"İyi, hızlı veya ucuza sahip olabilirsiniz. İki tane seç."
Mühendisler bunu onlarca yıldır proje yöneticilerine söylüyorlar.
Biraz farklı terimlerle, her proje zaman,para ve kapsamdan oluşan bir "üçgeni" dengeler ; diğer projelerden en az birini etkilemeden birini değiştiremezsiniz. Proje yöneticisinin işi, bu üçgenin bozulmasını önleyerek bir bütün halinde tutmaktır.
Nasıl mı? İlk olarak, bir sorun ortaya çıktığında, bunu proje üçgeninde bulun; bu zaman (zamanlama), para (bütçe) veya kapsamla mı ilgili? İkinci olarak, üçgenin hangi kenarlarını değiştirebileceğinizi ve hangilerinin yerinde "sabit" olduğunu bulun. Üçüncüsü, sorunu çözmek ve projeyi optimize etmek için elinizden geleni yapın. Dördüncüsü, projeyi bitirin ve kutlayın!
Bu makalede
- Zaman + para + kapsam = kalite
- Neyi değiştiremeyeceğinizi bilin
- Zamanlamayı en iyi duruma getirme
- Bütçeyi optimize edin
- Kapsamı iyileştirme
- Proje yönetimi hakkında daha fazla bilgi
Zaman + para + kapsam = kalite
Proje üçgeni aynı zamanda "demir üçgeni" ve daha az şiirsel olarak "üçlü kısıtlamalar" olarak da bilinir. Adına ne derseniz deyin, aynı anlama gelir: Bir projenin bütçesini, zamanlamasını veya kapsamını, diğer iki bölümden en az birini etkilemeden değiştiremezsiniz
Nasıl çalıştığına dair bazı örnekler:
- Bitiş tarihini (saatini) yerine çekmek için, kaynaklara (para) daha fazla harcayarak çalışmayı daha hızlı bitirebilir veya yeni son tarihten önce yapılacak daha az iş olması için özellikleri (kapsam) azaltabilirsiniz.
- Projeyi bütçenin (maliyet) altında bitirmek için, fazla mesaiyi ortadan kaldırıp projeyi daha sonra bitirebilir (süre) veya özellikleri azaltabilirsiniz (kapsam).
- Bir ürüne özellik eklemek (kapsam) için, yeni çalışmaya zaman ayırmak için (süre) son tarihi uzatabilir veya daha hızlı yapılacak kişileri ekleyebilirsiniz (maliyet). Üstelik her ikisini de yapabilirsiniz!
Kalite , proje üçgeninin dördüncü parçasıdır. Herhangi bir taraftaki herhangi bir değişikliğin onu etkilediği merkezde oturur.
Örneğin, zamanlamanın ilerisindeyseniz, kesme özelliklerini değiştirebilir veya var olan görevlere daha fazla süre tanıyabilirsiniz. Bu ek süre ve kapsamla, sonuç daha iyi bir ürün olabilir.
Önemli bir nokta: Kalite için evrensel bir standart yoktur. Herhangi bir proje için kalite, projenin kendisinde tanımlanır. Bazı şirketler için bir projeyi bütçeye uygun tutmak kalitenin en önemli ölçüsüdür. Diğerleri için, zamanında piyasaya sürmek daha önemlidir. Proje yöneticisinin, kuruluş ve söz konusu proje için kalitenin nasıl tanımlandığını bilmesi gerekir.
Önceki örnekte, ürünü daha az özellikle erken bitirebilir ve rakiplerinizden önce pazara sokabilirsiniz. Şirketinizdeki proje için kalitenin tanımı bu olabilir.
Neyi değiştiremeyeceğinizi bilin
Çoğu projede, üçgenin en az bir tarafı yerine sabitlenmiştir. Bunu değiştiremezsiniz.
Belki bütçe pazarlık konusu değildir. (Tanıdık geliyor mu?) Ya da belki de ürünün kesinlikle belirli bir tarihe kadar satışa çıkması gerekiyor. Belki ikisi de doğrudur.
Çoğunlukla, projenin sabit öğeleri proje yöneticisinin yukarısından dikte edilir; ancak bu her zaman yapılamaz. Bazen, projenin başarısı için hangi öğenin en önemli olduğuna karar vermek sizin sorumluluğunuzdadır. Ve sorunların ne zaman ortaya çıktığı konusunda gerçekten net olmanız gerekir (ve her zaman yaparlar).
