ทำงานด้วยโฟลเดอร์ข้อความใน Outlook บนเว็บ

วิธีใช้งานสำหรับ Outlook แบบคลาสสิกบนเว็บ

โฟลเดอร์ที่เริ่มต้น

ตามค่าเริ่มต้น บัญชีผู้ใช้ของคุณเริ่มต้นด้วยโฟลเดอร์ต่อไปนี้:

• กล่องจดหมายเข้า: ข้อความขาเข้าจะเข้ามาในกล่องจดหมายเข้าของคุณ เว้นแต่ว่าคุณได้สร้างกฎกล่องจดหมายเข้าเพื่อเปลี่ยนเส้นทางไปยังโฟลเดอร์อื่น หรือถูกระบุว่าเป็นอีเมลขยะ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ การจัดการข้อความอีเมลโดยใช้กฎใน Outlook
• กองข้อความ: ช่วยให้คุณกรองจดหมายโดยยึดตามวิธีที่คุณจัดการข้อความขาเข้าในอดีต เมื่อเปิดใช้งาน เซิร์ฟเวอร์อีเมลจะติดตามข้อความที่คุณอ่านหรือไม่อ่าน ข้อความที่คุณไม่อ่านจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ กองข้อความ
• รายการที่ส่ง: ตามค่าเริ่มต้น สําเนาของทุกข้อความที่คุณส่งจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ รายการที่ส่ง ของคุณ
• รายการที่ถูกลบ: เมื่อคุณลบข้อความ ข้อความนั้นจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ

ใน Outlook บนเว็บ ถ้าคุณเลือก เพิ่มเติม ภายใต้ โฟลเดอร์ คุณจะพบว่าโฟลเดอร์เริ่มต้นเหล่านั้นถูกจัดระเบียบภายใต้ รายการโปรด โฟลเดอร์เริ่มต้นเดียวกันยังแสดงอยู่ภายใต้โฟลเดอร์ส่วนบุคคลของคุณ และกลายเป็นส่วนหนึ่งของรายการโฟลเดอร์ที่ยาวขึ้น ซึ่งหลายโฟลเดอร์อาจสร้างโดยผู้ดูแลระบบของคุณ โฟลเดอร์ที่ผู้ดูแลระบบของคุณอาจเพิ่มได้แก่:

• แบบร่าง: ถ้าคุณสร้างหรือตอบกลับข้อความ แต่ไม่สามารถทําให้เสร็จได้ในทันที ข้อความจะถูกบันทึกลงในโฟลเดอร์แบบร่างของคุณโดยอัตโนมัติ คุณสามารถกลับมาที่ข้อความในภายหลังเพื่อทําการแก้ไข แล้วส่งข้อความได้
• อีเมลขยะ: ข้อความที่มีคุณลักษณะของอีเมลขยะ แต่ตัวกรองสแปมไม่ได้บล็อกไว้ก่อนที่จะมาถึงกล่องจดหมายของคุณ จะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์นี้โดยอัตโนมัติ บทความ เรียนรู้เกี่ยวกับอีเมลขยะและฟิชชิ่ง มีข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโฟลเดอร์อีเมลขยะของคุณ
• หมายเหตุ: นี่คือโฟลเดอร์แบบอ่านอย่างเดียว คุณต้องใช้ Outlook เพื่อสร้างหรือแก้ไขรายการในโฟลเดอร์นี้
• ประวัติการสนทนา: ตามค่าเริ่มต้น สําเนาของทุกการสนทนาที่คุณมีใน Skype for Business จะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ ประวัติการสนทนา ของคุณ

เมนูทางลัดสำหรับโฟลเดอร์

คุณสามารถทําอะไรกับโฟลเดอร์ส่วนใหญ่ได้ในเมนูทางลัด (บริบท) ที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณเลือกโฟลเดอร์และคลิกขวา ทางลัดใดที่จะปรากฏขึ้นจะขึ้นอยู่กับว่าคุณได้เลือกโฟลเดอร์ภายใต้รายการโปรดหรือภายใต้โฟลเดอร์ส่วนบุคคลของคุณ

