Tạo cơ sở dữ liệu Access

Cơ sở dữ liệu trên máy tính hoặc ứng dụng web?

Quyết định tạo cơ sở dữ liệu trên máy tính hay ứng dụng Access trên web

Quan trọng    Access Services 2010 và Access Services 2013 đang bị xóa khỏi bản phát hành tiếp theo của SharePoint. Chúng tôi khuyên bạn không nên tạo ứng dụng web mới và nên di chuyển các ứng dụng hiện có sang một nền tảng khác, chẳng hạn như Microsoft Power Apps.

Biểu tượng mẫu ứng dụng Access trên web Biểu tượng mẫu cơ sở dữ liệu Trên máy tính của Access

Mẫu ứng dụng Access nền web có biểu tượng chung trong nền.

Các mẫu cơ sở dữ liệu Access trên máy tính có biểu tượng bảng ở nền.

Khi mở tài Access 2016, bạn sẽ thấy bộ sưu tập mẫu. Bước đầu tiên trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu là phải quyết định việc tạo ứng dụng Access trên web hay cơ sở dữ liệu Access trên máy tính. Quyết định sẽ phụ thuộc vào công cụ bạn có sẵn và dựa trên mục tiêu cụ thể của mình. Để quyết định giữa ứng dụng Access trên web hoặc cơ sở dữ liệu trên máy tính, hãy cân nhắc những điều sau đây:

Những điều cần cân nhắc về thiết kế

Có ba điều cần cân nhắc về thiết kế quan trọng cần xem xét trước.

Yêu cầu về IT

Sử dụng ứng dụng Access trên web nếu:

Sử dụng cơ sở dữ liệu trên máy tính nếu:

Bạn sử dụng Microsoft 365 với SharePoint Online hoặc sử dụng SharePoint Server 2013 hoặc SharePoint Server 2016 tại chỗ với Access Services và SQL Server 2012 (trở lên).

Bạn hiện không sử dụng SharePoint hoặc nếu gói đăng Microsoft 365 của bạn không bao gồm SharePoint Online.

Bạn muốn có độ tin cậy, bảo mật và khả năng quản lý việc lưu trữ dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu Microsoft Azure SQL dữ liệu SQL Server.

Bạn cần có cơ sở dữ liệu cục bộ để lưu trữ dữ liệu hoặc bạn cần hợp nhất dữ liệu từ các nguồn dữ liệu tại cơ sở khác nhau.

Bạn muốn các tính năng mới Access Services nhất ngay khi có.

Bạn không ngại chờ access phát hành tiếp theo để sử dụng các tính năng mới nhất.

Truy nhập vào dữ liệu và thiết kế

Sử dụng ứng dụng Access trên web nếu:

Sử dụng cơ sở dữ liệu trên máy tính nếu:

Những người ở trong và ngoài tổ chức của bạn cần truy nhập dữ liệu từ bất kỳ vị trí nào và từ nhiều thiết bị khác nhau.

Tất cả mọi người đều có thể kết nối với máy tính mà cơ sở dữ liệu Access được lưu trữ và rất có thể sẽ sử dụng cơ sở dữ liệu này từ máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay được kết nối mạng.

Bất kỳ ai cần tạo hoặc sửa đổi ứng dụng web Access đều có quyền Access 2016.

Nhóm của bạn tạo và sửa đổi cơ sở dữ liệu bằng các phiên bản Access khác nhau.

Bất kỳ ai có quyền đều có thể xem và chỉnh sửa dữ liệu, ngay cả khi họ không có Access.

Bạn sẵn sàng đảm bảo từng người dùng cơ sở dữ liệu đã cài đặt Access hoặc đã cài đặt Access Runtime.

Mục tiêu và yêu cầu kinh doanh

Sử dụng ứng dụng Access trên web nếu:

Sử dụng cơ sở dữ liệu trên máy tính nếu:

Nhu cầu báo cáo của bạn trở nên đơn giản hoặc bạn vẫn ổn khi sử dụng cơ sở dữ liệu trên máy tính để liên kết đến dữ liệu trong ứng dụng Access trên web để biết các báo cáo phức tạp hơn.

