Sử dụng mẫu site SharePoint của nhóm Triển khai nhân viên

Trước tiên, hãy làm theo hướng dẫn về cách thêm mẫu site vào site SharePoint mới hoặc hiện có.

Khám phá nội dung site, phần web và trang được điền sẵn và quyết định những tùy chỉnh site nào bạn sẽ cần để phù hợp với thương hiệu, tiếng nói và mục tiêu kinh doanh tổng thể của tổ chức. 

Trang site điền sẵn:

• Trang chủ - Cung cấp nơi hạ cánh cho khách truy cập để tham gia vào tin tức, sự kiện của phòng ban và truy cập các tài nguyên đào tạo.

• Danh sách kiểm tra triển khai - Có danh sách để giúp nhân viên mới ưu tiên các nhiệm vụ triển khai. Tùy chỉnh trang này bằng cách cá nhân hóa mẫu danh sách triển khai của nhân viên mới.

• Đào tạo - Cung cấp quyền truy cập vào các chủ đề đào tạo và tài nguyên như kỹ năng, thủ tục và công cụ cần thiết. Tùy chỉnh trang này bằng cách chỉnh sửa các phần web Văn bản và Liên kết nhanh.

• Cách chúng tôi làm việc - Làm nổi bật thông tin về các nhóm khác trong các câu lạc bộ tổ chức và xã hội và các nguyên nhân để giúp thu hút nhân viên tại nơi làm việc. Tùy chỉnh trang này bằng cách chỉnh sửa các phần web Văn bản và Liên kết nhanh.

• Họp nhóm - Làm nổi bật thông tin về cơ cấu tổ chức và thông tin phòng ban cơ sở khác. Tùy chỉnh trang này bằng cách sửa Văn bản, Nối kết Nhanh và Con người web.

• Tài liệu - Dễ dàng truy nhập vào tài liệu dùng chung. 

• Thùng rác - Cung cấp quyền truy nhập vào nội dung đã xóa gần đây.

Sau khi bạn đã thêm mẫu site nhóm Triển khai cho Nhân viên, đã đến lúc tùy chỉnh và biến mẫu này thành của riêng bạn. 

Cung cấp thông tin hữu ích bằng cách sử dụng hình ảnh và văn bản - Sử dụng phần web Văn bản và Hình ảnh để cung cấp thông tin và hình ảnh hấp dẫn.  Tô sáng tin tức cho tổ chức của bạn - Sử dụng phần web Tin tức để hiển thị những câu chuyện quan trọng và thú vị.  Hiển thị các sự kiện sắp tới và ngày quan trọng - Sử dụng phần web Sự kiện để tạo danh sách các sự kiện và ngày cần ghi nhớ. Cung cấp cho liên kết một nút để giúp chúng vừa khít với thiết kế trang của bạn - Sử dụng phần web Nút để giúp các liên kết quan trọng nổi bật trên site của bạn.  Giúp nhân viên mới dẫn hướng đến các tài nguyên hữu ích - Sử dụng phần web Liên kết Nhanh để giúp hiển thị các tài nguyên triển khai. Làm nổi bật những người quan tâm - Sử dụng phần web Con người để hiển thị hồ sơ có quyền truy nhập vào thông tin liên hệ và nhóm.  Giới thiệu văn hóa công ty - Sử dụng phần web Văn bản và Hình ảnh để giới thiệu các nhóm, văn hóa và nội dung liên quan. Chú ý đến các site liên quan - Sử dụng phần web Site để giới thiệu các site liên quan để biết thêm thông tin.

Tùy chỉnh diện mạo site, dẫnhướng site, phần web và nội dung của site để phù hợp với nhu cầu của người xem và của tổ chức bạn. Khi thực hiện tùy chỉnh, trước tiên hãy đảm bảo site đang ở chế độ chỉnh sửa bằng cách chọn Chỉnh sửa ở trên cùng bên phải của site. Khi làm việc, bạn có thể Lưu dưới dạng bản nháp hoặc Tái phát hành thay đổi để hiển thị các chỉnh sửa cho người xem.

