คุณสามารถใช้ฟีเจอร์สิ่งที่แนบมาใน Access เพื่อเพิ่มไฟล์อย่างน้อยหนึ่งไฟล์ เช่น เอกสาร งานนําเสนอ รูปภาพ และอื่นๆ ไปยังระเบียนในฐานข้อมูลของคุณ บทความนี้จะอธิบายวิธีการตั้งค่าฐานข้อมูลเพื่อใช้สิ่งที่แนบมา และวิธีเพิ่มและจัดการสิ่งที่แนบมา
ในบทความนี้
- ทำไมฉันจึงควรใช้สิ่งที่แนบมา
- การเพิ่มเขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาลงในตาราง
- การแนบไฟล์ลงในตารางโดยตรง
- การใช้สิ่งที่แนบมากับฟอร์มและรายงาน
- การบันทึกไฟล์ที่แนบมาในตำแหน่งที่ตั้งอื่น
- การเอาไฟล์ที่แนบมาออก
- การใช้สิ่งที่แนบมาโดยไม่มีเมาส์หรืออุปกรณ์ชี้ตำแหน่งอื่น
- ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับสิ่งที่แนบมา
เหตุใดฉันจึงควรใช้สิ่งที่แนบมา
คุณสามารถใช้สิ่งที่แนบมาเพื่อจัดเก็บไฟล์หลายไฟล์ในเขตข้อมูลเดียว คุณยังสามารถจัดเก็บไฟล์ชนิดต่างๆ ในเขตข้อมูลนั้นได้ด้วย ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเป็นเจ้าของฐานข้อมูลที่ติดต่องาน คุณสามารถแนบประวัติย่ออย่างน้อยหนึ่งประวัติย่อลงในระเบียนที่ติดต่อแต่ละระเบียน รวมทั้งรูปถ่ายของที่ติดต่อแต่ละรายได้
สิ่งที่แนบมายังจัดเก็บข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น Access เวอร์ชันก่อนหน้าใช้เทคโนโลยีที่เรียกว่า Object Linking and Embedding (OLE) เพื่อจัดเก็บรูปภาพและเอกสาร ตามค่าเริ่มต้น OLE จะสร้างเวอร์ชันบิตแมปของรูปภาพหรือเอกสาร ไฟล์บิตแมปเหล่านั้นอาจมีขนาดใหญ่มาก ซึ่งมีขนาดใหญ่กว่าไฟล์ต้นฉบับถึง 10 เท่า เมื่อคุณดูรูปหรือเอกสารจากฐานข้อมูลของคุณ OLE จะแสดงรูปบิตแมป ไม่ใช่ไฟล์ต้นฉบับ ด้วยสิ่งที่แนบมา คุณสามารถเปิดเอกสารและไฟล์ที่ไม่ใช่รูปภาพอื่นๆ ในแอปที่สร้างไฟล์เหล่านั้นเพื่อให้คุณสามารถค้นหาและแก้ไขไฟล์เหล่านั้นได้จาก Access
นอกจากนี้ OLE ยังต้องการโปรแกรมที่เรียกว่าเซิร์ฟเวอร์ OLE เพื่อให้ทํางานได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเก็บไฟล์รูป JPEG ไว้ในฐานข้อมูล Access คอมพิวเตอร์ทุกเครื่องที่ใช้ฐานข้อมูลนั้นจะต้องใช้โปรแกรมอื่นที่ลงทะเบียนเป็นเซิร์ฟเวอร์ OLE สําหรับรูป JPEG ในทางตรงกันข้าม Access จะเก็บไฟล์ที่แนบมาในรูปแบบดั้งเดิม และคุณไม่จําเป็นต้องติดตั้งซอฟต์แวร์เพิ่มเติมเพื่อดูรูปในฐานข้อมูลของคุณ
กฎการออกแบบสิ่งที่แนบมาและฐานข้อมูล
ตามค่าเริ่มต้น แต่ละเขตข้อมูลในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์จะมีข้อมูลเพียงส่วนเดียว ตัวอย่างเช่น ถ้าเขตข้อมูลที่อยู่มีที่อยู่มากกว่าหนึ่งรายการ การค้นหาที่อยู่อาจเป็นเรื่องยาก ในตอนแรก สิ่งที่แนบมาดูเหมือนจะทําลายกฎของการออกแบบฐานข้อมูล เนื่องจากคุณสามารถแนบไฟล์มากกว่าหนึ่งไฟล์ลงในเขตข้อมูลได้ อย่างไรก็ตาม สิ่งที่แนบมาจะไม่ละเมิดกฎเหล่านั้น เมื่อคุณแนบไฟล์ลงในระเบียน Access จะสร้างตารางระบบอย่างน้อยหนึ่งตารางและใช้ตารางเหล่านั้นเบื้องหลังเพื่อทําให้ข้อมูลของคุณเป็นปกติ คุณไม่สามารถดูหรือทํางานกับตารางเหล่านั้นได้
สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับการดูตารางระบบอื่นๆ ให้ดูบทความ ใช้บานหน้าต่างนําทาง สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับการออกแบบฐานข้อมูล ให้ดูบทความ พื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูล
วิธีต่างๆ ที่คุณสามารถใช้ไฟล์ที่แนบมาได้
โปรดจำแนวทางเหล่านี้เมื่อคุณทำงานกับไฟล์ต่างๆ ที่แนบมา
- คุณสามารถแนบไฟล์ลงในฐานข้อมูลที่คุณสร้างใน Access และใช้
