Phân phối báo cáo

Bạn muốn làm gì?

• Gửi báo cáo bằng cách sử dụng lệnh email

• Xuất báo cáo vào thư mục hoặc thư viện tài liệu SharePoint

• Tìm hiểu về việc tạo Trung tâm báo cáo trong SharePoint

Gửi báo cáo bằng cách sử dụng lệnh email

Một trong những cách nhanh nhất để phân phối một báo cáo bằng cách sử dụng lệnh email. Chỉ với một vài cú bấm chuột, Access sẽ xuất ra báo cáo và sau đó tạo một thư email mới với tệp được đính kèm vào đó.

1. Trong ngăn dẫn hướng, hãy chọn báo cáo bạn muốn gửi.

2. Chọn dữ liệu ngoài > email.

3. Trong hộp thoại gửi đối tượng dưới dạng , hãy chọn định dạng đầu ra bạn muốn sử dụng, chẳng hạn như PDF, rồi bấm OK.

   Ghi chú    Mặc dù có nhiều định dạng mà bạn có thể chọn, hãy cân nhắc việc sử dụng định dạng tài liệu di động (PDF) đã trở thành một tiêu chuẩn defacto, duy trì bố trí và định dạng của báo cáo truy nhập ban đầu và đã tích hợp các cách để tùy chỉnh các trang để xem và in. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục cài đặt Adobe Reader và in PDF.

   Access sẽ mở ra một thông điệp email mới trong Outlook với tệp được đính kèm.

4. Nhập địa chỉ email của người nhận vào các hộp đến và CC , một mô tả trong hộp chủ đề và thư trong khu vực thư.

   Mẹo    Theo mặc định, tệp mà bạn gửi bằng phương pháp này không được lưu trên máy tính của bạn. Nếu bạn muốn lưu một bản sao của tệp trên máy tính của mình, hãy bấm chuột phải vào phần đính kèm trong hộp đính kèm , rồi chọn lưu dưới dạng.

5. Chọn Gửi.

Ghi chú    Để tự động hóa quy trình, bạn có thể sử dụng hành động macro Emaildatabaseobject. Ví dụ, bạn có thể tạo macro với một chuỗi các hành động này để gửi các báo cáo khác nhau cho những người dùng khác nhau.

Đầu Trang

Xuất báo cáo vào thư mục hoặc thư viện tài liệu SharePoint

1. Trong ngăn dẫn hướng, hãy chọn báo cáo mà bạn muốn xuất.

2. Chọn dữ liệu ngoài > PDF hoặc XPS để mở hộp thoại phát hành dưới dạng PDF hoặc XPS .

3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Xác định vị trí thư mục bằng cách sử dụng ngăn dẫn hướng.

   • Xác định vị trí trang SharePoint, bằng cách bấm SharePoint trong ngăn dẫn hướng hoặc bằng cách nhập URL của trang trong hộp địa chỉ ở trên cùng. Ví dụ:

     https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

     Để biết thêm thông tin, hãy xem khám phá nội dung với trang bắt đầu của SharePoint.

4. Trong hộp lưu dưới dạng , hãy đảm bảo loại tệp PDF được chọn.

5. Để thay đổi tên mặc định của báo cáo, hãy nhập tên tệp mới vào hộp tên tệp .

6. Để mở báo cáo ngay sau khi bạn xuất, hãy chọn hộp kiểm mở tệp sau khi phát hành.

7. Dưới tối ưu hóa cho, hãy thực hiện một trong những thao tác sau đây:

   • Để tối ưu hóa báo cáo cho một tệp lớn hơn, có độ phân giải cao hơn (được đề xuất để in), hãy chọn tiêu chuẩn.

   • Để tối ưu hóa báo cáo cho tệp nhỏ hơn, có độ phân giải thấp hơn (được đề xuất để phát hành trực tuyến), hãy chọn kích cỡ tối thiểu.

8. Chọn pháthành. Access sẽ tạo tệp. Nếu bạn chọn có quyền truy nhập mở tệp sau khi phát hành, trình đọc Adobe sẽ hiển thị tệp.

9. Để lưu các bước của thao tác để bạn có thể chạy và lên lịch cùng một thao tác, hãy bấm hộp kiểm lưu các bước xuất :

   • Nhập tên và mô tả cho các bước.

   • Để tạo một nhiệm vụ Outlook lên lịch hoạt động xuất tại một ngày trong tương lai, hãy chọn hộp kiểm tạo tác vụ Outlook .

   Để biết thêm thông tin, xem mục Lưu chi tiết về hoạt động nhập hoặc xuất dưới dạng đặc tả.

