Створення та спільне використання приладної дошки з Excel і групами Microsoft

Приладна дошка – це візуальне представлення ключових показників, які дають змогу швидко переглядати й аналізувати дані в одному розташуванні. Приладні дошки надають не тільки консолідовані подання даних, але й можливості бізнес-аналітики із самообслуговування, де користувачі можуть фільтрувати дані, щоб відображати лише важливі для них дані. У минулому процедура підготовки звітів Excel часто передбачала створення кількох звітів Excel для різних людей чи відділів залежно від їхніх потреб.

Приклад приладної дошки Excel із роздільниками та часовою шкалою

Огляд

У цій статті описано, як створити динамічну приладну дошку за допомогою кількох зведених таблиць, зведених діаграм і інструментів зведених таблиць. Потім ми надаємо користувачам можливість швидко фільтрувати дані так, як вони хочуть, за допомогою роздільників і часової шкали, що дає змогу вашим зведеним таблицям і діаграмам автоматично розгортатися та укладати угоду, щоб відображати лише ті відомості, які користувачі хочуть бачити. Крім того, ви можете швидко оновлювати свою приладну дошку, коли додаються або оновлюються дані. Це дуже зручно, оскільки вам потрібно створити звіт приладної дошки лише раз.

У цьому прикладі ми створимо чотири зведені таблиці та діаграми з одного джерела даних.

Створивши приладну дошку, ми покажемо, як надати спільний доступ до неї користувачам, створивши групу Microsoft. Також у нас є інтерактивна книга Excel, яку можна завантажити та виконати процедуру за інструкцією самостійно.

Завантажте книгу посібника з приладної дошки Excel.

Отримання даних

Дані можна скопіювати та вставити безпосередньо в Excel, або ж можна зробити запит із джерела даних. У цій статті використано запит Аналіз збуту, створений із шаблону Northwind Traders для Microsoft Access. Щоб скористатися нею, відкрийте Access і перейдіть до розділу Файл > Новий > Пошук і в полі Пошук введіть "Northwind" і створіть шаблон бази даних. Після цього ви зможете отримати доступ до будь-якого з запитів, включених до шаблону. Ми вже вставили ці дані в книгу Excel, тому не потрібно хвилюватися, якщо у вас немає Access.
Переконайтеся, що дані структуровано належним чином без відсутніх рядків або стовпців. Кожен рядок має представляти окремий запис або елемент. Довідку з настроювання запиту або обробки даних див. в статті Отримання & перетворення в Excel.
Відформатуйте свої дані як таблицю Excel, якщо ви ще цього не зробили. Якщо ви імпортуєте дані з Access, вони автоматично імпортуються до таблиці.

Створення зведених таблиць

Виділіть будь-яку клітинку в діапазоні даних і перейдіть до розділу Вставлення > зведеної таблиці > Новий аркуш. Докладні відомості див. в статті Створення зведеної таблиці для аналізу даних аркуша .
Додайте потрібні поля зведеної таблиці, а потім відформатуйте їх за бажанням. Ця зведена таблиця буде основою для інших користувачів, тому потрібно витратити деякий час на внесення необхідних змін до стилю, макета звіту та загального форматування зараз, щоб не робити цього кілька разів. Докладні відомості див. в статті Створення макета та формату зведеної таблиці.

У цьому випадку ми створили зведення збуту верхнього рівня за категорією продукції та відсортували його за полем "Збут" за спаданням.

Докладні відомості див. в статті Сортування даних у зведеній таблиці або зведеній діаграмі.
Створивши головну зведену таблицю, виберіть її, а потім скопіюйте та вставте стільки разів, скільки необхідно, що очистити області на аркуші. У нашому прикладі ці зведені таблиці здатні змінювати рядки, але не стовпці; тож ми розмістили їх в одному рядку, відокремлюючи кожну з них одним порожнім стовпцем. Однак може з’ясуватися, що необхідно розмістити ваші зведені таблиці одна під одною, якщо є можливість розширення стовпців.

Увага!: Зведені таблиці не можуть перекриватися одна з одною, тому переконайтеся, що макет забезпечить достатньо місця між ними, щоб дозволити розгортати їх і укладати контракт, оскільки значення фільтруються, додаються або видаляються.

