จดหมายเวียนพร้อมด้วยซองจดหมาย

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่ารายชื่อผู้รับของคุณ

รายชื่อผู้รับจดหมายคือแหล่งข้อมูลของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แหล่งข้อมูลที่คุณสามารถใช้กับจดหมายเวียนได้

เคล็ดลับ

ถ้าคุณไม่มีรายชื่อผู้รับจดหมาย คุณสามารถสร้างได้ระหว่างจดหมายเวียน รวบรวมรายการที่อยู่ทั้งหมดของคุณ แล้วเพิ่มรายการที่อยู่ลงในแหล่งข้อมูลของคุณ
ถ้าคุณกำลังใช้สเปรดชีต Excel ให้จัดรูปแบบคอลัมน์รหัสไปรษณีย์หรือหมายเลขรหัสไปรษณีย์ให้เป็นตัวอักษรเพื่อรักษาให้เลขศูนย์ยังคงอยู่ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูที่ การจัดรูปแบบตัวเลข วันที่ และค่าอื่นๆ ของจดหมายเวียนใน Excel
ถ้าคุณต้องการใช้ที่ติดต่อ Outlook ของคุณ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Outlook เป็นโปรแกรมอีเมลเริ่มต้นของคุณ

ถ้าจำเป็น ให้ทดลองใช้ซองจดหมายเป็นชุดเล็กๆ ก่อนที่คุณทำจดหมายเวียนจริง

ไปที่ ไฟล์ > ใหม่ > เอกสารเปล่า
ไปที่ การส่งจดหมาย > ซองจดหมาย
ในกล่อง ที่อยู่ที่จัดส่ง ให้พิมพ์ ที่อยู่ตัวอย่าง เพื่อทดสอบดูว่าซองจดหมายจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อพิมพ์ออกมาแล้ว
พิมพ์ ที่อยู่ของคุณ ในกล่อง ที่อยู่ผู้ส่ง
เลือก ตัวเลือก > ตัวเลือกซองจดหมาย แล้วทำตามขั้นตอนดังนี้:
- เลือกขนาดที่ตรงกับซองจดหมายของคุณ หรือเลือก ขนาดแบบกำหนดเอง เพื่อตั้งขนาด
- ถ้าต้องการ ให้เลือกฟอนต์และระยะห่างจากขอบทางซ้ายและด้านบนสำหรับ ที่อยู่ผู้รับ และ ที่อยู่ผู้ส่ง
บนแท็บ ตัวเลือกการพิมพ์ ให้ยืนยันว่าได้เลือก วิธีป้อน ที่ถูกต้องแล้ว จากนั้นโหลดซองจดหมายให้ตรงกับภาพประกอบ แล้วเลือก ตกลง
เลือก พิมพ์ แล้วเลือก ใช่ เพื่อบันทึกที่อยู่ผู้ส่งเป็นที่อยู่เริ่มต้น

ไปที่ การส่งจดหมาย > เริ่มจดหมายเวียน > ซองจดหมาย
ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกซองจดหมาย ให้ตรวจสอบตัวเลือกของคุณ แล้วเลือก ตกลง
ถ้าคุณต้องการเพิ่มที่อยู่ผู้ส่ง หรือโลโก้ลงในซองจดหมาย คุณก็ควรเพิ่มในตอนนี้
เลือก ไฟล์ > บันทึก

ไปที่การส่งจดหมาย > เลือกผู้รับ
เลือกแหล่งข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แหล่งข้อมูลที่คุณสามารถใช้กับจดหมายเวียนได้
เลือก ไฟล์ > บันทึก

ถ้าคุณจำเป็นต้องแก้ไขรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ดูที่ จดหมายเวียน: แก้ไขผู้รับ

ช่องที่อยู่เป็นเขตข้อมูลจดหมายเวียนที่คุณวางไว้ในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ที่อยู่ปรากฏอยู่บนซองจดหมาย เมื่อต้องการมองเห็นตำแหน่งให้ชัดเจนขึ้น กด CTRL+SHIFT+8 เพื่อเปิดใช้เครื่องหมายย่อหน้า (¶)

วางเคอร์เซอร์ที่ตำแหน่งที่คุณต้องการวางช่องที่อยู่
ไปที่ การส่งจดหมาย > ช่องที่อยู่ แล้วเลือกรูปแบบ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แทรกช่องที่อยู่
เลือกรูปแบบในกล่องโต้ตอบ แทรกช่องที่อยู่ สำหรับชื่อผู้รับที่ต้องการให้ปรากฏบนซองจดมาย
ถ้าคุณต้องการ ให้เลือก ถัดไป หรือ ก่อนหน้า เพื่อเลื่อนดูการบันทึกแบบผ่านๆ ในแหล่งข้อมูลของคุณเพื่อดูว่ามีลักษณะอย่างไร
เลือก ตกลง
ไปที่ ไฟล์ > บันทึก เพื่อบันทึกเอกสารเวียนของคุณ

ถ้าที่อยู่ของคุณมีส่วนใดส่วนหนึ่งขาดหายไป ให้ดูที่ จดหมายเวียน: จับคู่เขตข้อมูล เพื่อแก้ไข

ทำการตรวจสอบขั้นสุดท้ายก่อนที่คุณจะพิมพ์ซองจดหมาย

เลือก ถัดไป หรือ ก่อนหน้า เพื่อเลื่อนดูการบันทึกแบบผ่านๆ ในแหล่งข้อมูลของคุณเพื่อดูว่ามีลักษณะอย่างไร
เลือก เสร็จสิ้นและผสาน > พิมพ์เอกสาร

เมื่อคุณบันทึกเอกสารซองจดหมายเวียน เอกสารนั้นจะยังคงเชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณสำหรับการใช้งานในอนาคต

เมื่อต้องการใช้เอกสารจดหมายเวียนสำหรับซองจดหมายซ้ำ ให้เปิดซองจดหมาย แล้วเลือก ใช่ เมื่อ Word พร้อมท์ให้คุณเก็บการเชื่อมต่อ เมื่อต้องการเปลี่ยนที่อยู่บนเอกสารจดหมายเวียนสำหรับซองจดหมาย ให้เปิดเอกสารและเลือก แก้ไขรายชื่อผู้รับ เพื่อจัดเรียง กรอง และเลือกที่อยู่ที่เฉพาะเจาะจง