Quản lý tuyển tập site và thiết đặt chung trong Trung tâm quản trị SharePoint

Lập kế hoạch duy trì việc quản lý tuyển tập site

Quản trị là bộ chính sách, vai trò, trách nhiệm và quy trình kiểm soát cách tổ chức của bạn hợp tác để đạt được mục tiêu kinh doanh. Các mục tiêu này tập trung vào dịch vụ mà bạn cung cấp và việc quản lý sản phẩm trí tuệ mà nhân viên của bạn tạo ra. Khi lập kế hoạch tuyển tập trang, bạn cũng nên xây dựng một kế hoạch về cách quản lý tuyển tập trang.

Khi bạn nghĩ về cách cấu trúc và quản trị tuyển tập site của mình, hãy cân nhắc câu trả lời cho những câu hỏi này.

Xóa bỏ và khôi phục tuyển tập site

Là người quản SharePoint, bạn cũng sẽ có thể khôi phục các tuyển tập trang đã xóa bỏ. Thùng rác cho phép bạn khôi phục tuyển tập site đã xóa, miễn là chúng chưa ở trong thùng rác quá 90 ngày. Sau 90 ngày trong thùng rác, tuyển tập site sẽ tự động bị xóa bỏ vĩnh viễn. Thùng rác cho bạn thời gian để đảm bảo rằng tuyển tập site không chứa dữ liệu mà tổ chức của bạn cần. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Khôi phục tuyển tập site đã xóabỏ.

Quản lý người quản trị tuyển tập site

Có ba vai trò quản trị trong quản trị SharePoint vụ:

• Người quản trị toàn cục    Người quản trị cho Microsoft 365 Portal; có thể quản lý giấy phép dịch vụ, người dùng và nhóm, miền và dịch vụ đã đăng ký. Trong Microsoft 365, Người quản trị toàn cầu cũng là người quản SharePoint của bạn.

• Người Quản trị SharePoint    Người quản trị toàn cục có công việc chính là quản lý môi trường SharePoint bằng cách sử dụng trung tâm quản SharePoint quản trị; có thể tạo và quản lý tuyển tập site, chỉ định người quản trị tuyển tập site, xác định thiết đặt đối tượng thuê và cấu hình Business Connectivity Dịch vụ và Lưu trữ Bảo mật, Quản lý Bản ghi, Tìm kiếm và Hồ sơ Người dùng.

• Người quản trị tuyển tập site    Người dùng có quyền quản lý tuyển tập site. Một tuyển tập site có thể có một số người quản trị, nhưng chỉ có một người quản trị chính. Người quản SharePoint nên gán quyền cho người quản trị tuyển tập site chính khi tạo tuyển tập site và sau đó có thể thêm nhiều người quản trị hơn cho tuyển tập site.

Khi tạo tuyển tập site trong trung tâm quản SharePoint toàn cầu hoặc người quản SharePoint chỉ định người quản trị tuyển tập site chính. Biện pháp bảo vệ tốt là chỉ định một hoặc nhiều người quản trị tuyển tập site làm bản sao lưu, cách tốt nhất là để một người quản trị toàn cục phụ sẵn dùng trong Microsoft 365.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Quản lý người quản trị cho tuyển tập site.

Cho phép người dùng bên ngoài truy nhập vào site nội bộ của bạn

SharePoint cung cấp khả năng cho người dùng site mời người dùng bên ngoài (nghĩa là người dùng không có giấy phép cho thuê bao Microsoft 365 của bạn) để xem hoặc sửa nội dung trên site. If you're wonder about what types of users are qualified to be external users and what rights an external user has, see What is an external user?

Chia sẻ với bên ngoài là một tính năng cộng tác mạnh mẽ có thể hỗ trợ nhu cầu của tổ chức bạn cộng tác với các nhà cung cấp, khách hàng hoặc khách hàng bên ngoài. Tuy nhiên, việc quản lý chia sẻ với bên ngoài cẩn thận là điều quan trọng để đảm bảo rằng mọi nội dung bạn không muốn chia sẻ đều được bảo vệ một cách thích hợp.

Có ba cách để người dùng có thể chia sẻ nội dung trên site với những người bên ngoài tổ chức của bạn:

• Họ có thể chia sẻ toàn bộ site bằng cách mời người dùng bên ngoài đăng nhập vào site của bạn bằng tài khoản Microsoft* hoặc ID người Microsoft Office 365 của họ.

• Họ có thể chia sẻ tài liệu riêng lẻ bằng cách mời người dùng bên ngoài đăng nhập vào trang của bạn bằng tài khoản Microsoft*hoặc ID người Microsoft Office 365 của họ.

