นําเข้ากําหนดการจาก Excel ไปยัง Shifts

ในบทความนี้

ภาพรวม

นําเข้ากําหนดการของคุณไปยัง Shifts

ดูและแก้ไขข้อผิดพลาดในการนําเข้า

เวิร์กบุ๊กตัวอย่างของ Excel

ภาพรวม

การนําเข้า Excel สามารถดําเนินการกระทําต่อไปนี้ ได้ ซึ่งคุณอาจทําด้วยตนเองใน Shifts:

กําหนดกะและปิดเวลาสําหรับสมาชิกแต่ละคนในทีมของคุณ
เพิ่มกะที่เปิดอยู่
จัดระเบียบกะตามกลุ่ม
เพิ่มสมาชิกทีมลงในกลุ่ม
เพิ่มบันทึกย่อสําหรับวัน

ถ้าคุณต้องการกรอกกําหนดการด้วยตนเอง ให้ดู กรอกกําหนดการใน Shifts

หมายเหตุ:

การนําเข้า Excel ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มข้อมูลกําหนดการ เช่น กะ, การหยุดทํางาน และกะที่เปิดอยู่ ไม่สามารถแก้ไขหรือลบข้อมูลกําหนดการที่มีอยู่แล้วใน Shifts ผ่านทางการนําเข้า Excel ได้
ถ้าคุณปิดใช้งานกะที่เปิดอยู่ใน การตั้งค่า Shifts หรือถ้าคุณไม่มีสิทธิ์ในการเพิ่มกลุ่มลงใน Shifts คุณจะไม่สามารถเพิ่มกะที่เปิดอยู่หรือจัดระเบียบกะตามกลุ่มผ่านการนําเข้า Excel ได้
คุณไม่สามารถนําเข้ากําหนดการล่วงหน้ามากกว่าสองปีของวันที่ปัจจุบันได้

ขั้นแรก ให้คุณใส่ข้อมูลกําหนดการของคุณในเวิร์กบุ๊ก Excel แล้วนําเข้าเวิร์กบุ๊กไปยัง Shifts Shifts มีเวิร์กบุ๊กตัวอย่างของ Excel ที่คุณสามารถใช้เพื่อใส่ข้อมูลกําหนดการของคุณ

คุณสามารถสร้างไฟล์ใหม่โดยยึดตามเวิร์กบุ๊กตัวอย่าง หรือคุณสามารถเพิ่มข้อมูลกําหนดการได้โดยตรง ถ้าคุณใช้เวิร์กบุ๊กตัวอย่าง ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณลบข้อมูลตัวอย่างก่อนที่คุณจะอัปโหลดไฟล์

สิ่งสำคัญ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตั้งค่าภาษาบนอุปกรณ์ของคุณและ รูปแบบตัวเลขใน Excel ถูกตั้งค่าเป็นภูมิภาคเดียวกัน ซึ่งช่วยให้มั่นใจว่ารูปแบบวันที่ของคุณใน Teams ตรงกับสิ่งที่คุณใส่ใน Excel Teams แสดงรูปแบบวันที่และเวลาเดียวกันกับการตั้งค่าภาษา วันที่ และเวลาของอุปกรณ์

ตัวอย่างเช่น ถ้าอุปกรณ์ของคุณและ Excel ถูกตั้งค่าเป็น อังกฤษ (สหรัฐอเมริกา) รูปแบบวันที่ Excel ของ 06/03/2024 จะแสดงวันที่ 3 มีนาคม 2024 อย่างถูกต้องใน Teams ถ้าอุปกรณ์ของคุณถูกตั้งค่าเป็น ภาษาอังกฤษ (สหราชอาณาจักร) และ Excel ถูกตั้งค่าเป็น ภาษาอังกฤษ (สหรัฐอเมริกา) รูปแบบวันที่ของ Excel ของ 06/03/2024 จะถูกตีความเป็น 6 มิถุนายน 2024 ใน Teams

