จัดการไซต์คอลเลกชันและการตั้งค่าส่วนกลางในศูนย์การจัดการ SharePoint

วางแผนที่จะเก็บไซต์คอลเลกชันที่สามารถจัดการได้

การกํากับดูแล คือชุดของนโยบาย บทบาท ความรับผิดชอบ และกระบวนการที่ควบคุมวิธีที่องค์กรของคุณมีไว้เพื่อบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ ศูนย์เป้าหมายเหล่านี้ในบริการที่คุณให้และการจัดการทรัพย์สินทางปัญญาที่พนักงานของคุณสร้างขึ้น เมื่อคุณวางแผนไซต์คอลเลกชันของคุณ คุณควรสร้างแผนเพื่อควบคุมไซต์คอลเลกชันเหล่านั้นด้วย

เมื่อคุณคิดเกี่ยวกับวิธีจัดโครงสร้างและควบคุมไซต์คอลเลกชันของคุณ ให้พิจารณาคําตอบของคําถามเหล่านี้

ลบและคืนค่าไซต์คอลเลกชัน

As the SharePoint admin, you will also be able to restore deleted site collections. The recycle bin allows you to restore deleted site collections, as long as they have not been in the recycle bin longer than 90 days. หลังจาก 90 วันในถังรีไซเคิล ไซต์คอลเลกชันจะถูกลบอย่างถาวรโดยอัตโนมัติ ถังรีไซเคิลมีเวลาให้คุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าไซต์คอลเลกชันไม่มีข้อมูลที่องค์กรของคุณต้องการ For more information, see Restore a deleted site collection.

การจัดการผู้ดูแลไซต์คอลเลกชัน

บทบาทผู้ดูแลระบบในการดูแลบริการของ SharePointมีสามบทบาท ดังนี้

• ผู้ดูแลระบบส่วนกลาง    ผู้ดูแลระบบพอร์ทัล Microsoft 365 การค้นหา สามารถจัดการสิทธิ์การใช้งานบริการ ผู้ใช้และกลุ่ม โดเมน และบริการที่สมัครใช้งาน ใน Microsoft 365 ผู้ดูแลระบบส่วนกลางยังเป็นผู้ดูแลระบบSharePointอีกด้วย

• ผู้ดูแลระบบ SharePoint    ผู้ดูแลระบบส่วนกลางที่งานหลักคือการจัดการSharePointไซต์โดยใช้ศูนย์SharePointการจัดการ สามารถสร้างและจัดการไซต์คอลเลกชัน กําหนดผู้ดูแลไซต์คอลเลกชัน กําหนดการตั้งค่าผู้เช่า และกําหนดค่า Business Connectivity Services และ Secure Store, การจัดการระเบียน, การค้นหา และโปรไฟล์ผู้ใช้

• ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชัน    ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบในการจัดการไซต์คอลเลกชัน ไซต์คอลเลกชันสามารถมีผู้ดูแลระบบได้หลายผู้ดูแลระบบ แต่มีเพียงผู้ดูแลระบบหลักเพียงคนเดียว ผู้ดูแลSharePointควรกําหนดสิทธิ์ให้กับผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันหลักเมื่อสร้างไซต์คอลเลกชัน และสามารถเพิ่มผู้ดูแลระบบเพิ่มเติมให้กับไซต์คอลเลกชันหลังจากนั้นได้

เมื่อสร้างไซต์คอลเลกชันใน SharePointผู้ดูแลระบบส่วนกลางหรือSharePointเป็นผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันหลัก เป็นการป้องกันที่ดีที่จะจัดให้ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันอย่างน้อยหนึ่งคนเป็นข้อมูลสํารอง เช่นเดียวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่จะให้ผู้ดูแลระบบส่วนกลางรองพร้อมใช้งาน Microsoft 365

For more information, see Manage administrators for a site collection.

อนุญาตให้ผู้ใช้ภายนอกเข้าถึงไซต์ภายในของคุณ

SharePointสามารถเชิญผู้ใช้ภายนอก (ซึ่งก็คือผู้ใช้ที่ไม่มีสิทธิ์การใช้งานในการสมัครใช้งาน Microsoft 365 ของคุณ) สามารถดูหรือแก้ไขเนื้อหาบนไซต์ได้ If you're wondering about what types of users are qualified to be external users and what rights an external user has, see What is an external user?

