У цій статті
Загальні відомості про SharePoint Foundation і SharePoint Server
SharePoint Foundation 2010 – це базова технологія для сайтів SharePoint, яка доступна безкоштовно та називалася служби Windows SharePoint Services в попередніх версіях. SharePoint Server 2010 використовує технологію SharePoint Foundation, щоб забезпечити узгоджену та знайому інфраструктуру для списків і бібліотек, адміністрування сайту та настроювання сайту. Усі функції, доступні в службі SharePoint Foundation, також доступні на сервері SharePoint Server 2010.
Однак SharePoint Server 2010 розширює sharePoint Foundation, надаючи додаткові функції та можливості. Наприклад, sharePoint Server і SharePoint Foundation включають шаблони сайтів для співпраці з колегами на сайтах груп, блоґах і робочих областях для нарад. Однак сервер SharePoint Server містить розширені функції соціальних обчислень, наприклад додавання тегів і інформаційних каналів новин, які допомагають користувачам в організації знаходити, упорядковувати, переміщатися та обмінюватися інформацією з колегами. Так само SharePoint Server розширює технологію пошуку від Служби SharePoint Foundation, яка включає функції, корисні для працівників великих організацій, наприклад можливість пошуку бізнес-даних у SAP, Siebel та інших бізнес-програмах.
Програми SharePoint Foundation і SharePoint Server призначені для ефективної роботи з іншими програмами, серверами та технологіями, зокрема з системою Microsoft Office. Наприклад, ви можете автономно використовувати сайт, список або бібліотеку в програмі SharePoint Workspace, працювати з вмістом сайту, коли вас буде відключено від мережі, а потім автоматично синхронізувати зміни під час повторного підключення. Багато завдань SharePoint можна виконати в знайомих програмах Microsoft Office. Наприклад, можна ініціювати або брати участь у робочому циклі, щоб затвердити звіт про витрати з Word Microsoft.
Можливості сервера SharePoint Server
Можливості SharePoint Server 2010 орієнтовані на шість областей. У цій статті коротко описано всі ці можливості, а потім наведено посилання на пов'язані статті, у яких можна дізнатися більше.
Співпраця та соціальні обчислення
SharePoint Server 2010 розширює функції співпраці SharePoint Foundation, сприяючи легкому створенню з браузера або знайомих програм, таких як Microsoft Word, допомагаючи користувачам пов'язувати ресурси з тегами та оцінками, а також допомагаючи людям швидше знаходити відповіді через канали новин і пошук людей.
Одне з основних місць, де ви можете скористатися цими можливостями, знаходиться на вашому "Моєму сайті". "Мій сайт" – це власний сайт SharePoint, на якому можна надавати спільний доступ до документів, посилань та відомостей про себе в онлайновому профілі. Ви також можете блоґ про цікаві теми або знайти інформацію, необхідну для виконання своєї роботи.
Ви вирішуєте, до яких відомостей потрібно надати спільний доступ, а також яку інформацію слід зберігати в таємниці на "Моєму сайті". Після цього можна позначати посилання на інформацію та знаходити інформацію, яку інші користувачі позначають або передають у своїх каналах новин. Докладні відомості про керування інформацією на "Моєму сайті" див. в статті Керування інформацією, яку ви надаєте через "Мій сайт" і профіль.
SharePoint Server 2010 також забезпечує участь у будь-якому місці, пропонуючи широкі можливості програми SharePoint Workspace, перебуваючи в онлайні або відключені від мережі, і звільняючи користувачів від спільної роботи в дорозі.
Керування корпоративним вмістом
Керування корпоративним вмістом (ECM) від корпорації Майкрософт допомагає організаціям долати проблеми, які створюють великі обсяги некерованого вмісту. SharePoint Server 2010 – це центральна частина рішення Microsoft ECM, яке розширює керування вмістом для кожного працівника в організації завдяки інтеграції зі знайомими інструментами, такими як система Microsoft Office. Рішення Microsoft ECM надає можливості для керування всім життєвим циклом вмісту – від створення, редагування та співпраці, до завершення терміну дії – на єдиній об'єднаній платформі.