โฟลเดอร์รายการโปรด

โฟลเดอร์รายการโปรดจะแสดงโฟลเดอร์จดหมายยอดนิยม เมนูทางลัดมีคุณลักษณะของตัวเลือกที่ใช้หรือจําเป็นต้องใช้บ่อยที่สุดเมื่อทํางานกับโฟลเดอร์เหล่านี้

• ย้ายขึ้น หรือ ย้ายลง: ใช้หนึ่งในตัวเลือกเหล่านี้เพื่อจัดตําแหน่งโฟลเดอร์ใหม่ให้สูงขึ้นหรือต่ําลงในลําดับชั้นโฟลเดอร์
• ลบออกจากรายการโปรด: ลบโฟลเดอร์ออกจากรายการโปรด การเอาโฟลเดอร์ออกจากรายการโปรดไม่ได้เป็นการเอาโฟลเดอร์นั้นออกจากโฟลเดอร์ส่วนบุคคลของคุณ
• ล้างโฟลเดอร์: ลบทุกอย่างในโฟลเดอร์ รวมถึงโฟลเดอร์ย่อย
• ทําเครื่องหมายว่าอ่านแล้วทั้งหมด: ทําเครื่องหมายทุกรายการในโฟลเดอร์ว่าอ่านแล้ว
• กําหนดนโยบาย: กําหนดนโยบายการเก็บถาวรหรือนโยบายการเก็บข้อมูลให้กับข้อความในโฟลเดอร์ ตัวเลือกนี้อาจไม่พร้อมใช้งานถ้าผู้ดูแลระบบของคุณไม่ได้เปิดใช้งาน
• สิทธิ์: ให้สิทธิ์ผู้ใช้อื่นเข้าถึงโฟลเดอร์ในกล่องจดหมายของคุณ

โฟลเดอร์ส่วนบุคคล

โฟลเดอร์ส่วนบุคคลของคุณคือคอลเลกชันของโฟลเดอร์จดหมายทั้งหมดที่คุณสามารถใช้งานได้ เมนูทางลัด (บริบท) ที่แนบมากับโฟลเดอร์ส่วนบุคคลของคุณมีตัวเลือกมากกว่าเมนูทางลัดที่มีโฟลเดอร์รายการโปรด อย่างไรก็ตาม ตัวเลือกบางอย่างอาจไม่พร้อมใช้งานสําหรับโฟลเดอร์ทั้งหมด และตัวเลือกบางอย่างอาจไม่พร้อมใช้งานเนื่องจากสิทธิ์ระดับผู้ดูแลระบบ

เมนูทางลัดสําหรับโฟลเดอร์ส่วนบุคคลมีตัวเลือกสี่ตัวเลือกที่เมนูทางลัดสําหรับโฟลเดอร์รายการโปรดไม่มี:

• โฟลเดอร์ใหม่: ใช้เพื่อสร้างโฟลเดอร์ย่อยใหม่ในโฟลเดอร์ที่คุณคลิกขวา

• เปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์: ตั้งชื่อโฟลเดอร์ด้วยชื่ออื่น ไม่สามารถเปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์เริ่มต้น เช่น โฟลเดอร์กล่องจดหมายเข้าได้

• เพิ่มในรายการโปรด: เพิ่ม (ลิงก์) โฟลเดอร์ปัจจุบันไปยังรายการโปรดของคุณ

• ย้ายโฟลเดอร์: เปิดหน้าต่างเพื่อให้คุณสามารถย้ายโฟลเดอร์ที่เลือกไปยังตําแหน่งใหม่ในลําดับชั้นโฟลเดอร์ได้ คุณยังสามารถเลือกและลากโฟลเดอร์ไปยังตําแหน่งใหม่ได้อีกด้วย