На цьому етапі можна дати зведеним таблицям зрозумілі імена, щоб знати, що вони роблять. В іншому разі Excel назве їх зведеними таблицями1, зведеними таблицями2 тощо. Ви можете вибрати кожен із них, а потім перейти до розділу Аналіз зведеної таблиці > зведеної таблиці, а потім ввести нове ім'я в полі Ім'я зведеної таблиці . Імена знадобляться, коли ви підключатимете зведені таблиці до роздільників і часової шкали.

Створення зведених діаграм

Клацніть будь-де в першій зведеній таблиці та перейдіть до розділу Аналіз зведеної таблиці > Знаряддя > зведеної діаграми, а потім виберіть тип діаграми. Ми вибрали комбіновану діаграму зі звичайною стовпчастою діаграмою "Збут", а загальний підсумок – як лінійчату діаграму, нанесену на допоміжну вісь.
Виберіть діаграму, а потім на вкладках PivotChart Analyze (Аналіз зведеної діаграми), Design (Конструктор) і Format (Формат). Докладні відомості див. в нашому серіалі про форматування діаграм.
Повторіть ці дії для решти зведених таблиць.
Радимо також перейменувати зведені діаграми. Перейдіть до розділу Аналіз зведеної діаграми > зведеної діаграми, а потім введіть нове ім'я в полі Ім'я діаграми .

Додавання роздільників і часової шкали

Роздільники та часові шкали дають змогу швидко фільтрувати зведені таблиці та зведені діаграми, щоб бачити лише важливі відомості.

Розгорнутий вигляд роздільників і часової шкали на приладній дошці

Виберіть будь-яку зведену таблицю та перейдіть до розділу Аналіззведеної таблиці > Фільтр > Вставити роздільник, а потім перевірте кожен елемент, який потрібно використовувати для роздільника. Для цієї приладної дошки вибрано категорію, назву продукту, працівника та ім'я клієнта. Коли ви натиснете кнопку OK, роздільники буде додано до середини екрана, накладених один на одного, тому їх потрібно впорядкувати та змінити за потреби.
Параметри роздільника: Якщо клацнути будь-який роздільник, перейдіть на вкладку Роздільник і виберіть різні параметри, наприклад Стиль і кількість стовпців, які відображаються. Щоб вирівняти кілька роздільників, виділіть їх, клацнувши їх лівою кнопкою миші, а потім скористайтеся знаряддями Вирівнювання на вкладці Знаряддя для роздільника .
Роздільник Connections: Роздільники буде підключено лише до зведеної таблиці, за допомогою якої їх створено, тому потрібно вибрати кожен роздільник, а потім перейти до розділу Роздільник > Роздільник > Connections звіту та перевірити, які зведені таблиці потрібно з'єднати з кожною з них. За допомогою роздільників і часових шкал можна керувати зведеними таблицями на будь-якому аркуші, навіть якщо цей аркуш прихований.
Додати часову шкалу: Виберіть будь-яку зведену таблицю та перейдіть до розділу Аналіз зведеної таблиці > Фільтр > Вставити часову шкалу, а потім перевірте всі потрібні елементи. Для цієї приладної дошки вибрано дату замовлення.
Параметри часової шкали: Клацніть часову шкалу та перейдіть на вкладку Часова шкала та виберіть такі параметри, як Стиль, Заголовок і Підпис. Виберіть параметр Підключення звітів, щоб зв’язати часову шкалу з потрібними зведеними таблицями.

Дізнайтеся більше про роботу з роздільниками та часовою шкалою.

Подальші кроки

Приладна дошка тепер функціонально завершена, але вам, імовірно, все одно потрібно впорядкувати її належним чином і внести остаточні зміни. Наприклад, можна додати заголовок звіту або тло. Для нашої приладної дошки ми додали фігури навколо зведених таблиць і вимкнулися заголовки та лінії сітки на вкладці Подання .

Обов'язково перевірте всі роздільники та часові шкали, щоб забезпечити належну поведінку зведених таблиць і зведених діаграм. Якщо одна зведена таблиця хоче змінити та перекривати іншу, може виникати ситуація, коли певні вибрані елементи спричиняють проблеми, які не можна зробити, і відобразиться повідомлення про помилку. Ці проблеми слід виправити, перш ніж розповсюджувати приладну дошку.

Завершивши налаштування приладної дошки, можна перейти на вкладку Надати спільний доступ до приладної дошки у верхній частині цієї статті, щоб дізнатися, як розповсюдити її.