การสร้าง การแก้ไข และการจัดการการเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอก

ข้อมูลในเวิร์กบุ๊ก Excel อาจมาจากตําแหน่งที่ตั้งที่แตกต่างกันสองตําแหน่ง ข้อมูลอาจถูกจัดเก็บโดยตรงในเวิร์กบุ๊ก หรืออาจเก็บไว้ในแหล่งข้อมูลภายนอก เช่น ไฟล์ข้อความ ฐานข้อมูล หรือคิวบ์ Online Analytical Processing (OLAP) แหล่งข้อมูลภายนอกจะเชื่อมต่อกับเวิร์กบุ๊กผ่านการเชื่อมต่อข้อมูล ซึ่งเป็นชุดข้อมูลที่อธิบายวิธีการค้นหา เข้าสู่ระบบ คิวรี และเข้าถึงแหล่งข้อมูลภายนอก

เมื่อคุณเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลภายนอก คุณยังสามารถดําเนินการรีเฟรชเพื่อเรียกใช้ข้อมูลที่อัปเดต ในแต่ละครั้งที่คุณรีเฟรชข้อมูล คุณจะเห็นข้อมูลเวอร์ชันล่าสุด รวมถึงการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่ทํากับข้อมูลตั้งแต่มีการรีเฟรชครั้งล่าสุด

ข้อมูลการเชื่อมต่อสามารถถูกเก็บไว้ในเวิร์กบุ๊กหรือในไฟล์การเชื่อมต่อ เช่น ไฟล์ Office Data Connection (ODC) (.odc) หรือไฟล์ Universal Data Connection (UDC) (.udcx) ไฟล์การเชื่อมต่อจะมีประโยชน์เป็นพิเศษสําหรับการแชร์การเชื่อมต่อบนพื้นฐานที่สอดคล้องกันและเพื่ออํานวยความสะดวกในการดูแลแหล่งข้อมูล

ถ้าคุณใช้ไฟล์การเชื่อมต่อเพื่อเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล Excel จะคัดลอกข้อมูลการเชื่อมต่อจากไฟล์การเชื่อมต่อลงในเวิร์กบุ๊ก Excel เมื่อคุณทําการเปลี่ยนแปลงโดยใช้กล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมต่อ คุณกําลังแก้ไขข้อมูลการเชื่อมต่อข้อมูลที่เก็บอยู่ในเวิร์กบุ๊ก Excel ปัจจุบัน และไม่ใช่ไฟล์การเชื่อมต่อข้อมูลต้นฉบับที่อาจถูกใช้ในการสร้างการเชื่อมต่อ ซึ่งระบุโดยชื่อไฟล์ที่แสดงในคุณสมบัติ ไฟล์การเชื่อมต่อ เมื่อคุณแก้ไขข้อมูลการเชื่อมต่อ (ยกเว้นคุณสมบัติ ชื่อการเชื่อมต่อ และ คําอธิบายการเชื่อมต่อ ) ลิงก์ไปยังไฟล์การเชื่อมต่อจะถูกเอาออก และคุณสมบัติ ไฟล์การเชื่อมต่อ จะถูกล้าง

โดยการใช้กล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมต่อ หรือตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล คุณสามารถใช้ Excel เพื่อสร้างไฟล์การเชื่อมต่อข้อมูล Office (ODC) (.odc) ได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู คุณสมบัติการเชื่อมต่อ และ แชร์ข้อมูลกับ ODC

1. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   • สร้างการเชื่อมต่อใหม่ไปยังแหล่งข้อมูล สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ย้ายข้อมูลจาก Excel ไปยัง Access,นําเข้าหรือส่งออกไฟล์ข้อความ หรือเชื่อมต่อกับฐานข้อมูล SQL Server Analysis Services (นําเข้า)

   • ใช้การเชื่อมต่อที่มีอยู่ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ เชื่อมต่อกับ (นําเข้า) ข้อมูลภายนอก

2. บันทึกข้อมูลการเชื่อมต่อไปยังไฟล์การเชื่อมต่อโดยการคลิก ส่งออกไฟล์การเชื่อมต่อ บนแท็บ ข้อกําหนด ของกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมต่อ เพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ บันทึกไฟล์ แล้วบันทึกข้อมูลการเชื่อมต่อปัจจุบันไปยังไฟล์ ODC