.accdbรูปแบบไฟล์เท่านั้น คุณไม่สามารถแชร์สิ่งที่แนบมาระหว่างฐานข้อมูล Access (.accdb) และฐานข้อมูลในรูปแบบไฟล์ก่อนหน้า.mdbได้ - คุณต้องสร้างเขตข้อมูลในตารางและตั้งค่าเขตข้อมูลนั้นเป็นชนิดข้อมูล Attachment หลังจากที่คุณตั้งค่าชนิดข้อมูลเป็น สิ่งที่แนบมา แล้ว คุณจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้
- คุณสามารถเก็บแฟ้มหลายแฟ้มไว้ในระเบียนเดียว ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดเก็บรูป และไฟล์ที่สร้างขึ้นด้วยโปรแกรมประมวลผลคําและโปรแกรมสเปรดชีตได้
- คุณสามารถแนบข้อมูลได้สูงสุดสองกิกะไบต์ (ขนาดสูงสุดสําหรับฐานข้อมูล Access) แต่ละไฟล์ต้องไม่เกิน 256 เมกะไบต์
- คุณสามารถใช้กล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา เพื่อเพิ่ม แก้ไข และจัดการสิ่งที่แนบมา คุณสามารถเปิดกล่องโต้ตอบได้โดยตรงจากเขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาในตารางด้วยการดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลนั้น ถ้าคุณต้องการจัดการสิ่งที่แนบมาจากฟอร์มหรือดูสิ่งที่แนบมาจากรายงาน ให้คุณเพิ่มตัวควบคุมสิ่งที่แนบมาลงในฟอร์มหรือรายงาน แล้วผูกตัวควบคุมกับเขตข้อมูลตารางสิ่งที่แนบมาต้นแบบ
- ตามค่าเริ่มต้น ตัวควบคุมสิ่งที่แนบมาจะแสดงรูปและแสดงไอคอนโปรแกรมที่สอดคล้องกับชนิดไฟล์อื่นๆ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีรูปถ่าย ประวัติย่อ และรูปวาด Visio แนบอยู่กับระเบียน ตัวควบคุมจะแสดงรูปและแสดงไอคอนโปรแกรมสําหรับเอกสารและการวาดขณะที่คุณเลื่อนดูสิ่งที่แนบมา
- เมื่อคุณเปิดกล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา จากตารางหรือฟอร์ม คุณสามารถเพิ่ม เอาออก แก้ไข และบันทึกไฟล์ที่แนบมาได้ เมื่อคุณเปิดกล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา จากรายงาน คุณสามารถบันทึกไฟล์ที่แนบมาลงในตําแหน่งที่ตั้งอื่นเท่านั้น
- Access จะบีบอัดไฟล์ที่แนบมาของคุณ เว้นแต่ว่าไฟล์เหล่านั้นจะถูกบีบอัดมาแล้ว ตัวอย่างเช่น ไฟล์ JPEG จะถูกบีบอัดโดยโปรแกรมกราฟิกที่สร้างไฟล์ดังกล่าว ดังนั้น Access จะไม่บีบอัดไฟล์ดังกล่าว
- ถ้ามีโปรแกรมที่ใช้สร้างไฟล์ที่แนบมานั้นติดตั้งอยู่ในคอมพิวเตอร์ของคุณอยู่ คุณสามารถเปิดและแก้ไขไฟล์ที่แนบมาในโปรแกรมนั้นได้
- คุณสามารถบันทึกไฟล์ที่แนบมาลงในตําแหน่งที่ตั้งบนฮาร์ดไดรฟ์หรือเครือข่ายของคุณ จากนั้นคุณสามารถแก้ไขและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ทําการเปลี่ยนแปลงก่อนที่คุณจะบันทึกกลับไปยังฐานข้อมูลของคุณ
- คุณสามารถจัดการกับสิ่งที่แนบมาผ่านทางการเขียนโปรแกรมได้
ขั้นตอนต่างๆ ในส่วนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการเพิ่มและจัดการกับสิ่งที่แนบมา
การเพิ่มเขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาลงในตาราง
เมื่อต้องการใช้สิ่งที่แนบมาใน Access คุณต้องเพิ่มเขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาลงในตารางอย่างน้อยหนึ่งตารางในฐานข้อมูลของคุณก่อน Access มีสองวิธีในการเพิ่มเขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาลงในตาราง คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล หรือคุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลในมุมมองออกแบบได้ ขั้นตอนในส่วนนี้จะอธิบายวิธีใช้เทคนิคทั้งสองแบบ
การเพิ่มเขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาในมุมมองแผ่นข้อมูล
- เมื่อตารางเปิดอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูล ให้คลิกคอลัมน์ว่างคอลัมน์แรกที่พร้อมใช้งาน เมื่อต้องการค้นหาคอลัมน์ว่าง ให้ค้นหา เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ในส่วนหัวของคอลัมน์
