Excel'den bir zamanlamayı Vardiyalar'a içeri aktarma

Bu makale ön saf yöneticileri için geçerlidir.

Zamanlamalarınızı Vardiyalar'a taşımak için Excel çalışma kitabı kullanabilirsiniz. Zamanlamanızı Excel'den Vardiyalar'a aktarmak, özellikle büyük bir ekibi yönetiyorsanız ekibinizin daha hızlı hazırlanmasına yardımcı olabilir.  

Bu makalede

Genel bakış

Adım 1: Excel şablonunu indirme

2. Adım: Excel'de zamanlamanızı doldurma

3. Adım: Excel dosyanızı karşıya yükleyin

İçeri aktarma hatalarını görüntüleme ve düzeltme

Excel şablonu

Genel bakış

Excel'de içeri aktarma işlemi, normalde Vardiyalar'da el ile yapacağınız şu eylemleri gerçekleştirebilir:

• Ekibinizin her üyesi için vardiya ve izin atayın.
• Açık vardiyalar ekleyin. 
• Vardiyaları gruba göre düzenleyin.
• Gruplara ekip üyeleri ekleyin. 
• Günün notlarını ekleyin.

Zamanlamayı el ile doldurmayı tercih ediyorsanız, bkz. Vardiyalar'da ekip zamanlaması oluşturma ve Vardiyalar'da zamanlamaya vardiya ekleme.

Önce zamanlama bilgilerinizi bir Excel çalışma kitabına girersiniz ve ardından çalışma kitabını karşıya yükleyerek Vardiyalar'a aktarırsınız. Vardiyalar, indirip zamanlama bilgilerinizi girmek için kullanabileceğiniz bir Excel şablonu içerir.

Şablonu temel alan yeni bir dosya oluşturabilir veya zamanlama bilgilerinizi doğrudan dosyaya ekleyebilirsiniz. Şablonu kullanıyorsanız, dosyayı karşıya yüklemeden önce içindeki örnek verileri sildiğinizden emin olun.  
 

Adım 1: Excel şablonunu indirme

1. Vardiyalar masaüstünde veya web'de, zamanlamanın sağ üst kısmındaki Diğer seçenekler, >Zamanlamayı içeri aktar'a gidin.

2. Excel şablonunu indirmek için, Zamanlamayı içeri aktar sayfasında şablonu indir bağlantısını seçin.

   Varsayılan olarak, dosya bilgisayarınızdaki şu adla İndirilenler klasörüne kaydedilir: ImportScheduleTemplate_<ekip kimliği>.xlsx.

2. Adım: Excel'de zamanlamanızı doldurma

1. Şablondaki yönergeleri okuyun ve zamanlama bilgilerinizi ekleme konusundaki ayrıntılar için bu makalenin Excel şablonu bölümüne bakın. 
2. Zamanlamanızı Excel'de doldurun.

3. Adım: Excel dosyanızı karşıya yükleyin

1. Zamanlama bilgilerinizi ekledikten sonra, bu bilgileri Vardiyalar'a aktarmaya hazır olursunuz. İçeri aktarma zamanlaması sayfasında Karşıya Yükle'yi seçin.

2. Excel dosyasını karşıya yükle iletişim kutusunda Dosyayı karşıya yükle'yi seçin. Excel çalışma kitabınızı kaydettiğiniz yere gidin ve Aç'ı seçin.

3. Dosyanızı karşıya yükledikten sonra İçeri aktarma geçmişi tablosundan karşıya yükleme durumunu ve ayrıntılarını denetleyebilirsiniz. Durum sütununda aşağıdaki durumlardan birini görürsünüz:

   • İçeri aktarıldı , zamanlamanızın başarıyla içeri aktarıldığını ve artık Vardiyalar takviminizde görüntülendiğini gösterir.
   • Hata , zamanlamanızda hatalar olduğunu ve içeri aktarılmadığını veya kısmen içeri aktarıldığını gösterir. Zamanlamanız kısmen içeri aktarıldıysa Durum sütununda Raporu indir bağlantısını görürsünüz. İçeri aktarma hatalarını görüntülemeyi ve düzeltmeyi öğrenin.  