นําเข้ากําหนดการของคุณไปยัง Shifts

ใน Shifts บนเว็บหรือเดสก์ท็อป ให้ไปที่ ตัวเลือกเพิ่มเติม ที่มุมขวาบน แล้วเลือก นําเข้ากําหนดการ
เลือก อัปโหลดไฟล์ ถ้าจําเป็น ให้เลือก ลิงก์ ดาวน์โหลดตัวอย่าง เพื่อรับเวิร์กบุ๊ก Excel ตัวอย่าง
อ่านคําแนะนําในเวิร์กบุ๊กตัวอย่างหรือดูส่วน เวิร์กบุ๊กตัวอย่าง Excel ของบทความนี้ สําหรับรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการเพิ่มข้อมูลกําหนดการของคุณ
กรอกกําหนดการของคุณใน Excel
หลังจากที่คุณเพิ่มข้อมูลกําหนดการของคุณแล้ว คุณก็พร้อมที่จะนําเข้ากําหนดการไปยัง Shifts เลือก อัปโหลดไฟล์ นําทางไปยังตําแหน่งที่คุณบันทึกเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณ แล้วเลือก เปิด
หลังจากที่คุณอัปโหลดไฟล์ของคุณ คุณสามารถตรวจสอบสถานะการอัปโหลดและรายละเอียดในตาราง ประวัติการนําเข้า ได้ คุณจะเห็นสถานะใดสถานะหนึ่งต่อไปนี้ในคอลัมน์ สถานะ :
- นําเข้า ระบุว่ากําหนดการของคุณถูกนําเข้าเรียบร้อยแล้ว และขณะนี้จะแสดงในปฏิทิน Shifts ของคุณ
- ข้อผิดพลาด ระบุว่ากําหนดการของคุณมีข้อผิดพลาดและไม่ได้ถูกนําเข้าหรือถูกนําเข้าเพียงบางส่วน คุณจะเห็นลิงก์ ดาวน์โหลดรายงาน ในคอลัมน์ สถานะ ถ้ากําหนดการของคุณถูกนําเข้าบางส่วน
สิ่งสำคัญ: ตารางแสดงสถานะการอัปโหลด 10 ครั้งล่าสุดจากทีมของคุณในช่วง 30 วันที่ผ่านมา คุณสามารถดูการอัปโหลดจากคุณและผู้จัดการแนวหน้าคนอื่นๆ ในทีมของคุณได้ ถ้ามีผู้จัดการระดับแนวหน้าหลายคนในทีมของคุณกําลังนําเข้ากําหนดการไปยัง Shifts ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณตรวจสอบสถานะการอัปโหลดของคุณก่อนที่จะถูกนําออกจากตาราง

หมายเหตุ:

ไฟล์ Excel ไฟล์เดียวสนับสนุนเอนทิตีกําหนดการสูงสุด 30,000 รายการ, 10,000 รายการของแต่ละเอนทิตี (กะ กะที่เปิด และการปิดเวลา) ถ้าคุณต้องการนําเข้ารายการเพิ่มเติม ให้สร้างอีกไฟล์หนึ่ง
คุณสามารถกําหนดเวลาปิดที่นานกว่า 24 ชั่วโมงได้ อย่างไรก็ตาม กะและกะที่เปิดที่นานกว่า 24 ชั่วโมงจะไม่ได้รับการสนับสนุน

ดูและแก้ไขข้อผิดพลาดในการนําเข้า

เลือก ดาวน์โหลดรายงาน ในคอลัมน์ สถานะ เพื่อดาวน์โหลดไฟล์ข้อผิดพลาด Excel ตามค่าเริ่มต้น ไฟล์จะถูกบันทึกลงในโฟลเดอร์ ดาวน์โหลด บนคอมพิวเตอร์ของคุณด้วยชื่อต่อไปนี้: ImportScheduleErrors_<รหัสทีม>.xls
เปิดไฟล์และไปที่เวิร์กชีต ข้อผิดพลาด แต่ละแถวแสดงตําแหน่งของข้อผิดพลาดและสิ่งที่จําเป็นต้องแก้ไข
ไปที่เวิร์กชีต Shifts, Open shifts หรือ Time off แล้วแก้ไขข้อผิดพลาด ตําแหน่งของข้อผิดพลาดจะถูกเน้นเป็นสีแดง

ในตัวอย่างนี้ กะมีความยาวมากกว่า 24 ชั่วโมง เมื่อต้องการแก้ไขข้อผิดพลาด ให้เปลี่ยนวันที่เริ่มต้นหรือสิ้นสุดของกะ
เมื่อคุณแก้ไขข้อผิดพลาดเสร็จแล้ว ให้บันทึกไฟล์ แล้วนําเข้าไฟล์ไปยัง Shifts อีกครั้ง