Bạn muốn có toàn quyền kiểm soát giao diện của trải nghiệm người dùng cơ sở dữ liệu.

Sự cố bạn đang tìm cách giải quyết không yêu cầu các tính năng cơ sở dữ liệu nâng cao.

Bạn sẵn sàng phân phối lại cơ sở dữ liệu mỗi khi thực hiện thay đổi thiết kế.

Bạn muốn có giao diện đơn giản, trực quan cho giao diện người dùng.

Bạn có nhu cầu báo cáo phức tạp, ngoài các báo cáo tóm tắt đơn giản được cung cấp trong các ứng dụng web Access (ví dụ: bạn cần tích hợp các cơ sở dữ liệu khác vào báo cáo hoặc định dạng báo cáo).

Bạn muốn các thay đổi thiết kế sẵn dùng ngay lập tức.

Bạn cần các tính năng nâng cao, chẳng hạn như:

  • Visual Basic for Applications.

  • Nối kết tới dữ liệu ngoài, không chỉ ở định vị chỉ đọc SharePoint sách.

  • Sử dụng truy vấn cập nhật hoặc truy vấn chéo bảng.

  • Nhập dữ liệu từ thư mục XML, Dịch vụ Dữ liệu, HTML hoặc Outlook khác.

Sự khác biệt chi tiết giữa các ứng dụng Access trên web và cơ sở dữ liệu trên máy tính

Để giúp bạn đưa ra lựa chọn phù hợp, các bảng sau đây nêu bật nhiều điểm khác biệt giữa các ứng dụng Access trên web và cơ sở dữ liệu Access trên máy tính.

Bắt đầu

Tính năng

Ứng dụng Access trên web

Cơ sở dữ liệu Access trên máy tính

Mẫu

Các mẫu ứng dụng web có sẵn từ cửa Office hàng và trong Access.

Các mẫu bảng sẵn dùng khi bạn tạo bảng.

Các mẫu cơ sở dữ liệu trên máy tính có sẵn Office.com và trong Access.

Các phần ứng dụng, là các mẫu có chứa một số đối tượng cơ sở dữ liệu, sẵn có trong bộ sưu tập Phần Ứng dụng.

Các phần Kiểu Dữ liệu sẵn dùng cho các trường.

Quyền

Các quyền được kế thừa từ site SharePoint nơi ứng dụng web được tạo.

Đặt quyền cho cá nhân dựa trên quyền đối với tệp hệ thống.

Mã hóa cơ sở dữ liệu bằng mật khẩu.

Công cụ để nhập dữ liệu, xem dữ liệu và sửa đổi cấu trúc cơ sở dữ liệu

Nhập và xem dữ liệu bằng trình duyệt web.

Cần có Access để tạo hoặc sửa đổi ứng dụng web Access.

Cần có Access hoặc Access Runtime (có sẵn dưới dạng một phần của Access hoặc dưới dạng bản tải xuống miễn phí) để nhập và xem dữ liệu.

Cần có Access để tạo hoặc sửa đổi cơ sở dữ liệu.

Lưu trữ dữ liệu

Vùng

Ứng dụng Access trên web

Cơ sở dữ liệu Access trên máy tính

Nơi dữ liệu được lưu trữ

Nếu bạn sử dụng Microsoft 365 với SharePoint Online, dữ liệu sẽ được lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu Microsoft Azure SQL dữ liệu.

Nếu bạn sử dụng bản triển khai SharePoint Server 2013 hoặc SharePoint 2016 tại chỗ của riêng mình, dữ liệu sẽ được lưu trữ tại chỗ trong SQL Server.

Dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Access cục bộ.

SQL Server bắt buộc

Nếu bạn sử dụng Microsoft 365 với SharePoint Online, SMicrosoft sẽ lưu trữ các cơ sở dữ liệu cho bạn trong Microsoft Azure SQL Database.