   Önemli

   Tabloda, son 30 gün içinde ekibiniz tarafından yapılan son 10 yüklemenin durumu gösterilir. Sizden ve ekibinizdeki diğer ön saf yöneticilerinden gelen yüklemeleri görebilirsiniz. Ekibinizdeki birden fazla ön saf yöneticisi zamanlamaları Vardiyalar'a aktarıyorsa, tablodan kaldırılmadan önce karşıya yüklemenizin durumunu denetlemeyi unutmayın.

İçeri aktarma hatalarını görüntüleme ve düzeltme

Excel dosyanızı içeri aktardığınızda İçeri aktarma geçmişi tablosu bir Hata durumu gösteriyorsa, içeri aktarma hatalarını görüntülemek ve düzeltmek için bu adımları izleyin.    

1. Excel hata dosyasını indirmek için Durum sütununda Raporu indir'i seçin.

   Varsayılan olarak, dosya bilgisayarınızdaki İndirilenler klasörüne şu adla kaydedilir: ImportScheduleErrors_<ekip kimliği>.xls.

2. Dosyayı açın ve Hatalar çalışma sayfasına gidin. Her satırda hatanın konumu ve düzeltilmesi gereken noktalar gösterilir.

   

3. Vardiyalar, Açık Vardiyalar veya İzin çalışma sayfasına gidin ve hataları düzeltin. Hata konumları kırmızı renkle vurgulanır.

   

   Bu örnekte vardiya 24 saatten uzundur. Hatayı düzeltmek için vardiya başlangıç veya bitiş tarihini değiştirin.

4. Hataları düzeltmeyi bitirdiğinizde, dosyayı kaydedin ve ardından yeniden Vardiyalar'a aktarın.

Excel şablonu

Excel'de zamanlamanızı yerleştirmenize yardımcı olması için Excel şablonunu kullanın. Şablonda aşağıdaki çalışma sayfaları bulunur:

• Yönergeler: Zamanlama bilgilerinizi girme yönergesi.
• Vardiyalar, İzin ve Açık Vardiyalar: Vardiya, izin ve açık vardiya eklemek için.
• Gün Notları: Belirli bir güne karşılık gelen notları girmek için. 
• Üyeler: Ekibinizde vardiya atayabileceğiniz kişilerin salt okunur listesi. 

Ayrıca, Vardiyalar, İzinler, Açık Vardiyalar ve Günün Notları çalışma sayfalarında açıklanan yapıyı kullanarak kendi Excel çalışma kitabınızı da oluşturabilirsiniz.

Vardiyalar çalışma sayfası

Vardiyalar çalışma sayfasında, her vardiya 12 sütunlu bir satır olarak görüntülenir. Sütunlar ve bunların nasıl kullanılacağı hakkında ayrıntıları burada bulabilirsiniz. 