- บนแท็บ เขตข้อมูลตาราง ในกลุ่ม การจัดรูปแบบ ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก ชนิดข้อมูล แล้วคลิก สิ่งที่แนบมา
Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลสําหรับเขตข้อมูลเป็น สิ่งที่แนบมา และวางไอคอนในส่วนหัวของเขตข้อมูล รูปต่อไปนี้แสดงเขตข้อมูล สิ่งที่แนบมา ใหม่ โปรดสังเกตไอคอนที่หนีบกระดาษในส่วนหัวของเขตข้อมูล ตามค่าเริ่มต้น คุณไม่สามารถใส่ข้อความในแถวส่วนหัวของเขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาได้
- บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ โปรดจำไว้ว่า คุณจะไม่สามารถแปลงเขตข้อมูลใหม่เป็นชนิดข้อมูลอื่น แต่คุณสามารถลบเขตข้อมูลถ้าคุณคิดว่าคุณทำผิดพลาด
การเพิ่มเขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาในมุมมองออกแบบ
- ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ตารางที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
- ในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล ให้เลือกแถวว่างและใส่ชื่อสําหรับเขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาของคุณ
- ในแถวเดียวกัน ภายใต้ ชนิดข้อมูล ให้คลิก สิ่งที่แนบมา
- บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ โปรดจําไว้ว่าคุณไม่สามารถแปลงเขตข้อมูลใหม่เป็นชนิดข้อมูลอื่นได้ แต่คุณสามารถลบเขตข้อมูลได้ถ้าคุณคิดว่าคุณทําผิดพลาด
- บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิกลูกศรภายใต้ มุมมอง แล้วคลิก มุมมองแผ่นข้อมูล เพื่อเปิดตาราง
-หรือคลิกขวาที่แท็บเอกสารของตาราง แล้วคลิก มุมมองแผ่นข้อมูล บนเมนูทางลัด
หรือ- ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่ตาราง แล้วคลิก เปิด บนเมนูทางลัด - ไปยังขั้นตอนถัดไป
การแนบไฟล์ลงในตารางโดยตรง
หลังจากที่คุณเพิ่มเขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาลงในตาราง คุณสามารถแนบไฟล์ลงในระเบียนในตารางนั้นได้โดยไม่ต้องสร้างฟอร์มการป้อนข้อมูล คุณยังสามารถดูสิ่งที่แนบมาได้โดยไม่ต้องใช้ฟอร์ม เมื่อคุณดูสิ่งที่แนบมาโดยตรงจากตาราง คุณต้องเปิดสิ่งที่แนบมาเหล่านั้นในแอปที่สร้างสิ่งที่แนบมาหรือในแอปที่สนับสนุนชนิดไฟล์นั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเปิดเอกสาร Word ที่แนบมากับตาราง Word จะเริ่มทํางานและแสดงเอกสารนั้น ถ้า Word ไม่ได้ติดตั้งอยู่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ กล่องโต้ตอบจะขอให้คุณเลือกแอปสําหรับดูไฟล์
เพิ่มสิ่งที่แนบมาลงในตาราง
- เมื่อตารางที่มีเขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาของคุณเปิดอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูลแล้ว ให้ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลสิ่งที่แนบมานั้น
กล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา จะปรากฏขึ้น รูปต่อไปนี้แสดงกล่องโต้ตอบ
- คลิก เพิ่ม กล่องโต้ตอบ เลือกไฟล์ จะปรากฏขึ้น
- ใช้รายการ มองหาใน เพื่อไปยังไฟล์ที่คุณต้องการแนบไว้กับระเบียน จากนั้นให้เลือกไฟล์นั้นๆ (ไฟล์เดียวหรือหลายไฟล์ก็ได้) แล้วคลิก เปิด คุณสามารถเลือกไฟล์ได้หลายไฟล์ที่มีชนิดข้อมูลที่รองรับ สําหรับรายการของชนิดข้อมูลที่สนับสนุน ให้ดูที่ การอ้างอิงสิ่งที่แนบมา ภายหลังในบทความนี้
- ในกล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา ให้คลิก ตกลง เพื่อเพิ่มไฟล์ลงในตารางของคุณ
Access จะเพิ่มไฟล์ลงในเขตข้อมูลและเพิ่มจํานวนที่ระบุสิ่งที่แนบมาด้วย รูปต่อไปนี้แสดงเขตข้อมูลที่มีรูปสองรูปแนบอยู่:
