Упорядкування події Engage

Ролі організаторів і доповідачів

Організатор – автор події. Організатори мають повний контроль над можливостями редагування та видалення подій.

Знімок екрана: як організатори вибирають людей, які заповнюють ролі для події.

Engage підтримує до 10 співорганізаторів. Співорганізатори можуть модерувати події, змінювати параметри залучення, наприклад модерацію каналу подій і анонімне залучення, а також оновлювати записи подій після події.

Організатори можуть виступати учасниками як обличчя події. Рекомендовані користувачі з'являться на цільовій сторінці події. Подія з'явиться в сюжеті рекомендованих користувачів, які мають доступ до події.

Організатори та співорганізатори не відображаються для учасників на сторінці події, і вони не відображаються на картках подій.

Організатори присвоюють доповідачам обмінюватися вмістом і виступати на заході. Ця дія синхронізується з параметрами доповідача Teams.

Доповідачами може бути будь-хто у вашій організації. Під час події вони можуть презентувати свій екран і ділитися голосом і відео.

Увага!: Веб-інтерфейс Microsoft Teams не підтримує створення заходів у ратуші. Завжди використовуйте класичну програму Teams, щоб отримувати доступ до цієї функції для трансляцій Engage.

Де відбуваються події?

Engage події відбуваються в двох місцях: сюжеті лідера або в спільноті в Engage або Microsoft Teams.

Публічні та приватні події сюжету

Події в сюжеті дають змогу контролювати, коли подія є загальнодоступною або приватною. Нижче наведено розбивку цих двох параметрів видимості:

Публічні заходи сюжету	Будь-хто в організації може отримати доступ до події та приєднатися до неї.
Приватні події сюжету	Організатори, співорганізатори, доповідачі та запрошені учасники (спільноти, групи M365, списки розсилки, групи безпеки або окремі особи) можуть отримувати доступ до події та приєднуватися до неї.

Події спільноти

Події спільноти дотримуються стандартних параметрів конфіденційності для хостинг-спільноти.

Engage події в громадських спільнотах видимі для всіх користувачів в організації.
Engage події в приватних спільнотах видимі лише для учасників спільноти.

Події спільноти слідують конфіденційності спільноти під час створення. У таблиці нижче чітко описано поведінку подій (уже створених – минулих і майбутніх), коли адміністратор спільноти вносить зміни до параметрів конфіденційності спільноти:

Тип події	Зміна конфіденційності спільноти	Членство користувачів	Доступ до сторінки події	Залучення каналу	Доступ до динамічного подання	VoD-доступ
Асинхронна синхронізація	Загальнодоступна > приватна	Не учасник	Ні	Ні	Ні	Ні
Meeting	Загальнодоступна > приватна	Не учасник	Ні	Ні	Так	Ні
Трансляція	Загальнодоступна > приватна	Не учасник	Ні	Ні	Так (включно з переглядом у Engage)	Ні
Асинхронна синхронізація	Приватна > загальнодоступна	Не учасник	Так	Так	Ні	Так
Meeting	Приватна > загальнодоступна	Не учасник	Так	Так	Ні	Так
Трансляція	Приватна > загальнодоступна	Не учасник	Так	Так	Ні (включно з переглядом на Engage)	Так

Створення події Engage

Щоб створити подію в сюжеті або спільноті, перейдіть до свого сюжету або спільноти. Перейдіть на вкладку Події > Створити подію.

Ви також можете почати нову подію з верхнього рівня Engage:

На панелі переходів ліворуч натисніть кнопку Створити та виберіть елемент Подія.

На панелі переходів ліворуч Engage є меню Створити.

Заповніть заголовок, дати й час та інші розділи цієї форми. Дати початку та завершення визначають проміжок часу для події.
Виберіть, де слід розмістити цю подію: у сюжеті або в спільноті.