Sütun	Özellik	Tür	Açıklama	Giriş	Örnek
A	Üye	İsteğe bağlı	Vardiyaya atanan ekip üyesinin adı.	Ekip üyesinin adını girin.	Martin Fitzgerald'ın fotoğrafı.
B	Work EmailEmail	Gerekli	Ekip üyesinin Email adresi.	Ekip üyesinin e-posta adresini girin.	mfitzgerald@contoso.com
C	Grup (Group)	Gerekli	Ekip üyesinin ait olduğu zamanlama grubu.	Metin, sayı ve/veya özel karakterler girin. Yeni veya mevcut bir grup ekleyebilirsiniz.	Deri ürünler
D	Başlangıç Tarihi	Gerekli	Vardiyanın başladığı tarih.	Biçim: gg/aa/yyyy gg/aa/yyyy	08/13/2024 13/08/2024
E	Başlangıç Saati	Gerekli	Vardiyanın başladığı zaman.	Biçim: 12 saat 24 saat	08:30 Saat 08:30 8:30
C	Bitiş Tarihi	Gerekli	Vardiyanın bittiği tarih.	Biçim: gg/aa/yyyy gg/aa/yyyy	08/13/2024 13/08/2024
G	Bitiş Saati	Gerekli	Vardiyanın bittiği zaman.	Biçim: 12 saat 24 saat	15:45 15:45 15:45
H	Tema Rengi	İsteğe bağlı	Vardiyayı kategorilere ayırmak için renk kullanın.	Aşağıdaki seçeneklerden birini girin: 1. Beyaz 2. Mavi 3. Yeşil 4. Mor 5. Pembe 6. Sarı 7. Gri 8. Mavi 9. Koyu Yeşil 10. Karanlık Mor 11. Koyu Pembe 12. Koyu Sarı	2. Mavi
I	Özel Etiket	İsteğe bağlı	Vardiyayı özelleştirmek için etiket.	Metin, sayı ve/veya özel karakterler girin. En fazla 23 karakter.	Küçük deri ürünler
J	Ücretsiz Mola (dakika)	İsteğe bağlı	Dakika cinsinden vardiya molasının süresi.	Vardiya süresinden daha kısa bir sayı (dakika cinsinden) girin.	45
K	Notlar	İsteğe bağlı	Bu vardiya hakkında ekip üyelerine yönelik notlar.	Metin, sayı ve/veya özel karakterler girin. En fazla 500 karakter.	Ürünlerin mağazamıza teslim edilmesini istemek için yeni sistemimizi kullanın.
L	Paylaşılan	Gerekli	Bilgiler içeri aktarılır aktarılmaz vardiyayı ekiple paylaşma seçeneği.	Paylaşıldı veya Paylaşılmadı'yı seçin. Paylaşmamayı seçerseniz, Vardiyalar'daki Ekiple paylaş seçeneğini kullanarak vardiyayı içeri aktarıldıktan sonra paylaşabilirsiniz.	Paylaşılmıyor

İzin çalışma sayfası

İzin çalışma sayfasında, her izin öğesi 11 sütunlu bir satır olarak görüntülenir. Sütunlar ve bunların nasıl kullanılacağı hakkında ayrıntıları burada bulabilirsiniz.  

Sütun	Özellik	Tür	Açıklama	Giriş	Örnek
A	Üye	İsteğe bağlı	İzin izni olan ekip üyesinin adı.	Ekip üyesinin adını girin.	Martin Fitzgerald'ın fotoğrafı.
B	Work EmailEmail	Gerekli	Ekip üyesinin Email adresi.	Ekip üyesinin e-posta adresini girin.	mfitzgerald@contoso.com
C	Başlangıç Tarihi	Gerekli	İznin başladığı tarih.	Biçim: gg/aa/yyyy gg/aa/yyyy	08/13/2024 13/08/2024
D	Başlangıç Saati	Gerekli	İznin başladığı saat.	Biçim: 12 saat 24 saat	12:00 Saat 12:00 00:00
E	Bitiş Tarihi	Gerekli	İznin bitiş tarihi.	Biçim: gg/aa/yyyy gg/aa/yyyy	08/20/2024 20/08/2024
C	Bitiş Saati	Gerekli	İznin bittiği zaman.	Biçim: 12 saat 24 saat	12:00 Saat 12:00 00:00
G	İzin Nedeni	Gerekli	Zamanı haklı çıkaran sebep.	Ekibiniz için Vardiyalar ayarlarında bulunan izin nedenleri listesinden bir izin nedeni girin.	Tatil
H	Tema Rengi	İsteğe bağlı	İzinleri kategorilere ayırmak için renk kullanın.	Aşağıdaki seçeneklerden birini girin: 1. Beyaz 2. Mavi 3. Yeşil 4. Mor 5. Pembe 6. Sarı 7. Gri 8. Mavi 9. Koyu Yeşil 10. Karanlık Mor 11. Koyu Pembe 12. Koyu Sarı	7. Gri
I	Notlar	İsteğe bağlı	Ekip üyesinin izinleriyle ilgili notları.	Metin, sayı ve/veya özel karakterler girin. En fazla 500 karakter.	İyi tatiller.
J	Paylaşılan	Gerekli	Bilgiler içeri aktarılır aktarılmaz izin bilgisini ekip üyesiyle paylaşma seçeneği.	Paylaşıldı veya Paylaşılmadı'yı seçin. Paylaşmamayı seçerseniz, Vardiyalar'daki Ekiple paylaş seçeneğini kullanarak vardiyayı içeri aktarıldıktan sonra paylaşabilirsiniz.	Paylaşılan

Vardiyalar çalışma sayfasını açma

Açık Vardiyalar çalışma sayfasında, her açık vardiya 11 sütunlu bir satır olarak görüntülenir. Sütunlar ve bunların nasıl kullanılacağı hakkında ayrıntıları burada bulabilirsiniz.  