  หมายเหตุ

  ในครั้งถัดไปที่คุณเข้าสู่ระบบ โฟลเดอร์ที่คุณสร้างจะจัดเรียงตามลำดับตัวอักษร

สร้างโฟลเดอร์

สร้างโฟลเดอร์ใหม่เพื่อจัดระเบียบข้อความของคุณตามที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์สําหรับโครงการหนึ่งๆ สําหรับข้อความทั้งหมดจากบุคคลใดบุคคลหนึ่ง หรือสําหรับข้อความทั้งหมดที่ส่งไปยังกลุ่มการแจกจ่ายที่คุณเป็นสมาชิก

สร้างโฟลเดอร์ใหม่

1. เลือกโฟลเดอร์แล้วคลิกขวา เลือก สร้างโฟลเดอร์...

   

   หรือ

   เลือกโฟลเดอร์แล้วคลิกขวา ในกล่องที่แสดง ให้ใส่ชื่อโฟลเดอร์

2. ในกล่องโต้ตอบ สร้างโฟลเดอร์ใหม่ ให้ใส่ชื่อสําหรับโฟลเดอร์ แล้วเลือก ตกลง

สร้างโฟลเดอร์ย่อยใหม่

1. ด้านล่างโฟลเดอร์ เลือกเพิ่มเติม

   

2. ในโฟลเดอร์ส่วนตัวของคุณ ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการเพิ่มโฟลเดอร์ย่อยลงไป แล้วเลือก สร้างโฟลเดอร์ย่อยใหม่

3. ในกล่อง โฟลเดอร์ใหม่ ให้ใส่ชื่อโฟลเดอร์ย่อยแล้วกด Enter

เปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์

1. ด้านล่างโฟลเดอร์ เลือกเพิ่มเติม

   

2. ในโฟลเดอร์ส่วนตัวของคุณ ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการเปลี่ยนชื่อ แล้วเลือกเปลี่ยนชื่อ

3. ใส่ชื่อโฟลเดอร์และกดป้อนข้อมูล

ย้ายโฟลเดอร์

คุณสามารถลากโฟลเดอร์ไปยังตำแหน่งใหม่ในลำดับชั้นโฟลเดอร์ของคุณ หรือใช้ตัวเลือกย้าย ในเมนูลัด

1. ด้านล่างโฟลเดอร์ เลือกเพิ่มเติม

   

2. ในโฟลเดอร์ส่วนตัวของคุณ ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการย้าย และเลือกย้าย

3. ในหน้าต่างย้ายโฟลเดอร์ ที่เปิดขึ้นมา ให้เลือกโฟลเดอร์ใหม่เพื่อย้ายโฟลเดอร์เข้าไป และเลือกย้าย

คุณยังสามารถสร้างโฟลเดอร์ใหม่เพื่อย้ายโฟลเดอร์เข้าไปด้วยการคลิกขวาที่โฟลเดอร์แม่ที่คุณต้องการ แล้วเลือก สร้างโฟลเดอร์ใหม่ คุณสามารถย้ายข้อความขาเข้าไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุได้ตามเกณฑ์ที่คุณเลือกโดยอัตโนมัติ เรียนรู้วิธี จัดการข้อความอีเมลโดยใช้กฎใน Outlook

การลบโฟลเดอร์

1. ด้านล่างโฟลเดอร์ เลือกเพิ่มเติม

   

2. คลิกขวาที่โฟลเดอร์หรือโฟลเดอร์ย่อยที่คุณต้องการลบ แล้วเลือก ลบ

3. เลือก ตกลง เพื่อยืนยัน

รายการโปรด

ใน Outlook บนเว็บ โฟลเดอร์รายการโปรดจะรวมโฟลเดอร์เหล่านี้โดยอัตโนมัติ: กล่องจดหมายเข้า กองข้อความ รายการที่ส่ง รายการที่ถูกลบ คุณสามารถเพิ่มโฟลเดอร์ไปยังรายการโปรดเพื่อให้ง่ายต่อการติดตามโฟลเดอร์ที่สําคัญที่สุดสําหรับคุณ การเพิ่มโฟลเดอร์ไปยังรายการโปรดจะไม่ย้ายโฟลเดอร์ แต่จะสร้างลิงก์ไปยังโฟลเดอร์นั้นแทน โฟลเดอร์ที่เพิ่มลงในรายการโปรดจะยังคงอยู่ในโฟลเดอร์ส่วนบุคคลของคุณ