การแชร์กับภายนอกเป็นฟีเจอร์การร่วมมือกันที่มีประสิทธิภาพที่สามารถรองรับความต้องการขององค์กรของคุณในการร่วมมือกันกับผู้ขายภายนอก ลูกค้า หรือลูกค้าได้ อย่างไรก็ตาม การจัดการการแชร์ภายนอกอย่างรอบคอบเป็นเรื่องสําคัญเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหาที่คุณไม่ต้องการให้แชร์ได้รับการป้องกันอย่างเพียงพอ

มีสามวิธีที่ผู้ใช้สามารถแชร์เนื้อหาบนไซต์กับบุคคลภายนอกองค์กรของคุณได้ ดังนี้

• พวกเขาสามารถแชร์ทั้งไซต์โดยการเชิญผู้ใช้ภายนอกให้ลงชื่อเข้าใช้ไซต์ของคุณโดยใช้บัญชีMicrosoft*Microsoft Office 365 ID ผู้ใช้

• พวกเขาสามารถแชร์เอกสารแต่ละรายการได้โดยการเชิญให้ผู้ใช้ภายนอกลงชื่อเข้าใช้ไซต์ของคุณโดยใช้บัญชีMicrosoft*หรือรหัสMicrosoft Office 365ของผู้ใช้

• พวกเขาสามารถส่งลิงก์ของผู้เยี่ยมชมให้ผู้ใช้เพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้ดูเอกสารแต่ละรายการบนไซต์ของคุณแบบไม่ระบุชื่อได้

* บัญชี Microsoft เช่น Outlook.com และ Hotmail.com จะให้บริการโดย Microsoft Corporation และอยู่ภายใต้ข้อจํากัดและเงื่อนไขและนโยบายความเป็นส่วนตัวของ Microsoft การใช้แอปและบัญชีเหล่านี้อาจส่งผลให้มีการถ่ายโอนข้อมูลลูกค้า ถูกถ่ายโอน จัดเก็บ และ/หรือประมวลผลในประเทศสหรัฐอเมริกาหรือประเทศอื่นๆ ที่ไมโครซอฟท์ บริษัทในเครือหรือผู้ให้บริการของไมโครซอฟท์มีกิจการอยู่

การแชร์กับภายนอกจะไม่เปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้นSharePointสภาพแวดล้อม SharePoint ของคุณ และไซต์คอลเลกชัน แต่คุณสามารถเปิดใช้งานได้หลังจากที่คุณทราบวิธีที่คุณต้องการใช้ฟีเจอร์นี้ You may decide you want to allow external sharing for specific site collections, while leaving it turned off in site collections that will store content that is sensitive for your business.

คุณสามารถกําหนดค่าการแชร์ภายนอกได้สองระดับภายในศูนย์SharePointภายนอก ดังนี้

1. คุณสามารถเปิดหรือปิดการแชร์ภายนอกได้ทั้งหมดในสภาพแวดล้อมแบบ SharePoint (หรือผู้เช่า)    นอกจากนี้ ถ้าคุณเปิดการแชร์ภายนอก คุณสามารถระบุว่าคุณต้องการอนุญาตให้แชร์กับผู้ใช้ที่ได้รับการรับรองความถูกต้องเท่านั้นหรือไม่ หรือถ้าคุณต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้แชร์เนื้อหากับทั้งผู้ใช้ที่ได้รับการรับรองความถูกต้องและผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อผ่านลิงก์ของผู้เยี่ยมชม

2. คุณสามารถเปิดหรือปิดการแชร์ภายนอกของแต่ละไซต์คอลเลกชันได้    ซึ่งช่วยให้คุณสามารถรักษาความปลอดภัยของเนื้อหาบนไซต์คอลเลกชันที่ระบุที่คุณไม่ต้องการแชร์ได้ คุณยังสามารถระบุระดับการแชร์ที่คุณต้องการอนุญาตในไซต์คอลเลกชัน (การแชร์กับผู้ใช้ที่ได้รับการรับรองความถูกต้อง หรือการแชร์กับทั้งผู้ใช้ที่ได้รับการรับรองความถูกต้องและผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อผ่านลิงก์ของผู้เยี่ยมชม)

For more information about enabling and managing external sharing, see Manage external sharing for your SharePoint environment.