Sütun	Özellik	Tür	Açıklama	Giriş	Örnek
A	Grup (Group)	Gerekli	Açık vardiyanın istenebileceği zamanlama grubu.	Metin, sayı ve/veya özel karakterler girin. Yeni veya mevcut bir grup ekleyebilirsiniz.	Deri ürünler
B	Başlangıç Tarihi	Gerekli	Açık vardiyanın başladığı tarih.	Biçim: gg/aa/yyyy gg/aa/yyyy	08/13/2024 13/08/2024
C	Başlangıç Saati	Gerekli	Açık vardiyanın başladığı saat.	Biçim: 12 saat 24 saat	08:30 Saat 08:30 8:30
D	Bitiş Tarihi	Gerekli	Açık vardiyanın bitiş tarihi.	Biçim: gg/aa/yyyy gg/aa/yyyy	08/13/2024 13/08/2024
E	Bitiş Saati	Gerekli	Açık vardiyanın bittiği zaman.	Biçim: 12 saat 24 saat	15:45 15:45 15:45
C	Açık Yuvalar	Gerekli	Grup üyelerinin isteyebileceği açık vardiya sayısı.	1 ile 255 arasında bir sayı girin.	2
G	Tema Rengi	İsteğe bağlı	Açık vardiyayı kategorilere ayırmak için renk kullanın.	Aşağıdaki seçeneklerden birini girin: 1. Beyaz 2. Mavi 3. Yeşil 4. Mor 5. Pembe 6. Sarı 7. Gri 8. Mavi 9. Koyu Yeşil 10. Karanlık Mor 11. Koyu Pembe 12. Koyu Sarı	6. Sarı
H	Özel Etiket	İsteğe bağlı	Açık vardiyayı özelleştirmek için etiket.	Metin, sayı ve/veya özel karakterler girin. En fazla 23 karakter.	Küçük deri ürünler
I	Ücretsiz Mola (dakika)	İsteğe bağlı	Dakika cinsinden vardiya molasının süresi.	Vardiya süresinden daha kısa bir sayı (dakika cinsinden) girin.	45
J	Notlar	İsteğe bağlı	Bu özel açık vardiya hakkında ekip üyelerine yönelik notlar.	Metin, sayı ve/veya özel karakterler girin. En fazla 500 karakter.	Ürünlerin mağazamıza teslim edilmesini istemek için yeni sistemimizi kullanın.
K	Paylaşılan	Gerekli	Bilgiler içeri aktarılır aktarılmaz vardiyayı ekip üyesiyle paylaşma seçeneği.	Paylaşıldı veya Paylaşılmadı'yı seçin. Paylaşmamayı seçerseniz, Vardiyalar'daki Ekiple paylaş seçeneğini kullanarak vardiyayı içeri aktarıldıktan sonra paylaşabilirsiniz.	Paylaşılmıyor

Gün Notları çalışma sayfası

Her gün için bir not ekleyebilirsiniz. 

Sütun	Özellik	Tür	Açıklama	Giriş	Örnek
A	Tarih	Gerekli	Notun zamanlamada görünmesini istediğiniz tarih.	Biçim: gg/aa/yyyy gg/aa/yyyy	08/13/2024 13/08/2024
B	Not	Gerekli	Ekibinize ileti.	Metin, sayı ve/veya özel karakterler girin. En fazla 500 karakter.	Yerinde eğitim

Vardiyalar'da, notlar zamanlamanın üst kısmında, tarihin altında gösterilir.

BT yöneticileri için

Ön saf kuruluşunuz için Vardiyalar