• หากต้องการเพิ่มโฟลเดอร์ในรายการโปรด ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ในโฟลเดอร์ส่วนบุคคลของคุณ และเลือก Add to Favorites
• เมื่อต้องการจัดระเบียบโฟลเดอร์ ให้เลือกโฟลเดอร์แล้วลากไปยังตําแหน่งใหม่ในลําดับชั้นโฟลเดอร์ หรือคลิกขวาที่โฟลเดอร์ แล้วเลือก ย้ายขึ้นในรายการ หรือ ย้ายลงในรายการ
• เมื่อต้องการนําโฟลเดอร์ออก ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการลบออกจากรายการโปรด แล้วเลือก ลบออกจากรายการโปรด การกระทํานี้จะเอาเฉพาะการเชื่อมโยงไปยังโฟลเดอร์ออกเท่านั้น โฟลเดอร์จะยังคงอยู่ในโฟลเดอร์ส่วนบุคคลของคุณ

คุณอาจสามารถเพิ่มโฟลเดอร์สาธารณะไปยังรายการโปรดได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับนโยบายขององค์กรของคุณ สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการสร้างโฟลเดอร์สาธารณะใน Outlook บนเว็บ และเพิ่มลงในรายการโปรดของคุณ ให้ดูที่ สร้างและแชร์โฟลเดอร์สาธารณะ

กำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลและการเก็บถาวร

Archive และนโยบายการเก็บข้อมูลช่วยให้คุณย้ายหรือลบข้อความโดยอัตโนมัติหลังจากที่ข้อความเหล่านั้นอยู่ในกล่องจดหมายของคุณเป็นระยะเวลาหนึ่ง เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับนโยบายเหล่านี้และวิธีกําหนดนโยบายเหล่านั้น ให้ดู กําหนดป้ายชื่อการเก็บข้อมูลและนโยบายการเก็บถาวรใน Outlook บนเว็บ

โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ

เมื่อคุณลบข้อความ ข้อความนั้นจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ คุณสามารถเอาข้อความออกจากโฟลเดอร์ด้วยตนเอง หรือคุณสามารถตั้งค่าให้ Outlook บนเว็บล้างโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ ของคุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณออกจากระบบ ผู้ดูแลระบบของคุณอาจตั้งค่านโยบายให้ล้างรายการจากโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ ของคุณหลังจากที่รายการเหล่านั้นอยู่ที่นั่นเป็นเวลาตามจํานวนวันที่กําหนดไว้แล้ว

ล้างโฟลเดอร์ Deleted Items เมื่อคุณลงชื่อออกจากระบบ

1. ที่ด้านบนของหน้าจอ ให้คลิก การตั้งค่า
2. ภายใต้ การตั้งค่าแอปของคุณ ให้เลือก จดหมาย
3. เลือกตัวเลือก>ข้อความประมวลผล>อัตโนมัติล้างโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ เมื่อฉันออกจากระบบ
4. คลิก บันทึก

เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีการคืนค่าข้อความที่ถูกลบ ให้ดู กู้คืนและคืนค่ารายการที่ถูกลบใน Outlook

จัดการข้อความ

ใช้คําสั่งบนแถบเมนู Outlook บนเว็บ หรือตั้งค่ากฎเพื่อให้ Outlook บนเว็บย้ายข้อความลงในโฟลเดอร์โดยอัตโนมัติเมื่อคุณได้รับข้อความเหล่านั้น