จัดการโปรไฟล์ผู้ใช้และแผนของคุณสมบัติโปรไฟล์หรือนโยบายแบบเองใดๆ

เมื่อบัญชีผู้ใช้ถูกสร้างขึ้นด้วย Microsoft 365 ผู้ดูแลระบบสามารถใส่รายละเอียดผู้ใช้ได้ด้วยตนเอง รวมถึงชื่องาน แผนก หมายเลขโทรศัพท์ และคุณสมบัติอื่นๆ ที่ปรากฏในสมุดรายชื่อส่วนกลางของ Microsoft 365 หรือผู้ดูแลระบบสามารถใช้เครื่องมือการซิงโครไนซ์ไดเรกทอรีของ Microsoft Services เพื่อสมารถสร้างบัญชีผู้ใช้ Active Directory ขององค์กรของคุณ (และวัตถุ Active Directory อื่นๆ) Microsoft 365 ได้ ข้อมูลนี้จะถูกป้อนลงในโปรไฟล์SharePointของผู้ใช้

ไม่ว่าคุณจะใส่ข้อมูลโปรไฟล์ผู้ใช้ลงในบริการไดเรกทอรีของ Microsoft 365 ด้วยตนเองหรือซิงค์กับ Active Directory หรือไม่ ถ้ามีข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มลงในโปรไฟล์ผู้ใช้ แต่ไม่มีเขตข้อมูลใดๆ คุณควรสร้างคุณสมบัติโปรไฟล์ผู้ใช้ SharePoint คุณยังสามารถกําหนดนโยบาย การ มีลักษณะการเหล่านี้ได้

คุณสมบัติโปรไฟล์ผู้ใช้เพิ่มเติมสามารถปรับปรุงประสบการณ์การใช้งานทางสังคมSharePointขององค์กรคุณ เช่น การค้นหาบุคคลและข้อเสนอแนะ For example, you might want to create a user profile property for current projects that an employee is working on, which will allow others to find subject matter experts.

โปรดระลึกไว้เสมอว่า คุณสมบัติเหล่านี้จะเจาะจงSharePointและข้อมูลนี้จะไม่ถูกแบบ บัญชีผู้ใช้ของที่ทำงานหรือที่โรงเรียน ของคุณ ซึ่งหมายความว่า Microsoft 365 อื่นๆ เช่น Exchangeหรือ Lync Online จะไม่เห็นข้อมูลนี้เนื่องจากบริการดังกล่าวจะไม่ถูกเพิ่มลงในสมุดรายชื่อส่วนกลาง

เมื่อวางแผนโปรไฟล์ผู้ใช้ คุณอาจเริ่มต้นด้วยการประเมินความต้องการในการร่วมมือกันขององค์กรโดยพิจารณาคําตอบของคําถามต่อไปนี้ To limit the scope of planning, focus on adding properties that enable key business needs or scenarios for each site collection. ถ้าคุณสมบัติที่เกี่ยวข้องไม่ระบุสถานการณ์สมมติที่เฉพาะเจาะจง ให้รอจนกว่าจะระบุความต้องการระหว่างการดําเนินการปกติแทนที่จะวางแผนเพื่อเพิ่มคุณสมบัติเฉพาะเนื่องจากคุณคิดว่าคุณอาจต้องการในอนาคต อาจเป็นไปได้ว่าคุณอาจไม่ need to add new properties at all.

For more information about managing user profiles, see Manage user profiles in SharePoint.

แสดงเนื้อหาที่ปรับให้เป็นแบบส่วนตัวให้กับผู้ใช้ด้วยการกลุ่มเป้าหมายของผู้ชม

SharePointผู้ชมทั้งหมดช่วยให้คุณสามารถแสดงเนื้อหาให้ผู้ใช้เห็นตามงานหรืองานของพวกเขา ผู้ชมสามารถกําหนดได้โดยรายการเดียวหรือหลายรายการ: การเป็นสมาชิกในรายชื่อการแจกจ่าย Windowsกลุ่มความปลอดภัย SharePointกลุ่ม บทบาทองค์กร หรือคุณสมบัติสาธารณะในโปรไฟล์ผู้ใช้ คุณสามารถตั้งเนื้อหาให้กับผู้ชมเพื่อลิงก์การนําทาง ข้อมูลในรายการ ข้อมูลWeb Partเนื้อหา