- ให้ทำซ้ำขั้นตอนเหล่านี้ถ้าต้องการเพิ่มไฟล์ลงในเขตข้อมูลปัจจุบันหรือเขตข้อมูลอื่นๆ ในตารางของคุณ
การเปิดไฟล์ที่แนบมาจากตาราง
- เมื่อเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูลแล้ว ให้ดับเบิลคลิกที่เซลล์ในเขตข้อมูลสิ่งที่แนบมา
- ในกล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา ให้ดับเบิลคลิกที่ไฟล์ที่คุณต้องการเปิด –หรือ– เลือกไฟล์ และคลิก เปิด แอปที่เชื่อมโยงกับไฟล์จะเริ่มทํางานและเปิดไฟล์ที่แนบมา ตัวอย่างเช่น ไฟล์ Excel เปิดใน Excel ไฟล์รูปบางไฟล์อาจเปิดในรูปภาพของ Microsoft Windows ถ้าคุณต้องการทํามากกว่าการดูรูปภาพ คุณสามารถคลิกขวาที่รูปภาพ แล้วคลิก แก้ไข การทําเช่นนี้จะเป็นการเริ่มแอปที่ใช้ในการสร้างไฟล์ หากมีแอปนั้นติดตั้งอยู่ในคอมพิวเตอร์ของคุณ
บันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับไฟล์ที่แนบมานั้น
ใช้แอปที่สร้างไฟล์เพื่อแก้ไขตามต้องการ
บันทึกการเปลี่ยนแปลงใดๆ ลงในไฟล์และปิดแอป โปรดทราบว่า เมื่อคุณเปลี่ยนแปลงไฟล์ที่แนบมา Access จะบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณไปยังโฟลเดอร์ Files อินเทอร์เน็ตชั่วคราว บนฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ ดูบันทึกย่อที่ส่วนท้ายของส่วนนี้สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโฟลเดอร์นั้น
เมื่อต้องการบันทึกการแก้ไขเปลี่ยนแปลงของคุณอย่างถาวร ให้กลับไปที่ Access และในกล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา ให้คลิก ตกลง ข้อความที่คล้ายกับข้อความต่อไปนี้จะปรากฏขึ้น:
คลิก ใช่ เพื่อบันทึกการแก้ไขเปลี่ยนแปลงของคุณ
หมายเหตุ
เมื่อคุณเปิดไฟล์ที่แนบมาในโปรแกรมแม่เพื่อดูหรือแก้ไข Access จะวางสําเนาชั่วคราวของไฟล์ไว้ในโฟลเดอร์ชั่วคราว ถ้าคุณเปลี่ยนแปลงไฟล์และบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณจากภายในโปรแกรมแม่ Access จะบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณไปยังสําเนาชั่วคราว เมื่อคุณกลับไปยัง Access แล้วคลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา Access จะพร้อมท์ให้คุณบันทึกไฟล์ที่แนบมาอีกครั้ง คลิก ใช่ เพื่อเขียนไฟล์ที่เปลี่ยนแปลงลงในฐานข้อมูลของคุณ หรือคลิก ไม่ใช่ เพื่อปล่อยไฟล์ไว้โดยไม่แตะต้องในฐานข้อมูลของคุณ
การใช้สิ่งที่แนบมากับฟอร์มและรายงาน
เมื่อคุณต้องการใช้สิ่งที่แนบมากับฟอร์มหรือรายงาน ให้ใช้ตัวควบคุมสิ่งที่แนบมา ตัวควบคุมจะแสดงไฟล์รูปโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเลื่อนผ่านระเบียนในฐานข้อมูล ถ้าคุณแนบไฟล์ชนิดอื่นๆ เช่น เอกสารหรือรูปวาด ตัวควบคุมสิ่งที่แนบมาจะแสดงไอคอนที่สอดคล้องกับชนิดไฟล์นั้น ตัวอย่างเช่น คุณเห็นไอคอน PowerPoint เมื่อคุณแนบงานนําเสนอ ตัวควบคุมยังช่วยให้คุณสามารถเรียกดูไฟล์ที่แนบมาและเปิดกล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา ถ้าคุณเปิดกล่องโต้ตอบจากฟอร์ม คุณสามารถเพิ่ม เอาออก แก้ไข และบันทึกสิ่งที่แนบมาได้ ถ้าคุณเปิดจากรายงาน คุณสามารถบันทึกสิ่งที่แนบมาลงในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณหรือตําแหน่งบนเครือข่ายเท่านั้น เนื่องจากรายงานเป็นแบบอ่านอย่างเดียวตามการออกแบบ
ขั้นตอนในส่วนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการเพิ่มตัวควบคุมรูปลงในฟอร์มหรือรายงาน และวิธีการเลื่อนดูระเบียน แนบไฟล์ และดูสิ่งที่แนบมาของคุณ โปรดจําไว้ว่าคุณสามารถเลื่อนดูสิ่งที่แนบมาได้เฉพาะเมื่อระเบียนที่ระบุมีสิ่งที่แนบมามากกว่าหนึ่งรายการเท่านั้น
การเพิ่มตัวควบคุมสิ่งที่แนบมาลงในฟอร์มหรือรายงาน