Sorun sabit bir tarafta meydana geldiğinde, hareket tarzı genellikle açıktır. Örneğin, bir yazılım özelliğinin tamamlanmasının tahmin edilenden daha uzun süreceğini fark ederseniz ve bu özelliği (kapsamı) sunacağınıza dair bir sözleşme imzaladıysanız, bitiş tarihini öne çekmeniz veya zamanında bitirmek için kaynak eklemeniz gerekir.
Sabit taraf ve sorunlu taraf farklıysa, pes etmeyin. Proje üçgeninin güzelliği de bu; Değişiklik yapmak için her zaman yer vardır Örneğin, projenizin zamanında bitmesi gerekiyorsa ve proje kapsam geliştiyse, yine de kaynak ekleyerek maliyette ayarlama yapabilirsiniz.
Üçgenin üç tarafı da sıkışırsa paniklemeyin. Projenin başı dertte olabilir, ama en azından başında olduğunu biliyorsunuz ve projenin hedeflerini ve kalite standartlarını yeniden düşünmek için iyi bir başlangıç noktanız var.
Zamanlamayı en iyi duruma getirme
Er ya da geç, esnek olmayan bir son teslim tarihini aşacak şekilde ayarlanmış bir projeyle karşı karşıya kalacaksınız.
Zamanlamayı kısaltmanın kesin bir yolu, kritik yolu kısaltmaktır; bu, son görevi proje bitiş tarihinde biten bir dizi görevdir. Diğer görevlerin değiştirilmesi zamanlamayı kısaltmayabilir, ancak kritik yol görevlerini değiştirmek kısaltır. Kritik yolu kısaltmak için şunları yapabilirsiniz:
- Görev sürelerini kısaltma (kapsamı daraltma veya kaynak ekleme).
- Zamanlamayı "hızlı izleme": Görevlerin örtüşmesini sağlayarak, kişilerin aynı anda görevler üzerinde çalışabilmesini sağlayın (kaynakları ekleyin). Bu taktiğin kullanılması en iyi sonucu projenin başına yaklaştırmaktır.
- Zamanlamayı "kilitleyin": Görevleri daha hızlı bitirmek için kaynak ekleyin (para).
- Görevleri kaldırma (kapsamı daraltma).
Kuşkusuz, zamanlamayı bu şekilde ayarlamak projenin bütçesi, kapsamı ve kalitesi üzerinde önemli etkiler yaratabilir.
Bütçeyi optimize edin
Çoğu projede, bütçenin en büyük bölümü kaynak maliyetlerinden oluşur: kişilerin, donatımın ve malzemelerin tarife tabanlı ve sabit maliyetleri. Bütçeyi aşmamak çok zor seçimler gerektirebilir:
- Kaynak gerektiren daha az sayıda, daha kısa görevler olacak şekilde proje kapsamını daraltma.
- Kaynakları kaldırma.
- Ücretlerin, ücretlerin ve fazla mesainin uygun olduğundan emin olun.
- Kaynakların işe en uygun kaynak olduğunu doğrulayın.
- Pahalı bir kaynağı daha ucuz olanla değiştirin.
Maliyetleri kontrol altına almak, son tarihi uzatmaya zorlayabilir veya projenin kapsamında kesintiler gerektirebilir. Örneğin, görevlerde fazla mesaiye izin vermezseniz, bitiş tarihinin bir ay ileri olduğunu görebilirsiniz. Öte yandan, kapsamı daraltırsanız bitiş tarihi gerçekten de oraya kayabilir.
Kapsamı iyileştirme
Geçtiği nehirden birkaç metre daha kısa bir köprü yaparak paradan tasarruf etmeyi düşünür müsünüz? Tabii ki değil. Bazen proje kapsamı değişemediğinden başka eylemler gerçekleştirmeniz gerekir:
- Tüm görevlerin tamamlandığından emin olmak için kaynak ekleyin (maliyet).
- Kritik yolda olmayan görevler varsa (maliyet) görevlerini kesin.
- Görev ekleyin veya görevlere süre ekleyin (maliyet).
- Kaynakların geçerli düzeyiyle (süre) tüm görevlere süre tanımak için son tarihi uzatın.