1.   Sử dụng phần web Văn bản và Hình ảnh để cung cấp thông tin và hình ảnh hấp dẫn.

1. Chọn phần web Văn bản.

2. Chỉnh sửa và định dạng văn bản của bạn trong phần web. 

3. Chọn phần web Hình ảnh và chọn Chỉnh sửa phần web .

4. Chọn Thay đổi và chọn một nguồn hình ảnh. 

5. Sau khi bạn đã chọn hình ảnh của mình, hãy chọn Chèn.  

Tìm hiểu thêm về chỉnh sửa phầnweb Văn bản và Hình ảnh.

2. Sử dụng phần web Tin tức để hiển thị những câu chuyện quan trọng và thú vị

1. Chọn phần web Tin tức và chọn Chỉnh sửa phần web .

2. Chọn thiết đặt Nguồn Tintức, Bố trí và Bộ lọc phù hợp với nhu cầu của tổ chức.

3. Bên dưới Sắp xếp, sắp xếp các bài đăng bên dưới Chọn tin tức để sắp xếp cho phù hợp với nhu cầu của tổ chức bạn.

Tìm hiểu thêm về chỉnh sửa, lọc và hướng tới người xem bằng cách sử dụng phần web Tin tức.

3. Sử dụng phần web Sự kiện để tạo danh sách các sự kiện và ngày cần ghi nhớ

1. Chọn phần web Sự kiện và chọn Chỉnh sửa phần web .

2. Chọn Nguồn, Phạm vi ngày và Bố trí cho các sự kiện sẽ được hiển thị.

3. Nhập số lượng mục tối đa cần được liệt kê trong phần web này. 

Tìm hiểu thêm về cách sử dụng phần web Sự kiện.

4. Sử dụng phần web Nút để giúp các liên kết quan trọng nổi bật trên trang web của bạn 

1. Chọn phần web Nút và chọn Chỉnh sửa phần web .

2. Thực hiện thay đổi đối với nhãn nút, nối kết và căn chỉnh.

Tìm hiểu thêm về cách sử dụng phần web Nút.

5. Sử dụng phần web Liên kết Nhanh để giúp hiển thị tài nguyên triển khai

1. Chọn phần web Liên kết Nhanh và chọn Chỉnh sửa phần web .

2. Chỉnh sửa nối kết, tiêu đề, biểu tượng và mô tả nếu cần.

3. Để thêm liên kết, hãy chọn + Thêm liên kết.

Xem các bố trí khác nhau và tìm hiểu thêm về chỉnh sửa phần web Nối kết Nhanh.

6. Sử dụng phần web Con người hiển thị thông tin liên hệ nhóm

1. Chọn phần Con người web mới và chọn Chỉnh sửa phần web .

2. Nhập tên hoặc email của một người đểtìm họ trong thư mục của tổ chức. 

3. Chọn tên của người đó để thêm họ. 

Tìm hiểu thêm về cách thêm hồ sơ của mọi người Con người web mới.

7. Sử dụng phần web Văn bản và Hình ảnh để giới thiệu nhóm, văn hóa và nội dung liên quan

1. Chọn phần web Văn bản.

2. Chỉnh sửa và định dạng văn bản của bạn trong phần web. 

3. Chọn phần web Hình ảnh và chọn Chỉnh sửa phần web .

4. Chọn Thay đổi và chọn một nguồn hình ảnh. 

5. Sau khi bạn đã chọn hình ảnh của mình, hãy chọn Chèn.

Tìm hiểu thêm về chỉnh sửa phầnweb Văn bản và Hình ảnh.

8. Sử dụng phần web Site để giới thiệu các site liên quan.

1. Chọn phần web Site và chọn Chỉnh sửa phần web .

2. Chọn hiển thị các site mà người dùng thường truy cập hoặc chọn các site cụ thể để hiển thị.

3. Chọn một bố trí và số site sẽ hiển thị cùng một lúc.

Tìm hiểu thêm về cách sử dụng phần web Site.