เวิร์กบุ๊กตัวอย่างของ Excel

คุณสามารถใช้เวิร์กบุ๊กตัวอย่างของเราเพื่อช่วยให้คุณใส่กําหนดการของคุณใน Excel เวิร์กบุ๊กตัวอย่างของเรามีเวิร์กชีตต่อไปนี้:

คําแนะนํา: คําแนะนําสําหรับวิธีป้อนข้อมูลกําหนดการของคุณ
Shifts, Time Off และ เปิด Shifts: สําหรับการเพิ่มกะ การหยุดทํางาน และกะที่เปิดอยู่
หมายเหตุวัน: สําหรับการใส่บันทึกย่อที่สอดคล้องกับวันใดวันหนึ่ง
สมาชิก: รายการแบบอ่านอย่างเดียวของบุคคลในทีมของคุณซึ่งคุณสามารถกําหนดกะได้

มิฉะนั้น ให้สร้างเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณเองโดยใช้โครงสร้างที่อธิบายไว้ในเวิร์กชีต Shifts, Time Off, Open Shifts และ Day Notes

สิ่งสำคัญ:

คุณไม่สามารถเอาออกหรือเปลี่ยนลําดับของคอลัมน์ในเวิร์กชีตได้ มิฉะนั้น คุณจะได้รับข้อผิดพลาดเมื่อคุณนําเข้าไฟล์
คอลัมน์ที่จําเป็นจะถูกทําเครื่องหมายเป็น ตัวหนา ในแต่ละเวิร์กชีตและไม่สามารถเว้นว่างได้

เลื่อนเวิร์กชีต

ในเวิร์กชีต Shifts แต่ละกะจะปรากฏเป็นแถวที่มี 12 คอลัมน์ ต่อไปนี้เป็นรายละเอียดเกี่ยวกับคอลัมน์และวิธีการใช้งาน

คอลัมน์	คุณสมบัติ	ชนิด	คำอธิบาย	ข้อมูลที่ป้อนเข้า	ตัวอย่าง
A	สมาชิก	ไม่จำเป็น	ชื่อของสมาชิกในทีมที่กําหนดให้กับกะ	ใส่ชื่อของสมาชิกทีม	มาร์ติน ฟิตซ์เจอรัลด์
B	อีเมลที่ทํางาน	จำเป็น	อีเมลแอดเดรสของสมาชิกทีม	ใส่ที่อยู่อีเมลของสมาชิกทีม	mfitzgerald@contoso.com
C	จัดกลุ่ม	จำเป็น	กลุ่มการจัดกําหนดการซึ่งสมาชิกในทีมเป็นสมาชิกอยู่	ใส่ข้อความ ตัวเลข และ/หรืออักขระพิเศษ คุณสามารถเพิ่มกลุ่มใหม่หรือกลุ่มที่มีอยู่ได้	สินค้าเครื่องหนัง
D	เลื่อนวันที่เริ่มต้น	จำเป็น	วันที่เริ่มต้นกะ	รูปแบบ: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	08/13/2024 13/08/2024
E	เวลาเริ่มต้นการกด Shift	จำเป็น	เวลาเริ่มต้นกะ	รูป แบบ: 12 ชม. 24 ชม.	8:30 น. 8:30 น. 8:30
ศ.	วันที่สิ้นสุดการเลื่อน	จำเป็น	วันที่ที่กะสิ้นสุด	รูปแบบ: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	08/13/2024 13/08/2024
G	เวลาสิ้นสุดของกะ	จำเป็น	เวลาสิ้นสุดของกะ	รูป แบบ: 12 ชม. 24 ชม.	15:45 น. 15.45 น. 15:45
H	สีของธีม	ไม่จำเป็น	สีเพื่อจัดประเภทกะ	ใส่ตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้ 1. ขาว 2. สี ฟ้า 3. สี เขียว 4. สี ม่วง 5. สี ชมพู 6. สี เหลือง 7. เทา 8. สี ฟ้า 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow	2. สีน้ําเงิน
I	ป้ายชื่อแบบกําหนดเอง	ไม่จำเป็น	ป้ายชื่อเพื่อกําหนดกะเอง	ใส่ข้อความ ตัวเลข และ/หรืออักขระพิเศษ อักขระสูงสุด 23 ตัว	สินค้าเครื่องหนังขนาดเล็ก
J	ตัวแบ่งที่ยังไม่ได้ชําระเงิน	ไม่จำเป็น	ระยะเวลาของการแบ่งกะเป็นนาที	ใส่ตัวเลข (เป็นนาที) ที่น้อยกว่าระยะเวลาของกะ	45
K	บันทึกย่อ	ไม่จำเป็น	หมายเหตุสําหรับสมาชิกทีมเกี่ยวกับกะเฉพาะนี้	ใส่ข้อความ ตัวเลข และ/หรืออักขระพิเศษ อักขระสูงสุด 500 ตัว	ใช้ระบบใหม่ของเราเพื่อขอให้จัดส่งสินค้าไปยังร้านค้าของเรา
L	แชร์ร่วมกัน	จำเป็น	ตัวเลือกในการแชร์กะกับทีมทันทีที่นําเข้าข้อมูล	เลือก แชร์ แล้ว หรือ ไม่ได้แชร์ ถ้าคุณเลือกที่จะไม่แชร์ คุณสามารถแชร์กะหลังจากนําเข้าได้โดยใช้ตัวเลือก แชร์กับทีม ใน Shifts	ไม่ได้แชร์

