ใช้บทความนี้เป็นภาพรวมของแนวคิดและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับรูปแบบการกํากับดูแลไซต์ของคุณ ถ้าคุณเป็นเจ้าของไซต์ ให้สร้างแบบจําลองการกํากับดูแลเพื่อระบุนโยบาย กระบวนการ บทบาท และความรับผิดชอบของไซต์ของคุณ รูปแบบเช่นนี้จะช่วยคุณจัดการวิธีที่ผู้ใช้ใช้ไซต์ของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการกําหนดให้มีการเช็คเอาท์ไฟล์เพื่อไม่ให้มีผู้ใช้หลายคนพยายามแก้ไขไฟล์พร้อมกัน
หมายเหตุ
กฎการแชร์และสิทธิ์จํานวนมากจะถูกกําหนดโดยผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณ ใช้บทความนี้เป็นแนวทางพื้นฐานเพื่อทําความเข้าใจสิ่งที่คุณสามารถควบคุมได้ในฐานะเจ้าของไซต์ ร่วมมือกับผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณเพื่อทําการเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์การกํากับดูแลขององค์กรของคุณ
บทบาทและความรับผิดชอบในการสนับสนุนไซต์
การกําหนดบทบาทและความรับผิดชอบในขณะที่วางแผนและสร้างไซต์ของคุณจะช่วยลดความจําเป็นในการทําความสะอาดหรือจัดระเบียบไซต์ใหม่เมื่อสมาชิกเจ้าหน้าที่หมุนเวียนเข้าหรือออกจากทีม การกํากับดูแลไซต์ควรพิจารณารวมถึงแผนการฝึกอบรมผู้ใช้ การตรวจสอบการใช้งานไซต์ การตรวจสอบเนื้อหา และการสื่อสารความคาดหวังกับสมาชิกในทีมที่จัดการไซต์
พิจารณาจัดลําดับความสําคัญและกําหนดสิ่งต่อไปนี้:
- การฝึกอบรมไซต์สําหรับเจ้าของไซต์: จัดให้มีการฝึกอบรมพื้นฐานด้านการนําทาง การค้นหา และการจัดการเอกสารสําหรับเจ้าของไซต์ใหม่
- การสนับสนุนไซต์: มอบหมายผู้เชี่ยวชาญไซต์ที่ได้รับมอบหมายในทีมของคุณเพื่อแก้ไขปัญหาและเป็นผู้ติดต่อประสานงานกับผู้ดูแลระบบ SharePoint
- แนวทางการสร้างและการใช้งานไซต์ มีดังนี้ บ่อยครั้งที่องค์กรได้ร่างนโยบายของบริษัทเกี่ยวกับการสร้างไซต์ ใส่ลิงก์ล่าสุดไปยังแนวทางที่เหมาะสม ให้ข้อมูลที่ติดต่อสําหรับเจ้าของไซต์และผู้เขียนเนื้อหา ในกรณีที่พวกเขาต้องการความช่วยเหลือ
- การเผยแพร่และการตรวจสอบเนื้อหา: วางแผนที่จะตรวจสอบเนื้อหาของไซต์และหน้าเว็บให้บ่อยเท่าที่จําเป็นเพื่อให้ไซต์มีความเกี่ยวข้อง สร้างกําหนดการตรวจสอบ และกําหนดเจ้าของเนื้อหาสําหรับรายการและไลบรารีขนาดใหญ่
กลุ่ม SharePoint เริ่มต้น
| ชื่อเรื่อง | ระดับสิทธิ์เริ่มต้น | ใช้สําหรับ |
|---|---|---|
| เจ้าของ | ควบคุมทั้งหมด | People ที่ต้องสามารถจัดการสิทธิ์ของไซต์ การตั้งค่า และลักษณะที่ปรากฏ |
| สมาชิก | แก้ไขและมีส่วนร่วม | People who must be able to be able to edit site content. ระดับสิทธิ์จะขึ้นอยู่กับเทมเพลตไซต์ที่ใช้ในการสร้างไซต์ |
| ผู้เข้าชม | อ่านอย่างเดียว | People ที่ต้องสามารถดูเนื้อหาของไซต์ แต่ไม่สามารถแก้ไขได้ |
การควบคุมไซต์สมัยใหม่
ใน SharePoint สมัยใหม่ การกํากับดูแลไซต์มีความสําคัญมากกว่าในเวอร์ชันก่อนหน้า เนื่องจากมีการควบคุมและตัวเลือกในการสร้างไซต์มากขึ้น การควบคุมองค์กรของคุณขึ้นอยู่กับว่าองค์กรของคุณต้องการการควบคุมเนื้อหามากน้อยเพียงใด ซึ่งจะกําหนดรายละเอียดสําหรับการสร้างไซต์และการควบคุมเจ้าของไซต์ ผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณสามารถช่วยให้คุณเข้าใจนโยบายต่างๆ เกี่ยวกับข้อกําหนดด้านความปลอดภัย ข้อบังคับของภาครัฐ การกําหนดตราสินค้าขององค์กร การช่วยสําหรับการเข้าถึง และแนวทางการฝึกอบรม ทํางานกับผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับนโยบายการสร้างและการใช้ไซต์ขององค์กรของคุณก่อนที่จะสร้างแผนการกํากับดูแลไซต์ของคุณ
