รวมข้อมูลในหลายเวิร์กชีต

เมื่อต้องการสรุปและรายงานผลลัพธ์จากเวิร์กชีตที่แยกต่างหาก คุณสามารถรวมข้อมูลจากแต่ละแผ่นงานลงในเวิร์กชีตหลักได้ แผ่นงานสามารถอยู่ในเวิร์กบุ๊กเดียวกันกับเวิร์กชีตหลักหรือในเวิร์กบุ๊กอื่นได้ เมื่อคุณรวมข้อมูล คุณจะรวมข้อมูลเพื่อให้คุณสามารถอัปเดตและรวมได้อย่างง่ายดายตามที่จําเป็น

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีเวิร์กชีตค่าใช้จ่ายสําหรับสํานักงานส่วนภูมิภาคของคุณ คุณอาจใช้การรวมข้อมูลเพื่อรวบรวมตัวเลขเหล่านี้ลงในเวิร์กชีตค่าใช้จ่ายขององค์กรหลัก เวิร์กชีตหลักนี้อาจมีผลรวมยอดขายและค่าเฉลี่ย ระดับสินค้าคงคลังปัจจุบัน และผลิตภัณฑ์ที่มียอดขายสูงสุดสําหรับทั้งองค์กร

เคล็ดลับ: ถ้าคุณรวมข้อมูลอยู่บ่อยครั้ง การสร้างเวิร์กชีตใหม่จากเทมเพลตเวิร์กชีตที่ใช้เค้าโครงที่สอดคล้องกันอาจช่วยได้ เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเทมเพลต ให้ดู: สร้างเทมเพลต นี่เป็นเวลาที่เหมาะสําหรับการตั้งค่าเทมเพลตของคุณด้วยตาราง Excel

มีสองวิธีในการรวมข้อมูล ไม่ว่าจะตามตําแหน่งหรือประเภท

การรวมข้อมูลตามตําแหน่ง: ข้อมูลในพื้นที่แหล่งข้อมูลมีลําดับเดียวกัน และใช้ป้ายชื่อเดียวกัน ใช้วิธีนี้เพื่อรวมข้อมูลจากชุดของเวิร์กชีต เช่น แผ่นงานงบประมาณแผนกที่สร้างขึ้นจากเทมเพลตเดียวกัน

การรวมข้อมูลตามประเภท: เมื่อข้อมูลในพื้นที่แหล่งข้อมูลไม่ได้ถูกจัดเรียงในลําดับเดียวกัน แต่ใช้ป้ายชื่อเดียวกัน ใช้วิธีนี้เพื่อรวมข้อมูลจากชุดข้อมูลของเวิร์กชีตที่มีเค้าโครงต่างกัน แต่มีป้ายชื่อข้อมูลเดียวกัน

การรวมข้อมูลตามประเภทจะคล้ายกับการสร้าง PivotTable อย่างไรก็ตาม ด้วย PivotTable คุณสามารถจัดระเบียบประเภทใหม่ได้อย่างง่ายดาย พิจารณา สร้าง PivotTable ถ้าคุณต้องการการรวมข้อมูลตามประเภทที่ยืดหยุ่นมากขึ้น

หมายเหตุ: ตัวอย่างในบทความนี้ถูกสร้างขึ้นด้วย Excel 2016 แม้ว่ามุมมองของคุณอาจแตกต่างกันถ้าคุณใช้ Excel เวอร์ชันอื่น ขั้นตอนจะเหมือนกัน

ทําตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อรวมเวิร์กชีตหลายแผ่นลงในเวิร์กชีตหลัก:

ถ้าคุณยังไม่ได้ทํา ให้ตั้งค่าข้อมูลในแต่ละแผ่นงานส่วนประกอบ โดยทําดังต่อไปนี้:
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละช่วงข้อมูลอยู่ในรูปแบบรายการ แต่ละคอลัมน์ต้องมีป้ายชื่อ (ส่วนหัว) ในแถวแรกและมีข้อมูลที่คล้ายคลึงกัน ต้องไม่มีแถวหรือคอลัมน์ว่างอยู่ในรายการ
- วางแต่ละช่วงบนเวิร์กชีตที่แยกต่างหาก แต่ไม่ต้องใส่ข้อมูลใดๆ ในเวิร์กชีตหลักที่คุณวางแผนจะรวมข้อมูล Excel จะทําสิ่งนี้ให้คุณ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละช่วงมีเค้าโครงเดียวกัน
ในเวิร์กชีตหลัก ให้คลิกเซลล์ด้านซ้ายบนของพื้นที่ที่คุณต้องการให้ข้อมูลที่ถูกรวมปรากฏ

หมายเหตุ: เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงการเขียนทับข้อมูลที่มีอยู่ในเวิร์กชีตหลัก ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเหลือเซลล์ทางด้านขวาและด้านล่างของเซลล์นี้เพียงพอสําหรับข้อมูลที่รวม
คลิก ข้อมูล>รวมข้อมูล (ในกลุ่ม เครื่องมือข้อมูล )
ในกล่อง ฟังก์ชัน ให้คลิก ฟังก์ชันสรุป ที่คุณต้องการให้ Excel ใช้ในการรวมข้อมูล ฟังก์ชันเริ่มต้นคือ SUM

นี่คือตัวอย่างที่ช่วงเวิร์กชีตสามช่วงถูกเลือก:
เลือกข้อมูลของคุณ

ถัดไป ในกล่อง การอ้างอิง ให้คลิกปุ่ม ยุบ เพื่อย่อแผง แล้วเลือกข้อมูลในเวิร์กชีต

คลิกเวิร์กชีตที่มีข้อมูลที่คุณต้องการรวมข้อมูล เลือกข้อมูล แล้วคลิกปุ่ม ขยายกล่องโต้ตอบ ทางด้านขวาเพื่อกลับไปยังกล่องโต้ตอบ รวมข้อมูล