ใช้คำสั่งต่างๆ เพื่อจัดการข้อความโดยอัตโนมัติ

คําสั่งต่างๆ เช่น ล้าง และ ย้ายไปยัง ช่วยให้คุณลบหรือย้ายข้อความจากผู้ส่งที่ระบุได้โดยอัตโนมัติ คําสั่งจะปรากฏบนแถบเมนู Outlook บนเว็บเมื่อคุณเลือกข้อความในกล่องจดหมายเข้าของคุณ

• ล้าง: ช่วยให้คุณลบอีเมลที่ไม่ต้องการในกล่องจดหมายเข้าของคุณได้อย่างรวดเร็ว เมื่อคุณเลือกข้อความ คุณสามารถลบอีเมลขาเข้าทั้งหมดจากผู้ส่งคนนั้นโดยอัตโนมัติ เก็บเฉพาะอีเมลล่าสุด หรือลบอีเมลที่เก่ากว่า 10 วันได้โดยอัตโนมัติ
• ย้ายไปยัง: ช่วยให้คุณย้ายข้อความเฉพาะหรือย้ายข้อความทั้งหมดจากผู้ส่งคนนั้นไปยังโฟลเดอร์อื่นโดยอัตโนมัติ

ตั้งค่ากฎการจัดการข้อความโดยอัตโนมัติ

ใช้กฎเพื่อย้ายข้อความโดยอัตโนมัติลงในโฟลเดอร์เมื่อได้รับข้อความเหล่านั้น

1. ในกล่องจดหมายเข้าของคุณ ให้เลือกข้อความที่คุณต้องการกําหนดกฎ แล้วคลิกบนแถบเมนู Outlook บนเว็บ

   

2. คลิก สร้างกฎ กล่องโต้ตอบ กฎกล่องจดหมายเข้าใหม่ (แบบฟอร์ม) จะเปิดขึ้น

   • ชื่อ: แสดงชื่อของผู้ส่ง
   • เมื่อข้อความมาถึง และตรงกับเงื่อนไขเหล่านี้ทั้งหมด: ตามค่าเริ่มต้น สามเงื่อนไขจะถูกตั้งค่าสําหรับข้อความที่ได้รับ เลือกลูกศรเพื่อเลือกเงื่อนไขอื่นๆ ถ้าคุณต้องการใช้เงื่อนไขเพิ่มเติม ให้เลือก เพิ่มเงื่อนไข
   • ทําสิ่งต่อไปนี้ทั้งหมด: ตามค่าเริ่มต้น มีการตั้งค่าหนึ่งในสามการดําเนินการที่กําหนดไว้ล่วงหน้า เลือกลูกศรเพื่อเลือกการดําเนินการอื่นๆ ถ้าคุณต้องการเพิ่มการกระทําอื่น ให้เลือก เพิ่มการกระทํา
   • ยกเว้นถ้าตรงกับเงื่อนไขใดๆ เหล่านี้: ตามค่าเริ่มต้น จะไม่มีการตั้งค่าข้อยกเว้น เลือกลูกศรเพื่อตั้งค่าข้อยกเว้นให้กับเงื่อนไขด้านบน เลือก เพิ่มข้อยกเว้น ถ้าจําเป็นต้องใช้มากกว่าหนึ่งรายการ
   • หยุดการประมวลผลกฎเพิ่มเติม: ตามค่าเริ่มต้น กล่องกาเครื่องหมายจะถูกเลือกไว้ เมื่อเลือกตัวเลือกนี้ กฎที่ตามมาจะถูกละเว้น แม้ว่าจะนําไปใช้กับข้อความก็ตาม

3. คลิก ตกลง เพื่อบันทึกกฎ คุณอาจได้รับคําเตือนเกี่ยวกับการปรับเปลี่ยนกฎของคุณ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับโครงสร้างของบัญชีของคุณ ถ้าจําเป็น โปรดปรึกษาผู้ดูแลระบบของคุณ