SharePoint Server 2010 дає організаціям змогу керувати всім життєвим циклом вмісту, надаючи окремі набори функцій, які дають змогу організаціям досягати таких цілей:
-
Керування різноманітним вмістом Можливості керування документами в SharePoint Server 2010 допомагають організаціям об'єднати різноманітний вміст із кількох розташувань у централізовано кероване сховище з узгодженою категоризацією. Нова функція наборів документів дає змогу вашій організації створювати робочі продукти та керувати ними, які охоплюють кілька документів. Інтегровані можливості пошуку допомагають користувачам знаходити, обмінюватися цією інформацією та використовувати їх. Можливості керування метаданими , як-от нова функція сховища термінів, можуть допомогти організаціям централізовано керувати метаданими на різних сайтах. Метадані – це відомості про дані, які використовуються для визначення, структури, виявлення та керування інформацією. Нова підтримка навігації на основі метаданих і можливість вбудовувати поля метаданих у документи покращує пошук і виявлення інформації. Вміст також можна захистити від несанкціонованого доступу. Засоби співпраці, як-от робочий цикл, допомагають людям краще працювати разом, щоб створювати, переглядати та затверджувати документи структуровано.
-
Задовольняють відповідність і юридичні вимоги Можливості керування записами в SharePoint Server 2010 дають змогу організаціям зберігати й захищати бізнес-записи поруч із поточними записами або в заблокованому центральному сховищі. Організації можуть застосовувати політики терміну дії до записів, щоб гарантувати, що вони зберігаються протягом відповідного періоду часу для дотримання нормативних актів або корпоративних бізнес-політик, тим самим погіршуючи юридичні ризики для організації. Контрольні сліди надають підтвердження внутрішнім і зовнішнім аудиторам, що записи зберігалися належним чином. Утримання можуть розміщуватися на певних записах під юридичним виявленням, щоб запобігти їх знищенню.
-
Ефективне керування кількома веб-сайтами Можливості керування веб-вмістом на сервері SharePoint Server 2010 дають змогу публікувати веб-вміст за допомогою простого у використанні засобу для створення вмісту та вбудованого процесу затвердження. Працівники можуть своєчасно передавати вміст, зокрема зображення, аудіо та відео, на веб-сайти без широкої підтримки ІТ-персоналу. Нова підтримка мультимедійних даних включає нову бібліотеку активів із багатими поданнями та палітрами; підтримка відео як типу вмісту SharePoint; інфраструктуру потокового відео та медіапрогравач Silverlight для шкіри. Шаблони у вигляді головних сторінок і макетів сторінок дають змогу організаціям застосовувати узгоджений брендинг до сторінок. Вбудовані функції веб-аналітики підтримують звіти аналітики трафіку, пошуку та інвентаризації. SharePoint Server 2010 також пропонує єдину інфраструктуру розгортання та керування для інтрамережі, мережі екстранет і інтернет-сайтів, а також для багатомовних сайтів.
Корпоративний пошук
SharePoint Server 2010 – це потужна інфраструктура пошуку, яка доповнює інші можливості для бізнесу, як-от керування корпоративним вмістом і співпраця, щоб швидше отримувати кращі відповіді та посилювати вплив знань і знань.
Пошук враховує ваш особистий контекст і допомагає уточнити пошук, використовуючи інтерактивну навігацію, щоб надати інформацію, яка вам потрібна. SharePoint Server розширює охоплення пошуку в більшій кількості джерел вмісту та типів вмісту, щоб підключатися до всієї інформації на підприємстві, зокрема корпоративних програм, як-от SAP, Siebel або настроюваних баз даних, і надавати інформацію користувачам, яким вона потрібна.
Бізнес-аналітика
Бізнес-аналітика – це набір методологій, технологій і процесів, які приймають інформацію, що зберігається в організаційних системах, і робить її дієвою, покладаючи її в руки людей, яким це найбільше потрібно, щоб вони могли приймати обґрунтовані рішення. Як ключова частина платформи бізнес-аналітики Microsoft, SharePoint Server 2010 може допомогти розширити можливості бізнес-аналітики для всіх користувачів в організації, щоб кожен міг отримати доступ до потрібних даних для прийняття правильних рішень.
Імовірно, ваша організація зберігає дані в різних форматах, наприклад базах даних, повідомленнях електронної пошти та файлах електронних таблиць. SharePoint Server 2010 дає змогу видобувати дані з різних джерел і представляти їх способами, які полегшують аналіз і прийняття рішень.
служби Excel Services дає змогу користувачам, які приймають рішення, публікувати книги Excel, надавати до неї спільний доступ і керувати ними на сайті SharePoint. Інші користувачі в організації можуть змінювати значення клітинок, формули та форматування в браузері під час аналізу даних.