โครงสร้างการนําทางของไซต์ SharePoint สมัยใหม่
ไซต์ SharePoint ที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว เพื่อที่พวกเขาจะสามารถใช้ข้อมูลที่พบในการตัดสินใจ เรียนรู้เกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น เข้าถึงเครื่องมือที่พวกเขาต้องการ หรือมีส่วนร่วมกับเพื่อนร่วมงานเพื่อช่วยแก้ไขปัญหา เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ การวางแผนการนําทางไซต์ใน SharePoint
ส่วนหนึ่งของสถาปัตยกรรมข้อมูลของคุณอาจรวมการจําแนกข้อมูลเข้าไปด้วย ถ้าข้อมูลที่คุณกําลังเผยแพร่มีค่าต่อบริษัท ต้องการการรักษาความปลอดภัยเป็นพิเศษ หรือครอบคลุมโดยกฎการปฏิบัติตามข้อบังคับ ให้พิจารณาการตั้งค่าแบบแผนการจัดประเภทเพื่อระบุชนิดเนื้อหาเฉพาะที่จําเป็นต้องจัดการอย่างระมัดระวัง หลังจากที่คุณได้จัดระเบียบข้อมูลลงในรายการและไลบรารีเฉพาะ คุณสามารถใช้ฟีเจอร์การกํากับดูแลเพื่อจัดการวิธีการดูเนื้อหา
สถาปัตยกรรม SharePoint สมัยใหม่ถูกออกแบบมาให้มีความยืดหยุ่นและปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงความต้องการขององค์กรของคุณ ไซต์สมัยใหม่สามารถเชื่อมโยงกับไซต์ฮับได้ ไซต์ที่เกี่ยวข้องจะแชร์การนําทางและการกําหนดตราสินค้ากับฮับ ถ้าเปิดใช้งานโดยเจ้าของไซต์ฮับและเจ้าของไซต์อนุมัติ ไซต์ที่เกี่ยวข้องยังสามารถแชร์สิทธิ์ของฮับได้
พิจารณาสิ่งต่อไปนี้เมื่อกําหนดโครงสร้างการนําทางของไซต์ของคุณ
- คุณจะมีเนื้อหาชนิดใดบนไซต์นี้ จะแปลเป็นหน้า รายการ และไลบรารีได้อย่างไร
- ข้อมูลจะถูกนําเสนอในเว็บไซต์อย่างไร?
- ผู้ใช้ไซต์จะนําทางผ่านไซต์ได้อย่างไร
- ข้อมูลจะถูกกําหนดเป้าหมายไปยังผู้ชมเฉพาะอย่างไร
- การค้นหาจะได้รับการกําหนดค่าและเพิ่มประสิทธิภาพอย่างไร
การจัดการสิทธิ์ในไซต์สมัยใหม่
ความสมบูรณ์ การรักษาความลับ และความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่สําคัญต่อการดําเนินงานขององค์กรของคุณจะขึ้นอยู่กับว่าคุณสร้างไซต์ของคุณให้ปลอดภัยเพียงใด โดยเฉพาะอย่างยิ่ง บุคคลที่คุณเลือกที่จะให้สิทธิ์การเข้าถึงไซต์ของคุณ การจัดการสิทธิ์ในไซต์สมัยใหม่เกี่ยวข้องกับทั้งผู้ใช้และกลุ่มของผู้ใช้ สิทธิ์ในการสื่อสารแบบโมเดิร์นและไซต์ทีมจะมาจากเทมเพลตไซต์ที่มีตัวเลือกต่างกัน สําหรับแต่ละไซต์
ไซต์การสื่อสาร จะไม่เชื่อมโยงกับกลุ่ม Microsoft 365 และมีบทบาทเริ่มต้นสามบทบาท ได้แก่ เจ้าของไซต์ สมาชิกไซต์ และผู้เยี่ยมชมไซต์
ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการที่ควรจําไว้เมื่อคุณกําลังพัฒนากลยุทธ์สิทธิ์:
- ปฏิบัติตามหลักการของสิทธิ์น้อยที่สุด: ให้ระดับสิทธิ์ต่ําสุดแก่บุคคลที่จําเป็นในการทํางานที่ได้รับมอบหมาย
- ใช้กลุ่มเริ่มต้นมาตรฐาน: ให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้อื่นโดยการเพิ่มพวกเขาลงในกลุ่มมาตรฐานเริ่มต้น (เช่น สมาชิก ผู้เยี่ยมชม และเจ้าของ)