เวิร์กชีต Time Off

บนเวิร์กชีต Time Off แต่ละรายการที่ปิดจะปรากฏเป็นแถวที่มี 11 คอลัมน์ ต่อไปนี้เป็นรายละเอียดเกี่ยวกับคอลัมน์และวิธีการใช้งาน

คอลัมน์	คุณสมบัติ	ชนิด	คำอธิบาย	ข้อมูลที่ป้อนเข้า	ตัวอย่าง
A	สมาชิก	ไม่จำเป็น	ชื่อของสมาชิกในทีมที่หมดเวลา	ใส่ชื่อของสมาชิกทีม	มาร์ติน ฟิตซ์เจอรัลด์
B	อีเมลที่ทํางาน	จำเป็น	อีเมลแอดเดรสของสมาชิกทีม	ใส่ที่อยู่อีเมลของสมาชิกทีม	mfitzgerald@contoso.com
C	วันที่เริ่มต้น	จำเป็น	วันที่เริ่มต้นการหยุดทํางาน	รูป แบบ: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	08/13/2024 13/08/2024
D	เวลาเริ่มต้น	จำเป็น	เวลาเริ่มต้นการหยุด	รูป แบบ: 12 ชม. 24 ชม.	12:00 น. 12:00 น. 00:00
E	วันที่สิ้นสุด	จำเป็น	วันที่ที่สิ้นสุดการหมดเวลา	รูป แบบ: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	08/20/2024 20/08/2024
ศ.	เวลาสิ้นสุด	จำเป็น	เวลาสิ้นสุดของการปิดเวลา	รูป แบบ: 12 ชม. 24 ชม.	12:00 น. 12:00 น. 00:00
G	เหตุผลการหมดเวลา	จำเป็น	เหตุผลที่จัดเวลาปิด	ใส่เหตุผลการหมดเวลาจากรายการเหตุผลการหมดเวลาที่พร้อมใช้งานในการตั้งค่า Shifts สําหรับทีมของคุณ	วัน หยุด
H	บันทึกย่อ	ไม่จำเป็น	บันทึกย่อสําหรับสมาชิกในทีมเกี่ยวกับการหยุดทํางาน	ใส่ข้อความ ตัวเลข และ/หรืออักขระพิเศษ อักขระสูงสุด 500 ตัว	ขอให้มีความสุขกับวันหยุดของคุณ
I	สีของธีม	ไม่จำเป็น	สีเพื่อจัดประเภทการหยุด	ใส่ตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้ 1. ขาว 2. สี ฟ้า 3. สี เขียว 4. สี ม่วง 5. สี ชมพู 6. สี เหลือง 7. เทา 8. สี ฟ้า 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow	7. สีเทา
J	แชร์ร่วมกัน	จำเป็น	ตัวเลือกเพื่อแชร์การหมดเวลากับสมาชิกในทีมทันทีที่นําเข้าข้อมูล	เลือก แชร์ แล้ว หรือ ไม่ได้แชร์ ถ้าคุณเลือกที่จะไม่แชร์ คุณสามารถแชร์กะหลังจากนําเข้าได้โดยใช้ตัวเลือก แชร์กับทีม ใน Shifts	แชร์ร่วมกัน

