเหล่านี้อาจรวมถึงการเปิดใช้งานหรือปิดใช้งานฟีเจอร์ตามแผนการกํากับดูแลของคุณ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ เปิดใช้งานหรือปิดใช้งานฟีเจอร์ไซต์คอลเลกชัน See also Manage the Recycle Bin of a SharePoint site collection.