ไฟล์ฐานข้อมูลสามารถขยายได้อย่างรวดเร็วตามการใช้งานของคุณ บางครั้งก็เป็นอุปสรรคต่อประสิทธิภาพการทํางาน บางครั้งอาจเสียหายหรือเสียหายได้ คุณสามารถใช้คําสั่ง กระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล เพื่อป้องกันหรือแก้ไขปัญหาเหล่านี้ กระบวนการกระชับไม่ได้บีบอัดข้อมูลของคุณ — แต่เป็นการทําให้ไฟล์ฐานข้อมูลมีขนาดเล็กลงโดยการกําจัดพื้นที่ว่างที่ยังไม่ได้ใช้ คําสั่งกระ ชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล ยังสามารถช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพฐานข้อมูลของคุณได้อีกด้วย
เคล็ดลับ: การแยกฐานข้อมูลสามารถช่วยป้องกันความเสียหายของไฟล์ฐานข้อมูลและจํากัดการสูญหายของข้อมูลโดยการเก็บข้อมูลไว้ในไฟล์แยกต่างหากที่ผู้ใช้ไม่สามารถเข้าถึงได้โดยตรง
วิธีการกระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล
มีหลายวิธีในการกระชับและการซ่อมแซมฐานข้อมูล หลักปฏิบัติทั่วไปคือการกระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูลโดยอัตโนมัติเมื่อปิด นอกจากนี้ คุณสามารถเรียกใช้คําสั่ง กระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล ด้วยตนเองเมื่อคุณเปิดฐานข้อมูล และบนฐานข้อมูลที่ไม่ได้เปิดอยู่
ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น
ดําเนินการต่อไปนี้ก่อนที่คุณจะเริ่มดําเนินการกระชับและซ่อมแซม:
- สํารองฐานข้อมูล ระหว่างขั้นตอนการซ่อมแซม Access อาจตัดข้อมูลบางอย่างออกจากตารางที่เสียหาย บางครั้งอาจสามารถกู้คืนข้อมูลนี้จากการสํารองข้อมูลได้ นอกเหนือจากกลยุทธการสํารองข้อมูลตามปกติของคุณ คุณควรทําการสํารองข้อมูลทันทีก่อนที่จะใช้คําสั่งกระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ปกป้องข้อมูลของคุณด้วยกระบวนการสํารองและการคืนค่า
-
รับการเข้าถึงแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลในฐานข้อมูล การดําเนินการกระชับและซ่อมแซมจําเป็นต้องมีการเข้าถึงพิเศษไปยังไฟล์ฐานข้อมูล เนื่องจากการดําเนินการอาจรบกวนผู้ใช้คนอื่น คุณควรแจ้งให้ผู้ใช้คนอื่นทราบเมื่อคุณวางแผนที่จะเรียกใช้การดําเนินการกระชับและซ่อมแซม เพื่อให้พวกเขาหลีกเลี่ยงการใช้ฐานข้อมูลในช่วงเวลาดังกล่าว สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูการเปิดฐานข้อมูล Access ที่มีอยู่แล้ว
บอกผู้ใช้ว่าพวกเขาต้องหลีกเลี่ยงการใช้ฐานข้อมูลเป็นระยะเวลาเท่าใด ถ้าคุณเรียกใช้การดําเนินการกระชับและซ่อมแซมเป็นประจํา ให้บันทึกระยะเวลาที่ใช้อยู่เสมอ จากนั้น คุณสามารถทําการประเมินที่แม่นยํามากขึ้นเพื่อเป็นแนวทางให้ผู้ใช้อื่นเกี่ยวกับระยะเวลาที่พวกเขาควรหลีกเลี่ยงการใช้งานฐานข้อมูล - ได้รับสิทธิ์ไฟล์ที่เพียงพอในฐานข้อมูล ถ้าคุณไม่มีสิทธิ์ที่เพียงพอและคุณจําเป็นต้องกระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล ให้ติดต่อขอความช่วยเหลือจากผู้ดูแลระบบของคุณ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูการเปลี่ยนแปลงการแชร์ไฟล์ผ่านเครือข่ายใน Windows
กระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูลโดยอัตโนมัติเมื่อเปิด
คุณสามารถเลือกตัวเลือกฐานข้อมูล กระชับเมื่อปิด ถ้าคุณต้องการให้กระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูลโดยอัตโนมัติเมื่อปิด การตั้งค่าตัวเลือกนี้จะส่งผลเฉพาะกับฐานข้อมูลที่เปิดอยู่เท่านั้น ตั้งค่าตัวเลือกนี้แยกต่างหากสําหรับแต่ละฐานข้อมูลที่คุณต้องการให้กระชับและซ่อมแซมโดยอัตโนมัติ ฐานข้อมุลแบบหลายผู้ใช้ คุณอาจไม่ต้องการตั้งค่าตัวเลือกนี้ เนื่องจากอาจรบกวนความพร้อมใช้งานของฐานข้อมูลเป็นระยะๆ
- เลือกตัวเลือกไฟล์>
- ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Access ให้เลือก ฐานข้อมูลปัจจุบัน
- ภายใต้ ตัวเลือกแอปพลิเคชัน เลือกกล่องโต้ตอบ กระชับข้อมูลเมื่อปิด
- เลือก ตกลง
- ปิดแล้วเปิดฐานข้อมูลใหม่เพื่อให้ตัวเลือกมีผล
กระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูลที่คุณเปิดด้วยตนเอง
- เลือกข้อมูลไฟล์>>กระชับ & ซ่อมแซมฐานข้อมูล
Access จะสร้างสําเนาของฐานข้อมูลที่กระชับข้อมูลและซ่อมแซมแล้วในตําแหน่งที่ตั้งเดียวกัน
กระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูลที่ไม่ได้เปิดอยู่ด้วยตนเอง
ใช้กระบวนงานนี้เมื่อคุณไม่สามารถเปิดฐานข้อมูล Access ได้โดยตรง
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีผู้ใช้อื่นกําลังใช้ไฟล์ฐานข้อมูลอยู่ในขณะนี้
- เริ่มโปรแกรม Access
- บนหน้า เทมเพลต ให้คลิกสองครั้งที่ฐานข้อมูลเปล่า
- เลือก ปิดไฟล์>
- เลือก เครื่องมือ>ฐานข้อมูลกระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล
- ในกล่องโต้ตอบ ฐานข้อมูลเพื่อกระชับจาก ให้นำทางแล้วคลิกสองครั้งบนฐานข้อมูลที่คุณต้องการกระชับหรือซ่อมแซม
Access จะสร้างสําเนาของฐานข้อมูลที่กระชับข้อมูลและซ่อมแซมแล้วในตําแหน่งที่ตั้งเดียวกัน
กระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูลที่เสียหายเมื่อ Access พร้อมท์คุณ
เมื่อคุณพยายามเปิดไฟล์ฐานข้อมูลที่เสียหาย ถ้าคุณได้รับพร้อมท์โดย Access ให้กระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล ให้เลือกใช่ สิ่งสองสิ่งอาจเกิดขึ้นได้:
- ถ้า Access ซ่อมแซมไฟล์ที่เสียหายเสร็จแล้ว โปรแกรมจะแสดงข้อความระบุสถานะว่าการซ่อมแซมสำเร็จและคุณควรตรวจสอบเนื้อหาของฐานข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเรียบร้อย