ขั้นตอนในส่วนนี้จะอธิบายวิธีการเพิ่มตัวควบคุมสิ่งที่แนบมาลงในฟอร์มหรือรายงาน แล้วผูกตัวควบคุมเข้ากับเขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาในตารางต้นแบบ คุณทําตามขั้นตอนเดียวกันเมื่อเพิ่มตัวควบคุมสิ่งที่แนบมาลงในฟอร์มหรือรายงาน ก่อนที่คุณจะเริ่ม โปรดทราบว่าอย่างน้อยหนึ่งตารางในฐานข้อมูลของคุณต้องมีเขตข้อมูลสิ่งที่แนบมา สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับการเพิ่มเขตข้อมูลสิ่งที่แนบมา ให้ดู เพิ่มเขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาลงในตาราง ก่อนหน้าในบทความนี้
เนื่องจากการออกแบบฟอร์มและรายงานอาจเป็นกระบวนการที่ซับซ้อน ขั้นตอนในส่วนเหล่านี้จะถือว่าคุณมีฐานข้อมูลที่มีอย่างน้อยหนึ่งตารางและฟอร์มหรือรายงานหนึ่งรายการ สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับการสร้างตาราง ฟอร์ม หรือรายงาน ให้ดูบทความต่อไปนี้
การเพิ่มตัวควบคุมสิ่งที่แนบมา
- ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ฟอร์มหรือรายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
- บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่
บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล จะปรากฏขึ้นและแสดงรายการเขตข้อมูลในตารางที่ให้ข้อมูลสําหรับฟอร์มหรือรายงานนั้น รายการจะอ้างอิงถึงเขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาด้วยการทําให้สามารถขยายได้ (นั่นคือ คุณสามารถคลิกเครื่องหมายบวกหรือเครื่องหมายลบถัดจากเขตข้อมูลได้)
รูปต่อไปนี้แสดงให้เห็นเขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาตามปกติทั่วไปในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล
- ลากเขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาทั้งหมดจากรายการนี้ไปยังฟอร์มของคุณ รายการแม่และลูก และปล่อยลงในตำแหน่งที่คุณต้องการบนฟอร์มของคุณ Access จะวางตัวควบคุมสิ่งที่แนบมาลงในฟอร์มของคุณ และผูกตัวควบคุมนั้นเข้ากับเขตข้อมูลของตารางให้กับคุณเอง
- คลิกขวาที่ตัวควบคุมแล้วคลิก คุณสมบัติ เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติของตัวควบคุมตามต้องการ ตั้งค่าหรือเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติตัวควบคุมให้ตรงกับส่วนที่เหลือของฟอร์มหรือรายงานของคุณ
- บันทึกการแก้ไขเปลี่ยนแปลงของคุณ แล้วคลิกขวาที่แท็บเอกสาร และคลิก มุมมอง ฟอร์ม หรือ มุมมองรายงาน เพื่อเปิดดูรายงานหรือฟอร์มนั้น ถ้าเขตข้อมูลต้นแบบมีไฟล์รูปอยู่ ตัวควบคุมจะแสดงไฟล์เหล่านั้น ถ้าเขตข้อมูลมีไฟล์ชนิดอื่น อยู่ เช่น เอกสาร Word หรืองานนําเสนอ PowerPoint ตัวควบคุมจะแสดงไอคอนที่เหมาะสมสําหรับไฟล์ชนิดนั้น
การจัดการสิ่งที่แนบมาโดยใช้ฟอร์ม
หลังจากที่คุณเพิ่มตัวควบคุมสิ่งที่แนบมาลงในฟอร์มแล้ว คุณสามารถเพิ่ม แก้ไข เอาออก และบันทึกไฟล์ที่แนบได้โดยตรงจากฟอร์มนั้น เมื่อระเบียนมีสิ่งที่แนบมาหลายรายการ คุณยังสามารถเลื่อนดูไฟล์ที่แนบมาซึ่งคุณไม่สามารถทําได้เมื่อทํางานกับตาราง
หมายเหตุ
บุคคลที่ออกแบบฟอร์มอาจทําให้ฟอร์มเป็นแบบอ่านอย่างเดียว ในกรณีนี้ คุณสามารถใช้กล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา เพื่อบันทึกไฟล์ที่แนบมาลงในฮาร์ดดิสก์ไดรฟ์ของคุณหรือตําแหน่งบนเครือข่ายของคุณเท่านั้น
การแนบไฟล์
เปิดฟอร์มที่แสดงสิ่งที่แนบมาของคุณ และค้นหาระเบียนที่คุณต้องการแนบไฟล์
เลือกตัวควบคุมสิ่งที่แนบมา ซึ่งเป็นตัวควบคุมที่ผูกกับเขตข้อมูลสิ่งที่แนบมา แถบเครื่องมือขนาดเล็กจะปรากฏขึ้น
หมายเหตุ