   Ghi chú    Một cách khác để tự động hóa quy trình này là sử dụng hành động macro Exportwithformatting. Ví dụ, bạn có thể tạo một tên tệp có ý nghĩa dựa trên tiêu đề báo cáo và ngày xuất. Điều này giúp người dùng xác định vị trí báo cáo chính xác trong thư viện SharePoint hoặc thư mục của nhiều báo cáo. Để thực hiện điều này, hãy xác định biểu thức sau đây trong đối số tệp đầu ra:

   =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

   Trong đó RptQC5 là tên đối tượng báo cáo, Auto_Header0 là mục tiêu đề báo cáo và thuộc tính chú thích là tiêu đề báo cáo.

Đầu Trang

Tìm hiểu về việc tạo Trung tâm báo cáo trong SharePoint

Cân nhắc việc tạo Trung tâm báo cáo chuyên dụng trong thư viện tài liệu SharePoint để người dùng có thể dễ dàng tìm và xem báo cáo mà họ cần. Bằng cách thêm cột, liên kết đến thư viện từ Access và tùy chỉnh thư viện tài liệu với các dạng xem, bạn có thể cung cấp trải nghiệm lớp học đầu tiên cho người dùng của bạn. Những bước sau đây là những bước cơ bản mà bạn có thể thực hiện.

Tạo thư viện tài liệu    Thư viện tài liệu là một vị trí tệp bảo mật mà cộng tác, đơn giản hóa. Bạn có thể thêm cột vào thư viện, chẳng hạn như thể loại, người hoặc nhóm và cột được tính toán, sau đó bạn có thể sử dụng để tạo dạng xem và bộ lọc.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Thư viện tài liệu là gì?

Cập nhật các cột thư viện từ Access    Bằng cách nối kết thư viện để truy nhập, bạn có thể cập nhật các cột trong thư viện tài liệu từ Access để giúp người dùng tìm các báo cáo họ muốn và để cung cấp thông tin bổ sung.

Để biết thêm thông tin, hãy xem nhập, liên kết hoặc di chuyển dữ liệu sang SharePoint.

Tạo dạng xem được sắp xếp và lọc    Thay vì gửi báo cáo từ Access qua email, hãy gửi nối kết đến dạng xem liên quan của thư viện tài liệu. Ví dụ:

• Sắp xếp dạng xem theo thứ tự tăng dần theo cột được sửa đổi để báo cáo mới nhất được hiển thị đầu tiên. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục sử dụng sắp xếp để sửa đổi dạng xem SharePoint.

• Nếu bạn có một cột lựa chọn trong thư viện có tên là JobFunction với ba giá trị: Lineworker, Foreman và giám sát viên, hãy tạo dạng xem riêng biệt dựa trên biểu thức lọc cho từng vai trò công việc:

  JobFunction is equal to Lineworker
  JobFunction is equal to Foreman
  JobFunction is equal to Supervisor
  

  Khi bạn gửi một nối kết đến dạng xem trình hướng dẫn và người dùng bấm vào đó, dạng xem sẽ hiển thị các báo cáo cụ thể dành cho người giám sát. Để có được một nối kết của dạng xem thư viện, Hiển thị dạng xem, rồi sao chép URL từ thanh địa chỉ.

• Nếu bạn có một cột người trong thư viện có tên là Ouremployevi, hãy tạo dạng xem dựa trên biểu thức bộ lọc dùng hàm Me để chỉ hiển thị báo cáo cho người dùng hiện tại:

  OurEmployees is equal to [Me]

  Khi bạn gửi một nối kết đến dạng xem và người dùng bấm vào đó, dạng xem sẽ hiển thị các báo cáo cụ thể cho người dùng đó.

Để biết thêm thông tin, hãy xem dùng lọc để sửa đổi dạng xem SharePoint và chỉnh sửa dạng xem danh sách trong SharePoint.

Kết nối các phần web trên trang hiện đại   Bạn cũng có thể tạo trang hiện đại để hiển thị một tệp dựa trên những gì người dùng chọn trong thư viện tài liệu bằng cách kết nối phần web trình xem tệp vào phần web thư viện tài liệu. Người dùng có thể duyệt các báo cáo để tìm một trong số họ muốn.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục sử dụng phần web trên các trang SharePoint và kết nối các phần web trong SharePoint Online.

Tận dụng Microsoft Flow    Bạn có thể tự động dùng và quản lý thư viện bằng cách sử dụng dòng Microsoft. Ví dụ, bạn có thể đẩy thông báo, gửi lời nhắc hàng ngày, tạo tác vụ Planner và lưu trữ các tệp đã hết hạn vào một thư mục.

Đối với mục đã chọn trong SharePoint, hãy tạo một tác vụ Planner với một nối kết đến mục SharePoint.

Để biết thêm thông tin, hãy xem tạo một dòng cho một danh sách hoặc thư viện trong SharePoint Online hoặc OneDrive for Business.

Đầu Trang