Це визначає, хто може відвідувати захід і де зберігається вміст.
1. Щоб створювати події спільноти, потрібно бути адміністратором спільноти.
2. Щоб створити події сюжету, це має бути ваша власна сюжетна лінія, або ви можете бути делегатом для лідера і мати доступ до сюжету лідерів.
Виберіть один із трьох типів подій: Асинхронний, Нарада або Трансляція. За замовчуванням використовується Асинхронна синхронізація.
1. Залиште перемикач Увімкнути трансляцію або нараду ВИМКНУТО, щоб створити асинхронну подію без можливостей відео. Наступні кроки див. в статті Асинхронні події Engage.
2. Увімкніть перемикач Увімкнути трансляцію або нараду, щоб вибрати трансляцію або нараду. Наступні кроки див. в статті Наради в Engage події або налаштування трансляції див. в статті Трансляції Engage подій.

Після створення події призначені організатори, співорганізатори та доповідачі отримають запрошення до календаря.

Увага!: Не вносити зміни до події в Outlook і в календарі Teams. Усі зміни подій потрібно вносити в Viva Engage.

Модерую подію Engage

Організатори подій і співорганізатори можуть керувати обговореннями та відповідями під час події.

Коли модерацію ввімкнуто, організатори можуть переглядати дописи запитань і обговорень, перш ніж публікувати їх для всіх користувачів. Відповіді не можна модеруватися. Організатори також можуть особисто відповідати на неопубліковані запитання від учасників. Організатор може прокоментувати, чому відхилено запитання, або попросити про подальше роз'яснення перед публікацією. Ці відповіді не відображаються для інших учасників, а коли розмову опубліковано, відповіді більше не відображаються нікому.

Анонімні дописи та коментарі справді анонімні, а це означає, що вони не пов'язані з користувачем через відповідність вимогам і не відображатимуться на вкладці "Мої публікації " користувача.

Відкладення або вимкнення запитань

Щоб почати подію без запитань і обговорень, вимкніть запитання, обговорення для учасників під час планування події. Учасники не матимуть можливості видавця, але організатори та доповідачі все одно можуть публікувати дописи. Ці параметри залучення учасників можна будь-коли змінити.
Щоб змінити параметри залучення учасників до, під час або після події, перейдіть до кнопки Редагувати відомості , змініть параметри залучення та збережіть подію.

Відстеження запитань

Відфільтруйте розмови за запитаннями без відповіді, щоб знайти запитання без найкращої відповіді.
Позначте найкращу відповідь (клацніть піктограму Позначка під відповіддю).
Перевизначити найкращу відповідь, вибравши нову найкращу відповідь або позначивши поточну найкращу відповідь як неправильну (піктограма X).
Попросіть певних користувачів відповісти на запитання, @mentioning їх у відповідь.
Щоб отримати найкращу відповідь, введіть посилання на розташування відео або розмову (у Engage або Teams), де було відповіді на запитання.

Calendar запрошень

Коли ви зберігаєте новостворену подію, організатори, співорганізатори та доповідачі автоматично отримують запрошення до календаря. Усі оновлення подій на Engage організатором відображаються в цьому запрошенні. Відомості про операцію включають:

Отримане запрошення не можна редагувати або пересилати.
Якщо потрібно внести зміни до події, виконайте їх на сторінці Engage події. Зміни, внесені в запрошення, не відображатимуться на події в Engage.

Змініть відомості про це запрошення на сторінці створення події Engage.

Учасники можуть швидко додавати або отримувати запрошення до календаря для кожної події:

Створити нове запрошення: організатор створить нове запрошення з відомостями та надішле його учасникам у вибраний час;
Додати до календаря . Потенційні учасники можуть вибрати елемент Додати до календаря на сторінці події, щоб додати подію до свого календаря.

Увага!: Дія Додати до календаря одержувача додає статичний файл .icsдо календаря учасника. Майбутні оновлення, внесені організатором (наприклад, дата/час і опис), не оновлюють запрошення учасників автоматично.

Примітка.: Учасники приватних нарад сюжету автоматично отримують запрошення до календаря.

Увага!: Для всіх нарад групи спільноти не отримують запрошення до календаря. Додавайте їх окремо або як список розсилки, щоб отримувати запрошення.