• Họ có thể gửi cho người dùng nối kết dành cho khách mà họ có thể dùng ẩn danh để xem các tài liệu cá nhân trên site của bạn.

* Các tài khoản Microsoft như Outlook.com và Hotmail.com, do Microsoft Corporation cung cấp và tuân theo các điều khoản và điều kiện cũng như điều khoản về quyền riêng tư của Microsoft. Việc sử dụng các ứng dụng và tài khoản này có thể dẫn đến việc dữ liệu khách hàng được chuyển, lưu trữ và/hoặc xử lý ở Hoa Kỳ hoặc bất kỳ quốc gia nào khác nơi Microsoft, chi nhánh hoặc nhà cung cấp dịch vụ duy trì tiện ích.

Tính năng chia sẻ ra bên ngoài không được bật theo mặc định cho môi trường SharePoint (đối tượng thuê) và các tuyển tập site của bạn, nhưng bạn có thể bật tính năng này sau khi bạn biết chính xác cách mình muốn dùng tính năng này. Bạn có thể quyết định bạn muốn cho phép chia sẻ bên ngoài cho các tuyển tập site cụ thể, trong khi vẫn tắt tính năng này trong tuyển tập site sẽ lưu trữ nội dung nhạy cảm cho doanh nghiệp của bạn.

Bạn có thể cấu hình chia sẻ với bên ngoài ở hai cấp độ trong trung SharePoint trị viên:

1. Bạn có thể bật hoặc tắt chia sẻ với bên ngoài cho toàn bộ môi trường SharePoint toàn (hoặc đối tượng thuê).    Ngoài ra, nếu bạn bật chia sẻ bên ngoài, bạn có thể chỉ định xem bạn muốn cho phép chia sẻ chỉ với người dùng được xác thực, hoặc nếu bạn muốn cho phép người dùng chia sẻ nội dung với cả người dùng đã xác thực và người dùng ẩn danh thông qua nối kết khách.

2. Bạn có thể bật hoặc tắt chia sẻ bên ngoài cho từng tuyển tập site.    Điều này cung cấp cho bạn khả năng bảo mật nội dung trên các tuyển tập site cụ thể mà bạn không muốn được chia sẻ. Bạn cũng có thể xác định mức chia sẻ mà bạn muốn cho phép trong tuyển tập site (chia sẻ với người dùng đã xác thực hoặc chia sẻ với cả người dùng đã xác thực và người dùng ẩn danh thông qua liên kết khách).

Để biết thêm thông tin về cách bật và quản lý chia sẻ với bên ngoài, hãy xem Quản lý chia sẻ bên ngoài cho môi trường SharePoint bạn.

Quản lý hồ sơ người dùng và lập kế hoạch cho mọi thuộc tính hoặc chính sách hồ sơ tùy chỉnh

Khi tài khoản người dùng được tạo bằng Microsoft 365, người quản trị có thể nhập chi tiết người dùng theo cách thủ công, bao gồm chức danh, bộ phận, số điện thoại và các thuộc tính khác xuất hiện trong Danh sách địa chỉ Microsoft 365 toàn cầu. Hoặc người quản trị có thể sử dụng công cụ Đồng bộ hóa Thư mục Dịch vụ Microsoft để sao chép tài khoản người dùng Active Directory của tổ chức (và các đối tượng Active Directory khác) vào tài khoản Microsoft 365. Thông tin này sẽ nhập vào hồ sơ người SharePoint người dùng.

Cho dù bạn đã nhập thủ công thông tin hồ sơ người dùng vào dịch vụ thư mục Microsoft 365 hay đã đồng bộ với Active Directory, nếu có thông tin bạn muốn thêm vào hồ sơ người dùng, nhưng không có trường cho thông tin đó thì bạn có thể xem xét việc tạo thuộc tính hồ sơ người dùngSharePoint. Bạn cũng có thể xác định chính sách về cách thức các thuộc tính này hoạt động.

Thuộc tính hồ sơ người dùng bổ sung có thể cải thiện trải nghiệm xã hội SharePoint của tổ chức bạn, chẳng hạn như tìm kiếm và đề xuất của mọi người. Ví dụ: bạn có thể muốn tạo thuộc tính hồ sơ người dùng cho các dự án hiện tại mà một nhân viên đang thực hiện, thuộc tính này sẽ cho phép người khác tìm các chuyên gia về vấn đề.