ถ้าคุณเพิ่มตัวควบคุมสิ่งที่แนบมาลงในส่วนแผ่นข้อมูลของฟอร์มแยก แถบเครื่องมือขนาดเล็กจะไม่ปรากฏขึ้น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟอร์มแยก ให้ดูบทความ สร้างฟอร์มแยก
คลิกปุ่ม แสดงสิ่งที่แนบมา (ไอคอนที่หนีบกระดาษ) เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา
ในกล่องโต้ตอบ ให้คลิก เพิ่ม กล่องโต้ตอบ เลือกไฟล์ จะปรากฏขึ้น
ใช้รายการ มองหาใน เพื่อไปยังไฟล์ที่คุณต้องการแนบ แล้วคลิก เปิด
ทำซ้ำขั้นตอนที่ 4 และ 5 เมื่อต้องการแนบไฟล์เพิ่มอีก
เลื่อนดูไฟล์ต่างๆ ที่แนบ
หมายเหตุ
ขั้นตอนต่างๆ ในส่วนนี้นำไปใช้ได้กับฟอร์มและรายงาน
- เปิดฟอร์มหรือรายงานที่แสดงสิ่งที่แนบมาของคุณ
- ไปยังระเบียนที่มีไฟล์ที่แนบ
- คลิกตัวควบคุมรูปที่แสดงไฟล์ที่แนบ แถบเครื่องมือขนาดเล็กจะปรากฏขึ้น
- คลิกลูกศร ย้อนกลับ (ซ้าย) หรือ ไปข้างหน้า (ขวา) เพื่อเลื่อนดูไฟล์ที่แนบมา ถ้าคุณต้องการทราบชื่อของไฟล์ ให้คลิกปุ่ม แสดงสิ่งที่แนบมา เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา ชื่อของไฟล์ที่แนบจะปรากฏในรายการ สิ่งที่แนบมา
การบันทึกไฟล์ที่แนบมาในตำแหน่งที่ตั้งอื่น
ขั้นตอนในส่วนนี้นําไปใช้กับตาราง แบบฟอร์ม และรายงาน คุณสามารถบันทึกไฟล์ที่แนบมากับระเบียนหนึ่งหรือทั้งหมดลงในตําแหน่งที่ตั้งบนฮาร์ดไดรฟ์หรือเครือข่ายของคุณ ถ้าคุณเลือกที่จะบันทึกไฟล์ทั้งหมด คุณจะไม่สามารถบันทึกได้เพียงบางไฟล์เท่านั้น เมื่อต้องการบันทึกไฟล์ที่เลือก ให้บันทึกทีละไฟล์
- เปิดตาราง ฟอร์ม หรือรายงานที่มีสิ่งที่แนบมาของคุณ แล้วเปิดกล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา
เปิดกล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา จากตาราง
- เปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล แล้วดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาที่มีสิ่งที่แนบที่คุณต้องการบันทึก
เปิดกล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา จากฟอร์มหรือรายงาน
- เปิดฟอร์มหรือรายงานที่แสดงสิ่งที่แนบมาของคุณ
- ไปยังระเบียนที่มีไฟล์ที่แนบ
- คลิกตัวควบคุมรูปที่แสดงไฟล์ที่แนบ แถบเครื่องมือขนาดเล็กจะปรากฏขึ้น
- คลิกปุ่ม แสดงสิ่งที่แนบมา
การบันทึกสิ่งที่แนบมาเพียงรายการเดียว
- ในกล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา ให้คลิก บันทึกเป็น กล่องโต้ตอบ แสดงสิ่งที่แนบมา จะปรากฏขึ้น
- ให้ใช้รายการ บันทึกใน เพื่อไปยังตำแหน่งที่ตั้งใหม่สำหรับไฟล์ของคุณ แล้วคลิก บันทึก
การบันทึกสิ่งที่แนบมาทั้งหมด
- ในกล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา ให้คลิก บันทึกทั้งหมด กล่องโต้ตอบ บันทึกสิ่งที่แนบมา จะปรากฏขึ้น
- ให้ใช้รายการ มองหาใน เพื่อไปยังตำแหน่งที่ตั้งใหม่สำหรับไฟล์ของคุณ แล้วคลิก บันทึก
การเอาไฟล์ที่แนบมาออก
ขั้นตอนในส่วนนี้นำไปใช้ได้กับตารางและฟอร์มต่างๆ
การเอาสิ่งที่แนบมาออกหนึ่งรายการ
- ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาในตารางเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา หรือ– ในแบบฟอร์มของคุณ (ในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองฟอร์ม) ให้นําทางไปยังระเบียนที่มีสิ่งที่แนบมาที่คุณต้องการเอาออก แล้วคลิกปุ่ม ดูสิ่งที่แนบมา บนแถบเครื่องมือขนาดเล็กเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ
- ในกล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา ให้เลือกไฟล์ที่คุณต้องการลบแล้วคลิก เอาออก
การใช้สิ่งที่แนบมาโดยไม่มีเมาส์หรืออุปกรณ์ชี้ตำแหน่งอื่น