Tùy chỉnh các trang sau trong site: 

• Danh sách kiểm tra triển khai - Tùy chỉnh trang này bằng cách cá nhân hóa mẫu danh sách triển khai cho nhân viên mới.

• Nội dung đào tạo - Tùy chỉnh trang này bằng cách chỉnh sửa phầnweb Văn bản và Liên kết Nhanh.

• Cách chúng tôi làm việc - Tùy chỉnh trang này bằng cách chỉnh sửa phầnweb Văn bản và Liên kết Nhanh.

• Gặp gỡ nhóm - Tùy chỉnh trang này bằng cách chỉnh sửa phầnweb Văn bản và Liên kết Nhanh.

Tùy chỉnh giao diện và dẫn hướng site

Trước khi bạn chia sẻ site của mình với người khác, hãy thực hiện những thao tác hoàn thiện trên site của bạn bằng cách đảm bảo người dùng có thể tìm thấy site, dẫn hướng qua các liên kết và trang một cách dễ dàng và nhanh chóng truy nhập nội dung trên site.

• Chỉnh sửa thư viện tài liệu bằng cách cập nhật tên thư mục và tải lên tài nguyên.

• Sửa và tùy chỉnh dẫn hướng site.

• Thay đổi diện mạo site của bạn bằng cách tùy chỉnh chủ đề, logo, bố trí đầu trang và diện mạo site của bạn.

• Thêm hoặc loại bỏ trang vào site này hoặc dẫn hướng site để phù hợp với nội dung hiện có.

• Chọn liên kết site này với site hub trong tổ chức của bạn hoặc thêm site này vào dẫn hướng site hub hiện có nếu cần.

Chia sẻ site của bạn với người khác sau khi bạn đã tùy chỉnh site của mình, xem lại site và phát hành bản nháp cuối cùng. 

1. Chọn Cài đặt, rồichọn Quyền đối với Site.

2. Sau đó chọn Mời mọi người, rồi chọn Thêm thành viên vào nhóm rồi Thêm để cấp quyền truy nhập đầy đủ vào nội dung site nhóm, các tài nguyên chia sẻ như lịch Outlook của nhóm và quyền chỉnh sửa đối với site.

3. Sau đó chọn Mời mọi người , rồi chỉ Chia sẻ site, rồi Lưu để chia sẻ site nhưng không chọn tài nguyên được chia sẻ hoặc quyền chỉnh sửa site.

Tìm hiểu thêm về quản lý thiết đặt site nhóm, thông tin site và quyền.

Sau khi bạn tạo và cho chạy site của mình, giai đoạn quan trọng tiếp theo là duy trì nội dung site. Đảm bảo bạn có kế hoạch duy trì cập nhật nội dung và phần web. 

Các biện pháp tốt nhất cho việc bảo trì site:

• Kế hoạch bảo trì trang web - Thiết lập lịch trình để xem lại nội dung trang web thường xuyên khi cần thiết để đảm bảo nội dung vẫn chính xác và có liên quan.

• Thường xuyên đăng tin tức - Phân phối các thông báo, thông tin và trạng thái mới nhất trong toàn tổ chức.  Tìm hiểu cách thêm bài đăng Tin tức trên site nhóm hoặc site liên lạc và cho người khác thấy những người sẽ đăng thông báo cách họ có thể sử dụng tin tức SharePoint.

• Kiểm tra các liên kết và phần web - Duy trì cập nhật liên kết và phần web để đảm bảo bạn đang tận dụng toàn bộ giá trị của trang web của mình.

• Sử dụng phân tích để cải thiện mức độ tương tác - Xem mức sử dụng trang web bằng cách sử dụng báo cáo dữ liệu sử dụng tích hợp sẵn để nhận thông tin về nội dung phổ biến, lượt truy cập trang web và nhiều thông tin khác.

• Xem lại định kỳ thiết đặt site của bạn - Sau khi đã tạo site trong SharePoint, bạn có thể thực hiện thay đổi đối với thiết đặt, thông tin site và quyền cho site.