ก่อนที่คุณจะสร้างผู้ชมเพื่อมุ่งเป้าหมายเนื้อหา คุณควรร่วมงานกับผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันและเจ้าของไซต์เพื่อตรวจสอบว่าองค์ประกอบไซต์ใดจะถูกใช้งานบนไซต์ของพวกเขา ซึ่งจะช่วยให้คุณคิดเกี่ยวกับวิธีที่บุคคลจะโต้ตอบกับไซต์ต่างๆ และระบุวิธีที่คุณต้องการใช้การ Targeting เนื้อหา

เมื่อกําหนดผู้ชมแล้ว คุณสามารถใช้เพื่อกําหนดเนื้อหาเป้าหมายได้หลายวิธี ตัวอย่างเช่น Microsoft Office 2013 คุณสามารถกําหนดลิงก์ที่แสดงใน บันทึกเป็น>SharePointโฟลเดอร์ล่าสุด แล้วตั้งค่าผู้ชมที่สามารถมองเห็นลิงก์แต่ละรายการได้ บนไซต์ส่วนบุคคล (เดิมเรียกว่า ไซต์ของฉัน) คุณสามารถตั้งค่าผู้ชมของลิงก์การนําทางของไซต์ที่ปรากฏบนแถบลิงก์บนสุดได้ ในสภาพแวดล้อมที่ผู้ชมถูกกําหนดค่า ไว้ ผู้ดูแลไซต์สามารถใช้Web Partเพื่อกําหนดเนื้อหาเป้าหมายตามผู้ชมได้

เมื่อวางแผนผู้ชม เป้าหมายควรเป็นการค้นหากลุ่มผู้ชมหลักที่น้อยที่สุดที่เป็นไปได้โดยยึดตามความต้องการขององค์กรของคุณ

SharePointผู้ชมจะแตกต่างจากSharePointของคุณ ถ้าคุณต้องการปิดใช้งานการเข้าถึงไซต์ ไลบรารีเอกสาร หรือเอกสารของบุคคลใดบุคคลหนึ่ง คุณสามารถปิดการใช้งานได้โดยการกําหนดค่าสิทธิ์ For more information about planning for this, see Plan your permissions strategy.

For more information about managing audiences, see Manage user profile audiences in SharePoint.

ตั้งค่าไซต์ส่วนบุคคลให้กับผู้ใช้

ไซต์ของฉันเป็นไซต์ส่วนบุคคลที่มีชุดฟีเจอร์เครือข่ายสังคมและการร่วมมือกันที่หลากหลายให้กับสมาชิกแต่ละคนในองค์กรของคุณ นอกจากนี้ ไซต์ของฉัน ยังมี Microsoft 365 ที่ตั้งส่วนกลางที่พวกเขาสามารถจัดเก็บ แชร์ และติดตามข้อมูลที่พวกเขาต้องการได้ ผู้ใช้สามารถเข้าถึงไซต์ส่วนบุคคลของพวกเขาได้ด้วยการคลิก ไซต์ที่ด้านบนของไซต์ SharePoint การคลิก ตัวดึงข้อมูลข่าวสารหรือOneDriveจะให้ผู้ใช้ไปยังที่ต่างๆ ของไซต์ของฉัน เมื่อไซต์คอลเลกชัน ไซต์ของฉัน ถูกสร้างขึ้นแล้ว นอกจากนี้ ถ้าคุณคลิกชื่อผู้ใช้ที่มุมขวาบนของหน้าใดๆ แล้วคลิก เกี่ยวกับฉัน วิธีนี้จะแสดงให้คุณเห็นหน้า ไซต์ของฉัน ที่อธิบายกิจกรรมของเจ้าของไซต์ของฉัน

ในฐานะผู้ดูแลระบบ SharePoint คุณสามารถปรับแต่งเนื้อหา ไซต์ของฉัน ของผู้ใช้แต่ละคนในองค์กรและเปิดใช้งานนโยบายเพื่อป้องกันความเป็นส่วนตัวได้

ตามค่าเริ่มต้น ไซต์ของฉัน จะมีคอมโพเนนต์หลักต่อไปนี้

• ตัวดึงข้อมูลข่าวสารของฉัน เป็นเพจเริ่มต้น หน้านี้แสดงตัวดึงข้อมูลของกิจกรรมล่าสุดที่เกี่ยวข้องกับเพื่อนร่วมงานและความสนใจที่ระบุของผู้ใช้ ผู้ใช้สามารถกําหนดตัวดึงข้อมูลข่าวสารได้เองโดยการติดตามผู้ร่วมงาน การระบุความสนใจ และการกําหนดค่าชนิดของกิจกรรมที่พวกเขาต้องการติดตาม

