Ви можете синхронізувати дані між зовнішнім списком і Microsoft Excel, постійно оновлюючи обидва набори даних. Наприклад, вам може знадобитися зберегти запаси продуктів у списку, щоб його було легко надавати спільний доступ і оновлювати, а також періодично аналізувати запаси за допомогою програми Microsoft Excel.
Примітка.
Не можна синхронізувати зовнішній список із версіями, попередніми версіями програми Excel 2013. Якщо ви спробуєте це зробити, з'явиться діалогове вікно з текстом "Не вдалося підключитися до списку".
Докладні відомості див. в статті Пошук вмісту про зовнішні дані.
Підготування до використання зовнішніх даних і попередні вимоги
Для роботи із зовнішніми даними потрібно виконати кілька обов'язкових завдань, щоб забезпечити безпечний доступ до даних. Наведені нижче відомості допоможуть вам спланувати подальші дії. Крім того, якщо у вас виникають проблеми під час роботи із зовнішніми даними, ці відомості допоможуть вам виявити проблему. Щоб отримати доступ до зовнішніх даних, вам або адміністратору слід виконати такі дії:
Підготовка зовнішнього джерела даних Можливо, адміністратору знадобиться створити обліковий запис і надати дозволи джерелу даних, щоб переконатися, що потрібні користувачі мають доступ до даних і що вони не опиняться в чужих руках. Крім того, адміністратор може створити певні таблиці, подання, запити тощо в зовнішній базі даних, щоб залишити лише потрібні результати й підвищити продуктивність.
Настроювання служб і облікових записів SharePoint Адміністратор повинен активувати служби підключення до бізнес-даних і службу захищеного сховища. Відомості про використання цих служб див. в статті Настроювання рішень служб підключення до бізнес-даних для SharePoint 2013 і Створення зовнішнього списку з таблиці SQL Azure зі службами підключення до бізнес-даних і захищеним сховищем.
Настроювання служб захищеного сховища Адміністратор повинен виконати такі дії: визначити найкращий режим доступу для зовнішнього джерела даних, створити цільовий застосунок і настроїти облікові дані для цільового застосунку. Відомості про використання цих служб див. в статті Створення або редагування цільового застосунку захищеного сховища.
Настроювання служб підключення до бізнес-даних Адміністратор повинен переконатися, що користувач, який створює зовнішній тип вмісту, має дозвіл на зберігання метаданих служби підключення до бізнес-даних і що відповідні користувачі мають доступ до зовнішнього типу вмісту, на основі якого створено зовнішній список. Відомості про використання цих служб див. в статті Настроювання рішень служб підключення до бізнес-даних для SharePoint 2013.
Створення зовнішнього типу вмісту Користувач повинен визначити зовнішній тип вмісту, який містить відомості про підключення, доступ, методи роботи, стовпці, фільтри та інші метадані, які використовуються для отримання даних із зовнішнього джерела даних.
Створення зовнішнього списку За потреби користувач має створити зовнішній список на основі зовнішнього типу вмісту та одного або кількох подань зовнішнього списку.
Перевірка готовності продуктів Office до використання Щоб синхронізувати зовнішні дані з продуктами Office, на кожному клієнтському комп'ютері має бути принаймні Windows 7 і такі безкоштовні програмні продукти: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 та WCF Data Services 5.0 для OData V3 (за потреби вам буде автоматично запропоновано завантажити програмне забезпечення). Крім того, переконайтеся, що параметр інсталяції Office увімкнуто служби підключення до бізнес-даних (це використовується за замовчуванням). Цей параметр інсталює середовище виконання клієнта служб підключення до бізнес-даних, який виконує такі дії: кешує та синхронізується із зовнішніми даними, зіставляє бізнес-дані із зовнішніми типами вмісту, відображає засіб вибору зовнішніх елементів у продуктах Office і запускає настроювані рішення в продуктах Office.
Загальні відомості про використання зовнішніх даних див. в статті Пошук вмісту про зовнішні дані.
Експорт зовнішнього списку до Excel
- Перейдіть на сайт SharePoint, який містить потрібний список.
- На панелі швидкого запуску виберіть ім'я списку SharePoint або натисніть кнопку Настройки
виберіть Зміст сайту або Переглянути весь вміст сайту, а потім у відповідному розділі списку виберіть ім'я списку. - Виберіть Пункт Список, а потім – Експорт до Excel.
За промовчанням цю можливість активовано для зовнішніх списків, але системний адміністратор може її вимкнути. - Якщо буде запропоновано підтвердити операцію, натисніть кнопку OK.
- У діалоговому вікні Завантаження файлу натисніть кнопку Відкрити.
- Якщо з'явиться запит на ввімкнення зв'язків даних на комп'ютері, натисніть кнопку Увімкнути , якщо ви вважаєте, що підключення до даних на сайті SharePoint безпечне для ввімкнення.
На основі файлу веб-запиту буде створено таблицю Excel зі зв’язком із даними. Стовпці в експортованій таблиці залежать від поточного подання зовнішнього списку. Те, як зовнішні дані експортуються, визначають фільтри, задані в зовнішньому типі вмісту й поданні зовнішнього списку, а також мовні настройки для веб-сайту SharePoint. Обмеження сторінок ігноруються.