Nếu bạn sử dụng triển khai của riêng mình SharePoint Server 2013 hoặc SharePoint 2016, bạn SQL Server phải thực hiện việc này.

SQL Server không bắt buộc.

Kích cỡ cơ sở dữ liệu

Nếu bạn sử dụng SharePoint Online, giới hạn kích cỡ cơ sở dữ liệu là 1 gigabyte (GB).

Nếu bạn sử dụng SharePoint Server 2013 hoặc SharePoint 2016 và SQL Server tại chỗ thì kích cỡ cơ sở dữ liệu sẽ được kiểm soát SQL Server.

Trong cả hai trường hợp, nếu bạn dự định sao lưu dữ liệu của mình bằng cách lưu một gói ứng dụng, dữ liệu đã nén phải nhỏ hơn 100 MB.

2 GB dung lượng lưu trữ sẵn dùng cho dữ liệu và đối tượng.

Mục nhập dữ liệu

Tác vụ

Ứng dụng Access trên web

Cơ sở dữ liệu Access trên máy tính

Sao chép và dán từ Excel, Word hoặc các nguồn khác

Có, bạn có thể dán dữ liệu vào Access từ các nguồn khác.

Có, bạn có thể dán dữ liệu vào Access từ các nguồn khác.

Nhập dữ liệu từ:

  • Excel

  • Truy nhập cơ sở dữ liệu ODBC, chẳng hạn như SQL Server

  • Các tệp văn bản hoặc giá trị phân cách bằng dấu phẩy (CSV)

  • Danh sách SharePoint

  • Excel

  • Truy nhập cơ sở dữ liệu ODBC, chẳng hạn như SQL Server

  • Tệp văn bản hoặc tệp CSV

  • Danh sách SharePoint

  • XML

  • Dịch vụ Dữ liệu

  • Tài liệu HTML

  • Outlook mục

Nối dữ liệu vào bảng

Sao chép dữ liệu vào bảng mới. Sau đó, sao chép và dán dữ liệu vào bảng hiện có theo cách thủ công hoặc bằng cách sử dụng macro dữ liệu.

Nối dữ liệu vào bảng bằng Trình hướng dẫn Nhập.

Liên kết đến dữ liệu trong:

SharePoint sách bản quyền (chỉ đọc)

  • Excel

  • Truy nhập cơ sở dữ liệu ODBC, chẳng hạn như SQL Server

  • Tệp văn bản hoặc tệp CSV

  • Danh sách SharePoint

  • Tài liệu HTML

  • Outlook mục

Cấu trúc cơ sở dữ liệu

Vùng

Ứng dụng Access trên web

Cơ sở dữ liệu Access trên máy tính

Bảng

Các mẫu bảng sẵn dùng.

Bảng có thể được ẩn.

Mẫu phần ứng dụng có sẵn.

Mối quan hệ của bảng

Việc tạo kiểu dữ liệu Tra cứu sẽ thiết lập mối quan hệ. Để xem thông tin về một mối quan hệ, chọn trường Tra cứu, rồi chọn Sửa đổi Tra cứu.

Mối quan hệ bảng được xem trong cửa sổ Mối quan hệ.

Truy vấn

Không có truy vấn thực hiện nào khả dụng.

Macro dữ liệu được sử dụng để thực hiện cập nhật, nối và xóa.

Truy vấn thực hiện có sẵn.

Truy vấn chéo bảng sẵn dùng.

Biểu mẫu và dạng xem

Trong các ứng dụng web Access, biểu mẫu được gọi là dạng xem.

Có sẵn trình thiết kế dạng xem tương tác.

Hình thu nhỏ có thể được hiển thị.

Các kiểu xem:

  • Chi tiết Danh sách

  • Biểu dữ liệu

  • Trống (đối với bảng điều chỉnh tùy chỉnh, các cửa sổ bật lên có chứa một bản ghi duy nhất và nhiều nội dung khác)

  • Tóm tắt (nhóm dựa trên một trường, tính tổng, trung bình; cửa sổ bật lên sẵn dùng để truy sâu xuống)

Trình hướng dẫn Biểu mẫu sẵn dùng.

