เพิ่มเติมเกี่ยวกับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

คุณสามารถใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเพื่อจำกัดชนิดข้อมูลหรือค่าที่ผู้ใช้ใส่ลงในเซลล์ได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเพื่อคำนวณค่าสูงสุดที่อนุญาตในเซลล์ตามค่าจากที่อื่นในเวิร์กบุ๊ก ในตัวอย่างต่อไปนี้ ผู้ใช้พิมพ์ abc ซึ่งไม่ใช่ค่าที่ยอมรับได้ในเซลล์นั้น

การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลจะมีประโยชน์เมื่อใด

การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลมีค่ามากเมื่อคุณต้องการแชร์เวิร์กบุ๊กกับผู้อื่น และคุณต้องการให้ข้อมูลที่ใส่มีความแม่นยำและสอดคล้องกัน นอกเหนือจากสิ่งอื่นๆ แล้ว คุณยังสามารถใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลสำหรับสิ่งต่อไปนี้ได้:

• จำกัดการใส่ข้อมูลเป็นรายการที่กำหนดไว้ล่วงหน้าในรายการ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจำกัดการเลือกแผนกของผู้ใช้เป็น บัญชี บัญชีเงินเดือน ทรัพยากรบุคคล เป็นต้น
• จำกัดจำนวนที่นอกเหนือจากช่วงที่ระบุ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถระบุการป้อนค่าเปอร์เซ็นต์สูงสุดสำหรับการขึ้นเงินเดือนตามประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน อาจจะ 3% หรือเฉพาะจำนวนระหว่าง 1 ถึง 100
• จำกัดวันที่ที่นอกเหนือจากกรอบเวลาที่กำหนด ตัวอย่างเช่น ในคำขอลางานของพนักงาน คุณสามารถป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเลือกวันที่ก่อนวันนี้ได้
• จำกัดเวลาที่นอกเหนือจากกรอบเวลาที่กำหนด ตัวอย่างเช่น คุณสามารถระบุการจัดกำหนดการประชุมระหว่าง 8:00 น. และ 17:00 น. ได้
• จำกัดจำนวนของอักขระข้อความ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจำกัดข้อความที่อนุญาตในเซลล์เป็น 10 อักขระหรือน้อยกว่าได้
• ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลโดยอ้างอิงจากสูตรหรือค่าในเซลล์อื่น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเพื่อตั้งค่าขีดจำกัดสูงสุดสำหรับค่าคอมมิชชั่นและโบนัสตามค่าค่าจ้างที่คาดการณ์โดยรวม ถ้าผู้ใช้ใส่ค่ามากเกินกว่าจำนวนที่กำหนดจะเห็นข้อความแสดงข้อผิดพลาด

ข้อความป้อนค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและข้อความแสดงข้อผิดพลาด

คุณสามารถเลือกแสดงข้อความแนะนำการป้อนข้อมูลเมื่อผู้ใช้เลือกเซลล์ได้ โดยทั่วไปข้อความแนะนำการป้อนข้อมูลจะใช้เพื่อเสนอคำแนะนำให้ผู้ใช้เกี่ยวกับชนิดของข้อมูลที่คุณต้องการให้ใส่ลงในเซลล์ ข้อความชนิดนี้จะปรากฏใกล้กับเซลล์ คุณสามารถย้ายข้อความนี้หากคุณต้องการ และข้อความจะยังคงมองเห็นได้จนกว่าคุณจะย้ายไปยังเซลล์อื่นหรือกด Esc

คุณตั้งค่าข้อความป้อนค่าของคุณในแท็บการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่สอง

เมื่อผู้ใช้คุ้นเคยกับข้อความป้อนค่าของคุณแล้ว คุณสามารถยกเลิกการเลือกตัวเลือก แสดงข้อความป้อนค่าเมื่อเซลล์ถูกเลือก

คุณยังสามารถแสดง การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด ที่ปรากฏหลังจากผู้ใช้ใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องได้เช่นกัน

คุณสามารถเลือกจากการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดสามชนิดดังนี้

ไอคอน	ชนิด	ใช้เพื่อ
	หยุด	ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ใส่ข้อมูลไม่ถูกต้องในเซลล์ ข้อความแจ้งเตือน หยุด มีสองตัวเลือก: ลองใหม่ หรือ ยกเลิก
	คำเตือน	แจ้งเตือนผู้ใช้ว่าข้อมูลที่พวกเขาใส่ไม่ถูกต้อง โดยไม่ขัดขวางไม่ให้พวกเขาใส่ข้อมูลนั้น เมื่อข้อความแจ้งเตือน คำเตือน ปรากฏขึ้น ผู้ใช้สามารถคลิก ใช่ เพื่อยอมรับการใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ไม่ เพื่อแก้ไขการใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง หรือ ยกเลิก เพื่อเอาการใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องออก
	ข้อมูล	แจ้งผู้ใช้ว่าข้อมูลที่พวกเขาใส่ไม่ถูกต้อง โดยไม่ขัดขวางไม่ให้พวกเขาใส่ข้อมูลนั้น การแจ้งเตือนข้อผิดพลาดชนิดนี้มีความยืดหยุ่นสูง เมื่อข้อความแจ้งเตือน ข้อมูล ปรากฏขึ้น ผู้ใช้สามารถคลิก ตกลง เพื่อยอมรับค่าที่ไม่ถูกต้อง หรือ ยกเลิก เพื่อปฏิเสธ

เคล็ดลับสำหรับการทำงานกับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

ใช้เคล็ดลับและลูกเล่นเหล่านี้สำหรับการทำงานกับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel

• ความกว้างของรายการดรอปดาวน์ถูกกำหนดโดยความกว้างของเซลล์ที่มีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล คุณอาจต้องปรับความกว้างของเซลล์เพื่อป้องกันไม่ให้ตัดทอนความกว้างของรายการที่ถูกต้องซึ่งมีความกว้างมากกว่าความกว้างของรายการดรอปดาวน์

• ถ้าคุณวางแผนที่จะป้องกันเวิร์กชีตหรือเวิร์กบุ๊ก ให้ทำการป้องกันหลังจากที่คุณเสร็จสิ้นการระบุการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ปลดล็อกเซลล์ที่ตรวจสอบแล้วก่อนที่คุณจะป้องกันเวิร์กชีต มิฉะนั้นผู้ใช้จะไม่สามารถพิมพ์ข้อมูลใดๆ ในเซลล์นั้นได้ ดู ป้องกันเวิร์กชีต

• ถ้าคุณวางแผนที่จะแชร์เวิร์กบุ๊ก ให้แชร์หลังจากคุณระบุการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและการป้องกันแล้วเท่านั้น หลังจากคุณแชร์เวิร์กบุ๊ก คุณจะไม่สามารถเปลี่ยนการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องได้ ยกเว้นคุณจะหยุดการแชร์

• คุณสามารถนำการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลไปใช้ได้กับเซลล์ที่มีการใส่ข้อมูลแล้ว อย่างไรก็ตาม Excel จะไม่แจ้งเตือนคุณโดยอัตโนมัติว่าเซลล์ที่มีอยู่แล้วมีข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ในสถานการณ์นี้ คุณสามารถไฮไลต์ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องโดยแนะนำให้ Excel วงกลมข้อมูลดังกล่าวในเวิร์กชีต เมื่อคุณระบุข้อมูลที่ไม่ถูกต้องแล้ว คุณสามารถซ่อนวงกลมได้อีกครั้ง ถ้าคุณแก้ไขการใส่ข้อมูล วงกลมจะหายไปโดยอัตโนมัติ

  

  เมื่อต้องการนําวงกลมไปใช้ ให้เลือกเซลล์ที่คุณต้องการประเมิน แล้วไปที่การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลของ เครื่องมือ>ข้อมูล>วงกลมข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง>

  

• เมื่อต้องการเอาการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลสําหรับเซลล์ออกอย่างรวดเร็ว ให้เลือกการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล แล้วไปที่การตั้งค่า>การตรวจสอบความถูกต้องของ>ข้อมูลเครื่องมือ>ข้อมูล>ล้างทั้งหมด

• เมื่อต้องการหาเซลล์ในเวิร์กชีตที่มีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล บนแท็บ หน้าหลัก ในกลุ่ม การแก้ไข ให้คลิก ค้นหาและเลือก จากนั้นคลิก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล หลังจากที่คุณพบเซลล์ที่มีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลแล้ว คุณสามารถเปลี่ยน คัดลอก หรือเอาการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องออกได้

• ในขณะที่สร้างการรายการดรอปดาวน์ คุณสามารถใช้คำสั่ง กำหนดชื่อ (แท็บ สูตร กลุ่ม ชื่อที่กำหนด) เพื่อกำหนดชื่อสำหรับช่วงที่มีรายการ หลังจากที่คุณสร้างรายการดังกล่าวบนเวิร์กชีตอื่น คุณสามารถซ่อนเวิร์กชีตที่มีรายการนั้นแล้วป้องกันเวิร์กบุ๊กเพื่อทำให้ผู้ใช้ไม่สามารถเข้าถึงรายการดังกล่าวได้

• ถ้าคุณเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของเซลล์ คุณสามารถนำการเปลี่ยนแปลงของคุณไปใช้กับเซลล์อื่นทั้งหมดที่มีการตั้งค่าไว้เหมือนกันได้ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ บนแท็บ การตั้งค่า ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย นำการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ไปใช้กับเซลล์อื่นทั้งหมดที่มีการตั้งค่าเหมือนกัน