• ของฉัน OneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน เนื้อหาเป็นหน้าของ Web Part ที่แสดงเนื้อหาที่ผู้ใช้เก็บไว้ใน ไซต์ของฉัน

• ไซต์ของฉัน คือหน้าของลิงก์ไปยังไซต์ที่ผู้ใช้ตัดสินใจติดตามและลิงก์ไปยังไซต์ที่แนะเสนอ

• เกี่ยวกับฉัน จะแสดงหน้าโปรไฟล์ของผู้ใช้แก่บุคคลอื่นในองค์กรซึ่งผู้ใช้สามารถแชร์ความเชี่ยวชาญ รูปภาพโปรไฟล์ และอื่นๆ ได้ แม้ว่าหน้า เนื้อหาตัวดึงข้อมูลข่าวสารของฉัน และ เนื้อหา OneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน ของฉัน จะพร้อมใช้งานเฉพาะผู้ใช้เท่านั้น หน้า โปรไฟล์ของฉัน คือสิ่งที่ผู้ใช้และบุคคลอื่นในองค์กรเห็นเมื่อพวกเขาเข้าถึง ไซต์ของฉัน ของผู้ใช้

เมื่อต้องการวางแผนไซต์ของฉันอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้ดูแลระบบควรSharePointว่าไซต์ของฉันต้องใช้โควตาใด นอกจากนี้ ผู้ดูแลระบบ SharePoint ยังสามารถระบุข้อมูลการกําหนดค่าที่สําคัญเช่น สถานที่โฮสต์ที่เชื่อถือได้ ศูนย์การค้นหาที่ต้องการ บัญชีผู้ใช้หรือกลุ่มใดที่จะมีสิทธิ์การอ่านบนไซต์ของฉัน และการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยอื่นๆ ที่สามารถพบได้ในศูนย์การจัดการ SharePoint ภายใต้โปรไฟล์ผู้ใช้ นอกจากนี้ SharePointยังควบคุมคุณสมบัติโปรไฟล์ผู้ใช้ที่แสดงบนหน้าโปรไฟล์ของผู้ใช้ ไซต์ของฉัน ด้วย

ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันหรือเจ้าของไซต์สามารถ ระบุว่าฟีเจอร์ตัว ดึงข้อมูลไซต์ ที่พร้อมใช้งานบนไซต์ทีมจะเปิดใช้งานของไซต์หรือไม่ การเปิดฟีเจอร์นี้จะสร้าง ตัวดึงข้อมูลข่าวสารเฉพาะ ไซต์และตัวดึงข้อมูลขนาดเล็กที่สามารถอ่านบนไซต์ หรือตามจาก ไซต์ของฉัน ได้

ตารางต่อไปนี้ให้แนวทางสําหรับสิทธิ์สําหรับฟีเจอร์ทางสังคม:

For more information about managing social features, see Manage personal and social features.

การพิจารณาพิเศษ

ฟีเจอร์ ไซต์ของฉัน ที่ต้องมีข้อควรพิจารณาเป็นพิเศษ มีดังต่อไปนี้

• ตัวดึงข้อมูลข่าวสาร    ตามค่าเริ่มต้น ฟีเจอร์ Newsfeed จะถูกเปิดใช้งาน ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้ไซต์สามารถติดตามกิจกรรมของเพื่อนร่วมงานบนหน้าตัวดึงข้อมูลข่าวสารของไซต์ของฉันของพวกเขาได้ ผู้ใช้สามารถดูได้เฉพาะกิจกรรมในตัวดึงข้อมูลข่าวสารที่พวกเขามีสิทธิ์เท่านั้น เมื่อวางแผนไซต์ของฉัน คุณควรพิจารณาถึงผลกระทบด้านความเป็นส่วนตัวของฟีเจอร์นี้และให้การบรรเทาผลกระทบตามความต้องการของคุณ

• เครื่องมือแท็กและบันทึกย่อ    เครื่องมือแท็กและบันทึกย่อสามารถเปิดหรือปิดใช้งานในศูนย์SharePoint Office 365 ได้โดยใช้การตั้งค่าสิทธิ์ ใช้แท็กและบันทึกย่อ การตั้งค่านี้จะใช้กับผู้ใช้ทั้งหมดที่มีสิทธิ์ ใช้แท็กและบันทึกย่อ

For more information about managing My Sites, see Manage My Site settings for SharePoint and Manage personal and social features.