служби PerformancePoint Services в SharePoint Server 2010 можуть підвищити видимість основних цілей і показників організації, а також збільшити глибину аналізу та аналізу. Ви або інші користувачі вашої організації можете створювати та використовувати інтерактивні приладні дошки з системами показників, звітами та фільтрами, щоб знаходити тенденції. Крім того, до сайтів SharePoint можна додавати форматні діаграми та підключати діаграми до даних із різних джерел, наприклад списків SharePoint, зовнішніх списків даних, служб підключення до бізнес-даних, служби Excel Services або інших веб-частин.
Портали
У SharePoint Server 2010 організації можуть створювати та обслуговувати портали для кожного аспекту своєї компанії (корпоративні портали інтрамережі, корпоративні веб-сайти Інтернету та сайти підрозділів порталів). Корпоративні портали інтрамережі та підрозділів можуть підключати окремі сайти в організації та консолідувати доступ до наявних бізнес-програм. Команди та окремі користувачі в організації можуть використовувати сайт порталу, щоб отримувати доступ до знань, інформації та бізнес-програм, потрібних їм для виконання своєї роботи.
Користувачі в організації, які використовують сайт порталу, можуть скористатися перевагами своїх сайтів "Мій сайт". "Мій сайт" – це особистий сайт, який дає змогу централізовано керувати документами, вмістом, посиланнями та контактами та зберігати їх. "Мій сайт" слугує контактною інформацією інших користувачів у вашій організації, щоб знайти інформацію про вас, ваші навички та ваші інтереси. "Мої сайти" містять функції соціальних обчислень, згадані вище в цій статті.
SharePoint Server 2010 також містить функції, за допомогою яких організації можуть персоналізувати роботу порталу для окремих користувачів, наприклад націлювання вмісту на певні типи користувачів. Ваша організація може додатково настроїти сайт порталу за допомогою програми для веб-дизайну, сумісної із SharePoint, наприклад SharePoint Server 2010.
Бізнес-процес і форми
SharePoint Server 2010 містить багато функцій, які допомагають інтегрувати та оптимізувати бізнес-процеси. Робочі цикли можуть оптимізувати витрати на узгодження загальних бізнес-процесів, наприклад затвердження проекту або рецензування документів, за допомогою керування та відстеження завдань, пов'язаних із цими процесами. На сервері SharePoint Server 2010 є кілька попередньо визначених робочих циклів, які можна використовувати належним чином або настроїти відповідно до своїх потреб. Крім того, за допомогою Designer SharePoint можна створювати настроювані робочі цикли, які підтримують унікальні бізнес-процеси.
Також можна створювати форми на основі браузера та збирати дані з організацій, які не використовують Microsoft InfoPath 2010.
Частини сайту SharePoint
Сайт – це група пов'язаних веб-сторінок, на яких організація може працювати над проектами, проводити наради та надавати спільний доступ до інформації. Наприклад, робоча група може мати власний сайт, на якому зберігаються графіки, файли та процедурні відомості. Сайт групи може бути частиною великого організаційного порталу, на якому такі відділи, як відділи кадрів, записують і публікують інформацію та ресурси для решти організації.
Усі сайти SharePoint мають спільні елементи, про які потрібно знати, щоб почати роботу: списки, бібліотеки, веб-частини та подання.
Списки Список – це компонент веб-сайту, де організація може зберігати інформацію, надавати до неї спільний доступ і керувати нею. Наприклад, можна створити список завдань для відстеження завдань або відстеження подій групи в календарі. На дошці обговорень також можна проводити опитування або проводити обговорення.
Бібліотеки. Бібліотека – це спеціальний тип списку, у якій зберігаються файли, а також відомості про файли. Ви можете керувати переглядом, відстеженням, керуванням і створенням файлів у бібліотеках.
Подання Подання можна використовувати, щоб переглядати найважливіші для вас елементи списку або бібліотеки або які найкраще відповідають певній меті. Наприклад, можна створити подання всіх елементів списку, які застосовуються до певного відділу, або виділити певні документи в бібліотеці. Ви можете створити кілька подань списку або бібліотеки, з яких можуть вибирати користувачі. Веб-частину також можна використовувати для відображення подання списку або бібліотеки на окремій сторінці сайту.
Веб-частини Веб-частина – це модульна одиниця інформації, яка формує основний стандартний блок більшості сторінок на сайті. Якщо у вас є дозвіл на редагування сторінок на сайті, можна використовувати веб-частини для настроювання сайту для відображення зображень і діаграм, частин інших веб-сторінок, списків документів, настроюваних подань бізнес-даних тощо.