Hãy nhớ rằng những thuộc tính này dành riêng cho người SharePoint và thông tin này sẽ không được sao chép đến các thuộc tính tài khoản công ty hoặc trường học bạn. Điều đó có nghĩa Microsoft 365 các dịch Exchange, chẳng hạn như Lync Online hoặc Lync Online, sẽ không nhìn thấy thông tin này vì nó sẽ không được thêm vào Danh sách Địa chỉ Toàn cầu.

Khi lập kế hoạch hồ sơ người dùng, bạn có thể bắt đầu bằng cách đánh giá nhu cầu cộng tác của tổ chức mình bằng cách xem xét các câu trả lời cho các câu hỏi sau đây. Để giới hạn phạm vi lập kế hoạch, tập trung vào việc thêm thuộc tính cho phép nhu cầu kinh doanh chính hoặc các kịch bản cho từng tuyển tập site. Nếu một thuộc tính liên quan không giải quyết các kịch bản cụ thể, hãy chờ cho đến khi nhu cầu được xác định trong các thao tác thông thường thay vì lên kế hoạch thêm thuộc tính chỉ vì bạn nghĩ rằng bạn có thể cần thuộc tính đó trong tương lai. Có thể bạn không cần thêm thuộc tính mới.

Để biết thêm thông tin về việc quản lý hồ sơ người dùng, hãy xem Quản lý hồ sơ người dùng SharePoint.

Hiển thị nội dung được cá nhân hóa cho người dùng có hướng tới người xem

SharePoint cho phép bạn hiển thị nội dung cho người dùng dựa trên công việc hoặc nhiệm vụ của họ. Người xem có thể được xác định bởi một hoặc một kết hợp các mục: tư cách thành viên trong danh sách phân phối, Windows nhóm bảo mật SharePoint nhóm; vai trò tổ chức; hoặc thuộc tính công cộng trong hồ sơ người dùng Bạn có thể hướng nội dung đến người xem để có nối kết dẫn hướng, mục danh sách, mục thư viện và Phần Web.

Trước khi bạn tạo người xem để hướng mục tiêu nội dung, bạn nên làm việc với người quản trị tuyển tập site và chủ sở hữu site để xác định thành phần site nào sẽ được dùng trên site của họ. Điều này sẽ giúp bạn suy nghĩ về cách mọi người sẽ tương tác với các site khác nhau và xác định cách bạn muốn hướng tới nội dung.

Sau khi xác định, người xem có thể được sử dụng để hướng mục tiêu nội dung theo nhiều cách khác nhau. Ví dụ, đối với các chương trình Microsoft Office 2013, bạn có thể xác định các nối kết hiển thị trong Lưu Như > SharePoint Thưmục Gần đây và thiết lập người xem có thể nhìn thấy được mỗi nối kết. Trên các site cá nhân (trước đây gọi là Site của Tôi), bạn có thể thiết lập người xem cho các nối kết dẫn hướng Site xuất hiện trên thanh nối kết trên cùng. Trong một môi trường trong đó người xem được cấu hình, người quản trị site có thể dùng các Phần Web để hướng mục tiêu nội dung theo người xem.

Khi lên kế hoạch cho người xem, mục tiêu cần là tìm bộ đối tượng chính nhỏ nhất có thể có được dựa trên nhu cầu của tổ chức bạn.

SharePoint người xem khác với người SharePoint quyền. Nếu bạn muốn vô hiệu hóa quyền truy nhập của một người vào một site, thư viện tài liệu hoặc tài liệu cụ thể, thì bạn có thể làm điều đó bằng cách cấu hình quyền. Để biết thêm thông tin về việc lập kế hoạch cho điều này, hãy xem mục Lập kế hoạch chiến lược quyền cho bạn.

Để biết thêm thông tin về quản lý người xem, hãy xem Quản lý người xem hồ sơ người SharePoint.

Thiết lập site cá nhân cho người dùng

Site của Tôi là những site cá nhân cung cấp một tập hợp các tính năng mạng xã hội và cộng tác phong phú cho từng thành viên của tổ chức của bạn. Ngoài ra, Site của Tôi cung cấp cho Microsoft 365 người dùng một vị trí trung tâm để họ có thể lưu trữ, chia sẻ và theo dõi những thông tin mà họ quan tâm. Người dùng có thể truy nhập vào site cá nhân của họ bằng cách bấm Site ở phía trên cùng của site SharePoint Bấm vào Nguồn cấp tin tức hoặc OneDrive sẽ đưa một người dùng đến vị trí khác trên Site của Tôi sau khi tuyển tập site của Tôi đã được tạo ra. Ngoài ra, nếu bạn bấm vào tên người dùng ở góc trên bên phải của bất kỳ trang nào và bấm Thông tin về Tôi,thao tác này sẽ đưa bạn đến trang Site của Tôi mô tả các hoạt động của chủ sở hữu Site của Tôi.