Приєднання до події

На цільовій сторінці заходу організатори можуть знайти практичні поради з просування заходу та почати збирати запитання учасників, перш ніж відбудеться пряма частина заходу.

У день події, коли подія "наживо", запрошені користувачі вибирають Приєднатися до наради або Приєднатися до трансляції" на цільовій сторінці події або в запрошенні в календарі події, якщо організатор окремо надіслав запрошення.

Окрім перегляду та приєднання до подій через веб-Engage та мобільні пристрої, переглядайте події безпосередньо в спільнотах Teams. Користувачі можуть переглядати та брати участь у Engage заходах незалежно від того, чи має користувач Engage Веб-сайт, Microsoft Teams, мобільну програму Engage або мобільну програму Teams.

Примітка.: Якщо скопіювати посилання з події в спільнотах Teams, посилання спрямовує користувачів безпосередньо до Teams.

Керування записами подій відео на вимогу (VoD)

Знімок екрана: відео на вимогу, яке відбувається для динамічної наради Після завершення відеонаради у верхній частині цільової сторінки події, якщо подію записано, запис (відео на вимогу) з'явиться у верхній частині цільової сторінки події для легкого доступу.

Увага!: Щоб запис події відображався на сторінці події, обов'язково запишіть подію. За замовчуванням запис увімкнуто для випадків трансляції та використання наради. Організатори повинні заздалегідь підтвердити параметр відеозапису для кожної події за допомогою параметрів наради Microsoft Teams.

Наради спільноти та трансляція відеозаписів автоматично зберігаються на диску SharePoint спільноти розміщення. Він успадковує дозволи на доступ спільноти.
- Під час нарад у загальнодоступній спільноті всі користувачі в мережі можуть автоматично переглядати відеовияву.
- На приватних нарадах спільноти всі запрошені учасники можуть автоматично бачити відеовияву.
Записи сюжету та трансляції зберігаються у OneDrive організатора та відповідають дозволам на доступ до Microsoft Teams, визначеним списком чату. Організатор повинен натиснути кнопку Оновити запис, щоб переконатися, що всі запрошені учасники бачитимуть voD для приватних нарад, а всі учасники в мережі зможуть переглядати voD-наради.

Щоб оновити запис наради новою версією, виберіть Оновити запис із заголовка переповнення на сторінці події, замініть посилання та натисніть кнопку Оновити. Запис оновлюється та надає доступ на основі настройок посилання на записування.

Коли подія завершиться, переконайтеся, що запис розділено на кілька відео Teams. Це трапляється, коли тривалість відео перевищує граничний обсяг сховища для записування в Teams. Усі записи буде передано до відповідного розташування Engage. Для подій спільноти на диску SharePoint, що розміщується в спільноті, & для подій сюжету на One Drive організатора, вам просто може знадобитися об'єднати їх разом і оновити посилання на запис.

Практичні поради з проведення подій

Щоб забезпечити найкращу відвідуваність події, скористайтеся наведеними нижче практичними порадами з планування.

Підвищення рівня події принаймні за 24 години до. Поділіться посиланням на подію через дописи, оголошення або запрошення до календаря з Viva Engage, Microsoft Teams, Outlook або SharePoint у Microsoft 365.
У запрошенні нагадайте користувачам, що вони можуть приєднатися з будь-якого пристрою або переглянути запис пізніше.
Виберіть час, який вміщує більшість учасників у різних часових поясах.
Надсилайте нагадування за день до та безпосередньо перед подією – це працює!
Збудуйте імпульс, задаючи учасникам питання за тиждень до події.
Мотивуйте співавторів, заохочуючи їх відповідати на запитання:
- Фільтруйте та відповідайте на запитання без відповідей.
- Позначте найкращі відповіді, вибравши піктограми прапорців під відповідями.
- @Mention конкретних людей, щоб відповісти на запитання.
Після завершення події продовжуйте розмови з подальшими заходами, щоб отримати відповіді на запитання без відповіді.