Особливості сайту, які впливають на вашу роботу
Особливості інсталяції та конфігурації SharePoint впливають на те, що ви бачите та які варіанти доступні на вашому сайті.
Дозволи Якщо вам призначено рівень дозволів "Повний доступ" за промовчанням, ви маєте повний спектр параметрів для керування сайтом. Якщо вам призначено рівень дозволів "Участь" або "Читання", параметри та доступ до вмісту сайту будуть більш обмеженими. Багато варіантів, наведених у цій статті, недоступні для користувачів із рівнем дозволів Переглядача, що дає змогу користувачам читати вміст, але не змінювати його. Оскільки дозволи гнучкі та налаштовуються, ваша організація може мати власні унікальні параметри.
Налаштування Можливо, ваша організація настроїла дозволи та брендинг сайту або навіть налаштувала навігацію сайтом і перемістила елементи керування, як-от меню Дії сайту , до іншого розташування на сторінці. Аналогічно, ваша організація, можливо, вирішила не використовувати функції стрічки, що з'явилися в SharePoint 2010.
Версія SharePoint У цій статті описано, як почати роботу в SharePoint Server 2010. Якщо використовується попередня версія SharePoint, див. довідку для цієї версії.
Додавання вмісту до сайту
Щоб додавати елементи до списків і файли до бібліотек, використовується веб-браузер. Кнопки, які використовуються для виконання найпоширеніших дій, розташовано на стрічці у верхній частині сторінки більшості сторінок сайту.
Кнопки на стрічці можуть бути неактивні з таких причин:
-
Дія не застосовується або залежить від іншої дії. Наприклад, щоб узяти документ на редагування, слід установіть прапорець.
-
У вас немає дозволу на завершення завдання.
-
Функцію для сайту не ввімкнуто. Наприклад, робочі цикли можуть не активуватися на сайті.
Файли також можна зберігати в бібліотеці з деяких клієнтських програм, сумісних із сервером SharePoint Server. Наприклад, документ Microsoft Word можна зберегти в бібліотеці на сайті SharePoint під час роботи в Word.
Щоб додати елемент до списку або файл до бібліотеки, потрібно мати рівень дозволів "Участь" для списку чи бібліотеки. Щоб отримати додаткові відомості про те, як організація використовує дозволи та рівні дозволів, зверніться до власника сайту або адміністратора.
Коли елемент або файл додано, інші користувачі, які мають дозвіл на читання списку, можуть переглянути цей елемент або файл (якщо він не потребує затвердження). Якщо елемент або файл потребує затвердження, він зберігатиметься у списку чи бібліотеці у стані очікування, доки його затвердить власник відповідних дозволів. Якщо під час додавання елемента або файлу користувач переглядає список або бібліотеку, для відображення нового елемента або файлу може знадобитись оновити вікно браузера.
У списках і бібліотеках також можна скористатися функціями електронної пошти, якщо на сайті активовано вхідну або вихідну пошту. Деякі списки, такі як календарі, оголошення, блоґи й дошки обговорень, можна настроїти так, щоб до них можна було додавати вміст електронною поштою. Інші списки, такі як завдання та списки відстеження питань, можна настроїти так, щоб надсилати повідомлення електронної пошти користувачам, коли їм призначаються елементи.
Окрім додавання вмісту до наявних списків і бібліотек, за наявності відповідного дозволу можна створювати нові списки та бібліотеки. Розпочати можна із шаблонів списків і бібліотек. Залежно від рівня дозволів можна також створити та настроїти нові сторінки й сайти.
Списки
Хоча існують різні типи списків, процедура додавання елементів до них схожа, тому вам не потрібно вивчати кілька нових методів роботи з різними типами списків. Елемент списку містить текст у ряді стовпців, але деякі списки можуть дозволити додавання вкладень до елемента.
Додавання елемента до списку
-
У списку, до якого потрібно додати елемент, перейдіть на вкладку Елементи на стрічці. (Це вкладка Події для календаря.)
-
Натисніть кнопку Створити елемент (нова подія для календаря).
Порада.: Ще один швидкий спосіб додати подію до календаря – це вказати дату в календарі, а потім натиснути кнопку Додати.
-
Заповніть обов'язкові поля та всі інші поля, які потрібно завершити.
-
Натисніть кнопку Зберегти.
Редагування або видалення елемента в списку
-
Наведіть вказівник миші на елемент, а потім установіть прапорець поруч з елементом.
Порада.: Дії з кількома елементами можна виконувати, установивши кілька прапорців.
