Tạo ghi chú chi tiết, bao gồm chương trình nghị sự và nhiệm vụ cho cuộc họp Microsoft Teams của bạn. Những người khác trong cuộc họp cũng có thể xem và đóng góp vào các ghi chú này cùng một lúc.
Một số điều cần ghi nhớ:
-
Chỉ những người trong cùng tổ chức với người tổ chức cuộc họp mới có thể tạo hoặc truy nhập ghi chú cuộc họp.
-
Chỉ những người được mời tham dự cuộc họp trước khi ghi chú được tạo mới có quyền truy nhập vào họ ban đầu. Những người khác có thể yêu cầu quyền truy nhập. Chủ sở hữu ghi chú sẽ được thông báo qua email.
-
Ghi chú cuộc họp có sẵn trên nhiều ứng dụng (không chỉ Teams). Để tìm hiểu thêm, hãy xem truy nhập ghi chú cuộc họp.
Thêm chương trình họp
Nếu có thể, hãy tạo chương trình làm việc trước khi cuộc họp bắt đầu.
-
Đi tới lịch của
-
Trong chi tiết cuộc họp, chọn Thêm chương trình làm việc mà người khác có thể chỉnh sửa.
-
Thêm các điểm thảo luận quan trọng vào chương trình nghị sự.
-
Để chia sẻ chương trình nghị sự, hãy làm như sau:
-
Gửi lời mời họp, bao gồm chương trình họp.
-
Trong lời mời họp, chọn chương trình làm việc và chọn Xem thêm hành động
-
Đăng liên kết trong kênh hoặc cuộc trò chuyện.
Theo mặc định, bất kỳ ai trong tổ chức của bạn có liên kết đều có thể mở và chỉnh sửa chương trình làm việc.
-
Mẹo: Nếu một chương trình họp không được thêm trước khi cuộc họp bắt đầu, bạn vẫn có thể tạo một chương trình nếu bạn là người tổ chức cuộc họp. Trong cuộc họp, chọn Ghi chú cuộc họp
Ghi chép thông tin buổi họp
-
Trong cuộc họp, chọn Ghi chú cuộc
-
Bắt đầu nhập ghi chú của bạn. Bạn có thể @mention để thu hút sự chú ý của họ vào ghi chú cụ thể và giao nhiệm vụ dựa trên cuộc thảo luận.
Trong cuộc họp định kỳ, bạn sẽ nhận được một tập ghi chú mới cho mỗi cuộc họp.
Theo dõi sau cuộc họp
Sau khi cuộc họp kết thúc, hãy xem lại các ghi chú và nhiệm vụ liên quan. Chia sẻ ghi chú trong kênh Teams hoặc trò chuyện để đảm bảo những người khác hoàn thành các mục hành động của họ.
Truy nhập ghi chú cuộc họp
Ghi chú cuộc họp có sẵn trong Teams và một số ứng dụng Microsoft khác. Cập nhật ghi chú cũng được phản ánh trên các ứng dụng này:
-
OneNote trên web
-
OneDrive
-
Nhiệm vụ theo Planner và Việc Cần Làm (chỉ nhiệm vụ)
-
Microsoft Planner (chỉ nhiệm vụ)
-
Microsoft To Do (chỉ nhiệm vụ)
Truy nhập từ lịch
Đi tới lịch biểu
Truy nhập từ kênh hoặc cuộc trò chuyện
Nếu được chia sẻ trong một kênh hoặc cuộc trò chuyện, hãy chọn liên kết ghi chú cuộc họp để mở chúng trong OneNote.
Đối với cuộc họp định kỳ, bạn có thể xem lại các ghi chú từ các cuộc họp trước đây trong OneNote.
Chỉ truy nhập nhiệm vụ
Nếu nhiệm vụ được giao, hãy xem và quản lý chỉ những mục hành động này trong ứng dụng quản lý tác vụ:
-
Đi tới lịch biểu
-
Mở ứng dụng Tác vụ trong Teams. (Bạn chỉ có thể xem các nhiệm vụ được giao cho bạn chứ không thấy nhiệm vụ của mọi người.)
Chia sẻ ghi chú cuộc họp
Cung cấp liên kết đến tất cả hoặc chỉ một phần ghi chú cho những người có thể đã bỏ lỡ cuộc họp hoặc cần lời nhắc để hoàn thành nhiệm vụ của họ.
-
Đi tới lịch biểu
-
Trong ghi chú cuộc họp, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
-
Để chia sẻ tất cả các ghi chú, hãy chọn Xem thêm hành động
-
Để chỉ chia sẻ một phần của ghi chú, hãy chọn một phần (chẳng hạn như Tác vụ) rồi Chọn Hành động khác
-
-
Đăng liên kết trong kênh hoặc cuộc trò chuyện.
Theo mặc định, bất kỳ ai trong tổ chức của bạn có liên kết đều có thể xem và chỉnh sửa ghi chú.