หมายเหตุ     บานหน้าต่างคิวรี & Connections พร้อมใช้งานใน Microsoft Office 365 สําหรับ Excel และ Excel เวอร์ชันสแตนด์อโลนเวอร์ชัน 2019 หรือใหม่กว่า ซึ่งแทนที่กล่องโต้ตอบ การเชื่อมต่อเวิร์กบุ๊ก ที่มีให้ใช้งานใน Excel เวอร์ชันบนเดสก์ท็อป

คิวรี & บานหน้าต่างการเชื่อมต่อ (เลือกคิวรี> ข้อมูล & Connections) ในตําแหน่งที่ตั้งเดียว คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลและคําสั่งทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อทํางานกับข้อมูลภายนอกของคุณได้ บานหน้าต่างนี้มีสองแท็บ:

• แบบ สอบ ถามแสดงคิวรีทั้งหมดในเวิร์กบุ๊ก คลิกขวาที่คิวรีเพื่อดูคําสั่งที่พร้อมใช้งาน สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ จัดการคิวรี

• คน รู้จัก    แสดงการเชื่อมต่อทั้งหมดในเวิร์กบุ๊ก คลิกขวาที่การเชื่อมต่อเพื่อดูคําสั่งที่พร้อมใช้งาน สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

หมายเหตุ    กล่องโต้ตอบ การเชื่อมต่อเวิร์กบุ๊ก จะพร้อมใช้งานใน Excel เวอร์ชันเดสก์ท็อป แต่ถูกแทนที่ใน Microsoft Office 365 สําหรับ Excel และ Excel 2019 ด้วยคิวรี & บานหน้าต่างการเชื่อมต่อ

กล่องโต้ตอบ การเชื่อมต่อเวิร์กบุ๊ก (เลือก ข้อมูล > Connections) ช่วยให้คุณจัดการการเชื่อมต่ออย่างน้อยหนึ่งรายการไปยังแหล่งข้อมูลภายนอกในเวิร์กบุ๊กของคุณ

คุณสามารถใช้กล่องโต้ตอบนี้เพื่อทําสิ่งต่อไปนี้

• สร้าง แก้ไข รีเฟรช และลบการเชื่อมต่อที่ใช้งานอยู่ในเวิร์กบุ๊ก

• ตรวจสอบว่าข้อมูลภายนอกมาจากที่ใด เนื่องจากตัวอย่างเช่น การเชื่อมต่อถูกกําหนดโดยผู้ใช้อื่น

• แสดงตําแหน่งที่ใช้การเชื่อมต่อแต่ละรายการในเวิร์กบุ๊กปัจจุบัน

• วินิจฉัยข้อความแสดงข้อผิดพลาดเกี่ยวกับการเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอก

• เปลี่ยนเส้นทางการเชื่อมต่อไปยังเซิร์ฟเวอร์หรือแหล่งข้อมูลอื่น หรือแทนที่แฟ้มการเชื่อมต่อสําหรับการเชื่อมต่อที่มีอยู่

• แสดงกล่องโต้ตอบ การเชื่อมต่อที่มีอยู่ เพื่อสร้างการเชื่อมต่อใหม่ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ เชื่อมต่อกับ (นําเข้า) ข้อมูลภายนอก

• แสดงกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมต่อ เพื่อปรับเปลี่ยนคุณสมบัติการเชื่อมต่อข้อมูล แก้ไขแบบสอบถาม และเปลี่ยนแปลงพารามิเตอร์ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

• ทําให้การสร้างและแชร์ไฟล์การเชื่อมต่อกับผู้ใช้เป็นเรื่องง่าย

เมื่อต้องการจัดการการเชื่อมต่อในเวิร์กบุ๊กปัจจุบัน ให้เลือกทําอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้

ระบุการเชื่อมต่อ

ในส่วนบนของกล่องโต้ตอบ การเชื่อมต่อทั้งหมดในเวิร์กบุ๊กจะแสดงโดยอัตโนมัติด้วยข้อมูลต่อไปนี้