ส่วนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการใช้คีย์บอร์ดของคุณเพื่อวางโฟกัสในบานหน้าต่างนําทาง และเปิดตาราง ฟอร์ม หรือรายงานที่มีไฟล์ที่แนบมา ขั้นตอนยังอธิบายวิธีการเรียกดูไฟล์ที่แนบมาและเปิดกล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา
การเปิดตาราง ฟอร์ม หรือรายงานจากบานหน้าต่างนำทาง
กด F11
หมายเหตุ
ถ้าบานหน้าต่างนําทางปิดอยู่ การกด F11 จะเปิดบานหน้าต่างและวางโฟกัสในบานหน้าต่าง ถ้าบานหน้าต่างเปิดอยู่ การกด F11 จะปิดบานหน้าต่าง คุณต้องกด F11 อีกครั้งเพื่อเปิดบานหน้าต่างและย้ายโฟกัสไปยังบานหน้าต่าง
ใช้ ลูกศรขึ้น และ ลูกศรลง เพื่อเลือกตาราง ฟอร์ม หรือรายงานที่คุณต้องการเปิด
กด Enter เพื่อเปิดวัตถุที่เลือก ถ้าคุณเปิดตาราง Access จะวางเคอร์เซอร์ในเขตข้อมูลแรกในตาราง ถ้าคุณเปิดฟอร์มหรือรายงาน Access จะวางโฟกัสในเขตข้อมูลแรก
ดูสิ่งที่แนบมาจากตาราง
ใช้แป้นลูกศรเพื่อย้ายเคอร์เซอร์ไปยังเขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาที่คุณต้องการ
กด Spacebar กล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา จะปรากฏขึ้น
กด Tab เพื่อย้ายไปมาระหว่างปุ่มในกล่องโต้ตอบและเพื่อย้ายจากปุ่มต่างๆ ไปยังรายการไฟล์ที่แนบภายใต้ สิ่งที่แนบมา
หมายเหตุ
ระเบียนอาจมีสิ่งที่แนบมามากกว่าหนึ่งรายการ ถ้าคุณต้องการเลือกสิ่งที่แนบมาจากรายการของไฟล์อย่างน้อยสองไฟล์ ให้กด Tab เพื่อย้ายไปยังรายการไฟล์ แล้วใช้แป้นลูกศรเพื่อเลือกไฟล์ที่คุณต้องการ ถัดไป ให้กด Tab เพื่อกลับไปยังปุ่มแล้วเลือกการดําเนินการที่คุณต้องการ
เมื่อคุณเลือกไฟล์และปุ่มที่คุณต้องการ ให้กด Enter
เมื่อคุณทําเสร็จแล้ว ให้กด Tab หรือใช้ลูกศรขึ้นและลูกศรลงเพื่อเลือก ตกลง แล้วกด Enter
การเลื่อนดูสิ่งที่แนบมาต่างๆ จากฟอร์มหรือรายงาน
ขั้นตอนเหล่านี้ใช้เฉพาะเมื่อคุณมี Microsoft Natural Keyboard และเมื่อระเบียนมีสิ่งที่แนบมามากกว่าหนึ่ง
- กด Tab เพื่อย้ายโฟกัสไปยังตัวควบคุมสิ่งที่แนบมาตามต้องการ ตามค่าเริ่มต้น Access จะเน้นตัวควบคุมและป้ายชื่อที่เกี่ยวข้อง ถ้ามีป้ายชื่ออยู่
- กดแป้น แอปพลิเคชัน เมนูทางลัดจะปรากฏขึ้น
- กด Tab หรือใช้แป้นลูกศรเพื่อเลือก ไปข้างหน้า หรือ ย้อนกลับ แล้วกด Enter
- ทำซ้ำขั้นตอนที่ 2 ตามต้องการเพื่อเลื่อนไปมาระหว่างไฟล์ต่างๆ ที่แนบ
การเปิดกล่องโต้ตอบสิ่งที่แนบมาจากฟอร์มหรือรายงาน
ขั้นตอนเหล่านี้ใช้เฉพาะเมื่อคุณมี Microsoft Natural Keyboard
- กด Tab เพื่อย้ายโฟกัสไปยังตัวควบคุมสิ่งที่แนบมาตามต้องการ ตามค่าเริ่มต้น Access จะเน้นตัวควบคุมและป้ายชื่อที่เกี่ยวข้อง ถ้ามีป้ายชื่ออยู่
- กดแป้น แอปพลิเคชัน เมนูทางลัดจะปรากฏขึ้น
- กด Tab หรือใช้แป้นลูกศรเพื่อเลือก ดูสิ่งที่แนบมา แล้วกด Enter กล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา จะปรากฏขึ้น
- กด Tab เพื่อย้ายไปมาระหว่างปุ่มในกล่องโต้ตอบและเพื่อย้ายจากปุ่มต่างๆ ไปยังรายการไฟล์ที่แนบภายใต้ สิ่งที่แนบมา (ดับเบิลคลิกเพื่อแก้ไข) ระเบียนอาจมีสิ่งที่แนบมามากกว่าหนึ่งรายการ ถ้าคุณต้องการเลือกสิ่งที่แนบมาจากรายการของไฟล์อย่างน้อยสองไฟล์ ให้กด Tab เพื่อย้ายไปยังรายการไฟล์ แล้วใช้แป้นลูกศรเพื่อเลือกไฟล์ที่คุณต้องการ ถัดไป ให้กด Tab เพื่อกลับไปยังปุ่มแล้วเลือกการดําเนินการที่คุณต้องการ
- เมื่อคุณเลือกไฟล์และปุ่มที่คุณต้องการ ให้กด Enter
- เมื่อคุณทําเสร็จแล้ว ให้กด Tab หรือใช้แป้นลูกศรเพื่อเลือก ตกลง แล้วกด Enter
ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับสิ่งที่แนบมา
ส่วนต่อไปนี้จะแสดงข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับสิ่งที่แนบมา ซึ่งได้แก่ รูปแบบไฟล์รูปและไฟล์เอกสารที่สิ่งที่แนบมาสนับสนุน ข้อตกลงการตั้งชื่อไฟล์ และข้อมูลบางอย่างที่เกี่ยวกับการแนบไฟล์ลงในระเบียนต่างๆ โดยใช้การเขียนโปรแกรม