ถ้าเวิร์กชีตที่มีข้อมูลที่คุณต้องการรวมอยู่ในเวิร์กบุ๊กอื่น ให้คลิก เรียกดู เพื่อระบุตําแหน่งเวิร์กบุ๊กนั้น หลังจากค้นหาและคลิก ตกลง Excel จะใส่เส้นทางไฟล์ในกล่อง การอ้างอิง และผนวกเครื่องหมายอัศเจรีย์ไปยังเส้นทางนั้น จากนั้นคุณสามารถเลือกข้อมูลอื่นๆ ต่อไปได้

นี่คือตัวอย่างที่ช่วงเวิร์กชีตสามช่วงถูกเลือก:
ในหน้าต่างป็อปอัพ รวม ข้อมูล ให้คลิก เพิ่ม ทําซ้ําขั้นตอนนี้เพื่อเพิ่มช่วงทั้งหมดที่คุณรวม
การอัปเดตอัตโนมัติเทียบกับการอัปเดตด้วยตนเอง: ถ้าคุณต้องการให้ Excel อัปเดตตารางการรวมข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติเมื่อแหล่งข้อมูลเปลี่ยนแปลง เพียงเลือกกล่อง สร้างลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูล ถ้ากล่องนี้ยังคงไม่ถูกเลือกไว้ คุณสามารถอัปเดตการรวมข้อมูลด้วยตนเองได้
หมายเหตุ:
- คุณไม่สามารถสร้างลิงก์เมื่อพื้นที่ต้นทางหรือปลายทางอยู่บนแผ่นงานเดียวกัน
- ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนขอบเขตของช่วง หรือแทนที่ช่วง ให้คลิกช่วงในป็อปอัพ รวม ข้อมูล แล้วอัปเดตโดยใช้ขั้นตอนด้านบน การทําเช่นนี้จะสร้างการอ้างอิงช่วงใหม่ ดังนั้น คุณจะต้องลบการอ้างอิงช่วงก่อนหน้าก่อนที่คุณจะรวมข้อมูลอีกครั้ง เพียงเลือกการอ้างอิงเก่าแล้วกดแป้น Delete
คลิก ตกลง แล้ว Excel จะสร้างการรวมข้อมูลสําหรับคุณ หรือคุณสามารถนําการจัดรูปแบบไปใช้ได้ จําเป็นต้องจัดรูปแบบเพียงครั้งเดียว เว้นแต่ว่าคุณจะเรียกใช้การรวมข้อมูลอีกครั้ง
- ป้ายชื่อใดที่ไม่ตรงกับป้ายชื่อในพื้นที่แหล่งข้อมูลอื่นจะทำให้เกิดแถวหรือคอลัมน์ที่แยกกันในการรวม
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าประเภทใดๆ ที่คุณไม่ต้องการรวมมีป้ายชื่อที่ไม่ซ้ํากันซึ่งปรากฏในช่วงแหล่งข้อมูลเดียวเท่านั้น

ถ้าข้อมูลที่ต้องการรวมอยู่คนละเซลล์บนเวิร์กชีตที่ต่างกัน ให้ทําดังนี้

ใส่สูตรที่มีการอ้างอิงเซลล์ไปยังเวิร์กชีตอื่น โดยสูตรหนึ่งสําหรับเวิร์กชีตแต่ละเวิร์กชีตที่แยกกัน ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการรวมข้อมูลจากเวิร์กชีตที่ชื่อ Sales (ในเซลล์ B4) ฝ่ายบุคคล (ในเซลล์ F5) และฝ่ายการตลาด (ในเซลล์ B9) ในเซลล์ A2 ของเวิร์กชีตหลัก คุณจะต้องใส่ข้อมูลต่อไปนี้

การอ้างอิงสูตรหลายแผ่นงานของ Excel

เคล็ดลับ: เมื่อต้องการใส่การอ้างอิงเซลล์ เช่น Sales! B4 ในสูตรโดยไม่ต้องพิมพ์ ให้พิมพ์สูตรจนถึงจุดที่คุณต้องการการอ้างอิง จากนั้นคลิกแท็บเวิร์กชีต จากนั้นคลิกเซลล์ Excel จะใส่ชื่อแผ่นงานและที่อยู่เซลล์ให้คุณ หมายเหตุ: สูตรในกรณีดังกล่าวอาจก่อให้เกิดข้อผิดพลาดเนื่องจากง่ายต่อการเลือกเซลล์ที่ไม่ถูกต้องโดยไม่ได้ตั้งใจ นอกจากนี้ยังอาจเป็นเรื่องยากที่จะสังเกตเห็นข้อผิดพลาดหลังจากใส่สูตรที่ซับซ้อน

ถ้าข้อมูลที่ต้องการรวมอยู่ในเซลล์เดียวกันบนเวิร์กชีตที่ต่างกัน ให้ทําดังนี้

ใส่สูตรที่มีการอ้างอิงสามมิติที่ใช้การอ้างอิงไปยังช่วงของชื่อเวิร์กชีต ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการรวมข้อมูลในเซลล์ A2 จากฝ่ายขายจนถึงฝ่ายการตลาด ในเซลล์ E5 ของเวิร์กชีตหลัก คุณจะต้องใส่ข้อมูลต่อไปนี้

สูตรการอ้างอิงแผ่นงานสามมิติของ Excel