Надсилання групових повідомлень електронної пошти за допомогою злиття в Word

Щоб мати змогу надсилати групові повідомлення електронної пошти за допомогою злиття, потрібно інсталювати програму електронної пошти, сумісну з MAPI, наприклад Outlook або Gmail.

У наведеному нижче процесі припускається, що у вас уже є повідомлення, яке ви маєте намір надіслати, уже створене для відкриття в Microsoft Word.

Перейдіть до розділу Розсилки > Розпочати злиття > повідомлення електронної пошти.

Список розсилки – це ваше джерело даних. Докладні відомості див. в статті Джерела даних, які можна використовувати для злиття.

Поради

Якщо у вас немає списку розсилки, його можна створити під час злиття.
Якщо як джерело даних використовується електронна таблиця Excel, відформатуйте поштові індекси як текст, щоб уникнути автоматичного видалення нулів на початку. Докладні відомості див. в статті Форматування чисел, дат та інших значень злиття в Excel.
Якщо ви хочете використовувати Outlook контакти як джерело списку, переконайтеся, що Outlook – це стандартна програма електронної пошти та версія, що й Word.

Переконайтеся, що джерело даних містить стовпець для адрес електронної пошти та що для кожного потрібного одержувача є адреса електронної пошти.

Перейдіть до розділу Розсилки > Виберіть одержувачів.
Виберіть джерело даних. Докладні відомості див. в статті Джерела даних, які можна використовувати для злиття.
На вкладці Файл виберіть команду Зберегти.

Докладні відомості про редагування, сортування або фільтрування списку розсилки див. в статті Злиття: редагування одержувачів.

Перейдіть до розділу Розсилки > рядок привітання.
Виберіть формат.
Натисніть кнопку OK, щоб вставити поле злиття.
Виберіть Файл > Зберегти .

До повідомлення електронної пошти можна додати інші поля з джерела даних. Докладні відомості про це див. в статті Вставлення полів злиття.

Примітка.: Вставивши поля, потрібно відформатувати електронну пошту вручну.

Щоб дізнатися, як виправити всі відсутні адреси або інші поля, див. статтю Злиття: зіставити поля.

Щоб змінити шрифт, розмір або інтервал об'єднаного вмісту, виберіть ім'я поля злиття та внесіть потрібні зміни.

Натисніть кнопку Попередній перегляд результатів, а потім натисніть кнопку Далі або Попередній , щоб переглянути імена та адреси в тілі листа.
Виберіть елементи Завершити й об’єднати > Надіслати повідомлення електронної пошти.
У полі Кому виберіть стовпець або поле адреси електронної пошти зі списку розсилки.

Примітка.: Програма Word надішле окреме повідомлення на кожну адресу електронної пошти. Інші одержувачі не можуть створити копію або приховану копію. Не можна додавати вкладення, але можна додавати посилання,
У полі Тема введіть тему повідомлення.
У полі Формат пошти виберіть HTML (стандартний параметр) або виберіть Звичайний текст , щоб надіслати документ як тіло повідомлення електронної пошти.
У розділі Надіслати записи виберіть один із таких параметрів:
- Усі записи (за замовчуванням).
- Поточний запис надсилається лише запису, який можна переглянути на екрані.
- Від і Щоб надіслати лише діапазон записів.
Натисніть кнопку OK, щоб виконати злиття.

Перейдіть до розділу Файл > Зберегти. Під час збереження основного документа також зберігається його підключення до джерела даних. Щоб повторно використати його, відкрийте документ і натисніть кнопку Так , коли буде запропоновано зберегти зв'язок із джерелом даних.