-
На вкладці Елементи стрічки виберіть пункт Редагувати елемент або Видалити елемент.
На сайтах багатьох типів створюються деякі списки. Ці стандартні списки – від дошки обговорень до списку календарів. Якщо у вас є дозвіл, ви також можете створювати списки з кількох типів шаблонів списків, які забезпечують структуру та параметри, які дають змогу почати роботу.
Створення списку
-
Щоб створити список, відкрийте меню Дії сайту
Примітка.: Якщо меню Дії сайту не відображається або параметр створення не відображається, можливо, у вас немає дозволу на створення списку.
-
На сторінці Створення виберіть тип списку, який потрібно створити. Наприклад, Посилання.
-
Введіть ім'я списку, заповніть усі інші поля, які потрібно завершити, і натисніть кнопку Створити.
Бібліотеки
Бібліотека — це розташування на сайті, у якому можна створювати, збирати, оновлювати файли та керувати ними разом з учасниками групи. У кожній бібліотеці відображається список файлів і основні відомості про них, що допомагає користувачам плідно співпрацювати.
До бібліотеки можна додати файл, завантаживши його з браузера. Після додавання файлу до бібліотеки інші користувачі з відповідним дозволом зможуть переглянути файл. Якщо файл додається, коли ви вже переглядаєте бібліотеку, може знадобитись оновити вікно браузера, щоб побачити цей новий файл.
Якщо використовується програма, сумісна із сервером SharePoint Server, ви можете створити новий файл на основі шаблону під час роботи в бібліотеці. Файл також можна зберегти в бібліотеці з іншої програми, як-от SharePoint Workspace або Microsoft Word.
Додавання файлу до бібліотеки
-
У бібліотеці, до якої потрібно додати файл, перейдіть на вкладку Документи на стрічці.
-
Натисніть кнопку Передати документ.
-
Перейдіть до документа та натисніть кнопку OK.
Порада.: Якщо використовується програма, сумісна з SharePoint Server 2010, наприклад Microsoft Word 2010, можна перетягнути документи з Провідника Windows до діалогового вікна Передавання документа .
Редагування або видалення файлу в бібліотеці
-
Наведіть вказівник миші на файл, а потім установіть прапорець поруч із файлом.
-
На вкладці Документи на стрічці натисніть кнопку Редагувати документ або Видалити документ.
Коли ви створюєте сайти різних типів, створюється стандартна бібліотека під назвою "Спільні документи". Спільні документи – це бібліотека документів, у якій можна зберігати файли кількох типів. Ви можете створити більше бібліотек, наприклад бібліотеку рисунків для зберігання зображень, якщо у вас є дозвіл на керування списками.
Створення бібліотеки документів
-
Щоб створити бібліотеку документів, відкрийте меню Дії сайту
Примітка.: Якщо меню Дії сайту не відображається або параметр створення не відображається, можливо, у вас немає дозволу на створення бібліотеки.
-
Введіть ім'я бібліотеки, заповніть усі інші поля, які потрібно завершити, і натисніть кнопку Створити.
Щоб переглянути інші типи бібліотек, які можна створити, клацніть Дії сайту, а потім – Додаткові параметри створення. Наведіть вказівник миші на параметр бібліотеки, щоб переглянути його опис.
Створення бібліотеки іншого типу
-
Щоб створити бібліотеку, відкрийте меню Дії сайту
Примітка.: Якщо меню Дії сайту не відображається або параметр створення не відображається, можливо, у вас немає дозволу на створення бібліотеки.
-
Наведіть вказівник миші на параметр бібліотеки, щоб переглянути його опис.
-
Введіть ім'я бібліотеки, заповніть усі інші поля, які потрібно завершити, і натисніть кнопку Створити.
Щоб настроїти такі параметри, як відображення бібліотеки на панелі швидкого запуску, натисніть кнопку Додаткові параметри , перш ніж натиснути кнопку Створити.
Видалення бібліотеки
-
Клацніть ім'я бібліотеки на панелі швидкого запуску або виберіть пункт Дії сайту
-
Виконайте одну з таких дій:
-
Для бібліотеки зображень у меню Настройки
-
Що стосується інших бібліотек, у розділі Знаряддя бібліотеки перейдіть на вкладку Бібліотека, а потім у групі Настройки клацніть Настройки бібліотеки.
-
-
У розділі Дозволи та керування, виберіть Видалити цю бібліотеку <тип бібліотеки>.
-
Коли вам буде запропоновано підтвердити видалення, натисніть кнопку OK, якщо ви впевнені, що бібліотеку необхідно видалити.