- พิจารณาการแบ่งส่วนเนื้อหาของคุณตามระดับความปลอดภัย ดังนี้ สร้างไซต์หรือไลบรารีเฉพาะสําหรับเอกสารที่มีความสําคัญ แทนที่จะให้กระจัดกระจายไปในไลบรารีที่ใหญ่ขึ้นและได้รับการป้องกันโดยสิทธิ์ที่ไม่ซ้ํากัน
สิทธิ์สําหรับไซต์สมัยใหม่ตามชื่อเรื่อง
| ชื่อเรื่อง | ระดับสิทธิ์ | มีสิทธิ์ในการ: |
|---|---|---|
| เจ้าของไซต์ | ควบคุมทั้งหมด |
นอกเหนือจากทุกอย่างที่สมาชิกไซต์สามารถทําได้ เจ้าของยังสามารถ: เปลี่ยนธีมของไซต์ เปลี่ยนเค้าโครงการนําทาง เปลี่ยนโลโก้ไซต์ เพิ่ม หรือเอาเจ้าของไซต์ออก แก้ไขการตั้งค่าสมาชิกไซต์ เพิ่มหรือเอาผู้เยี่ยมชมไซต์ออก แก้ไขการตั้งค่าไซต์ ลบไซต์ย่อย เพิ่มกลุ่ม Microsoft 365 เชื่อมโยงไซต์กับฮับ |
| สมาชิกไซต์ | แก้ไขและมีส่วนร่วม | เพิ่ม แก้ไข และลบรายการ เพิ่ม แก้ไข และลบไลบรารีเอกสาร เพิ่ม หรือเอาสมาชิกไซต์ออก เพิ่ม แก้ไข และนําเอกสารออก เพิ่ม แก้ไข และลบหน้า เพิ่ม แก้ไข ลบโพสต์ข่าวสาร เพิ่ม แก้ไข และลบส่วนต่างๆ ของหน้า เพิ่ม แก้ไข และลบ Web Part เพิ่ม แก้ไข และลบการนําทางของไซต์ สร้าง หรือลบเทมเพลตหน้า ดูเมตริกการใช้งานไซต์ |
| ผู้เยี่ยมชมไซต์ | อ่านอย่างเดียว | ดูเนื้อหา |
แหล่งข้อมูลเพิ่มเติมสําหรับเจ้าของไซต์ มีดังนี้
ขีดจํากัดพื้นที่จัดเก็บ
ผู้ดูแลระบบอาจกําหนดขีดจํากัดจํานวนที่เก็บข้อมูลบนดิสก์ที่กลุ่มของคุณสามารถใช้ได้ คุณต้องค้นหาว่ามีขีดจํากัดหรือไม่ และถ้ามี ให้ตัดสินใจว่าคุณจะจัดสรรระหว่างไซต์ หน้า และไลบรารีของคุณอย่างไร
ตามค่าเริ่มต้น SharePoint Server กําหนดขีดจํากัด 50 MB สําหรับขนาดของเอกสารเดียวที่สามารถอัปโหลดลงในไลบรารีเอกสารได้ นอกจากนี้ ตามค่าเริ่มต้น เจ้าของไซต์ทีมจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อที่เก็บข้อมูลเหลือ 90% ของโควตา
หลังจากที่คุณทราบขีดจํากัดของคุณแล้ว คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ต่างๆ เช่น เวอร์ชันหรือการติดตามการตรวจสอบ เพื่อให้แน่ใจว่าไซต์ของคุณยังคงอยู่ภายในขีดจํากัดเหล่านั้น
การค้นหา
เนื้อหาจะปรากฏในหลายแห่ง รวมถึงไซต์ รายการ ไลบรารี Web Part และคอลัมน์รายการ ตามค่าเริ่มต้น เมื่อมีคนค้นหาไซต์ของคุณ เนื้อหาทั้งหมดบนไซต์และหน้าจะปรากฏในผลลัพธ์การค้นหา
ในฐานะเจ้าของไซต์ คุณสามารถเลือกได้ว่าจะให้เนื้อหาบนไซต์ของคุณปรากฏในผลลัพธ์การค้นหาหรือไม่ เมื่อคุณป้องกันไม่ให้เนื้อหาของไซต์ปรากฏในผลลัพธ์การค้นหา เนื้อหาของไซต์ย่อยทั้งหมดที่อยู่ด้านล่างนี้จะถูกบล็อกไม่ให้ปรากฏในผลลัพธ์การค้นหา
ตามค่าเริ่มต้น เนื้อหาที่มีสิทธิ์แบบจํากัดจะไม่ปรากฏในผลลัพธ์การค้นหาสําหรับผู้ใช้ที่ไม่มีสิทธิ์ในการอ่านเนื้อหานั้น คุณสามารถเปลี่ยนแปลงเพื่อให้เนื้อหาที่จํากัดแสดงในผลลัพธ์การค้นหา แต่ผู้ใช้จะไม่สามารถเปิดเนื้อหาที่พวกเขาไม่มีสิทธิ์ได้
การป้องกันข้อมูล
ฟีเจอร์การสํารองข้อมูลและการกู้คืนจะปกป้องข้อมูลของคุณจากการสูญหายโดยไม่ตั้งใจ ความถี่ในการสํารองข้อมูล รวมถึงความเร็วและระดับการกู้คืนถูกตั้งค่าโดยผู้ดูแลระบบ สําหรับการกู้คืนเนื้อหาในไซต์ของคุณ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการกู้คืนรายการในถังรีไซเคิล