รูปแบบไฟล์รูปที่สนับสนุน
Access สนับสนุนรูปแบบไฟล์กราฟิกต่อไปนี้แต่เดิม นั่นหมายความว่าตัวควบคุมสิ่งที่แนบมาจะแสดงโดยไม่มีซอฟต์แวร์เพิ่มเติม
- BMP (Windows Bitmap)
- RLE (Run Length Encoded Bitmap)
- DIB (Device Independent Bitmap)
- GIF (Graphics Interchange Format)
- JPEG, JPG, JPE (Joint Photographic Experts Group)
- EXIF (Exchangeable File Format)
- PNG (Portable Network Graphics)
- TIFF, TIF (Tagged Image File Format)
- ICON, ICO (Icon)
- WMF (Windows Metafile)
- EMF (Enhanced Metafile)
รูปแบบที่สนับสนุนสำหรับไฟล์เอกสารและไฟล์อื่นๆ
ตามกฎแล้ว คุณสามารถแนบไฟล์ใดๆ ที่สร้างขึ้นด้วยโปรแกรม Microsoft Office โปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่งได้ คุณยังสามารถแนบไฟล์บันทึก (.log) ไฟล์ข้อความ (.text, .txt) และไฟล์ .zip ที่บีบอัด
ข้อตกลงการตั้งชื่อไฟล์
ชื่อของไฟล์ที่แนบของคุณสามารถมีอักขระ Unicode ใดๆ ก็ได้ที่ได้รับการสนับสนุนโดยระบบไฟล์ NTFS ที่ใช้ใน Microsoft Windows นอกจากนี้ ชื่อไฟล์ต้องเป็นไปตามแนวทางเหล่านี้:
- ชื่อไฟล์สามารถมีอักขระได้ไม่เกิน 255 ตัว โดยนับรวมนามสกุลไฟล์ด้วย
- ชื่อไม่สามารถมีอักขระต่อไปนี้: เครื่องหมายคําถาม (?) เครื่องหมายอัญประกาศ (") เครื่องหมายทับ (/ \) วงเล็บเหลี่ยมเปิดหรือปิด (<>), เครื่องหมายดอกจัน (*) แถบแนวตั้งหรือไปป์ (|) เครื่องหมายจุดคู่ (:) หรือเครื่องหมายย่อหน้า (¶)
ชนิดไฟล์ที่ Access จะบีบอัดได้
เมื่อคุณแนบชนิดไฟล์ใดๆ ก็ตามต่อไปนี้ลงในฐานข้อมูล โปรแกรม Access จะบีบอัดไฟล์เหล่านั้นถ้ายังไม่มีการบีบอัดมาตั้งแต่ต้น
| ส่วนขยายของไฟล์ | บีบอัดหรือไม่ | เหตุผล |
|---|---|---|
| .jpg, .jpeg | ไม่ใช่ | ได้ถูกบีบอัดอยู่แล้ว |
| .gif | ไม่ใช่ | ได้ถูกบีบอัดอยู่แล้ว |
| .png | ไม่ใช่ | ได้ถูกบีบอัดอยู่แล้ว |
| .tif, .tiff | ใช่ | |
| .exif | ใช่ | |
| .bmp | ใช่ | |
| .emf | ใช่ | |
| .wmf | ใช่ | |
| .ico | ใช่ | |
| .zip | ไม่ใช่ | ได้ถูกบีบอัดอยู่แล้ว |
| .cab | ไม่ใช่ | ได้ถูกบีบอัดอยู่แล้ว |
| .docx | ไม่ใช่ | ได้ถูกบีบอัดอยู่แล้ว |
| .xlsx | ไม่ใช่ | ได้ถูกบีบอัดอยู่แล้ว |
| .xlsb | ไม่ใช่ | ได้ถูกบีบอัดอยู่แล้ว |
| .pptx | ไม่ใช่ | ได้ถูกบีบอัดอยู่แล้ว |
รูปแบบไฟล์ที่ถูกบล็อก
Access จะบล็อกชนิดไฟล์ที่แนบต่อไปนี้ ในขณะนี้ คุณไม่สามารถยกเลิกการบล็อกชนิดไฟล์ใดๆ ที่แสดงอยู่ที่นี่ได้
| .ade | .ins | .mda | .scr |
|---|---|---|---|
| .adp | .isp | .mdb | .sct |
| .app | .its | .mde | .shb |
| .asp | .js | .mdt | .shs |
| .bas | .jse | .mdw | .tmp |
| .bat | .ksh | .mdz | .url |
| .cer | .lnk | .msc | .vb |
| .chm | .mad | .msi | .vbe |
| .cmd | .maf | .msp | .vbs |
| .com | .mag | .mst | .vsmacros |
| .cpl | .mam | .ops | .vss |
| .crt | .maq | .pcd | .vst |
| .csh | .mar | .pif | .vsw |
| .exe | .mas | .prf | .ws |
| .fxp | .mat | .prg | .wsc |
| .hlp | .mau | .pst | .wsf |
| .hta | .mav | .reg | .wsh |
| .inf | .maw | .scf |
การแนบไฟล์กับระเบียนด้วยการเขียนโปรแกรม
Access จะแสดงรูปแบบวัตถุและส่วนติดต่อการเขียนโปรแกรมสําหรับการแนบไฟล์กับระเบียนด้วยการเขียนโปรแกรมโดยใช้โค้ด Visual Basic for Applications (VBA) สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับการแนบไฟล์ด้วยการเขียนโปรแกรม ให้ดูบทความ LoadFromFile และ SaveToFile