Сайти та сторінки
Сайт може слугувати для загальних цілей на зразок зберігання розкладів, рекомендацій, файлів та інших відомостей, які часто використовуються в робочій групі. З іншого боку, сайт може мати спеціальне призначення: відстеження наради або розміщення блоґу, де працівник організації часто публікує новини та ідеї.
Організація може розділити вміст сайту на кілька окремо керованих сайтів, використовуючи сторінки, підсайти й сайти верхнього рівня. Наприклад, кожен відділ у вашій організації може мати власний сайт групи, який входить до складу більшого порталу.
На сайти можна вставляти вміст, додаючи списки й бібліотеки. Маючи дозвіл, до сайту можна також додавати сторінки. Буває доцільно додавати сторінки веб-частин, які дають змогу швидко вставляти динамічний вміст, використовуючи веб-частини.
Якщо потрібно створити нові сайти, можна вибрати один із кількох типів шаблонів сайтів, щоб почати створювати новий сайт. Можливість створення сайтів і підсайтів залежить від того, як організація настроїла свої сайти та дозволи на їх створення. Щоб отримати додаткові відомості про те, як організація керує дозволами на доступ до сайтів, зверніться до власника сайту або адміністратора.
Створення сайту
-
Щоб створити сайт, відкрийте меню Дії сайту
Примітка.: Якщо меню Дії сайту не відображається або параметр створення не відображається, можливо, у вас немає дозволу на створення сайту.
-
Введіть назву та URL-ім'я сайту.
-
У розділі Вибір шаблону виберіть шаблон сайту.
-
Виберіть інші потрібні параметри та натисніть кнопку Створити.
Створення сторінки
Примітка.: Дії зі створення сторінки залежать від типу сайту, який ви наразі ввімкнуєте, а також від того, чи потрібно ухвалювати затвердження для публікації сторінок.
-
Щоб створити сторінку, відкрийте меню Дії сайту
Примітка.: Якщо меню Дії сайту не відображається або параметр створення не відображається, можливо, у вас немає дозволу на створення сторінки.
-
Введіть ім'я сторінки та натисніть кнопку Створити.
-
На новій сторінці виконайте одну або кілька з таких дій:
-
Щоб додати текст, введіть або скопіюйте текст у текстове поле.
-
Щоб відформатувати текст, перейдіть на вкладку Формат тексту на стрічці та натисніть кнопку.
-
Щоб вставити веб-частину або наявний список, перейдіть на вкладку Вставлення , натисніть відповідну кнопку, виберіть потрібну веб-частину або список і натисніть кнопку Додати.
-
Щоб вставити новий список, перейдіть на вкладку Вставлення , введіть назву списку, виберіть потрібний тип списку, а потім натисніть кнопку OK.
-
-
Завершивши редагування сторінки, натисніть кнопку Зберегти на стрічці.
Редагування сторінки
-
Щоб відредагувати сторінку, натисніть кнопку Редагувати на стрічці.
Примітка.: Якщо кнопка Редагувати не відображається, можливо, у вас немає дозволу на редагування сторінки.
-
Виконайте одну або кілька з таких дій:
-
Щоб додати текст, введіть або скопіюйте текст у текстове поле.
-
Щоб відформатувати текст, перейдіть на вкладку Формат тексту на стрічці та натисніть кнопку.
-
Щоб вставити веб-частину або наявний список, перейдіть на вкладку Вставлення , натисніть відповідну кнопку, виберіть потрібну веб-частину або список і натисніть кнопку Додати.
-
Щоб вставити новий список, перейдіть на вкладку Вставлення , введіть назву списку, виберіть потрібний тип списку, а потім натисніть кнопку OK.
-
-
Завершивши редагування сторінки, натисніть кнопку Зберегти на стрічці.
Керування вмістом сайту та робота з ним
Щоб підвищити продуктивність робочої групи, існує кілька способів керування вмістом у списках, бібліотеках і на сайтах. Деякі функції допомагають вашій команді знаходити інформацію та працювати ефективніше. Інші функції допомагають керувати доступом до інформації.
Перехід до потрібного вмісту
Елементи навігації допомагають користувачам переходити до потрібного їм вмісту. Настроювати можна два елементи навігації: основну панель посилань і панель швидкого запуску.