• ถ้าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลไม่ทำงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่า:

  • ผู้ใช้ไมได้คัดลอกหรือเติมข้อมูล - การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลถูกออกแบบมาให้แสดงข้อความและป้องกันการใส่ข้อมุลที่ไม่ถูกต้องเมื่อผู้ใช้ใส่ค่าลงในเซลล์โดยตรงเท่านั้น เมื่อข้อความถูกคัดลอกหรือเติม จะไม่ปรากฏข้อความ เมื่อต้องการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้คัดลอกและเติมข้อมูลด้วยการลากแล้วปล่อยเซลล์ ให้ไปที่ตัวเลือก>ไฟล์>ตัวเลือก>การแก้ไขขั้นสูง>ล้างกล่องกาเครื่องหมาย เปิดใช้งานจุดจับเติมและการลากแล้วปล่อยเซลล์ จากนั้นป้องกันเวิร์กชีต
  • การคํานวณใหม่ด้วยตนเองถูกปิดใช้งาน - ถ้าการคํานวณใหม่ด้วยตนเองเปิดอยู่ เซลล์ที่ไม่มีการคํานวณใหม่สามารถป้องกันไม่ให้มีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้อย่างถูกต้อง เมื่อต้องการปิดการคํานวณใหม่ด้วยตนเอง ให้ไปที่แท็บ >สูตร ในกลุ่ม >ตัวเลือก>การคํานวณ ให้คลิก อัตโนมัติ
  • สูตรไม่มีข้อผิดพลาด - ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสูตรในเซลล์ที่มีการตรวจสอบความถูกต้องไม่ได้ทำให้เกิดข้อผิดพลาด เช่น #REF! หรือ #DIV/0! Excel จะละเว้นการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลจนกว่าคุณจะแก้ไขให้ถูกต้อง
  • เซลล์ที่อ้างอิงในสูตรถูกต้อง - ถ้าเซลล์ที่อ้างอิงเปลี่ยนจนทำให้สูตรในเซลล์ที่ได้รับการตรวจสอบความถูกต้องคำนวณผลลัพธ์ผิด ข้อความการตรวจสอบความถูกต้องสำหรับเซลล์นั้นจะไม่ปรากฏขึ้นมา
  • ตาราง Excel อาจเชื่อมโยงกับไซต์ SharePoint - คุณไม่สามารถเพิ่มการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลไปยังตาราง Excel ที่เชื่อมโยงกับไซต์ SharePoint ได้ เมื่อต้องการเพิ่มการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล คุณต้องยกเลิกการเชื่อมโยงตาราง Excel หรือแปลงตาราง Excel เป็นช่วง
  • คุณอาจกำลังใส่ข้อมูลอยู่ - คำสั่งการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลจะไม่พร้อมใช้งานในขณะที่คุณกำลังใส่ข้อมูลลงในเซลล์ เมื่อต้องการเสร็จสิ้นการใส่ข้อมูล ให้กด Enter หรือ ESC เพื่อออก
  • เวิร์กชีตอาจถูกป้องกันหรือถูกแชร์ - คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้ ถ้าเวิร์กบุ๊กของคุณถูกแชร์หรือถูกป้องกันไว้ คุณจำเป็นต้องยกเลิกการแชร์หรือยกเลิกการป้องกันเวิร์กบุ๊กของคุณก่อน

วิธีอัปเดตหรือเอาการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลออกจากเวิร์กบุ๊กที่สืบทอดมา

ถ้าคุณสืบทอดเวิร์กบุ๊กที่มีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล คุณสามารถปรับเปลี่ยนหรือเอาการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลออกได้ ยกเว้นเวิร์กชีตจะได้รับการป้องกันอยู่ ถ้าเวิร์กชีตได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่านที่คุณไม่รู้จัก คุณควรลองติดต่อเจ้าของเดิมให้ช่วยคุณยกเลิกการป้องกันเวิร์กชีต เนื่องจาก Excel ไม่มีวิธีกู้คืนรหัสผ่านที่ไม่รู้จักหรือสูญหาย คุณยังสามารถคัดลอกข้อมูลไปยังเวิร์กชีตอื่น จากนั้นเอาการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลออก

ถ้าคุณเห็นการแจ้งเตือนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเมื่อคุณพยายามใส่หรือเปลี่ยนข้อมูลในเซลล์และคุณไม่แน่ใจว่าข้อมูลใดที่คุณสามารถใส่ได้ ให้ติดต่อเจ้าของเวิร์กบุ๊ก

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมไหม

คุณสามารถสอบถามผู้เชี่ยวชาญใน ชุมชนด้านเทคนิคของ Excel หรือรับการสนับสนุนใน ชุมชนได้เสมอ