คอลัมน์	ข้อคิดเห็น
ชื่อ	ชื่อของการเชื่อมต่อที่กําหนดในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมต่อ
คำอธิบาย	คําอธิบายเพิ่มเติมของการเชื่อมต่อที่กําหนดในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมต่อ
รีเฟรชล่าสุดแล้ว	วันที่และเวลาที่รีเฟรชการเชื่อมต่อสําเร็จครั้งล่าสุด ถ้าว่างเปล่า แสดงว่าไม่เคยมีการรีเฟรชการเชื่อมต่อ

เพิ่มการเชื่อมต่อ

• คลิก เพิ่ม เพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ การเชื่อมต่อที่มีอยู่ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ เชื่อมต่อกับ (นําเข้า) ข้อมูลภายนอก

แสดงข้อมูลการเชื่อมต่อ

• เลือกการเชื่อมต่อ แล้วคลิก คุณสมบัติ เพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมต่อ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

รีเฟรชข้อมูลภายนอก

• คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก รีเฟรช แล้วเลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • เมื่อต้องการรีเฟรชการเชื่อมต่อที่เฉพาะเจาะจง ให้เลือกการเชื่อมต่ออย่างน้อยหนึ่งการเชื่อมต่อ แล้วคลิก รีเฟรช

  • เมื่อต้องการรีเฟรชการเชื่อมต่อทั้งหมดในเวิร์กบุ๊ก ให้ล้างการเชื่อมต่อทั้งหมด แล้วคลิก รีเฟรชทั้งหมด

  • เมื่อต้องการรับข้อมูลสถานะเกี่ยวกับการดําเนินการรีเฟรช ให้เลือกการเชื่อมต่ออย่างน้อยหนึ่งการเชื่อมต่อ แล้วคลิก รีเฟรชสถานะ

  • เมื่อต้องการหยุดการดําเนินการรีเฟรชปัจจุบัน ให้คลิก ยกเลิกการรีเฟรช

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ รีเฟรชการเชื่อมต่อข้อมูลภายนอกใน Excel

เอาการเชื่อมต่อออกอย่างน้อยหนึ่งรายการ

• เลือกการเชื่อมต่ออย่างน้อยหนึ่งรายการเพื่อเอาออกจากเวิร์กบุ๊ก แล้วคลิก เอาออก

  หมายเหตุ: 

  • ปุ่มนี้จะถูกปิดใช้งานเมื่อเวิร์กบุ๊กได้รับการป้องกันหรือวัตถุ เช่น รายงาน PivotTable ที่ใช้การเชื่อมต่อจะได้รับการป้องกัน

  • การเอาการเชื่อมต่อออกจะเอาการเชื่อมต่อออกเท่านั้น และไม่ได้เป็นการเอาวัตถุหรือข้อมูลใดๆ ออกจากเวิร์กบุ๊ก

แสดงตําแหน่งที่ตั้งของการเชื่อมต่ออย่างน้อยหนึ่งรายการในเวิร์กบุ๊ก

• เลือกการเชื่อมต่ออย่างน้อยหนึ่งรายการ จากนั้นภายใต้ ตําแหน่งที่ตั้งที่ใช้การเชื่อมต่อในเวิร์กบุ๊กนี้ ให้คลิกลิงก์ คลิกที่นี่เพื่อดูตําแหน่งที่ใช้การเชื่อมต่อที่เลือก

  ข้อมูลต่อไปนี้จะแสดงขึ้น

คอลัมน์	ข้อคิดเห็น
แผ่น	เวิร์กชีตที่ใช้การเชื่อมต่อ
ชื่อ	ชื่อคิวรี Excel
ตำแหน่งที่ตั้ง	การอ้างอิงไปยังเซลล์ ช่วง หรือวัตถุ
ค่า	ค่าของเซลล์ หรือค่าว่างสําหรับช่วงของเซลล์
สูตร	สูตรของเซลล์ หรือช่วงของเซลล์

การเลือกการเชื่อมต่ออื่นที่ด้านบนของกล่องโต้ตอบจะล้างการแสดงข้อมูลปัจจุบัน