Використовуючи сторінки настройок кожного списку або бібліотеки, можна вибрати списки й бібліотеки, які відображатимуться на панелі швидкого запуску. Крім того, можна змінювати порядок посилань, додавати й видаляти їх, а також додавати й видаляти розділи, у які впорядковано посилання. Наприклад, якщо розділ Список містить забагато списків, посилання на списки завдань можна виокремити в окремий розділ Списки завдань. Усі ці зміни можна внести до панелі швидкого запуску в браузері, сумісному із SharePoint Server 2010. Можна навіть додавати посилання на сторінки інших сайтів.
Основна панель посилань відображає вгорі кожної сторінки сайту рядок вкладок, які дають користувачам певного сайту змогу переходити на інші сайти колекції сайтів. Під час створення нового сайту можна вказати, чи відображати сайт на основній панелі посилань батьківського сайту та чи використовувати основну панель посилань батьківського сайту.
Якщо на сайті використовується унікальна основна панель посилань, можна настроїти посилання, які відображаються на основній панелі посилань сайту. Будь-які сайти, створені в межах батьківського сайту, також можуть відображатися на основній панелі посилань за умови, що сайти налаштовано успадковувати основну панель посилань батьківського сайту. Крім того, можна додати посилання на інші сайти за межами колекції сайтів.
Керування доступом до вмісту
Власник або адміністратор сайту може надати певні рівні дозволів користувачам і групам SharePoint, до яких входять користувачі. Дозволи можуть застосовуватися до сайту, списків і бібліотек на сайті, а також елементів у списках і бібліотеках.
Ви можете призначити різні рівні дозволів для різних об'єктів, наприклад для певного сайту, списку, бібліотеки, папки в списку, бібліотеці, елементі списку або документі.
Упорядкування списків і бібліотек
Спосіб упорядкування списків і бібліотек залежить від потреб групи та від того, як ви віддаєте перевагу зберігаю й шукаєте інформацію. Присвятивши деякий час плануванню, можна налаштувати структуру, яка найкраще підходить для організації.
Відомості в списках і бібліотеках зберігаються в стовпцях, наприклад "Назва", "Прізвище" або "Компанія". За допомогою стовпців можна сортувати й фільтрувати елементи в електронній таблиці, клацаючи заголовки стовпців у списку або бібліотеці. Крім того, за допомогою подань можна переглядати найважливіші елементи списку або бібліотеки.
Змінення подання списку або бібліотеки
-
У списку або бібліотеці, де потрібно змінити подання, перейдіть на вкладку Список або Бібліотека на стрічці.
-
У групі Керування поданнями в розділі Поточне подання клацніть стрілку поруч зі списком подань, а потім виберіть подання.
Якщо потрібно зберегти додаткові відомості про елементи списку або файли в бібліотеці, можна додати стовпці, які допоможуть сортувати, групувати та створювати кілька подань списку. Наприклад, можна відсортувати список за терміном або згрупувати елементи за іменем відділу.
Можна створювати стовпці різних типів, зокрема однорядковий текст, розкривний список варіантів, обчислюване з інших стовпців число, або навіть ім’я та фотографія особи на сайті тощо.
Створення стовпця
-
У списку або бібліотеці, до якої потрібно додати файл, перейдіть на вкладку Список або Бібліотека на стрічці.
-
Натисніть кнопку Створити стовпець.
-
Введіть ім'я стовпця та виберіть тип стовпця.
-
Виберіть будь-які додаткові настройки та натисніть кнопку OK.
Крім того, за допомогою стовпців у списку або бібліотеці можна створювати подання, щоб певні відділи могли знаходити відомості, які їх найбільше цікавлять, наприклад завдання з найвищим пріоритетом або всі елементи, призначені кожному користувачу. Відомості про створення та змінення подань див. в статті Створення, змінення або видалення подання.
Деякі функції списків можуть допомогти робочій групі ефективно створювати елементи в кількох списках або бібліотеках і керувати ними. Наприклад, можна створити стовпець із відомостями про елементи списку, а потім надати до нього спільний доступ в інших списках. Або, якщо потрібно зробити файл доступним у кількох бібліотеках, його можна легко скопіювати до інших бібліотек на сайті. Якщо файл зміниться, може бути запропоновано оновити його.
Використання функцій спеціальних можливостей
Сайти розроблено так, щоб для доступу до списків, бібліотек та інших компонентів було достатньо натиснути кілька клавіш. Доступніший режим полегшує користувачам спеціальних можливостей взаємодію з меню та різними елементами керування. За допомогою посилань Перейти до основного вмісту користувачі можуть пропускати повторювані навігаційні посилання й переходити до змістовніших частин сторінки.