เปิดเวิร์กชีต Shifts

บนเวิร์กชีต เปิด Shifts แต่ละกะที่เปิดอยู่จะปรากฏเป็นแถวที่มี 11 คอลัมน์ ต่อไปนี้เป็นรายละเอียดเกี่ยวกับคอลัมน์และวิธีการใช้งาน

คอลัมน์	คุณสมบัติ	ชนิด	คำอธิบาย	ข้อมูลที่ป้อนเข้า	ตัวอย่าง
A	จัดกลุ่ม	จำเป็น	กลุ่มการจัดกําหนดการซึ่งสามารถร้องขอกะที่เปิดได้	ใส่ข้อความ ตัวเลข และ/หรืออักขระพิเศษ คุณสามารถเพิ่มกลุ่มใหม่หรือกลุ่มที่มีอยู่ได้	สินค้าเครื่องหนัง
B	วันที่เริ่มต้น	จำเป็น	วันที่เริ่มต้นกะที่เปิด	รูป แบบ: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	08/13/2024 13/08/2024
C	เวลาเริ่มต้น	จำเป็น	เวลาเริ่มต้นกะที่เปิด	รูป แบบ: 12 ชม. 24 ชม.	8:30 น. 8:30 น. 8:30
D	วันที่สิ้นสุด	จำเป็น	วันที่ที่กะที่เปิดสิ้นสุด	รูป แบบ: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	08/13/2024 13/08/2024
E	เวลาสิ้นสุด	จำเป็น	เวลาสิ้นสุดของกะที่เปิด	รูป แบบ: 12 ชม. 24 ชม.	15:45 น. 15.45 น. 15:45
G	เปิดช่อง	จำเป็น	จํานวนของกะที่เปิดอยู่ที่พร้อมใช้งานสําหรับสมาชิกกลุ่มที่จะร้องขอ	ใส่ตัวเลขตั้งแต่ 1 ถึง 255	2
H	สีของธีม	ไม่จำเป็น	สีเพื่อจัดประเภทกะที่เปิดอยู่	ใส่ตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้ 1. ขาว 2. สี ฟ้า 3. สี เขียว 4. สี ม่วง 5. สี ชมพู 6. สี เหลือง 7. เทา 8. สี ฟ้า 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow	6. สีเหลือง
I	ป้ายชื่อแบบกําหนดเอง	ไม่จำเป็น	ป้ายชื่อเพื่อกําหนดกะที่เปิด	ใส่ข้อความ ตัวเลข และ/หรืออักขระพิเศษ อักขระสูงสุด 23 ตัว	สินค้าเครื่องหนังขนาดเล็ก
J	ตัวแบ่งที่ยังไม่ได้ชําระเงิน	ไม่จำเป็น	ระยะเวลาของการแบ่งกะเป็นนาที	ใส่ตัวเลข (เป็นนาที) ที่น้อยกว่าระยะเวลาของกะ	45
K	บันทึกย่อ	ไม่จำเป็น	หมายเหตุสําหรับสมาชิกทีมเกี่ยวกับกะเปิดเฉพาะนี้	ใส่ข้อความ ตัวเลข และ/หรืออักขระพิเศษ อักขระสูงสุด 500 ตัว	ใช้ระบบใหม่ของเราเพื่อขอให้จัดส่งสินค้าไปยังร้านค้าของเรา
L	แชร์ร่วมกัน	จำเป็น	ตัวเลือกในการแชร์กะกับสมาชิกทีมทันทีที่นําเข้าข้อมูล	เลือก แชร์ แล้ว หรือ ไม่ได้แชร์ ถ้าคุณเลือกที่จะไม่แชร์ คุณสามารถแชร์กะหลังจากนําเข้าได้โดยใช้ตัวเลือก แชร์กับทีม ใน Shifts	ไม่ได้แชร์

เวิร์กชีตบันทึกย่อวัน

คุณสามารถเพิ่มบันทึกย่อในแต่ละวันได้

คอลัมน์	คุณสมบัติ	ชนิด	คำอธิบาย	ข้อมูลที่ป้อนเข้า	ตัวอย่าง
A	วันที่	จำเป็น	วันที่ที่คุณต้องการให้บันทึกย่อปรากฏในกําหนดการ	รูป แบบ: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	08/13/2024 13/08/2024
B	หมายเหตุ	จำเป็น	ส่งข้อความถึงทีมของคุณ	ใส่ข้อความ ตัวเลข และ/หรืออักขระพิเศษ อักขระสูงสุด 500 ตัว	การฝึกอบรมในสถานที่