Là người quản SharePoint, bạn có thể tùy chỉnh nội dung Site của Tôi cho mỗi người dùng trong bất kỳ tổ chức nào và bật các chính sách để bảo vệ quyền riêng tư.

Theo mặc định, Site của Tôi có các cấu phần chính sau:

• Nguồn cấp tin tức của tôi là trang đích mặc định. Trang này hiển thị một nguồn cấp các hoạt động gần đây liên quan đến các đồng nghiệp và sở thích của người dùng đã xác định. Người dùng có thể tùy chỉnh nguồn cấp tin tức của họ bằng cách theo dõi đồng nghiệp, xác định sở thích và cấu hình loại hoạt động họ muốn theo dõi.

• Của tôi OneDrive cho cơ quan hoặc trường học phần Nội dung là một trang Phần Web hiển thị nội dung mà một người dùng đã lưu trữ trong Site của Tôi.

• Site của Tôi là trang liên kết đến các site mà người dùng đã quyết định theo dõi và liên kết đến các site được đề xuất.

• Thông tin về Tôi sẽ hiển thị trang hồ sơ của người dùng cho những người khác trong tổ chức nơi người dùng có thể chia sẻ chuyên môn, ảnh hồ sơ, v.v. của họ. Mặc dù Nguồn cấp tin tức của Tôi và trang Nội dung OneDrive cho cơ quan hoặc trường học của Tôi chỉ sẵn dùng cho người dùng, trang Hồ sơ của Tôi là những gì người dùng đó và những người khác trong tổ chức nhìn thấy khi họ truy nhập Vào Site của Tôi của người dùng đó.

Để lập kế hoạch hiệu quả cho Site của Tôi, người quản SharePoint nên xác định hạn mức Yêu cầu Site của Tôi. Ngoài ra, người quản trị SharePoint có thể chỉ định thông tin cấu hình quan trọng, chẳng hạn như Vị trí Máy chủ Tin cậy, Trung tâm Tìm kiếm yêu thích, tài khoản hoặc nhóm nào sẽ có Quyền Đọc trên Site của Tôi cũng như các thiết đặt quyền riêng tư và bảo mật khác có thể tìm thấy trong trung tâm quản trị SharePoint, bên dưới hồ sơ người dùng. Người quản SharePoint cũng kiểm soát các thuộc tính hồ sơ người dùng hiển thị trên trang hồ sơ của người dùng Site của Tôi.

Người quản trị tuyển tập site hoặc chủ sở hữu site có thể xác định xem tính năng Nguồn cấp Site, có sẵn trên Site Nhóm, có được bật cho site không. Việc bật tính năng này sẽ tạo một Nguồn cấp tin tức và Microfeed dành riêng cho site mà có thể đọc được trên site, hoặc theo sau là Site của Tôi.

Bảng sau đây cung cấp hướng dẫn về các quyền đối với các tính năng xã hội:

Để biết thêm thông tin về quản lý các tính năng xã hội, hãy xem Quản lý các tính năng cá nhân và xã hội.

Cân nhắc Đặc biệt

Các tính năng của Site của Tôi đòi hỏi sự cân nhắc đặc biệt bao gồm những điều sau đây:

• Nguồn cấp tin tức    Theo mặc định, tính năng Nguồn cấp tin tức được bật, cho phép người dùng site theo dõi các hoạt động của đồng nghiệp trên trang Nguồn cấp tin tức trên Site của Tôi của họ. Người dùng chỉ có thể xem các hoạt động trong nguồn cấp tin tức mà họ có quyền. Khi lập kế hoạch cho Site của Tôi, bạn nên xem xét các ngụ ý về quyền riêng tư của tính năng này và đưa ra các hạn chế dựa trên yêu cầu của bạn.

• Công cụ thẻ và ghi chú    Thẻ và công cụ ghi chú có thể được bật hoặc tắt trong trung tâm quản trị SharePoint của bạn bằng cách sử dụng bằng cách thiết đặt quyền Sử dụng Thẻ và Ghi chú. Cài đặt này áp dụng cho tất cả người dùng có quyền Sử dụng Thẻ và Ghi chú.

Để biết thêm thông tin về việc quản lý Site của Tôi, hãy xem Quản lý thiết đặt Site của Tôi cho người SharePoint Quản lý các tính năng cá nhân và xã hội.