Giới thiệu về các báo cáo trong Access

Bạn có thể làm gì với một báo cáo?

Báo cáo là một đối tượng cơ sở dữ liệu sẽ có ích khi bạn muốn thể hiện các thông tin trong cơ sở dữ liệu về bất kỳ cách dùng nào sau đây:

• Hiển thị hoặc phân phối một tóm tắt dữ liệu.

• Lưu trữ ảnh tức thời của dữ liệu.

• Cung cấp chi tiết về các bản ghi riêng lẻ.

• Tạo nhãn.

Các phần trong một báo cáo

Mặc dù có thể tạo báo cáo "không có ràng buộc" không hiển thị dữ liệu, nhưng trong khuôn khổ các mục đích của bài viết này, chúng tôi sẽ giả định là một báo cáo có ràng buộc với một nguồn dữ liệu như một bảng hoặc một truy vấn. Thiết kế của một báo cáo được chia thành các phần bạn có thể xem ở dạng xem Thiết kế. Việc hiểu cách vận hành của mỗi phần có thể giúp tạo ra các báo cáo tốt hơn. Ví dụ: một phần trong đó bạn chọn để đặt một điều khiển được tính toán sẽ định rõ cách thức Access sẽ tính toán các kết quả. Danh sách sau đây là tóm tắt về các loại phần và cách dùng của chúng:

Bạn sẽ thấy là việc tạo ra các báo cáo sẽ dễ dàng hơn nhiều khi cơ sở dữ liệu của bạn có một cấu trúc bảng và các mối quan hệ được thiết kế tốt. Để xem phần giới thiệu cách hoạch định và thiết kế một cơ sở dữ liệu, hãy xem bài viết Kiến thức cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu

Đầu trang

Bước 1: Chọn một nguồn bản ghi

Nguồn bản ghi của một báo cáo có thể là một bảng, một truy vấn có thêm hoặc một truy vấn được nhúng. Nguồn bản ghi phải chứa tất cả các hàng và các cột của dữ liệu bản muốn hiển thị trên báo cáo.

• Nếu dữ liệu là từ một bảng hay một truy vấn đã có sẵn, hãy chọn bảng hoặc truy vấn trong Ngăn Dẫn hướng, rồi tiếp tục với Bước 2.

• Nếu chưa có nguồn bản ghi, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

  • Tiếp tục với Bước 2 và sử dụng công cụ Báo cáo trống,

    Hoặc

  • Tạo (các) bảng hoặc truy vấn có chứa các dữ liệu được yêu cầu. Chọn truy vấn hoặc bảng trong Ngăn Dẫn hướng, rồi tiếp tục với Bước 2.

Bước 2: Chọn một công cụ báo cáo

Các công cụ báo cáo nằm trên tab Tạo của ruy-băng, trong nhóm Báo cáo. Bảng sau đây sẽ mô tả tùy chọn này:

Bước 3: Tạo báo cáo

1. Bấm nút dành cho công cụ bạn muốn dùng. Nếu xuất hiện một trình hướng dẫn, hãy làm theo các bước trong trình hướng dẫn và bấm Kết thúc trên trang cuối.
   Access sẽ hiển thị báo cáo ở dạng xem Bố trí.

2. Định dạng báo cáo để lưu trữ các cách hiển thị bạn muốn:

   • Đổi kích cỡ các trường và các nhãn bằng cách chọn chúng rồi kéo các cạnh cho tới khi chúng có kích cỡ bạn muốn.

   • Di chuyển trường bằng cách chọn nó (và nhãn của nó, nếu có), rồi kéo nó tới một vị trí mới.

   • Bấm chuột phải vào một trường rồi dùng các lệnh trên menu lối tắt để phối hoặc tách các ô, xóa bỏ hoặc chọn các trường, rồi thực hiện các tác vụ định dạng khác.

     Ngoài ra, bạn có thể dùng các tính năng đã mô tả trong các phần sau đây để làm cho báo cáo của bạn trở nên thu hút và dễ đọc hơn.

Đầu trang

Xem trước báo cáo

1. Bấm chuột phải vào báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng rồi bấm Xem trước In. Bạn có thể dùng các lệnh trên tab Xem trước In để thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

   • In báo cáo

   • Điều chỉnh kích thước hoặc bố trí trang

   • Phóng to hoặc thu nhỏ hoặc xem nhiều trang một lúc

   • Làm mới dữ liệu trên báo cáo

   • Xuất báo cáo thành một định dạng tệp khác.

2. Bấm Đóng Xem trước In.

In báo cáo

Để in một báo cáo mà không xem trước:

• Bấm chuột phải vào báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng rồi bấm In. Báo cáo sẽ được chuyển tới máy in mặc định của bạn.

  Lưu ý:  Nếu bạn chọn báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng và chọn In từ tab Tệp, bạn có thể chọn tùy chọn in bổ sung như số lượng trang và bản sao rồi chỉ định máy in.

  • Để mở một hộp thoại nơi bạn có thể chọn máy in, hãy xác định số lượng bản sao, v.v..., rồi bấm In.

Đầu trang