Các loại biểu mẫu:

  • Nhiều mục

  • Biểu dữ liệu

  • Tách biểu mẫu

  • Hộp thoại hành động

Bố trí biểu mẫu

  • đính vào lưới

  • Các điều khiển có thể được sắp xếp lại và sửa đổi trong một số phạm vi.

  • Thanh hành động có thể tùy chỉnh

Điều khiển theo điểm ảnh, biểu mẫu tách, biểu mẫu con, điều khiển tab và hộp thoại mô thức sẵn dùng.

Điều khiển mục nhập dữ liệu

Tất cả các điều khiển cơ bản đều sẵn dùng, bao gồm:

  • Điều khiển xếp tầng ( chỉMicrosoft 365 )

  • Các mục liên quan

  • Tự động hoàn tất

Các điều khiển web, dẫn hướng và biểu đồ bổ sung đều sẵn dùng.

Tìm dữ liệu

Các tùy chọn có sẵn trong giao diện người dùng và khi sử dụng các tính năng thiết kế tùy chỉnh.

Báo cáo

Các dạng xem tóm tắt và nhóm đơn giản đều sẵn dùng.

Đối với báo cáo Access truyền thống, hãy sử dụng một cơ sở dữ liệu Access riêng biệt trên máy tính được kết nối với Cơ sở dữ liệu Microsoft Azure SQL nơi dữ liệu ứng dụng Access nền web của bạn được lưu trữ.

Tạo báo cáo tùy chỉnh.

Macro

Sử dụng macro được cung cấp để tự động hóa các thao tác giao diện người dùng và dữ liệu.

Sử dụng macro hoặc VBA để tự động hóa các thao tác giao diện người dùng và dữ liệu.

ActiveX khiển và đối tượng dữ liệu

ActiveX khiển và đối tượng dữ liệu không sẵn dùng.

ActiveX khiển và đối tượng dữ liệu sẵn dùng.

Thông báo email

Trong Microsoft 365, sử dụng macro dữ liệu để gửi thông báo email.

Sử dụng macro để gửi thông báo email

Công cụ

Công cụ

Ứng dụng Access trên web

Cơ sở dữ liệu Access trên Máy tính bàn

Trình hướng dẫn Phân tích Bảng để xác định dữ liệu dư thừa

Trình hướng dẫn Phân tích Bảng không sẵn dùng.

Xác định dữ liệu dư thừa bằng Trình hướng dẫn Phân tích Bảng.

Nén và sửa chữa

Các công cụ nén và sửa chữa không sẵn dùng.

Có các công cụ nén và sửa chữa.

Trình lập tư liệu Cơ sở dữ liệu

Trình lập tư liệu Cơ sở dữ liệu không sẵn dùng.

Trình lập tư liệu Cơ sở dữ liệu sẵn dùng.

Trình phân tích Hiệu năng

Trình phân tích Hiệu năng không sẵn dùng.

Trình phân tích Hiệu năng sẵn dùng.

Các quy trình sao lưu và khôi phục cho dữ liệu và cấu trúc

Mặc dù cơ sở dữ liệu được lưu trữ trong Microsoft Azure nhưng nên sử dụng các bản sao lưu cục bộ thông thường.

Sao lưu, di chuyển hoặc triển khai ứng dụng web Access bằng cách lưu ứng dụng dưới dạng gói ứng dụng.

Chỉ đóng gói cấu trúc của ứng dụng web hoặc cả cấu trúc ứng dụng web và dữ liệu.

Sao lưu dữ liệu hoặc dữ liệu và cấu trúc bằng cách lưu tệp cơ sở dữ liệu.

Bạn muốn xem thêm?

Tôi nên tạo một ứng dụng Access hay một cơ sở dữ liệu Access trên máy tính bàn?

Đào tạo về Excel

Đào tạo về Outlook

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×