- ถ้า Access ซ่อมแซมสําเร็จแค่บางส่วน โปรแกรมจะติดตามวัตถุในฐานข้อมูลที่ไม่สามารถซ่อมแซมได้ในตารางระบบที่ชื่อ MSysCompactErrors Access จะเปิดตาราง MSysCompactErrors ในมุมมองแผ่นข้อมูล ถ้าคุณมีการสํารองข้อมูลก่อนหน้าเอาไว้ก่อนที่ฐานข้อมูลจะเสียหาย คุณสามารถใช้ตาราง MSysCompactErrors เพื่อตัดสินใจว่าจะนําเข้าวัตถุใดไปยังฐานข้อมูลที่ซ่อมแซมแล้วของคุณ เมื่อต้องการแสดงตารางระบบ ให้คลิกขวาที่แถบชื่อเรื่องการนําทาง จากนั้นในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกการนําทาง ให้เลือก แสดงวัตถุของระบบ
เหตุใดคุณจึงควรกระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล
ภาพรวมนี้อธิบายวิธีการใช้คำสั่ง กระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล สามารถช่วยป้องกันและแก้ไขปัญหาต่อไปนี้ที่บางครั้งอาจส่งผลต่อฐานข้อมูล: ไฟล์มีขนาดใหญ่ขึ้นตามการใช้งานและไฟล์เสียหาย
ไฟล์ฐานข้อมูลขยายจากการใช้งาน
เมื่อคุณเพิ่มและอัปเดตข้อมูลและเปลี่ยนรูปแบบของไฟล์ ไฟล์ฐานข้อมูลจะมีขนาดใหญ่ขึ้น การเติบโตนี้บางส่วนมาจากข้อมูลใหม่ แต่บางส่วนมาจากแหล่งข้อมูลอื่น:
- Access สร้างวัตถุชั่วคราวที่ถูกซ่อนเพื่อทํางานต่างๆ ให้สําเร็จ บางครั้ง วัตถุชั่วคราวเหล่านี้ยังคงอยู่ในฐานข้อมูลหลังจาก Access ไม่ต้องการอีกต่อไป
- เมื่อคุณลบวัตถุในฐานข้อมูล พื้นที่ว่างในดิสก์ที่มีวัตถุดังกล่าวอยู่จะยังไม่กลับมาโดยอัตโนมัติ — ไฟล์ฐานข้อมูลจะยังคงใช้พื้นที่ว่างในดิสก์ดังกล่าว แม้ว่าจะลบวัตถุไปแล้วก็ตาม
เมื่อไฟล์ฐานข้อมูลของคุณเต็มไปด้วยวัตถุชั่วคราวและวัตถุที่ถูกลบไปแล้ว ประสิทธิภาพการทํางานของไฟล์จะลดลง วัตถุอาจเปิดได้ช้าขึ้น อาจใช้เวลาในการเรียกใช้คิวรีนานกว่าปกติ และการดําเนินการทั่วไปอาจใช้เวลานานขึ้น
ไฟล์ฐานข้อมูลอาจเสียหาย
ในบางครั้ง ไฟล์ฐานข้อมูลอาจเสียหาย ถ้าไฟล์ฐานข้อมูลถูกแชร์ผ่านเครือข่ายและผู้ใช้หลายคนทํางานโดยตรงกับไฟล์อย่างต่อเนื่อง ไฟล์อาจมีความเสี่ยงเล็กน้อยที่จะเกิดความเสียหาย ความเสี่ยงของความเสียหายอาจมากขึ้นถ้าผู้ใช้แก้ไขข้อมูลในเขตข้อมูลข้อความยาวบ่อยๆ และความเสี่ยงจะเพิ่มขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป คุณสามารถลดความเสี่ยงนี้ได้โดยใช้คําสั่งกระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล
บ่อยครั้งที่ชนิดความเสียหายนี้เป็นผลจากการเกิดปัญหากับโมดูล Visual Basic for Applications (VBA) และเป็นต้นเหตุข้อความเสี่ยงต่อการสูญหายของข้อมูล อย่างไรก็ตาม ความเสียหายชนิดนี้ทําให้เกิดความเสี่ยงต่อความเสียหายของรูปแบบฐานข้อมูล เช่น สูญเสียรหัส VBA หรือฟอร์มไม่เสถียร
การเสียหายของไฟล์ฐานข้อมูลมักจะไม่ส่งผลให้สูญเสียข้อมูล โดยปกติแล้ว การสูญเสียนี้จะจํากัดเฉพาะการกระทําล่าสุดของผู้ใช้รายเดียว นั่นคือการเปลี่ยนแปลงเดียวที่เกิดขึ้นกับข้อมูล เมื่อผู้ใช้เริ่มเปลี่ยนข้อมูลและการเปลี่ยนแปลงเสียหาย — ตัวอย่างเช่น เนื่องจากสูญเสียบริการเครือข่าย — Acces ทําเครื่องหมายว่าไฟล์ฐานข้อมูลเสียหาย คุณสามารถซ่อมแซมไฟล์ได้ แต่ข้อมูลบางอย่างอาจหายไปหลังการซ่อมแซมเสร็จสมบูรณ์