Với việc phát hành tác vụ trong Microsoft Teams, mỗi nhóm người nhận bạn chọn sẽ nhận được một bản sao của các tác vụ trong danh sách nhiệm vụ của bạn. Bạn có thể theo dõi việc hoàn thành các tác vụ này cho mỗi nhóm người nhận.
Tính năng này là một phần trong khả năng phát hành danh sách nhiệm vụ. Bạn có thể tìm hiểu thêm về danh sách nhiệm vụ tại đây.
Có hai cách để chọn nhóm sẽ nhận được tác vụ bạn đang phát hành. Bạn có thể chọn các nhóm từ cấu trúc phân cấp hoặc tải lên danh sách tùy chỉnh của các nhóm.
Cả hai tùy chọn đều cho phép bạn chọn từ các nhóm trong cấu trúc phân cấp mà tổ chức của bạn đã đặt cấu hình. Bạn sẽ không thể chọn một nhóm không thuộc cấu trúc phân cấp này.
Nên sử dụng tùy chọn nào?
Chọn từ cấu trúc phân cấp hiện có
Việc chọn các nhóm từ cấu trúc phân cấp là tuyệt vời để chọn một tập hợp các nhóm phù hợp với một cách độc lập trong các thuộc tính hiện có, các nhánh hiện có trong cấu trúc phân cấp của bạn hoặc cả hai. Ví dụ: chọn tất cả các vị trí dưới Châu Âu hoặc tất cả các vị trí có một thuộc tính cụ thể hoặc tất cả các vị trí trong Tokyo có một thuộc tính cụ thể.
Bạn có thể sử dụng các bộ lọc có sẵn để tinh chỉnh tìm kiếm của mình, điều này sẽ giúp bạn dễ dàng tìm và chọn các nhóm mà bạn muốn bao gồm.
Sử dụng danh sách tùy chỉnh
Tải lên danh sách nhóm tùy chỉnh là cách tuyệt vời để chọn các nhóm không được chọn dễ dàng trong cấu trúc phân cấp. Ví dụ: gửi một tập hợp các nhiệm vụ theo dõi đến các vị trí đã gặp phải vi phạm tuân thủ. Điều này có thể bao gồm vị trí trong tất cả các phần khác nhau của cấu trúc phân cấp của bạn, với kết hợp các thuộc tính. Thay vì chọn chúng theo cách thủ công bằng cách sử dụng cấu trúc phân cấp, bạn có thể sử dụng tệp Excel để chỉ định các nhóm người nhận dự kiến.
Bạn có thể chọn nhóm nào?
Bạn có thể sử dụng danh sách tùy chỉnh gồm các nhóm để chỉ định người nhận giúp việc chọn người nhận dễ dàng hơn trong một số trường hợp, nhưng điều này không thay đổi việc bạn có thể phát hành nhóm nào. Khi sử dụng danh sách tùy chỉnh gồm các nhóm, bạn có thể bao gồm bất kỳ nhóm nào mà bạn có thể chọn làm người nhận từ cấu trúc phân cấp. Bạn sẽ không thể phát hành lên các nhóm trừ khi họ đang ở trong cấu trúc phân cấp và cũng báo cáo lên nhóm mà bạn đang phát hành từ đó.
Bạn nên tạo danh sách tùy chỉnh bằng cách nào?
Tạo tệp Excel. Bắt đầu từ cột A hàng 1, nhập một giá trị DisplayNamehoặc giá trị Alias vào mỗi hàng. Bạn có thể kết hợp các giá trị DisplayNamevà giá trị Biệt danh trong cùng một tệp. Hệ thống sẽ nhận dạng nhóm người nhận theo một trong hai giá trị. Đặt tất cả các mục nhập trong Cột A và không để trống bất kỳ hàng nào giữa các giá trị DisplayNamehoặc Alias .
Làm thế nào để biết giá trị DisplayName hoặc Alias chính xác cần sử dụng cho một vị trí?
Những giá trị này phải khớp với giá trị DisplayName hoặc Alias như được phản ánh trong cấu trúc phân cấp của tổ chức bạn. Nếu bạn không biết các giá trị, cách dễ nhất để có được chúng là đi đến lựa chọn các nhóm từ cấu trúc phân cấp. Để thực hiện điều này, hãy mở danh sách nhiệm vụ Bản thảo, bấm nút Phát hành, chọn để chọn các nhóm từ cấu trúc phân cấp và xem lại các giá trị DisplayName được hiển thị trong trải nghiệm lựa chọn cấu trúc phân cấp. Bạn có thể sử dụng các giá trị giống nhau đó trong danh sách nhóm người nhận tùy chỉnh của mình.