Розмітка заголовків покращує структурування вмісту й полегшує переходи для користувачів, які використовують невізуальні екрани. Для переданих на сайт зображень можна визначати настроюваний текст заміщення. Наприклад, його можна призначити зображенню, яке відображається на домашній сторінці веб-частини зображення сайту, або доданому до бібліотеки зображень. Для перегляду сайтів параметри високої контрастності у Windows зручно використовувати для користувачів зі слабким зором.
Відстеження версій
Можливо, список або бібліотеку настроєно для відстеження версій, щоб можна було відновити попередню версію, якщо ви зробите помилку, і переглянути журнал версій змін. Під час відстеження версій зберігаються виправлення елементів або файлів і їхніх властивостей. Це дає змогу краще керувати вмістом, який переглядається, і навіть відновлювати попередню версію, якщо ви зробите помилку в поточній версії. Керування версіями особливо корисне, якщо над проектами працюють кілька користувачів або відомості проходять кілька етапів розробки та перегляду.
1. Поточна опублікована основна версія виділяється. Її номер – число до крапки.
2. Версія створюється, коли змінюються властивості або метадані.
3. Перша версія файлу – завжди проміжна. Її номер – 0.1.
Керування версіями доступне для елементів списків усіх стандартних типів списків, зокрема календарів, списків відстеження питань і настроюваних списків, а також для всіх типів файлів, які можна зберігати в бібліотеках, включно зі сторінками веб-частин.
Співавторство в документах
Кілька користувачів можуть одночасно редагувати Word документ або презентацію PowerPoint. Ця нова функція дає змогу читати та записувати частини файлу, збереженого в SharePoint. Наприклад, ви можете працювати над одним абзацом у Word документі, коли колега працює над іншим абзацом у тому ж документі та одночасно.
Інформування про зміни
Технологія RSS – це зручний спосіб розповсюджувати й отримувати інформацію (включно з оновленнями списків і бібліотек) у стандартизованому форматі. Стандартизований формат файлу XML дає змогу переглядати цю інформацію в багатьох різних програмах. Ви також можете підписатися на списки та бібліотеки, настроївши оповіщення, щоб знати, коли змінюється вміст.
Робоча група може використовувати інформаційні канали, щоб настроювати вміст для передплатників, а також як зворотні посилання на свої веб-сайти. Використовуючи канали RSS, можна легко відстежувати успіхи робочої групи й оновлення проекту. Переглядати численні веб-сайти робочої групи вже не потрібно: останні новини або оновлення з цих сайтів надходитимуть автоматично.
Керування робочим циклом
Робочі цикли – це впровадження спеціальних бізнес-процесів щодо документів і елементів на сайті, що допомагає користувачам спільно працювати з документами й керувати завданнями за проектом. За допомогою робочих циклів організації можуть забезпечувати узгодженість бізнес-процесів. Використання робочих циклів може також покращити ефективність і продуктивність організації, бо забезпечує керування завданнями та кроками, які пов’язані з певними бізнес-процесами. Це дає змогу користувачам, які виконують ці завдання, зосередитися на виконанні роботи, а не на керуванні робочим циклом.
Робочі цикли можуть оптимізувати витрати та час, необхідні для координування загальних бізнес-процесів, таких як затвердження проекту або рецензування документів, за допомогою керування та відстеження завдань, пов'язаних із цими процесами. Наприклад, організація може використовувати попередньо визначений робочий цикл затвердження або створити й розгорнути настроюваний робочий цикл для керування іншим бізнес-процесом.
Робота з типами вмісту
Список або бібліотека може підтримувати кілька типів вмісту. Типи вмісту дають змогу організаціям ефективніше впорядковувати, обробляти великі обсяги вмісту та керувати ними. Якщо список або бібліотеку настроєно на використання кількох типів вмісту, типи вмісту можна додавати зі списку доступних варіантів, що часто використовуються в організації, наприклад Маркетингові презентації або Контракти.
Список або бібліотека, до яких додано певний тип вмісту, можуть містити елементи цього типу. Потім користувачі можуть створювати нові елементи цього типу за допомогою кнопки Створити елемент у цьому списку або бібліотеці.
Одна з ключових переваг типів вмісту для списків і бібліотек полягає в тому, що вони дають змогу окремому списку або бібліотеці містити кілька типів елементів або документів, кожен із яких може мати унікальні метадані, політики або поведінку. Докладні відомості про роботу з типами вмісту див. в статті Загальні відомості про типи вмісту та публікацію типів вмісту.
